Cara Kerja CRM Software, Jenis & 8 Langkah Implementasinya

Studi terbaru dari Fortune Business Insights memprediksi bahwa pasar CRM global akan bernilai $128,97 miliar pada tahun 2028. Hal ini juga diperkuat dengan lebih dari 91% perusahaan yang memiliki lebih dari 11 karyawan menggunakan CRM pada tahun 2021.

Data diatas sudah membuktikan, bahwa customer relationship management (CRM) sangat memiliki pengaruh penting untuk dunia bisnis masa depan. CRM software hadir sebagai solusi mengelola data pelanggan untuk analisa data bisnis Anda.

Simak artikel berikut untuk mengetahui bagaimana cara kerja sistem CRM untuk keperluan bisnis Anda. 

Apa itu CRM software?

CRM software adalah platform yang menghubungkan departemen perusahaan, mulai dari pemasaran, penjualan, layanan pelanggan, dan mengorganisir catatan, aktivitas, dan metrik ke dalam satu sistem yang sistematis.

Setiap pengguna atau karyawan memiliki akses secara real-time untuk akses data pelanggan dengan lebih mudah dan otomatis.

Adapun software CRM sangat penting karena membantu perusahaan melakukan interaksi  pelanggan secara lebih efektif, menghasilkan pengalaman pelanggan yang lebih baik, meningkatkan retensi pelanggan dan pertumbuhan bisnis.

Baca juga: CRM adalah: Manfaat, Tujuan, & 5 Tahap Implementasinya

CRM vs e-CRM

Setelah mengetahui CRM, Anda juga harus mengenal apa itu e-CRM agar bisa membedakan dua hal ini dan cara implementasi untuk bisnis. 

Perbedaan utama dari CRM dan e-CRM adalah dari pengambilan data pelanggan. Jika CRM masih menggunakan cara manual dan mendapatkan data dari berbagai sumber, maka e-CRM lebih mudah dan cepat dengan akses data melalui internet.

Selain itu, CRM masih menggunakan langkah tradisional dengan menghubungi pelanggan melalui email, telepon, bahkan mengunjungi toko pelanggan secara langsung. Sebaliknya, e-CRM fokus interaksi melalui situs web, aplikasi mobile, maupun media sosial. 

Cara kerja software CRM

Cara kerja aplikasi CRM dimulai dengan pengumpulan dan penyimpanan informasi pelanggan, termasuk riwayat kontak, preferensi, dan transaksi sebelumnya. Data tersebut kemudian dianalisis untuk memahami perilaku dan kebutuhan pelanggan lebih baik. 

Selain itu, CRM membantu mengotomatisasi proses bisnis, seperti mengirim tugas, mengirim pengingat, dan mengelola jadwal, memastikan tim internal dapat memberikan respons yang cepat dan tepat kepada pelanggan sehingga mampu meningkatkan loyalitas pelanggan.

Selain membantu mengelola hubungan dengan pelanggan, sistem CRM juga memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan strategi pemasaran dan penjualan. 

Misalnya, dengan menganalisis data pelanggan, perusahaan dapat mengidentifikasi tren penjualan, melakukan segmentasi pasar, dan menciptakan kampanye pemasaran yang lebih terarah. 

Manfaat CRM software

Berikut manfaat dengan adanya CRM software:

Meningkatkan penjualan

Sistem CRM membawa manfaat signifikan dalam upaya meningkatkan penjualan suatu perusahaan.

Dengan otomatisasi proses, seperti follow-up, penawaran, dan penjadwalan, tim sales dapat fokus pada prospek dengan potensi tertinggi. Hal ini meningkatkan efisiensi produktivitas dan membantu mencapai target penjualan dengan lebih baik dan lebih cepat.

Meningkatkan retensi dan kepuasan pelanggan

Manfaat sistem CRM lainnya adalah membantu meningkatkan retensi pelanggan. Adanya pemahaman tentang kebutuhan dan keinginan pelanggan, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih baik dan menanggapi keluhan atau kebutuhan dengan lebih cepat. 

Dengan membangun hubungan yang kuat, pelanggan cenderung tetap setia dan bahkan merekomendasikan perusahaan kepada orang lain yang dapat membantu memperluas basis pelanggan.

Mengefisienkan proses bisnis

Selanjutnya, sistem CRM mengintegrasikan dan mengelola data pelanggan dalam satu tempat terpusat, mempermudah akses dan update informasi. Hal ini bermanfaat untuk memberikan layanan yang cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Selain itu, adanya integrasi dengan sistem software lain mampu membuat CRM dapat dilakukan dengan otomatis, seperti software omnichannel. 

Meningkatkan leads

Otomatisasi proses juga menjadi kekuatan CRM dalam meningkatkan leads dan meningkatkan kualitas prospek yang dihasilkan. 

Adanya personalisasi pesan dan otomatisasi proses, perusahaan dapat mengoptimalkan konversi prospek menjadi pelanggan yang setia serta memberikan kontribusi positif terhadap pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.

Membantu mengambil keputusan taktis

Analisis data yang disediakan oleh CRM software membantu perusahaan memahami tren penjualan, preferensi pelanggan, dan kinerja tim penjualan. Hal ini untuk penyesuaian strategi bisnis dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas.

Tipe-tipe CRM

Setelah mengetahui bagaimana cara kerja dan manfaat CRM, berikut tipe-tipe CRM yang harus Anda ketahui:

CRM cloud

CRM cloud adalah sistem CRM yang di-host dan diakses melalui infrastruktur cloud, bukan melalui server lokal. Melalui model ini, data dan aplikasi CRM disimpan, dikelola, dan diakses melalui internet, akses fleksibel dari berbagai perangkat, lokasi, dan kapan saja. 

Manfaat CRM cloud seperti skalabilitas yang mudah, aksesibilitas yang tinggi, pembaruan otomatis, dan potensi pengurangan biaya infrastruktur internal. Perusahaan dapat fokus pada strategi bisnis sambil meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan interaksi dengan pelanggan.

CRM on-premise

CRM on-premise adalah sistem CRM yang diimplementasikan dan dijalankan di infrastruktur dan server lokal perusahaan, tidak menggunakan layanan cloud eksternal. 

Data dan aplikasinya dihosting di dalam lingkungan IT organisasi, memungkinkan kendali penuh terhadap manajemen dan keamanan data secara internal. Akses ke sistem biasanya terbatas pada jaringan perusahaan atau melalui jaringan pribadi virtual (VPN).

Pilihan antara CRM cloud dan CRM on premise harus selaras dengan strategi dan kebutuhan bisnis Anda. Biasanya perusahaan mempertimbangkan aspek-aspek seperti fleksibilitas, biaya awal, dan aksesibilitas untuk menggunakan CRM cloud atau on premise.

8 langkah implementasi software CRM

Tahapan dalam melakukan implementasi software CRM sebagai berikut:

1. Membangun tim internal perusahaan untuk proses penerapan sistem CRM dalam bisnis serta sebagai penanggung jawab dalam mengerjakan proyek tersebut.
2. Tentukan tujuan bisnis atau latar belakang mengapa harus ada platform CRM dalam bisnis Anda.
3. Identifikasi proses bagaimana alur dari sistem CRM sesuai kondisi bisnis Anda.
4. Rencana cara kerja atau penggunaan juga perlu untuk memastikan bahwa proses implementasi berjalan dengan lancar.
5. Identifikasi kebutuhan atau apa saja yang ingin Anda lakukan di CRM. Misalnya, pengelolaan data pelanggan, dan lain-lain.
6. Berikan laporan sesuai proses kerja tadi untuk proses pengaplikasian CRM.
7. Uji coba administrator atau admin dalam memulai aplikasi CRM dalam bisnis Anda
8. Selanjutnya komunikasikan dan diskusi antara pemilik bisnis sebagai klien dengan vendor untuk memastikan bahwa semua proses sudah berjalan dengan baik. 

Mengapa memilih Impact CRM?

Impact CRM adalah software CRM terbaik di Indonesia untuk meningkatkan performa penjualan dan aktivitas pelanggan secara real-time dan update dalam satu dashboard saja. 

Sistem CRM dari Impact dapat memperbaharui status pelanggan, update mengenai interaksi dan transaksi, mengirim pesan secara langsung kepada pelanggan, serta meningkatkan keterlibatan dan responsivitas. 

Anda dapat memantau progress penjualan dari tim sales dan terintegrasi dengan software sales, sehingga koordinasi lebih efisien. Tersedia juga fitur laporan khusus yang relevan dengan kemampuan salah satunya yaitu memperkirakan data secara akurat untuk strategi yang lebih efektif.

Kesimpulan

Menggunakan software CRM adalah keputusan yang bijak untuk memajukan bisnis Anda. CRM membantu mengubah data menjadi wawasan yang berharga, meningkatkan hubungan dengan pelanggan, efisiensi operasional, dan pengambilan keputusan strategis. 

Anda dapat memilih software CRM terbaik dari Impact dengan berbagai kemudahan untuk mendapatkan informasi dan status pelanggan secara update, hingga laporan prediksi penjualan secara akurat.  

Dengan menggunakan CRM software, Anda dapat mengoptimalkan operasional perusahaan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mencapai kesuksesan jangka panjang bagi bisnis Anda.

Baca juga: 20 Aplikasi CRM Terbaik di Indonesia dan Cara Memilihnya