Ketahui Tipe Software Invoice serta Cara Kerja & Manfaatnya

Sebagai pemilik bisnis, pembuatan invoice bisa menjadi tugas yang merepotkan. Proses pembuatan invoice manual yang membosankan dapat memakan waktu dan tenaga yang signifikan.

Dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini, metode manual dapat menghambat kemajuan bisnis Anda. Namun, jangan khawatir karena software invoice kini lebih mudah diakses dengan kemajuan teknologi. 

Artikel ini akan memberi Anda sembilan opsi aplikasi invoice yang direkomendasikan dan analisis harga untuk membantu Anda menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.  

Apa itu software invoice?

Software invoice adalah sebuah alat yang dirancang untuk menghasilkan faktur produk atau layanan secara otomatis. Software e-invoicing menyederhanakan penagihan dan pengelolaan keuangan bisnis secara efisien. Aplikasi ini juga memungkinkan Anda memantau status faktur, termasuk yang telah dibayar, belum dibayar, dan jatuh tempo.

Beberapa aplikasi e-invoicing memungkinkan Anda membuat template dan menambahkan logo atau warna merek Anda. Ini membantu meningkatkan tampilan profesional faktur dan mencocokkan citra merek Anda.

Baca juga: Invoice adalah: Arti, Fungsi, dan 11 Contoh

Cara kerja software invoice

Penerapan aplikasi invoice pada bisnis memberikan beberapa perubahan. Berikut proses utama atau cara kerja sistem invoice:

1. Membuat dan mengustomisasi invoice

Software e-invoice tentu membantu Anda untuk membuat invoice secara otomatis. Pada dasarnya, software ini juga telah menyediakan beberapa template invoice yang dapat Anda gunakan. 

Namun, jika Anda ingin membuatnya sesuai dengan ciri khas perusahaan, Anda dapat melakukan kustomisasi dengan mudah. Misalnya berkaitan dengan logo dan nama perusahaan. 

2. Memfasilitasi tagihan dan pembayaran

Software ini dapat membuat portal online untuk pembayaran pelanggan secara langsung dan Anda dapat memprosesnya segera. 

Selain itu, sistem invoice juga memungkinkan Anda untuk menerima pembayaran dari mata uang asing karena adanya fitur multi-currencies untuk tagihan dan invoice. 

3. Membuat laporan

Aplikasi invoice juga menghasilkan laporan keuangan untuk membantu Anda memonitor keuangan. Laporan biasanya berbentuk PDF dan dapat dibagikan melalui email. 

Tipe software invoice

Sistem invoice saat ini telah banyak digunakan perusahaan dan terbukti dapat membantu mengelola keuangan perusahaan dengan melacak pembayaran dan membuat laporan otomatis. 

Namun, setiap bisnis memiliki kebutuhan software yang berbeda-beda. Berikut beberapa tipe invoicing software yang dapat Anda pilih:

Online invoicing software

Sistem invoice online adalah software yang beroperasi tanpa menggunakan kertas dan semua dokumen terkumpul dalam satu platform. Beberapa hal yang perlu Anda siapkan untuk menggunakan aplikasi invoice online yaitu hanya internet dan komputer atau smartphone, karena semuanya telah tersimpan dalam cloud. 

Dengan software online, Anda dapat membuat invoice dimanapun Anda berada selama ada sambungan internet. Program invoice ini juga cenderung mudah digunakan dan terhubung dengan akun atau card readers. 

Offline invoicing software

Sistem invoice offline adalah software yang mengharuskan Anda untuk menyimpan dokumen pada perangkat dan tidak dapat menyimpannya pada cloud cocok untuk pengguna yang tidak menggunakan internet. Namun, Anda dapat membuat invoice meskipun tidak terdapat sambungan internet. Contoh software e-invoice offline yang paling umum yaitu Microsoft Word atau Microsoft Excel.

Di sisi lain, software offline membutuhkan waktu yang lama dan potensi human error juga masih dapat terjadi. 

Open Source invoicing software

Software invoice open source adalah sistem yang dapat diprogram dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan Anda. Untuk menggunakan program invoice jenis ini, Anda harus berkonsultasi dan memiliki karyawan yang andal dalam hal pemrograman. 

Manfaat software invoice

Berikut adalah manfaat software e-invoicing yang menjadi alasan mengapa Anda harus mulai menggunakannya dalam operasional bisnis:

Meningkatkan Akurasi & Efisiensi

Software ini menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas dengan mengotomatiskan proses pembuatan dan pengiriman faktur. 

Selain itu, software ini membantu mengurangi kesalahan dan memastikan faktur akurat dan memenuhi persyaratan hukum yang berlaku.

Memperbaiki keamanan

Software ini memiliki keamanan yang tinggi untuk membantu Anda memastikan seluruh proses penagihan berjalan dengan baik. Dengan software e-invoicing, pengiriman invoice juga jauh lebih mudah hanya dengan melampirkan pada email. 

Meningkatkan profesionalitas

Software e-invoicing memungkinkan Anda memberikan sentuhan profesional pada faktur dengan menyesuaikannya dengan logo dan nama perusahaan. Hasilnya adalah invoice yang menarik dan memastikan semua transaksi Anda teratur dan seragam. Ini adalah cara mudah untuk membuat bisnis Anda menonjol dan terlihat lebih profesional bagi klien.

Pembayaran lebih cepat dan tepat waktu

Dengan menggunakan software e-invoice, Anda dapat mengatur notifikasi dan penjadwalan pembayaran secara otomatis serta menyediakan opsi pembayaran online untuk klien Anda. 

Dengan fitur ini, proses pembayaran dapat disederhanakan dan dipercepat, sehingga membantu memastikan keuntungan bisnis dan mengurangi stres bagi Anda.

Menjaga hubungan baik dengan pelanggan 

Dengan mengirimkan faktur yang akurat dan tepat waktu kepada pelanggan, Anda menghargai waktu dan pengeluaran mereka. Hal ini dapat membantu membangun kepercayaan dan meningkatkan kepuasan mereka terhadap bisnis Anda. 

Pelanggan yang merasa puas cenderung akan merekomendasikan bisnis Anda dengan memberikan ulasan positif dan mempertahankan hubungan bisnis yang berkelanjutan.

Memudahkan pembuatan laporan

Sebagai pemilik bisnis, Anda ingin membuat keputusan yang cerdas untuk membantu bisnis Anda berkembang. Aplikasi invoice dapat membantu Anda menghasilkan laporan dan memberikan wawasan berharga tentang kinerja keuangan Anda. 

Dengan informasi ini, Anda dapat membuat keputusan berdasarkan data dan mengambil tindakan yang akan membantu mencapai kesuksesan bisnis Anda.

Meningkatkan keuntungan perusahaan 

Dengan mengotomatiskan proses pembuatan invoice, maka Anda dapat menghemat pengeluaran karena dapat mengurangi karyawan. 

Sedikitnya human error juga menjadikan cash flow perusahaan lebih lancar tanpa adanya kesalahan. 

Memudahkan integrasi dengan sistem lain

Beberapa aplikasi invoicing seperti Impact invoicing dapat diintegrasikan dengan software lain seperti software akuntansi dan inventaris. 

Kemudahan integrasi dengan sistem lain tersebut dapat membantu Anda untuk lebih mudah dalam mengelola kas dan inventaris perusahaan. 

Contoh software invoice – Impact

Impact invoice

Software invoicing Impact adalah solusi bagi Anda yang ingin mengotomatiskan pembuatan invoice. Dengan menggunakan software ini, Anda dapat menghindari human error dan meningkatkan keuntungan akibat data keuangan yang rapi dan rinci.

Beberapa fitur Impact: 

• Invoice tracking: melacak faktur yang telah dibayar dan belum dibayar dengan mudah.
• Penagihan otomatis: Software secara otomatis menghasilkan dan mengirimkan faktur ke pelanggan
• Ketentuan pembayaran yang fleksibel: Ini memungkinkan Anda untuk menetapkan ketentuan pembayaran, seperti tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran
• Tax invoicing: Aplikasi e-invoicing ini memastikan kepatuhan terhadap undang-undang pajak setempat dengan membuat faktur pajak secara otomatis

Beberapa keuntungan yang dapat Anda peroleh dari implementasi e-invoicing Impact yaitu :

• Manajemen arus kas yang lebih baik: Pelacakan faktur meningkatkan arus kas dengan memantau pembayaran dan faktur terutang
• Hemat waktu: Penagihan otomatis sehingga menghemat waktu dan tenaga 
• Fleksibilitas: Pembayaran yang fleksibel meningkatkan kenyamanan pelanggan dan meningkatkan hubungan bisnis
• Patuh pada UU perpajakan: Tax invoicing memastikan kepatuhan terhadap undang-undang perpajakan setempat dan menghindari penalti untuk ketidakpatuhan

Harga dari software Impact dimulai dengan biaya satu kali sebesar Rp 99 juta (Implementasi ERP yang memuat CRM dan modul terintegrasi lain di dalamnya). Sementara itu, untuk menambahkan modul lain dikenakan biaya tambahan mulai dari Rp 250 ribu. 

Baca juga: Rekomendasi 9 Aplikasi Invoice Beserta Harganya

Kesimpulan 

Software invoice memiliki banyak manfaat yang dapat membantu mengefisienkan proses bisnis perusahaan. Mulai dari perbaikan pada arus kas, penghematan waktu, hingga peningkatan keuntungan. 

Dengan menggunakan software invoice terbaik, maka Anda dapat memaksimalkan berbagai keuntungan tersebut dan meninggalkan cara manual yang membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit.