Manajemen Waktu: Pengukuran & 3 Taktik untuk Menguasainya

Proyek berjalan lambat, tenggat waktu terlewat, dan daftar tugas terus memanjang setiap harinya — pengalaman umum yang sering terjadi baik dalam kehidupan pribadi maupun pekerjaan. 

Saat Tahun Baru tiba, banyak yang bersemangat mencoba meraih tujuan “manajemen waktu”, “meningkatkan produktivitas”, dan “berfokus pada hal yang lebih penting.” Tujuan ini penting untuk kesuksesan karier, diperkuat oleh survei besar yang menunjukkan bahwa keterampilan manajemen waktu diinginkan namun jarang dimiliki oleh tenaga kerja.

Bagaimana kita bisa meningkatkan manajemen waktu? Ada banyak saran yang tersedia, seperti buku, blog, seminar, dan aplikasi praktis. Namun, banyak yang merasa frustasi karena meskipun alat-alat ini dirancang dengan baik, seringkali hasilnya tak sesuai harapan.

Alat-alat ini seolah diharapkan dapat bekerja dengan sempurna tanpa mempertimbangkan kebutuhan dasar dalam manajemen waktu. Ini bisa dibandingkan dengan membeli peralatan dapur canggih namun tanpa memiliki keterampilan memasak yang mendasar, atau seperti menggunakan aplikasi penjadwalan tanpa pemahaman dasar tentang manajemen waktu. Hasil akhirnya mungkin tidak akan optimal.

Untungnya, terdapat banyak penelitian yang telah menginvestigasi keterampilan yang mendukung kemampuan pengelolaan waktu. 

Dalam konteks ini, manajemen waktu atau time management didefinisikan sebagai proses pengambilan keputusan yang mengatur, melindungi, dan menyesuaikan penggunaan waktu seseorang dengan perubahan kondisi lingkungan. Ada tiga keterampilan khusus yang membedakan kesuksesan dalam manajemen waktu dari kegagalan, yaitu:

• Kesadaran: berpikir realistis tentang waktu Anda dengan memahaminya adalah sumber daya yang terbatas.
• Pengaturan: merancang dan mengatur tujuan, rencana, jadwal, dan tugas Anda untuk menggunakan waktu secara efektif.
• Adaptasi: memantau penggunaan waktu Anda saat melakukan aktivitas, termasuk menyesuaikan dengan interupsi atau mengubah prioritas.

Dari ketiga keterampilan ini, pengaturan mungkin merupakan yang paling familiar, terutama mengingat bahwa sebagian besar aplikasi dan tips berkaitan dengan penjadwalan dan perencanaan. Namun, tidak ada pengakuan luas yang sama terhadap pentingnya kesadaran dan keterampilan adaptasi. 

Hal ini memunculkan pertanyaan-pertanyaan kunci tentang bagaimana keterampilan ini berkembang: Apakah keterampilan-keterampilan ini memiliki tingkat kepentingan yang sama? Apakah ada beberapa di antaranya yang lebih sulit dikuasai daripada yang lain? Dan apakah ada beberapa keterampilan yang lebih langka daripada yang lain?

Baca juga: Procrastination: Penyebab dan 7 Strategi untuk Mengatasinya

Pengukuran keterampilan manajemen waktu

Lebih dari 1.200 peserta mengikuti simulasi 30 menit yang bertujuan mengukur keterampilan manajemen waktu secara objektif. Dalam simulasi ini, peserta berperan sebagai desainer lepas yang harus mengelola tugas dan interaksi dengan klien serta rekan kerja melalui berbagai platform komunikasi. Masalah yang dihadapi termasuk konflik penjadwalan, prioritas permintaan klien, dan alokasi waktu yang efektif.

Bukti mengungkapkan beberapa temuan menarik.

Tiga keterampilan utama dalam manajemen waktu memiliki penting yang setara dengan kinerja waktu secara keseluruhan. Fokus hanya pada peningkatan perencanaan dan penjadwalan mengabaikan sebagian besar kompetensi yang diperlukan. Terkadang, kesalahan persepsi ini menjelaskan mengapa mencoba alat baru seringkali menghasilkan kekecewaan dalam upaya menjadi manajer waktu yang lebih baik.

Kedua, keterampilan kesadaran dan adaptasi seringkali menjadi titik kesulitan utama. Skor rata-rata penilaian untuk keterampilan ini sekitar 24% lebih rendah daripada keterampilan pengaturan waktu. 

Temuan ini menunjukkan bahwa kemampuan untuk menyadari situasi dan beradaptasi tidak hanya lebih langka, tetapi juga lebih sulit untuk berkembang secara alami tanpa campur tangan langsung. Selain itu, keterampilan kesadaran memainkan peran penting dalam menghindari penundaan, sedangkan keterampilan adaptasi memengaruhi kemampuan kita dalam memprioritaskan aktivitas.

Ketiga, temuan ini berlawanan dengan pandangan umum tentang manfaat dan kerugian multitugas. Setelah sebuah simulasi, peserta diminta untuk mengungkapkan pendapat mereka tentang multitugas. Namun, penelitian ini mengungkapkan bahwa preferensi terhadap multitugas (disebut “polikronisitas” oleh para akademisi) sebenarnya tidak berhubungan dengan kemampuan manajemen waktu. 

Tingkat keahlian dalam mengatur waktu tidak memengaruhi seberapa sering seseorang memilih untuk melakukan multitugas. Karenanya, fokus yang sering diberikan pada multitugas oleh mereka yang menawarkan trik manajemen waktu mungkin tidak akan menghasilkan perubahan yang signifikan.

Keempat, temuan ini secara jelas menunjukkan bahwa kemampuan penilaian diri seseorang tentang kemampuan manajemen waktunya tidak akurat. Kurang dari 1% dari penilaian diri cocok dengan skor objektif keterampilan mereka. Selain itu, penilaian diri hanya memiliki kontribusi sekitar 2% terhadap perbedaan sebenarnya dalam keterampilan manajemen waktu. 

Hasil ini sejalan dengan penelitian sebelumnya yang menyoroti kurangnya kesadaran diri yang akurat tentang kompetensi, dan bagaimana hal ini dapat menghambat perkembangan kepemimpinan dan perubahan yang lebih baik.

Baca juga: Manajemen Kinerja: 5 Kesalahan yang Menghambat Kolaborasi

3 langkah untuk meningkatkan time management

Bagaimana sebaiknya seseorang mempersiapkan diri untuk menjadi seorang manajer waktu yang lebih baik? Langkah pertama yang perlu diambil adalah dengan mengidentifikasi area fokus yang tepat. 

Memahami secara mendalam tingkat keahlian Anda saat ini merupakan langkah kunci dalam menjawab pertanyaan ini. Ada tiga langkah yang dapat Anda jalankan guna meningkatkan upaya peningkatan diri Anda.

1. Meningkatkan kesadaran diri

Peningkatan ini dapat diwujudkan melalui pendekatan yang lebih objektif, seperti menggunakan mikrosimulasi, memperoleh umpan balik dari rekan kerja atau atasan, atau menetapkan standar perilaku awal untuk mengukur perubahan yang terjadi. Dengan demikian, keselarasan alur dan kemudahan dibaca dapat ditingkatkan.

2. Ketahui bahwa preferensi memiliki nilai

Kesadaran terhadap preferensi dan kepribadian seseorang yang terkait dengan time management, seperti multitasking atau sikap proaktif, dapat lebih memperdalam pemahaman tentang tantangan yang mungkin dihadapi saat berusaha melakukan perubahan yang bertentangan dengan kebiasaan yang telah ada. Namun, perlu diingat bahwa keterampilan, bukan kepribadian, merupakan atribut pribadi yang paling mudah dibentuk dan memberikan ROI terbesar dalam upaya peningkatan diri

3. Prioritaskan keterampilan yang harus ditingkatkan

Meskipun konsepnya terdengar jelas, inti dari hal ini adalah menghindari penyebaran usaha yang “selebar satu mil, namun hanya seinci dalam kedalaman”, di mana upaya terbagi terlalu tipis untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Pendekatan terbaik adalah dengan mengutamakan pengembangan keterampilan. Fokuslah pada kebutuhan keterampilan yang paling mendesak dengan prioritas, kemudian langkah demi langkah beralih ke yang berikutnya.

Baca juga: 5 Hal Berbeda yang Dilakukan oleh Tim Berkinerja Tinggi

3 taktik untuk mengembangkan keterampilan manajemen waktu

Terdapat beberapa taktik berbasis bukti yang dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda. Berikut adalah beberapa contoh taktik tersebut. 

Penting untuk diingat bahwa taktik-taktik ini bertujuan untuk mengembangkan dasar-dasar keterampilan Anda, yang pada akhirnya akan membantu meningkatkan kemampuan manajemen waktu Anda. Namun, perlu diingat bahwa penerapan taktik ini sendiri bukanlah tujuan akhir yang ingin dicapai.

1. Membangun kesadaran

Terdapat perbedaan antara efektivitas dan efisiensi. Efektivitas berkaitan dengan melakukan sesuatu dengan baik, sementara efisiensi berkaitan dengan melakukan sesuatu dengan cepat. Kedua aspek ini memiliki kepentingan yang kritis. Namun, perlu diingat bahwa mengedepankan efisiensi tanpa memperhatikan aspek efektivitas dapat berakibat kontraproduktif.

• Temukan waktu puncak kinerja Anda: Bagi hari Anda menjadi 3-4 slot waktu. Susun slot berdasarkan produktivitas, dengan yang paling produktif di atas.
• Perlakukan waktu seperti uang: Buat anggaran waktu seperti anggaran keuangan. Catat waktu harian dalam kategori “harus dilakukan” dan “ingin dilakukan”.
• Mengatur waktu dengan bijak: Catat waktu tugas berdasarkan tenggat waktu. Evaluasi seberapa akurat penilaian waktu Anda dan bandingkan dengan waktu sebenarnya setelah selesai.
• Ambil perspektif masa depan: Pertimbangkan bagaimana tugas hari ini memengaruhi masa depan Anda, seperti dampak tugas saat ini pada tugas minggu depan.
• Hindari jebakan biaya hangus: Saat meragukan penggunaan waktu, evaluasi nilai hasil akhirnya dan dampaknya. Pertimbangkan urgensi dan dampak jangka panjang sebelum melanjutkan.

2. Mengembangkan keterampilan pengaturan 

Tugas yang tidak biasa namun penting sering kali menghadirkan kurva pembelajaran yang lebih curam serta persyaratan waktu yang tidak terduga. Mengembangkan keterampilan pengaturan bukan semata-mata mengatur pekerjaan agar hidup lebih terkendali, tetapi lebih pada mengambil kendali atas hidup dan menyusun pekerjaan mengelilinginya.

• Memprioritaskan tugas: Lebih dari sekadar mencatat tugas, penting untuk memprioritaskan kegiatan dan kewajiban dengan bijaksana.
• Urgensi vs. Kepentingan: Hindari terperangkap dalam urgensi semata. Bedakan antara tugas mendesak yang memerlukan tindakan cepat dan tugas penting yang memiliki dampak jangka panjang.
• Manfaatkan kalender: Gunakan aplikasi kalender untuk mencatat tenggat waktu tugas dan janji. Sertakan label atau kode warna untuk klasifikasi.
• Waktu yang dilindungi: Buat janji dengan diri sendiri untuk melindungi waktu tanpa gangguan. Ini membantu fokus pada proyek utama.
• Kurangi ketidakpastian: Cari umpan balik dari pihak netral saat merencanakan waktu. Hal ini membantu mengurangi kesalahan perkiraan.
• Tujuan terukur: Jika tujuan terasa sulit, pertimbangkan tujuan setengah ukuran yang tetap menantang tetapi lebih terjangkau. Hal ini mencegah rasa putus asa dan memberikan motivasi.

3. Mengembangkan kemampuan untuk adaptasi

Keterampilan ini diuji dan dikembangkan dalam situasi yang secara alami melibatkan tekanan tinggi, dan terkadang bahkan dalam kondisi krisis. Tantangannya adalah bagaimana menghadapi situasi-situasi seperti itu tanpa merasa kesal, cemas, atau terganggu secara berlebihan.

• Gabungkan kebiasaan: Tarik manfaat dari “menumpuk kebiasaan”. Padukan manajemen waktu Anda dengan kebiasaan yang sudah terbentuk. Misalnya, Anda dapat melacak kemajuan harian saat makan malam.
• Gunakan upaya singkat: Ketika tugas terasa berat, pecahkan dengan upaya singkat. Luangkan 15-30 menit untuk memulai dan menghindari penundaan yang tidak perlu.
• Eksplorasi aplikasi pelacak: Pertimbangkan penggunaan aplikasi pelacak waktu atau daftar periksa. Pastikan manfaatnya lebih besar daripada waktu yang Anda investasikan.
• Jangan kikir terhadap pengingat: Jangan hanya memberi pengingat yang dangkal. Pastikan pengingat memiliki penjelasan rinci, mencakup urgensi tugas dan standar kualitas yang diharapkan.
• Buat rencana darurat: Pertimbangkan rencana darurat dengan merencanakan skenario terbaik dan terburuk. Tinjau berbagai hasil dari rencana Anda.
• Kurangi pemborosan waktu: Buat slot waktu yang tidak terganggu dan blokir akses ke media sosial selama waktu kerja penting.

Kesimpulan

Di tengah musim introspeksi diri ini, pertanyaan mendasar mengapa peningkatan manajemen waktu tetap menjadi tujuan abadi bagi banyak dari kita terus mengemuka. Ironisnya, kita sering kali perlu menjadi manajer waktu yang lebih baik untuk dapat mewujudkan upaya pengembangan diri kita dengan lebih baik. 

Proses ini dimulai dengan menghindari godaan solusi cepat yang terlihat menggiurkan, dan sebaliknya, menilai serta memperkuat keterampilan manajemen waktu kita. Hal ini sebaiknya dilakukan sebelum resolusi Tahun Baru berikutnya mencapai puncaknya.