Data HR: Metrik, KPI, dan Analisisnya

Analitik human resources berbasis data merupakan inovasi terbesar dalam sumber daya manusia dengan mendasarkan segala hal pada data. Data human resources mencakup semua informasi yang dikumpulkan tentang perusahaan dan karyawan di dalamnya.

Sebagian besar juga sudah menggunakan software khusus yang membantu mereka mengumpulkan banyak data setiap hari di semua jenis area. Digitalisasi fungsi bisnis berarti setiap informasi yang dimasukkan atau dibuat disimpan di suatu tempat hingga dihapus sesuai kehendak pemiliknya.

Mengumpulkan data dan memanfaatkannya adalah hal yang berbeda. Data hanya akan berguna jika kita dapat mempelajarinya dan mencari tahu apa artinya untuk perusahaan dan tim. Di situlah analitik dan pelaporan sangat berperan.

Analitik human resources memungkinkan untuk mengambil data yang sudah dikumpulkan dan mengelolanya, membandingkannya dengan data lain, dan menemukan ketidaksesuaian antara apa yang diharapkan dan yang sebenarnya terjadi. Pelaporan adalah hasil akhir dari analitik yang memungkinkan kita untuk melakukan analisis data tersebut dan menampilkannya dengan cara yang mudah dipahami oleh orang lain.

Dalam bab ini, kita akan membahas jenis data apa yang dapat dikumpulkan tim human resources dan bagaimana analitik serta pelaporan memungkinkan mereka untuk menggunakan data tersebut dengan cara yang dapat berdampak besar, tidak hanya pada praktik internal, tetapi untuk bisnis secara keseluruhan.

Manajemen Data: Metrik, Analitik, dan Key Performance Indicator (KPI)

Jika perusahaan menggunakan HRIS untuk membantu mengumpulkan, menyimpan, dan mengatur data karyawan, dan HRIS tersebut memiliki kemampuan untuk mengotomatisasikan tugas HR seperti permintaan cuti, pelacakan waktu, posting pekerjaan, perekrutan, orientasi, dan offboarding, kemungkinan besar data akan terkumpul dan tersimpan secara otomatis.

Data juga dapat diurutkan dan difilter ke dalam metrik individual, mengklasifikasikan metrik tertentu sebagai indikator kinerja utama (KPI), dan mempelajarinya untuk mengungkap insight yang akan membantu perusahaan membuat keputusan strategis.

Apa itu Metrik HR?

Metrik HR adalah kumpulan data khusus dan spesifik untuk tim HR, misalnya jumlah total hari libur karyawan pada bulan Desember. Metrik adalah bahan yang digunakan untuk membuat analitik HR.

Jika perusahaan memiliki data 10 tahun yang disimpan di HRIS, perusahaan dapat menarik laporan yang menunjukkan berapa hari karyawan berhenti bekerja pada bulan tertentu selama sepuluh tahun terakhir, dan melihat bagaimana jumlah tersebut naik, turun, atau tetap sama. Itulah analisis dan laporan HR paling mendasar yaitu satu metrik yang bisa dilacak dari waktu ke waktu.

Apa itu Key Performance Indicators (KPI)?

KPI atau key performance indicator adalah angka yang telah terbukti berdampak langsung pada tujuan dan hasil bisnis. KPI adalah indikator utama dari aspek kinerja bisnis yang lebih luas, yang berarti KPI lebih dari sekadar informasi mentah atau terbatas mengenai apa pun yang diukur.

Kembali ke contoh metrik, jumlah hari libur karyawan pada bulan Desember, dengan sendirinya hanyalah sebuah metrik. Namun, katakanlah perusahaan memperhatikan bahwa jumlah hari libur yang diambil karyawan berkorelasi langsung dengan fluktuasi pendapatan. Perusahaan akan sangat mungkin untuk mulai melihat metrik tersebut sebagai KPI yang bisa dilacak, dianalisis, dan dioptimalkan atau digunakan sebagai ukuran efektivitas.

KPI seringkali merupakan hasil perhitungan yang melibatkan dua metrik atau lebih. Misalnya, tingkat rotasi karyawan adalah persentase yang dihitung dengan membandingkan jumlah posisi terbuka yang perusahaan miliki dengan jumlah karyawan untuk mengisi posisi tersebut dalam jangka waktu tertentu.

Apa itu Analisis HR?

Secara teknis, analisis HR mencakup seluruh spektrum untuk mengidentifikasi data yang relevan, mengumpulkannya, menganalisisnya, dan melaporkannya. Tetapi ketika kebanyakan orang berbicara tentang analisis, mereka mengacu pada studi KPI untuk mengungkap wawasan baru mengenai perusahaan.

Hal itu bisa berupa tren kinerja di masa lalu, perhatian atau kekurangan yang dirasakan, atau hasil yang perlu dicapai atau dipertahankan untuk mencapai tujuan. Dengan kata lain, analisis adalah matematika yang diterapkan pada data untuk mengetahui apakah perusahaan melakukannya dengan baik atau buruk.

HRIS all-in-one selalu mengumpulkan metrik. Jika perangkat lunak dapat membantu mengelola kehadiran, waktu istirahat, pelacakan waktu per jam, lamaran kandidat, posting pekerjaan, perekrutan, dan tunjangan, ia juga dapat melacak data tentang setiap area tersebut, termasuk proses yang terlibat dalam menyelesaikan tugas di area tersebut.

Misalnya, saat Anda menggunakan HRIS untuk memposting posisi baru di perusahaan Anda, HRIS Anda mencatat jumlah lowongan pekerjaan yang diposting, jumlah lamaran yang diterima, jumlah wawancara yang dijadwalkan, dan perekrutan yang dilakukan dari wawancara tersebut.

Sistem mungkin juga dapat menunjukkan berapa lama waktu yang dibutuhkan antara pekerjaan diposting dan perekrutan dilakukan, atau memecah waktu tersebut menjadi berbagai tahap perekrutan, dari meninjau lamaran hingga wawancara, atau sejak surat penawaran dibuat, dikirim, dan diterima. Menerapkan analisis ke metrik menjadi awal untuk dapat mengidentifikasi KPI.

Berikut daftar fungsi HR dan beberapa KPI yang digunakan untuk melacak kemajuan di area tersebut:

Rekrutmen

• Time to fill: lamanya waktu antara lowongan yang diidentifikasi dan posisi yang diisi
• Time to hire: waktu yang dihabiskan kandidat dari pendaftaran hingga menerima tawaran
• Source quality: persentase perekrutan yang dibuat dari sumber tertentu
• Offer acceptance rate: tingkat di mana kandidat terpilih menerima tawaran pekerjaan

Budaya, Keterlibatan & Retensi

• Turnover rate: tingkat di mana perusahaan kehilangan atau mendapatkan karyawan selama periode waktu tertentu
• Absenteeism rate: persentase waktu yang hilang karena ketidakhadiran karyawan yang tidak terjadwal
• Average tenure: lama rata-rata seorang karyawan tetap berada di perusahaan
• Participation rate: persentase karyawan yang berpartisipasi dalam inisiatif budaya seperti survei atau program pembangunan tim

Pelacakan Waktu

• Error rate: persentase lembar waktu atau penggajian yang mengalami kesalahan
• Overtime use: persentase karyawan yang melakukan lembur dan/atau jumlah yang dihabiskan untuk lembur selama periode tertentu
• Approval turnaround: waktu yang diperlukan manajer dan/atau HR untuk menyetujui lembar waktu

Kinerja Karyawan

• Revenue per employee: perincian total pendapatan berdasarkan jumlah karyawan
• Billable hour percentage: perbandingan jam yang dapat ditagih dengan total jam kerja oleh seorang atau sekelompok karyawan
• Task completion rate: analisis tentang seberapa sering tugas diselesaikan dalam kerangka waktu yang ditentukan

Pelatihan

• Training success rate: persentase karyawan yang menyelesaikan pelatihan mereka secara penuh
• Competency rating: peringkat yang diberikan oleh manajer atau monitoring software yang menghitung kemampuan karyawan untuk berhasil melakukan tugas
• Advancement rate: persentase karyawan yang naik ke posisi yang lebih tinggi dan/atau waktu rata-rata yang diperlukan seorang karyawan untuk naik

Banyak dari KPI ini dapat diukur dengan detail untuk mendapatkan insight yang lebih spesifik. Misalnya, tingkat penerimaan rata-rata dapat disaring lagi untuk mengukur persentase kandidat yang menerima tawaran pertama tanpa negosiasi. Meningkatkan KPI bisa berarti mencapai jumlah tertentu yang mencapai hasil tertentu atau bisa juga berarti mencapai keseimbangan yang tepat antara hasil yang menguntungkan dan hasil yang tidak diinginkan.

Bagaimana Analisis Data HR Dapat Menguntungkan Bisnis Kecil

Analitik HR sering dipandang sebagai sesuatu yang hanya dibutuhkan oleh bisnis besar karena mereka butuh untuk melihat banyak aspek di dalamnya dengan lebih ringkas.

Pertama, penting bagi setiap bisnis untuk mengingat kekuatan dan nilai masing-masing karyawan dan kebutuhan untuk mempelajari berbagai hal di setiap tingkatan.

Kedua, penting bagi setiap bisnis untuk menyadari bagaimana analisis data dapat membantu mereka mengidentifikasi masalah, memperbaiki proses, dan merencanakan kesuksesan di masa depan. Menggunakan analisis dapat meningkatkan perekrutan, mengidentifikasi masalah retensi, dan meningkatkan keterlibatan sekaligus menghemat uang. Berikut adalah contoh cara menggunakan analisis secara strategis:

Time-to-hire tracking

Mengapa harus melacak waktu antara saat seorang kandidat melamar suatu posisi hingga saat mereka menerima tawaran untuk posisi tersebut? Pertama, waktu untuk merekrut adalah indikator efisiensi proses perekrutan perusahaan dan kedua, penting untuk melacak karena pengalaman kandidat sangat penting untuk branding perusahaan. Waktu yang singkat untuk merekrut meningkatkan peluang perusahaan untuk mendapatkan talenta terbaik di pasar yang kompetitif.

Turnover rate analysis

Tingkat dimana perusahaan mengganti karyawan selama periode waktu tertentu mencerminkan seberapa cepat karyawan mempelajari suatu peran, merasa tidak puas dengan peran mereka, atau menemukan kekurangan dalam peran tersebut.

Turnover yang tinggi dapat diharapkan atau bahkan diinginkan untuk pekerjaan yang membutuhkan sedikit pengalaman, menawarkan kompensasi rendah, atau memberikan ruang terbatas untuk berkembang.

Namun, turnover yang tinggi biasanya merupakan indikator masalah jika dikaitkan dengan peran yang lebih maju. Hal ini membuat analisis turnover menjadi alat yang berguna untuk mengidentifikasi masalah mengenai keterlibatan, kompensasi, pengembangan, atau akurasi perekrutan.

Benefits utilization rating

Tingkat pemanfaatan tunjangan adalah bagaimana perusahaan dapat melihat apakah karyawan menggunakan tunjangan mereka. Pemanfaatan tunjangan dapat dilihat secara keseluruhan, tetapi umumnya dipecah menjadi manfaat khusus atau program yang berbeda dalam suatu manfaat, seperti polis asuransi kesehatan.

Mempelajari pemanfaatan tunjangan memberi HR ide yang lebih baik tentang program apa yang benar-benar memberikan nilai dan seberapa efektif program pelatihan tunjangan mereka. Ini juga memungkinkan pemberi kerja untuk mengukur apakah kompensasi tambahan yang mereka berikan melalui tunjangan benar-benar sampai ke karyawan. Memberikan manfaat yang digunakan karyawan akan membuat perusahaan lebih efisien dalam pengeluaran, meningkatkan branding, dan mendukung keterlibatan.

eNPS® rating

Net Promoter Score℠ atau NPS® adalah sistem penilaian yang dirancang untuk membantu sebuah brand mengukur kepuasan pelanggan dan menjadi aset tak ternilai ketika dimasukkan ke dalam rangkaian laporan keterlibatan karyawan.

NPS yang digunakan untuk perusahaan adalah eNPS atau employee Net Promoter Score. eNPS menggunakan metode berbasis survei untuk mengukur perasaan karyawan tentang perusahaan mereka yang dinyatakan dengan apakah mereka akan merekomendasikan atau mempromosikan perusahaan sebagai pemberi kerja. Peringkat eNPS menunjukkan kepuasan dan keterlibatan karyawan secara keseluruhan.

Apa itu Pelaporan HR?

Pelaporan HR adalah bagaimana metrik dan analitik diatur, diubah, dan ditampilkan untuk ditinjau dalam satu laporan akhir. Pelaporan dapat digunakan secara internal untuk mengkomunikasikan informasi penting kepada kolega dalam departemen HR atau sebagai cara mengkomunikasikan temuan penting kepada eksekutif atau perusahaan secara keseluruhan.

Laporan HR paling dasar mungkin hanya berupa tabel angka dengan atau tanpa penjelasan tertulis, namun reporting software sering menyertakan opsi untuk menampilkan laporan dalam berbagai format, seperti diagram lingkaran, grafik garis, dan grafik batang. Hal ini memungkinkan human resources untuk membuat presentasi lebih mudah dipahami dengan desain yang sederhana.

Penggunaan software ERP seperti Impact dapat mempermudah pelaporan HR karena semua proses yang terjadi dalam perusahaan saling terintegrasi, sehingga semua data sudah tersinkron secara otomatis dalam satu software ERP. Pencarian data dan pembuatan laporan lebih cepat karena tersedia berbagai template laporan yang bisa digunakan sesuai kebutuhan, dan ditampilkan dalam satu dashboard.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan Implementasi Di Perusahaan Anda

Untuk Apa Laporan HR Digunakan?

Pelaporan berguna dalam setiap aspek tetapi secara umum tujuan pelaporan HR adalah:

• HR monitoring: melacak tugas dan fungsi HR untuk penyimpanan catatan internal dan manajemen kinerja tim
• Pelacakan strategis dan inventaris: memantau status peralatan yang dimiliki perusahaan, kinerja fungsi terkait HR, dan kemajuan inisiatif HR
• Komunikasi eksekutif: mengkomunikasikan informasi yang relevan kepada kepemimpinan tentang kinerja dan inisiatif strategis
• Tindakan pendisiplinan dan pemantauan masalah: memastikan tindak lanjut dan pemeriksaan hasil terhadap masalah karyawan
• Forecasting and budgeting: menggunakan kinerja di masa lalu untuk menginformasikan perkiraan kebutuhan masa depan dalam hal keuangan, perencanaan tenaga kerja, acara, dan upaya lain yang terkait dengan pertumbuhan perusahaan

Laporan Administrasi HR Teratas

Tidak semua laporan relevan dengan praktik HR dan kepentingan organisasi. Berikut adalah beberapa laporan yang paling berharga dari perspektif administratif:

• Laporan kinerja karyawan
• Laporan kinerja perusahaan
• Laporan omzet
• Laporan sumber pelamar
• Laporan survei/partisipasi program
• Laporan proses rekrutmen

Apa yang Diharapkan Para Eksekutif dari Pelaporan HR?

Para eksekutif sangat penuh perhitungan dalam memahami bahwa kesejahteraan karyawan mereka merupakan bagian integral dari kinerja dan umur panjang bisnis mereka. Mereka mengandalkan HR untuk memberi tahu mereka tidak hanya tentang data mentah tetapi juga tren di bidang yang kurang objektif seperti moral, keterlibatan, dan kepuasan karyawan.

Source: Bamboo HR; HR 101 Guide: Chapter 09

Satu hal yang tetap benar tentang sebagian besar eksekutif dan sebagian besar pemimpin bisnis pada umumnya: Mereka lebih menghargai fakta daripada opini dan mereka lebih memilih data yang dapat mereka pahami dalam kaitannya dengan KPI yang sudah mereka lacak. Itu berarti laporan HR idealnya harus:

• Penting bagi bisnis: Ketika diminta untuk melaporkan, penting untuk menyajikan informasi paling relevan dan berdampak yang mempengaruhi keseluruhan perusahaan serta keputusan yang perlu dibuat oleh pemimpin. Dengan kata lain, eksekutif lebih cenderung melihat nilai dalam laporan yang memprediksi keberhasilan fungsi HR dan laporan inisiatif yang menunjukkan uang yang diperoleh dan dibelanjakan daripada laporan yang tidak mempengaruhi keuntungan.
• Data-forward: Mendahulukan data merupakan cara mudah untuk memastikan hasil yang didapat tidak bersifat subjektif atau tanpa berlandaskan angka yang diperoleh.
• Properly aligned: Orang ingin melihat informasi yang dapat mereka bandingkan dengan mudah dengan apa yang sudah mereka ketahui atau apa yang mungkin mereka lihat di tempat lain. Pastikan laporan mengikuti jadwal yang sama dari format yang sudah ditentukan. Hal yang sama berlaku untuk penganggaran atau data lainnya, gunakan unit pengukuran dan pemformatan visual yang biasa digunakan.
• Mudah dicerna: Pastikan bahwa saat memperkenalkan istilah, informasi, atau analisis baru, semuanya mudah dipahami. Tidak ada yang akan menyalahkan Anda karena menggunakan bentuk panjang atau menjelaskan bagaimana Anda sampai pada hasil analisis tertentu saat pertama kali memperkenalkan konsep baru.

Masa Depan Analisis & Pelaporan HR

Karena HR berbasis data menjadi lebih umum dan software HR menjadi lebih canggih, tidak ada batasan bagaimana analisis dapat menguntungkan bisnis di masa depan. Bahkan sekarang, program machine learning menerapkan analisis untuk meningkatkan semua jenis proses terkait HR mulai dari menyaring pelamar kerja hingga memberikan pelatihan yang sesuai dengan kecepatan pembelajaran karyawan.

Dalam banyak kasus, analisis akan dilakukan secara otomatis dan sebagai hasilnya proses akan meningkat. Di negara lain, analisis HR mampu memprediksi tren negatif sebelum terjadi dan bertindak untuk menyelesaikannya sebelum dimulai.

Apakah itu dalam berbulan-bulan atau bertahun-tahun ke depan, jelas bahwa data HR sekaligus orang-orang yang bekerja didalamnya memegang kunci keberhasilan suatu perusahaan. Dan itulah satu lagi alasan untuk melampaui batasan proses manual dan pemikiran tradisional.