Apa itu Sistem Kasir?

Apa itu sistem kasir?

Sistem kasir adalah software yang mencatat dan mengelola transaksi pembayaran, produk, dan aktivitas penjualan di titik kasir.

Tujuan dari Sistem Kasir adalah untuk mempercepat dan menstandarkan proses transaksi guna menciptakan akurasi dan pengalaman pelanggan yang optimal.

Manfaat sistem kasir

• Mempercepat proses transaksi di titik penjualan
• Mengurangi human error dalam pencatatan dan perhitungan harga
• Mencatat histori transaksi pelanggan secara otomatis
• Menghubungkan transaksi dengan laporan keuangan
• Mendukung berbagai metode pembayaran secara efisien

Jenis sistem kasir

1. Sistem kasir tradisional: Sistem kasir berbasis perangkat keras (hardware) seperti mesin kasir, komputer, dan printer struk yang terpasang di lokasi toko.
2. Cloud-Based cashier system: Sistem kasir berbasis online yang menyimpan data transaksi di cloud dan dapat diakses dari berbagai perangkat.
3. Mobile POS (mPOS): Aplikasi kasir yang berjalan di perangkat mobile seperti smartphone atau tablet, cocok untuk usaha kecil atau bisnis bergerak.
4. Self-Service cashier system: Kasir mandiri yang digunakan langsung oleh pelanggan untuk memindai dan membayar barang tanpa bantuan kasir.
5. Tablet cashier system: Menggunakan tablet sebagai perangkat utama kasir, biasanya dilengkapi dengan aksesori seperti printer struk dan scanner barcode.
6. Hybrid cashier system: Menggabungkan fungsi online (cloud) dan offline sehingga tetap bisa beroperasi saat tidak ada koneksi internet.
7. Multichannel cashier system: Terintegrasi dengan berbagai saluran penjualan seperti toko fisik, marketplace, dan e-commerce.
8. Retail cashier system: Didesain khusus untuk toko retail dengan fitur seperti manajemen inventaris, retur barang, dan loyalty program. 
9. Restaurant cashier system: Dikembangkan khusus untuk restoran dengan fitur seperti pencatatan pesanan meja, pembagian tagihan, dan integrasi dapur.
10. Franchise cashier system: Dirancang untuk jaringan toko waralaba agar data transaksi dari banyak cabang bisa dipantau secara terpusat.

Cara kerja sistem kasir

Fitur utama sistem kasir

1. Transaksi Penjualan (POS): Mencatat penjualan dengan cepat melalui input manual atau pemindaian barcode, menghitung harga, diskon, dan pajak otomatis.
2. Manajemen Produk: Menyimpan data produk termasuk harga, kategori, barcode, dan status stok.
3. Multi Metode Pembayaran: Mendukung pembayaran tunai, kartu debit/kredit, QRIS, e-wallet, dan split payment.
4. Cetak Struk & E-Receipt: Mencetak struk fisik dan/atau mengirim e-struk via email atau WhatsApp pelanggan.
5. Manajemen Kas & Shift: Mencatat uang kas masuk/keluar, membuka dan menutup shift dengan laporan kasir harian otomatis.
6. Integrasi Stok & Akuntansi: Terhubung dengan sistem inventaris dan pembukuan untuk pencatatan otomatis penjualan dan pengurangan stok.
7. Laporan Penjualan Real-time: Menyediakan laporan penjualan berdasarkan waktu, produk, atau kasir, untuk analisis performa toko.

Cara kerja cashier system adalah dengan mengotomasisasi proses utama berikut:

1. Pencatatan Penjualan: Saat barang dipindai atau dimasukkan, sistem otomatis menghitung harga, diskon, dan total pembayaran yang harus dibayar pelanggan.
2. Pengurangan Stok Otomatis: Setiap barang terjual akan langsung mengurangi jumlah stok di sistem inventaris secara real-time.
3. Pengelolaan Pembayaran: Sistem secara otomatis mencatat pembayaran sesuai metode yang digunakan dan menghitung kembalian jika tunai.
4. Penerapan Promo Otomatis: Diskon dan promo diterapkan secara otomatis sesuai waktu, kuantitas, atau program yang sedang aktif.
5. Pencetakan & Pengiriman Struk: Setelah transaksi selesai, sistem mencetak struk atau mengirimkan e-struk ke pelanggan.
6. Rekonsiliasi Kasir: Di akhir shift, sistem mencatat total pemasukan dan membandingkannya dengan jumlah uang fisik untuk mempermudah tutup kas.
7. Pembuatan Laporan Penjualan: Sistem secara otomatis membuat laporan penjualan harian, mingguan, atau per shift yang bisa langsung diakses manajemen.

Implementasi Sistem Kasir

Kegagalan implementasi sistem kasir

Sekitar 67% pengguna sistem kasir swalayan (self-checkout) mengalami kegagalan setidaknya sekali, yang umumnya disebabkan oleh masalah teknis, kesalahan pemindaian, dan kebutuhan akan bantuan staf, (Raydiant, 2021)

Langkah Implementasi Sistem Kasir

1. Perencanaan

• Tujuan yang jelas: Menentukan sasaran utama penggunaan sistem kasir, seperti efisiensi transaksi, pengurangan kesalahan pencatatan, dan pelacakan stok secara real-time.
• Evaluasi alur transaksi toko: Meninjau proses penjualan, retur, pencatatan stok harian, dan penerimaan pembayaran (tunai, QRIS, e-wallet) agar sesuai dengan kebutuhan operasional kasir.
• Penyusunan kebutuhan sistem: Menyusun daftar fitur yang dibutuhkan, seperti pemindaian barcode, pencatatan stok otomatis, laporan penjualan harian, dan cetak struk.

2. Persiapan

• Desain alur sistem (blueprint): Membuat rancangan alur kerja kasir dari mulai input produk hingga laporan akhir hari, disesuaikan dengan peran kasir dan supervisor.
• UAT (User Acceptance Test): Menguji sistem secara langsung di lingkungan toko, termasuk proses transaksi, pencetakan struk, dan pembaruan stok, untuk memastikan fungsionalitas berjalan dengan lancar.
• Pelatihan pengguna: Memberikan pelatihan kepada kasir dan staf operasional mengenai penggunaan mesin kasir, alur transaksi, dan troubleshooting dasar.

3. Go-live

• Migrasi data: Mengimpor data produk, harga, dan kategori dari sistem lama atau file manual ke sistem kasir baru, disertai pengecekan akurasi.
• Dukungan teknis: Menyediakan tim pendamping saat hari pertama penggunaan sistem kasir untuk memastikan transisi berjalan mulus.
• Evaluasi & perbaikan: Mengumpulkan masukan dari kasir dan pemilik toko untuk penyempurnaan sistem, misalnya menyesuaikan tampilan kasir atau mempercepat alur transaksi.

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat. Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.