Apa itu Payroll System?

Apa itu payroll system?

Payroll System adalah software yang menghitung, mencatat, dan mendistribusikan kompensasi serta tunjangan karyawan secara sistematis.

Tujuan dari Payroll System adalah untuk mengotomatisasi pengelolaan penggajian secara akurat, tepat waktu, dan sesuai kebijakan perusahaan.

Manfaat payroll system

• Menghitung gaji, pajak, dan tunjangan secara otomatis dan akurat
• Menyediakan slip gaji elektronik dan histori pembayaran
• Mendukung pengaturan komponen penghasilan yang kompleks
• Memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan
• Mengurangi risiko kesalahan hitung manual

Jenis payroll system

1. In-house Payroll System: Sistem penggajian yang dikelola sepenuhnya oleh tim internal perusahaan menggunakan software atau spreadsheet.
2. Outsourced Payroll System: Seluruh proses penggajian diserahkan ke pihak ketiga (vendor) yang mengelola perhitungan, pelaporan, dan pembayaran.
3. Cloud-Based Payroll System: Sistem payroll berbasis internet yang dapat diakses kapan saja dan terhubung otomatis dengan data HR dan absensi.
4. Desktop Payroll Software: Aplikasi payroll yang diinstal di komputer lokal perusahaan untuk mengelola gaji secara mandiri tanpa koneksi internet.
5. Integrated Payroll System: Terkoneksi langsung dengan sistem HRIS, absensi, dan pajak untuk menghitung gaji dan potongan secara otomatis dan akurat.
6. Industry-Specific Payroll System: Dibuat khusus untuk kebutuhan industri tertentu seperti manufaktur, ritel, atau konstruksi yang memiliki aturan gaji spesifik.
7. Small Business Payroll System: Sistem sederhana dan terjangkau yang dirancang khusus untuk UMKM dengan kebutuhan payroll yang tidak terlalu kompleks.
8. Real-Time Payroll System: Menghitung dan memproses penggajian secara langsung berdasarkan data absensi dan performa terkini tanpa jeda waktu.
9. On-Demand Payroll System: Memungkinkan karyawan menarik gaji yang sudah mereka peroleh sebelum tanggal gajian (early wage access).

Cara kerja payroll system

Fitur utama payroll system

1. Payroll calculation engine: Mengotomatiskan seluruh komponen gaji, termasuk variabel tetap dan variabel dinamis seperti lembur atau insentif.
2. Integrated with attendance system:Menarik data kehadiran, keterlambatan, dan cuti langsung dari sistem absensi untuk mempermudah perhitungan.
3. Tax & compliance automation: Menghitung PPh 21 dan iuran BPJS secara otomatis sesuai aturan pemerintah, serta menyiapkan e-filing pajak.
4. Employee payroll portal: Karyawan bisa mengakses slip gaji, riwayat penghasilan, dan potongan secara mandiri dan aman.
5. Payslip generation & distribution: Membuat dan mengirimkan slip gaji dalam format PDF/email secara otomatis ke masing-masing karyawan.
6. Multi-pay schedule: Mendukung penggajian harian, mingguan, bulanan, atau berdasarkan proyek/shift kerja.
7. Salary adjustment tools: Mengelola perubahan gaji, tunjangan baru, bonus, atau potongan insidental secara fleksibel.
8. Bank integration & auto-transfer: Terintegrasi dengan sistem perbankan untuk memproses transfer gaji secara otomatis.
9. Payroll reporting & analytics: Menampilkan data total pengeluaran gaji, struktur biaya SDM, dan tren payroll bulanan dalam bentuk visual.

Payroll System bekerja dengan mengotomatiskan seluruh proses penggajian karyawan, mulai dari perhitungan gaji hingga pelaporan pajak, untuk memastikan pembayaran yang tepat waktu, akurat, dan sesuai regulasi. Proses utama yang diotomatisasi meliputi:

1. Perhitungan gaji bulanan: Menghitung gaji pokok, tunjangan, insentif, dan potongan (BPJS, PPh 21, kasbon) berdasarkan data absensi dan struktur penggajian masing-masing karyawan.
2. Pengambilan data absensi dan lembur: Mengintegrasi data kehadiran, jam kerja, dan lembur dari sistem absensi untuk dimasukkan ke dalam komponen gaji.
3. Pemrosesan pajak dan potongan wajib: Menghitung dan memotong PPh 21 secara otomatis sesuai ketentuan perpajakan, termasuk iuran BPJS dan potongan lainnya.
4. Penerbitan slip gaji: Membuat slip gaji digital yang bisa diakses karyawan melalui portal atau email setiap periode penggajian.
5. Transfer gaji massal: Menghasilkan file bank atau API transfer otomatis untuk mengirim gaji ke rekening karyawan secara serentak.
6. Pencatatan & pelaporan penggajian: Mencatat histori pembayaran gaji dan menghasilkan laporan payroll untuk keperluan audit, akuntansi, dan pelaporan pajak.

Implementasi payroll system

Kegagalan implementasi payroll system

Sekitar 30% implementasi sistem penggajian (payroll system) gagal mencapai tujuan yang diharapkan, terutama disebabkan oleh kurangnya manajemen perubahan, perencanaan proyek yang lemah, pelatihan pengguna yang tidak memadai, dan kualitas data yang buruk (menurut laporan HRMS World)

Langkah implementasi payroll system

1. Perencanaan

• Tentukan tujuan sistem: Tetapkan tujuan utama, seperti mempercepat proses penggajian, meminimalkan kesalahan perhitungan, memastikan kepatuhan pajak, dan meningkatkan transparansi penghasilan karyawan.
• Analisis proses penggajian saat ini: Tinjau alur manual atau sistem sebelumnya, termasuk pengumpulan data kehadiran, lembur, potongan, hingga perhitungan pajak dan tunjangan.
• Susun kebutuhan sistem (requirement): Rinci fitur yang dibutuhkan seperti input data gaji pokok, variabel (lembur, bonus, potongan), BPJS, PPh 21, slip gaji, rekap penggajian bulanan, dan integrasi dengan sistem absensi atau HRIS.

2. Persiapan

• Pembuatan desain sistem (blueprint): Rancang alur kerja penggajian mulai dari input data kehadiran hingga pencetakan slip gaji, termasuk hak akses pengguna (admin payroll, supervisor, karyawan).
• Uji coba awal (UAT – User Acceptance Test): Uji sistem menggunakan data simulasi (misalnya satu bulan penggajian) untuk memastikan rumus, potongan, dan output slip gaji sesuai dengan regulasi dan kebijakan perusahaan.
• Pelatihan pengguna: Latih tim payroll dan HR untuk memahami penggunaan sistem, terutama terkait input variabel gaji, audit, perhitungan pajak, dan pembuatan laporan.

3. Go-live

• Migrasi data karyawan dan penggajian: Impor data karyawan lengkap beserta komponen gaji dan histori ke sistem baru dengan validasi akurat.
• Dukungan teknis (support): Sediakan tim IT atau vendor untuk menangani masalah teknis, error perhitungan, atau kendala dalam pencetakan slip dan transfer payroll.
• Evaluasi dan pengembangan (improvement): Evaluasi hasil penggunaan sistem dan sesuaikan jika ada perubahan regulasi pajak, skema tunjangan baru, atau kebutuhan integrasi dengan bank/finance system.

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.