Apa itu Purchasing System?

Apa itu purchasing system?

Purchasing System adalah software yang mengelola alur dan data terkait aktivitas pengadaan barang atau jasa dari pihak ketiga.

Tujuan dari Purchasing System adalah untuk merapikan dan mengontrol proses pengadaan barang/jasa agar menjadi lebih efisien, akurat, dan terdokumentasi dengan baik.

Manfaat purchasing system

• Mengatur permintaan pembelian, pengadaan, dan pembayaran secara sistematis
• Memonitor vendor, penawaran harga, dan performa pengiriman
• Menyediakan riwayat pembelian untuk analisis efisiensi
• Menghindari pengadaan berulang yang tidak efisien
• Mendukung otomatisasi approval dan budgeting

Jenis purchasing system

1. Standalone Purchasing System: Sistem pengadaan yang berdiri sendiri dan fokus hanya pada proses pembelian tanpa integrasi dengan modul lain, cocok untuk perusahaan kecil dengan proses sederhana.
2. Purchasing dalam ERP: Modul pembelian yang terintegrasi dengan sistem ERP, menghubungkan pengadaan dengan keuangan, gudang, dan produksi untuk efisiensi dan visibilitas end-to-end.
3. Cloud-based Purchasing System: Sistem pembelian berbasis cloud yang bisa diakses dari mana saja, ideal untuk perusahaan multi-cabang atau yang ingin skalabilitas tinggi.
4. e-Procurement System: Sistem pengadaan elektronik berbasis web yang mendigitalisasi proses tender, pemilihan vendor, dan persetujuan pembelian untuk transparansi dan efisiensi.
5. Vendor Management System (VMS): Sistem yang memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok, mengelola kontrak, dan hubungan jangka panjang dengan vendor.
6. Purchase Requisition System: Sistem internal untuk permintaan pembelian dari berbagai departemen sebelum diteruskan ke bagian purchasing.
7. Purchase Order Management System: Sistem yang mengatur pembuatan, pelacakan, dan pengiriman purchase order (PO) kepada pemasok.
8. Automated Purchasing System: Sistem yang secara otomatis membuat pesanan pembelian berdasarkan data stok minimum dan prediksi permintaan.
9. Open-source Purchasing System: Sistem pengadaan yang bisa dimodifikasi secara bebas sesuai kebutuhan perusahaan namun memerlukan tim IT internal yang andal.
10. Mobile Purchasing App: Aplikasi pembelian yang memungkinkan persetujuan, monitoring, dan pengajuan pembelian secara mobile untuk manajer yang sering di lapangan.

Cara kerja purchasing system

Fitur utama purchasing system

1. Requisition management: Formulir permintaan pembelian digital yang dapat disesuaikan dan disertai alur persetujuan otomatis.
2. Supplier database & comparison: Menyimpan data supplier lengkap dan membandingkan harga, histori pembelian, serta reputasi mereka.
3. Automated PO creation: Pembuatan PO otomatis dari permintaan pembelian atau kontrak, termasuk nomor referensi dan lampiran spesifikasi.
4. 3-way matching: Pencocokan otomatis antara PO, barang diterima, dan invoice untuk menghindari kesalahan pembayaran.
5. Budget control: Memastikan permintaan pembelian sesuai anggaran yang telah ditentukan untuk tiap departemen atau proyek.
6. Contract management: Mengelola kontrak jangka panjang dengan supplier, termasuk harga tetap, volume diskon, dan masa berlaku.
7. Purchase reporting: Menyediakan laporan pembelian berdasarkan supplier, kategori barang, waktu pengiriman, dan total belanja per periode.
8. Integration with inventory & accounting: Sinkronisasi pembelian dengan sistem stok dan sistem akuntansi agar semua transaksi tercatat dan stok langsung diperbarui.

Sistem pembelian bekerja dengan mengotomatiskan alur permintaan hingga pembayaran barang/jasa dari supplier, untuk memastikan proses pembelian efisien, terdokumentasi, dan terkendali. Proses utama yang diotomatisasi meliputi:

1. Purchase requisition to approval: Mengelola permintaan pembelian dari berbagai departemen, dengan alur persetujuan otomatis sesuai otorisasi dan anggaran.
2. Request for quotation (RFQ): Mengirim permintaan penawaran harga ke berbagai supplier untuk membandingkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman.
3. Purchase order (PO) issuance: Membuat dan mengirim Purchase Order secara otomatis ke supplier yang dipilih, sesuai spesifikasi dan syarat pembayaran.
4. Goods receipt & verification: Mencatat penerimaan barang/jasa dan mencocokkannya dengan PO serta faktur supplier (3-way matching).
5. Invoice matching & payment: Melakukan pencocokan otomatis antara faktur, PO, dan barang diterima sebelum diteruskan ke bagian keuangan untuk pembayaran.
6. Supplier performance tracking: Memantau kinerja supplier berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, dan keakuratan dokumen.

Implementasi purchasing system

Kegagalan implementasi purchasing system

Sekitar 60–70% implementasi software bisnis termasuk sistem purchasing gagal mencapai hasil yang diharapkan karena kurangnya integrasi dengan sistem ERP, resistensi dari pengguna, dan perencanaan perubahan yang lemah (BCG)

Langkah implementasi purchasing system

1. Perencanaan

• Tujuan yang Jelas
  Menentukan sasaran implementasi sistem purchasing, seperti meningkatkan efisiensi permintaan pembelian, mempercepat proses approval, atau meminimalkan kesalahan dalam pembelian.
• Perbaikan Proses Bisnis
  Menganalisis alur pembelian saat ini (PR, PO, approval, penerimaan) dan menyempurnakannya agar lebih efisien sebelum diotomatisasi oleh sistem.
• Penyusunan Kebutuhan Sistem (System Requirement)
  Menentukan fitur utama yang dibutuhkan, seperti:
  • Pengajuan permintaan pembelian (PR)
  • Approval multi-level
  • Manajemen vendor
  • Pembuatan PO otomatis
  • Tracking pengiriman dan penerimaan barang
  • Integrasi dengan sistem inventory dan akuntansi (jika perlu)

2. Persiapan

• Blueprint
  Mendokumentasikan alur proses pembelian yang baru secara terstruktur, termasuk peran setiap user dan titik kontrol pada setiap tahapan (misalnya approval PR dan PO).
• UAT (User Acceptance Test)
  Menguji sistem dengan user dari tim purchasing, gudang, dan finance untuk memastikan sistem berjalan sesuai kebutuhan dan tidak ada bug kritikal.
• Training
  Memberikan pelatihan kepada pengguna yang terlibat dalam proses pembelian, seperti staf pembelian, manajer yang melakukan approval, dan staf gudang yang menerima barang.

3. Go-Live

• Migrasi Data
  Memindahkan data penting ke sistem baru, seperti:
  • Data vendor
  • Daftar barang/jasa yang sering dibeli
  • Harga kontrak
  • Riwayat pembelian (jika diperlukan)
• Support
  Menyediakan dukungan teknis dan fungsional untuk membantu pengguna saat mulai menggunakan sistem dalam operasional sehari-hari.
• Improvement
  Melakukan evaluasi setelah go-live untuk mengidentifikasi kekurangan dan melakukan penyempurnaan sistem berdasarkan masukan dari pengguna.

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.