Software Akuntansi: Cara Memilih dan 5 Manfaat Utamanya

Apa itu software akuntansi

Software akuntansi adalah aplikasi yang membantu bisnis mengelola transaksi keuangan dengan efisien. Dengan software ini, perusahaan dapat mencatat, menganalisis, dan melaporkan data keuangan secara otomatis, sehingga mengurangi kesalahan manual dan mempercepat pembukuan.

Di perusahaan besar, software akuntansi sering dikembangkan oleh tim internal. Namun, banyak juga produk yang ditawarkan oleh pihak ketiga dengan fitur dan fungsi yang beragam. Perusahaan besar biasanya membutuhkan software yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan mereka, sedangkan perusahaan kecil lebih memilih software yang siap pakai.

Cara kerja software akuntansi

Sebelum adanya sistem akuntansi, semua tugas tersebut harus dilakukan secara manual menggunakan jurnal transaksi besar. Secara umum, software ini mengintegrasikan berbagai transaksi keuangan seperti pemasukan, pengeluaran, pembayaran, dan faktur ke dalam satu sistem. 

Pengguna hanya perlu memasukkan data, dan software akan memprosesnya secara otomatis untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat. Sistem akuntansi juga menyimpan data dalam jumlah besar tanpa memerlukan ruang fisik. Ini membuat perusahaan tidak lagi membutuhkan ruang arsip besar untuk menyimpan dokumen.

Manfaat dari penggunaan software akuntansi

Kemudahan dalam Pelaporan Pajak

Sistem akuntansi memastikan laporan keuangan dan pajak mematuhi peraturan yang berlaku. Fitur pelacakan pajak otomatis dan pembuatan laporan sesuai regulasi membantu perusahaan memenuhi kewajiban pajak dan mengurangi risiko denda.

Mencegah Kesalahan dalam Pencatatan

Sekitar 18% akuntan membuat kesalahan keuangan setidaknya setiap hari, dan lebih dari setengahnya melakukan beberapa kesalahan setiap bulan. Beban kerja yang meningkat sering menjadi penyebabnya. Dengan otomatisasi, aplikasi akuntansi mencegah kesalahan pencatatan manual seperti salah hitung atau input data yang tidak tepat.

Efisiensi Waktu

Otomatisasi dalam software menghemat waktu untuk tugas administratif seperti memasukkan data, membuat faktur, dan menyusun laporan. Tim keuangan dapat menggunakan waktu yang lebih efisien untuk fokus pada tugas strategis.

Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Dengan data yang tersedia secara real-time dan laporan keuangan yang akurat, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan tepat waktu. Software akuntansi memberikan wawasan yang lebih mendalam tentang kondisi keuangan, membantu perusahaan merencanakan strategi bisnis dengan lebih baik.

Menghemat Pengeluaran

Meskipun ada biaya awal untuk implementasi software akuntansi, dalam jangka panjang penggunaannya dapat menghemat pengeluaran. Bahkan cloud accounting software lebih disukai oleh 67% akuntan karena kemampuannya untuk mengurangi biaya operasional hingga 50%.

Berbagai jenis software akuntansi

Enterprise accounting software

Sistem akuntansi enterprise dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis besar. Software ini membantu mengelola kompleksitas operasional dan sering terintegrasi dengan sistem tambahan seperti perencanaan proyek dan manajemen alur kerja.

Dalam memilih software ini, perusahaan skala besar biasanya melalui proses yang melibatkan permintaan informasi, melihat produk secara langsung, dan mendapatkan masukan dari bisnis lain. Sistem akuntansi ini menggunakan basis data relasional, memungkinkan tampilan hubungan antara berbagai jenis data, seperti jumlah karyawan atau volume penjualan berdasarkan area.

Cloud accounting software

Software akuntansi daring atau berbasis cloud, disimpan di server jarak jauh. Data yang dikirim oleh pengguna diproses di “cloud” dan dikembalikan ke pengguna.

Dengan menggunakan penyedia layanan cloud, bisnis bisa mengakses perangkat lunak ini melalui internet atau jaringan lainnya. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengakses data dari mana saja dan kapan saja tanpa perlu mengatur perangkat lunak di setiap PC secara individual.

Billing and invoicing system

Salah satu jenis software akuntansi yang banyak digunakan adalah sistem billing dan invoice. Software ini membantu perusahaan mencatat transaksi secara efisien.

Sistem ini fokus pada pengelolaan faktur dan pembayaran. Dengan fitur pembuatan, pengiriman, dan pelacakan faktur, proses pembayaran menjadi lebih sederhana. Ideal untuk usaha kecil hingga menengah yang mencari solusi manajemen faktur yang mudah.

Custom accounting software

Anda bisa membuat aplikasi akuntansi yang khusus untuk kebutuhan perusahaan. Dengan mengembangkan sistem akuntansi sendiri, perusahaan memanfaatkan keterampilan karyawan untuk menangani berbagai situasi akuntansi.

Sistem akuntansi ini cocok untuk semua jenis rekening bank dan transaksi. Dengan fitur akuntansi canggih, perusahaan bisa mendapatkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan spesifiknya. Jika tidak ada alat komersial yang memenuhi kebutuhan, mengembangkan software sendiri bisa menjadi sebuah opsi.

Commercial accounting software

Commercial accounting software adalah solusi akuntansi yang dirancang untuk pasar umum. Software ini biasanya menawarkan fitur standar seperti buku besar, pelaporan keuangan, dan manajemen faktur.

Meski tidak se-spesifik software kustom, solusi ini sering memberikan keseimbangan antara fungsionalitas dan biaya.

Fitur yang biasa tersedia dalam software akuntansi

Berikut adalah fitur-fitur penting dari aplikasi akuntansi yang membantu pengelolaan keuangan bisnis:

Core accounting

Core accounting mencakup fitur dasar untuk mengelola transaksi keuangan sehari-hari, seperti pencatatan pemasukan, pengeluaran, dan saldo akun. Fitur ini mengatur data keuangan ke dalam kategori utama seperti aset, kewajiban, pendapatan, dan beban. 

Selain itu, core accounting memastikan integrasi yang mulus antara berbagai aspek akuntansi. Dengan core accounting, Anda dapat membuat laporan keuangan penting, seperti neraca dan laporan laba rugi, serta mendapatkan pandangan menyeluruh tentang kesehatan keuangan perusahaan.

Payment processing

Fitur pemrosesan pembayaran membantu perusahaan mengelola dan memproses pembayaran pelanggan dengan efisien. Ini mencakup berbagai metode pembayaran, seperti kartu kredit, transfer bank, dan pembayaran online. Dengan sistem otomatis, perusahaan bisa mengurangi kesalahan dan mempercepat penerimaan uang.

Invoice processing

Fitur ini memudahkan pembuatan, pengiriman, dan pelacakan invoice kepada pelanggan. Invoice processing meliputi pembuatan faktur sesuai format, pengiriman secara elektronik atau cetak, dan pelacakan status pembayaran. Ini membantu memastikan invoice dibayar tepat waktu dan mempermudah manajemen akun piutang.

Financial forecasting

Bisnis dapat memanfaatkan data historis dan real-time untuk membuat anggaran dan prakiraan yang akurat. Ini membantu manajer memproyeksikan kinerja di masa depan dan melacak kinerja aktual dibandingkan dengan anggaran.

Dengan melacak perbedaan antara kinerja aktual dan anggaran, manajer dapat mengidentifikasi masalah dengan cepat dan melakukan penyesuaian yang diperlukan. Analisis ini juga meningkatkan akurasi prakiraan di masa mendatang.

Manajemen pajak

Fitur manajemen pajak mempermudah perusahaan dalam mengelola kewajiban pajak. Ini mencakup pelacakan, perhitungan pajak, serta pembuatan laporan yang dibutuhkan.

Perusahaan bisa memastikan kepatuhan terhadap aturan perpajakan. Fitur ini juga membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pelaporan pajak.

Report generation

Report generation adalah fitur yang memudahkan pembuatan laporan keuangan seperti laba rugi, neraca, dan arus kas. Fitur ini menyediakan template yang bisa disesuaikan, sehingga laporan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Analytics

Fitur analitik membantu perusahaan menganalisis data keuangan dengan mudah. Wawasan yang dihasilkan berguna untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Perusahaan dapat memantau kinerja keuangan, menganalisis tren, dan menemukan pola yang memengaruhi bisnis. Analytics juga mendukung pembuatan strategi bisnis yang berbasis data.

Payroll

Payroll adalah fitur yang mengelola perhitungan gaji dan tunjangan karyawan. Fitur ini mencakup gaji berdasarkan jam kerja, potongan pajak, dan tunjangan, serta pembuatan slip gaji. Payroll otomatis membantu perusahaan mengurangi kesalahan perhitungan. Selain itu, memastikan karyawan dibayar tepat waktu.

Mobile support

Sistem akuntansi berbasis cloud dengan dukungan seluler memungkinkan staf mengakses informasi kapan pun dan di mana pun. Ini memudahkan mereka beralih antara perangkat desktop dan seluler dengan data yang selalu diperbarui.

Aplikasi seluler memungkinkan staf mengelola alur kerja mereka saat bepergian. Beberapa aplikasi menyediakan dasbor yang dapat disesuaikan untuk melacak metrik, tugas, dan pengingat, serta memasukkan dan menyetujui transaksi. Fitur offline juga penting, memungkinkan karyawan terus bekerja tanpa koneksi internet dan mengunggah data nanti.

Cara memilih software akuntansi yang tepat

1. Sesuaikan dengan ukuran dan jenis bisnis

Pilih software akuntansi yang sesuai dengan ukuran dan jenis bisnis Anda. Untuk usaha kecil atau menengah, software dengan fitur dasar dan harga terjangkau sudah cukup.

Namun, perusahaan besar dengan kebutuhan kompleks memerlukan software dengan fitur canggih dan kemampuan integrasi. Pastikan software dapat memenuhi kebutuhan spesifik industri dan skala operasi bisnis Anda.

2. Evaluasi fitur yang ditawarkan

Tentukan fitur penting yang Anda butuhkan dalam software akuntansi. Beberapa fitur utama termasuk core accounting, pemrosesan pembayaran, manajemen pajak, dan pembuatan laporan.

Bandingkan fitur dari berbagai software untuk memastikan solusi yang Anda pilih mencakup semua aspek akuntansi yang diperlukan. Pilihlah software yang dapat memberikan manfaat maksimal bagi bisnis Anda.

3. Pertimbangkan anggaran dan kebutuhan spesifik

Anggaran sangat penting saat memilih software akuntansi. Bandingkan biaya lisensi, biaya tambahan, dan biaya pemeliharaan dari berbagai opsi.

Pertimbangkan juga kebutuhan spesifik bisnis Anda, seperti dukungan berbagai mata uang atau integrasi dengan sistem lain. Pilih software yang memberikan nilai terbaik sesuai anggaran dan kebutuhan bisnis Anda.

4. Cek ulasan dan rekomendasi

Sebelum membuat keputusan akhir, baca ulasan dan rekomendasi dari pengguna lain. Ulasan ini memberi wawasan tentang kelebihan, kekurangan, dan pengalaman pengguna lainnya. Jika memungkinkan, coba demo atau versi percobaan untuk memastikan software sesuai dengan harapan dan kebutuhan Anda.

Contoh software akuntansi

Salah satu rekomendasi aplikasi akuntansi terbaik di Indonesia adalah Impact Accounting. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur bermanfaat untuk meningkatkan akurasi data keuangan, seperti:

• Otomatisasi proses bisnis, termasuk pencatatan penjualan, pembelian, inventaris, penggajian, dan rekonsiliasi bank.
• Pembuatan anggaran untuk setiap CoA dan analisis pengeluaran aktual, dengan kemudahan pengaturan anggaran, pajak, dan e-Faktur otomatis (seperti PPh 21, 22, 23, 25, PPN, dan lainnya).
• Kemampuan menghasilkan laporan keuangan secara real-time.

Impact Accounting juga unggul dalam menghasilkan berbagai jenis laporan keuangan dan dapat berintegrasi dengan sistem ERP. Anda bisa menambahkan modul tambahan sesuai kebutuhan dengan harga mulai dari Rp 250.000.

Baca juga: 15 Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha, Efisien dan Tepat!

Kesimpulan

Software akuntansi membantu mengelola keuangan perusahaan dengan efisien dan akurat. Memilih software akuntansi yang tepat sangat penting untuk efisiensi operasional dan pengelolaan keuangan yang optimal. Pertimbangkan jenis software yang sesuai dengan ukuran dan kebutuhan bisnis Anda, serta fitur-fitur yang paling penting. 

Pemilihan yang tepat memungkinkan perusahaan memanfaatkan teknologi untuk mempermudah akuntansi dan fokus pada pertumbuhan bisnis.