Metode Penerapan Six Sigma & 5 Kesalahan Penerapannya

Six Sigma adalah metode statistik yang digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja produksi dan mengurangi cacat pada hasil produksi. Pendekatan ini pertama kali diperkenalkan pada perusahaan Motorola. Hingga kini, pendekatan Six Sigma  telah digunakan pada berbagai bidang industri baik berskala kecil maupun besar.

Guna memahami lebih lanjut mengenai pengertian, metode, keuntungan, hingga kesalahan pada penerapannya, Anda dapat membaca artikel berikut.

Apa itu Six Sigma?

Six sigma adalah pendekatan yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan proses manufaktur dan mengurangi jumlah cacat produksi. Pendekatan ini berasal dari perspektif statistik yang bertujuan mengurangi cacat produksi hingga 99,9%. Selain itu, penerapannya juga dapat membantu perusahaan untuk dapat meningkatkan kinerja, kualitas produk atau layanan, serta meningkatkan laba.

Praktisi dari Six Sigma adalah pelaku bisnis yang menggunakan statistik, analisis keuangan, dan manajemen proyek untuk dapat mengontrol kualitas produk. Praktisi dapat mencapai sertifikasi dari white belt hingga black belt tergantung pada sejauh mana tingkat pelatihan atau sertifikasi yang diikuti.

Pada dasarnya, Six Sigma dapat diterapkan pada perusahaan besar maupun kecil. Meskipun demikian, penerapannya pada perusahaan kecil dan menengah (UMKM) masih jarang ditemui. Hal tersebut karena perusahaan kecil masih banyak yang tidak mengetahuinya dan memiliki sumber daya terbatas untuk menerapkannya.

Baca juga: Strategi Implementasi 5S pada Lean Manufacturing

Prinsip-prinsip Six Sigma

Dalam menerapkan Six Sigma, terdapat lima prinsip utama yang mendorong efektifitasnya. Beberapa prinsip yang harus Anda pertimbangkan saat menerapkannya yaitu:

1. Fokus pada pelanggan. Pelanggan menjadi kunci utama dalam proses menerapkan Six Sigma. Guna meningkatkan kualitas produksi, maka perusahaan harus mampu memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
2. Pengumpulan data. Guna memahami bagaimana proses kerja pada manufaktur, maka membutuhkan data. Adapun metode pengumpulan data tersebut dapat dilakukan melalui alat dan teknik grafis. Selain itu, saat ini Anda juga dapat memperoleh data real-time dengan otomatis melalui penerapan ERP Impact. Software tersebut menyediakan data real-time penjualan, keuangan, operasional, hingga data pelanggan guna meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
3. Identifikasi akar masalah. Tentukan akar penyebab masalah berdasarkan tujuan yang jelas, pengukuran yang akurat, dan analisis mendalam dari data nyata.
4. Eliminasi variasi proses. Hapus semua variasi proses produksi secara bertahap untuk menghilangkan cacat pada produk atau layanan.
5. Kolaborasi tim. Perusahaan harus mampu melibatkan seluruh anggota tim untuk melakukan kolaborasi dalam penerapannya.

Baca Juga: Pentingnya Keterlibatan dalam Perusahaan dan 3 Faktor Pendukung

Metode penerapan Six Sigma

Terdapat dua metode utama dalam penerapan Six Sigma, yaitu DMAIC dan DMADV. Kedua metodologi tersebut berfokus pada pelanggan, mengurangi variasi proses, sekaligus meningkatkan kinerja. Adapun tujuan utama dari kedua metode tersebut yaitu untuk memecahkan masalah pada proses bisnis menggunakan akumulasi dan analisis data.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai DMAIC dan DMADV:

DMAIC

DMAIC adalah singkatan dari Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control. Metode ini menjadi metode paling populer untuk memecahkan masalah melalui pemetaan alat statistik seperti pemetaan proses. Tujuan penerapan DMAIC yaitu untuk mengidentifikasi penyebab masalah pada proses bisnis dan meningkatkan kualitas produk atau layanan.

• Define. Pada tahap ini, perusahaan mendefinisikan masalah, tujuan dan menjelaskan mengenai proyek. Proses tersebut diawali dengan mengidentifikasi terlebih dahulu proses bisnis yang memerlukan perbaikan. Kemudian, perusahaan memutuskan fokus pada proses tersebut melalui analisis tujuan.
• Measure. Tim mengukur kinerja awal proses implementasi. Langkah-langkah ini meliputi pembuatan daftar input potensial yang dapat menyebabkan masalah dan membantu tim memahami kinerja.
• Analyze. Pada proses ini, tim menganalisis proses dengan mengisolasi setiap input, atau kemungkinan alasan kegagalan dan mengujinya sebagai akar masalah. Tim menggunakan analitik untuk mengidentifikasi alasan kesalahan proses.
• Improve. Tim meningkatkan kinerja sistem berdasarkan temuan dari hasil analisis sebelumnya.
• Control. Mengontrol proses untuk memastikan proses yang telah berjalan dan ditingkatkan tidak mengalami kemunduran atau tidak efektif lagi.

DMADV

DMADV adalah singkatan dari Define, Measure, Analyze, Design, dan Verify. Metodologi memiliki sifat proaktif dan bertujuan untuk mencegah cacat produksi. DMADV diterapkan secara luas ketika proses, produk, atau layanan baru direncanakan.

Sementara metodologi DMAIC membantu meningkatkan proses yang ada, pendekatan DMADV berguna ketika perusahaan baru merencanakan suatu proses baru. Tujuan dari DMAIC yaitu untuk memfasilitasi penghapusan masalah dan akar penyebabnya, sedangkan DMADV bertujuan untuk mencegah terjadinya masalah dalam proses bisnis baru.

Keuntungan dan kerugian penerapan Six Sigma

Keuntungan Six Sigma

• Membantu meningkatkan kualitas produk melalui penghapusan produk cacat. Hal tersebut juga dapat berdampak pada pengurangan pemborosan pada perusahaan.
• Mengurangi biaya dan waktu produksi karena perusahaan telah menghilangkan permasalahan pada proses produksi sehingga prosesnya lebih cepat
• Penggunaan data pada Six Sigma membantu perusahaan untuk dapat memprediksi kesalahan yang akan terjadi di masa mendatang sehingga lebih adaptif. Pengumpulan data kini juga dapat dilakukan secara otomatis melalui ERP Manufacturing Impact. Dengan ERP, Anda dapat memperoleh laporan kustom dengan data yang terpusat sehingga mempermudah dalam identifikasi permasalahan pada proses manufaktur.
• Peningkatan kualitas akibat penerapan pendekatan ini membantu perusahaan untuk meningkatkan laba. Hal itu berkaitan dengan perbaikan kualitas produksi dan peningkatan jumlah pelanggan.
• Perbaikan kualitas produk atau layanan juga dapat berdampak pada peningkatan kepuasan pelanggan karena produk yang dibeli sesuai dengan kebutuhan. Peningkatan kepuasan pelanggan juga dapat ditingkatkan melalui perbaikan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan, baik berkaitan dengan promo ataupun reward bagi pelanggan. Hal tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan menerapkan CRM Impact.

Kerugian Six Sigma

• Penerapan Six Sigma yang hanya berfokus pada kualitas berdampak pada peningkatan waktu produksi karena proses identifikasi masalah tidak berjalan singkat.
• Membutuhkan lebih banyak sumber daya karena menggunakan teknologi canggih dan metode pengujian. Selain itu, kebutuhan akan sumber daya manusia yang terampil juga memungkinkan perusahaan untuk mengeluarkan dana lebih untuk pelatihan dan sertifikasi.
• Meningkatkan biaya produksi yang berasal dari naiknya biaya tenaga kerja, penggunaan bahan produksi, dan waktu yang dibutuhkan untuk produksi.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan implementasi di perusahaan Anda

5 kesalahan umum dalam penerapan Six Sigma

1. Kurangnya sumber daya perusahaan

Hal ini khususnya berkaitan dengan dengan dukungan manajemen. Jika manajemen tidak dapat menyediakan alat yang tepat dalam penerapannya, maka proyek akan gagal. Selain itu, sumber daya manusia yang dilibatkan dalam proyek membutuhkan pelatihan dan sertifikasi sehingga membutuhkan banyak sumber daya termasuk material dan waktu.

2. Resistensi internal

Banyak karyawan dan manajer menolak untuk mengubah proses yang telah berjalan selama bertahun-tahun, meskipun tidak efisien. Hal tersebut karena karyawan takut akan kehilangan pekerjaan jika Six Sigma diterapkan sehingga perlu dilakukan sosialisasi mengenai kebenarannya.

3. Kepemimpinan yang kurang efektif

Inisiatif penerapan Six Sigma pada perusahaan dimulai dari manajemen puncak hingga ke tingkat yang lebih rendah. Jika kepemimpinan perusahaan kurang kuat, maka dapat menghambat implementasinya. Seorang pemimpin seharusnya mampu untuk mengarahkan proyek dan mencapai tujuan yang telah disepakati sebelumnya.

4. Kesalahan pada proses pelatihan

Pelatihan menjadi unsur penting dalam penerapan Six Sigma, namun terkadang proyek gagal akibat pelatihan yang kurang memadai. Hal tersebut dikarenakan pelatihan menghabiskan begitu banyak waktu sehingga kurang efisien dan berdampak pada hasil produksi.

5. Kesalahan dalam menetapkan ruang lingkup

Ruang lingkup proyek menjadi hal yang penting karena menentukan tujuan akhir dan menetapkan parameter untuk apa yang akan dicakup proyek. Namun, begitu proyek dimulai kerap kali perusahaan gagal dalam menentukan ruang lingkup dan pelibatan pekerja yang benar. Hal tersebut seringkali dipengaruhi oleh politik kantor dan kurangnya visi yang jelas dari manajemen.

Baca juga: Lean Manufacturing adalah: Pengertian dan 3 Pemborosannya

Contoh perusahaan yang menerapkan Six Sigma

Pendekatan Six Sigma hingga kini banyak diadopsi oleh berbagai industri mulai dari farmasi, maskapai penerbangan, dan manufaktur. Six sigma secara efektif membantu industri untuk memperbaiki proses, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menghilangkan proses yang menyebabkan pemborosan. Pendekatan ini pertama kali diterapkan pada Motorola pada tahun 1980 dan kini telah diterapkan pada berbagai perusahaan besar dunia.

Salah satu contoh perusahaan yang berhasil menerapkan Six Sigma yaitu Microsoft yang merupakan salah satu produsen perangkat lunak terbesar di dunia. Microsoft menerapkan Six Sigma untuk membantu mengurangi cacat dalam sistem dan pusat datanya sehingga kegagalan infrastruktur TI dapat berkurang secara sistematis. Microsoft menggunakan analisis akar penyebab, termasuk mengumpulkan data dari masalah sebelumnya, kegagalan server, dan rekomendasi dari pelanggan.