Apa itu Order Management System?

Apa itu order management system?

Order Management System adalah software yang mengelola seluruh proses pesanan mulai dari penerimaan hingga pengiriman dan pelaporan.

Tujuan dari Order Management System adalah untuk menyederhanakan dan menyelaraskan proses pemesanan agar transaksi berjalan lancar dan tertelusur dengan baik.

Manfaat order management system

1. Menyederhanakan proses pemesanan dari pelanggan hingga pengiriman
2. Mengintegrasikan pesanan dengan stok dan logistik
3. Memantau status pesanan secara real-time
4. Meningkatkan akurasi dan kecepatan pemrosesan pesanan
5. Mengurangi kesalahan input dan keterlambatan pengiriman

Jenis order management system

1. Standalone OMS: Sistem pemrosesan pesanan yang berdiri sendiri tanpa integrasi dengan sistem lain, cocok untuk bisnis kecil dengan proses sederhana.
2. OMS dalam ERP: Modul order management yang terintegrasi dalam ERP, menghubungkan penjualan, inventori, keuangan, dan logistik untuk otomatisasi penuh.
3. Cloud-based OMS: Sistem OMS berbasis cloud yang memungkinkan akses real-time, sinkronisasi multi-cabang, dan integrasi dengan marketplace/website.
4. Omnichannel OMS: Sistem yang mengelola pesanan dari berbagai kanal penjualan (online, offline, marketplace) dalam satu platform terintegrasi.
5. E-commerce OMS: Sistem yang dirancang khusus untuk toko online, terhubung langsung dengan toko web, payment gateway, dan logistik.
6. Retail OMS: Sistem yang mengelola stok dan pesanan di toko fisik, biasanya terintegrasi dengan POS dan sistem loyalty pelanggan.
7. B2B OMS: Sistem order management yang fokus pada transaksi grosir, pembelian berulang, penawaran harga, dan termin pembayaran.
8. Mobile OMS: Aplikasi OMS yang memungkinkan tim penjualan atau agen lapangan membuat dan memantau pesanan secara langsung dari perangkat mobile.
9. Open-source OMS: Sistem yang dapat dikustomisasi penuh sesuai kebutuhan perusahaan namun membutuhkan keahlian teknis internal.

Cara kerja order management system

Fitur utama order management system

1. Multi-channel order capture: Menerima pesanan dari berbagai sumber (e-commerce, marketplace, POS, telesales) dalam satu dashboard terintegrasi.
2. Order validation & fraud check: Pengecekan otomatis terhadap alamat pengiriman, ketersediaan stok, dan potensi order palsu atau duplikat.
3. Inventory integration: Terhubung dengan sistem stok barang untuk menghindari overselling dan memastikan ketersediaan barang saat order masuk.
4. Order routing & split shipment: Mengatur pengiriman pesanan dari gudang terdekat atau memecah pengiriman jika barang tersedia di lokasi berbeda.
5. Customer communication tools: Notifikasi otomatis ke pelanggan untuk konfirmasi, status kirim, hingga follow-up pasca-pengiriman.
6. Returns & refunds module: Mengelola permintaan retur dengan sistem pelacakan, persetujuan, dan opsi pengembalian barang atau dana.
7. Performance reporting: Laporan lengkap tentang jumlah order, fulfillment rate, waktu proses, pengembalian, dan kepuasan pelanggan.
8. Integration with shipping & ERP systems: Sinkronisasi dengan sistem logistik, payment gateway, dan ERP untuk alur kerja yang menyeluruh dan otomatis.

Order Management System bekerja dengan mengotomatiskan seluruh proses pemesanan pelanggan, mulai dari penerimaan order hingga pengiriman dan pelacakan statusnya, dengan proses utama sebagai berikut:

1. Order capture to confirmation: Menerima pesanan dari berbagai kanal (website, marketplace, toko fisik, sales), memverifikasi stok, dan mengirimkan konfirmasi pesanan ke pelanggan secara otomatis.
2. Order processing: Mengelola pemrosesan pesanan secara otomatis, mulai dari pengecekan validitas, pengalokasian stok, hingga penjadwalan pengiriman.
3. Inventory reservation: Mengunci stok untuk pesanan tertentu agar tidak terpakai oleh order lain, dan mengatur alokasi stok berdasarkan prioritas atau lokasi terdekat.
4. Fulfillment coordination: Menghubungkan pesanan dengan sistem gudang (WMS) dan logistik untuk proses picking, packing, dan shipping secara efisien.
5. Shipping & tracking: Mengatur metode pengiriman (kurir internal atau pihak ketiga), menghasilkan label pengiriman, dan memberikan nomor resi untuk pelacakan real-time.
6. Order status updates: Memberikan informasi terkini ke pelanggan tentang status pesanan (diproses, dikirim, sampai) secara otomatis melalui email, SMS, atau notifikasi aplikasi.
7. Returns & exchanges: Mengelola proses retur, tukar barang, dan pengembalian dana sesuai kebijakan perusahaan dengan pelacakan dan dokumentasi yang rapi.

Implementasi order management system

Kegagalan implementasi order management system

Sekitar 60–70% implementasi Order Management System (OMS) gagal memenuhi target bisnis karena proses bisnis yang tidak terdokumentasi dengan baik, kurangnya keterlibatan pemangku kepentingan, serta integrasi sistem yang buruk (Brightpearl, 2022).

Langkah implementasi order management system

1. Perencanaan

• Tujuan yang Jelas
  Menentukan sasaran implementasi OMS, seperti:
  • Meningkatkan akurasi pengelolaan pesanan
  • Mempercepat pemrosesan order
  • Mengurangi kesalahan manual
  • Menyediakan visibilitas status order secara real-time
• Perbaikan Proses Bisnis
  Meninjau alur order saat ini (mulai dari pesanan masuk hingga pengiriman), mengidentifikasi bottleneck, dan menyusun alur kerja ideal untuk diotomatisasi.
• Penyusunan Kebutuhan Sistem (System Requirement)
  Menyusun kebutuhan fungsional dan teknis OMS, seperti:
  • Input dan manajemen pesanan (manual/online)
  • Validasi stok sebelum konfirmasi
  • Penjadwalan pengiriman
  • Pelacakan status pesanan
  • Integrasi dengan inventory, gudang, dan pengiriman/logistik
  • Notifikasi otomatis ke pelanggan

2. Persiapan

• Blueprint
  Mendokumentasikan alur order management secara lengkap, termasuk siapa melakukan apa di tiap tahap (sales, gudang, logistik, dan customer service).
• UAT (User Acceptance Test)
  Melibatkan tim sales, CS, dan gudang untuk menguji proses pemesanan dari awal hingga akhir: dari entry pesanan, alokasi stok, hingga pengiriman.
• Training
  Melatih seluruh pengguna sistem, termasuk staf order entry, manajer penjualan, gudang, dan customer service agar memahami proses di sistem OMS.

3. Go-Live

• Migrasi Data
  Memindahkan data penting seperti:
  • Daftar pelanggan
  • Produk/barang beserta stoknya
  • Riwayat pesanan aktif
  • Informasi harga dan diskon
• Support
  Memberikan bantuan langsung saat penggunaan awal, seperti pendampingan saat input pesanan pertama, integrasi pengiriman, dan cetak dokumen.
• Improvement
  Mengumpulkan masukan dari pengguna untuk melakukan penyempurnaan seperti:
  • Perbaikan alur approval
  • Penambahan fitur pelacakan
  • Optimasi laporan dan dashboard

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.