Pahami Apa itu Sistem Akuntansi, Fitur Penting & Cara Memilihnya

Dalam era bisnis yang semakin berkembang, permasalahan keuangan perusahaan menjadi semakin rumit ketika dihadapi secara manual. Banyak perusahaan telah mengakui manfaat sistem akuntansi sebagai solusi efektif untuk mengatasi tantangan tersebut. 

Dalam artikel ini, kita akan membahas  pentingnya penggunaan sistem akuntansi dalam menghadapi permasalahan keuangan perusahaan hingga tips memilih sistem akuntansi yang tepat. 

Apa itu Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah program komputer yang dirancang khusus untuk mempermudah pekerjaan akuntan atau bookkeepers dalam melakukan proses akuntansi seperti pembukuan atau pembuatan buku besar, pelaporan transaksi harian, dan kegiatan keuangan perusahaan lainnya. Transaksi yang terjadi setiap hari akan memakan waktu bila dilakukan berulang, software akuntansi membuat hal ini lebih efisien.

Di perusahaan besar, Sistem atau aplikasi akuntansi biasanya kembangkan sendiri oleh tim internal, namun saat ini sudah banyak pihak ketiga yang menawarkan produk software akuntansi dan setiap produk memiliki fitur dan fungsi yang berbeda. 

Semakin besar suatu perusahaan, maka akan membutuhkan produk dengan  fitur yang dapat disesuaikan/customized dengan kebutuhannya, berbeda dengan perusahaan kecil yang cenderung menggunakan produk yang siap pakai.   

Baca juga: 15 Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha, Efisien dan Tepat!

Mengapa menggunakan Sistem Akuntansi?

Dengan transaksi dan kegiatan akuntansi yang rutin dan banyak dilakukan setiap harinya, hal ini akan cukup menyita waktu. Semakin banyak juga transaksinya kemungkinan untuk terjadinya kesalahan akibat human error semakin besar. 

Menggunakan aplikasi akuntansi memiliki banyak manfaat penting dalam mengelola keuangan bisnis. Berikut adalah beberapa alasan mengapa aplikasi akuntansi penting untuk digunakan:

1. Melacak kegiatan keuangan: Aplikasi akuntansi akan sangat membantu dalam melacak setiap kegiatan keuangan bisnis Anda. Dari pencatatan transaksi harian hingga pelacakan pengeluaran dan pemasukan, memastikan bahwa tidak ada detail yang terlewatkan.

2. Mencegah error: Kesalahan manusia dalam pencatatan keuangan dapat berdampak serius pada kesehatan keuangan bisnis Anda. Aplikasi akuntansi membantu mengurangi risiko human error dengan otomatisasi proses dan perhitungan yang akurat.

3. Efisiensi waktu: Menggunakan software akuntansi membebaskan Anda dari tugas-tugas manual yang memakan waktu seperti pencatatan dan pembuatan laporan. Proses tersebut dilakukan secara otomatis, menjadi salah satu alasan menghemat waktu yang dapat difokuskan pada aspek lain dari bisnis Anda.

4. Dashboard real-time: Aplikasi akuntansi memberikan Anda akses ke dashboard real-time yang berisi metrik-metrik penting untuk analisis bisnis Anda. Dengan visualisasi data yang interaktif, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi tren dan kinerja keuangan yang membutuhkan perhatian.

5. Integrasi antar divisi: Dalam bisnis yang memiliki beberapa divisi atau departemen, integrasi antar divisi menjadi kunci. Aplikasi akuntansi memungkinkan data keuangan untuk diakses dan digunakan oleh berbagai bagian dalam bisnis, mengurangi silo informasi dan memastikan kerja sama yang lebih baik.

Fitur Aplikasi Akuntansi

Aplikasi akuntansi menyediakan berbagai fitur penting yang secara signifikan mendukung pengelolaan keuangan bisnis dan kondisi keuangan perusahaan:

Accounts Receivable

Software akuntansi memungkinkan Anda untuk melacak pembayaran dan piutang dari pelanggan. Anda dapat dengan mudah memonitor status pembayaran dan mengelola riwayat transaksi dengan pelanggan.

Memproses invoice

Aplikasi akuntansi mempermudah proses pembuatan invoice dengan menyimpan data pelanggan dan informasi harga produk. Ini memungkinkan Anda untuk menghasilkan faktur secara cepat dan akurat.

Invoice otomatis 

Sistem akuntansi memiliki fitur invoice otomatis, ini tidak hanya menghindari keterlambatan pembayaran karena lupa mengirimkan faktur, tetapi juga mengirimkan pengingat pembayaran kepada pelanggan. Hal ini memastikan bahwa pemasukan tidak terlewatkan dan membantu menjaga arus kas yang sehat.

Laporan keuangan 

Sistem akuntansi mencakup fitur double entry yang mendasar untuk akuntansi yang akurat. Selain itu, fitur analisis laporan keuangan memungkinkan Anda untuk menganalisis kesehatan keuangan bisnis secara lebih mendalam.

Purchasing 

Aplikasi akuntansi memberikan visibilitas penuh terhadap proses pembelian. Anda dapat melacak status pembelian, termasuk faktur, retur pembelian, dan pengiriman dari pemasok produk.

Baca juga: Manfaat Software Purchasing dan 5 Fitur Penting untuk Bisnis

Financial forecasting

Dengan fitur ini, Anda dapat merencanakan dan menganalisis kinerja keuangan bisnis kedepannya. Ini membantu Anda membuat proyeksi yang lebih baik tentang arus kas, pendapatan, dan pengeluaran di masa mendatang.

Tips memilih Sistem Akuntansi

Saat ini, terdapat banyak opsi sistem akuntansi yang dapat Anda pilih. Berikut beberapa tips agar aplikasi yang Anda pilih tepat untuk bisnis:

Customer support

Pilihlah vendor yang tidak hanya menyediakan perangkat lunak, tetapi juga memberikan layanan pelanggan yang baik. Pastikan mereka siap membantu Anda dalam mengatasi masalah atau pertanyaan yang mungkin timbul seiring penggunaan software akuntansi. 

Keamanan data

Pastikan Anda bertanya secara rinci tentang tindakan keamanan yang diimplementasikan oleh vendor. Data keuangan Anda adalah aset berharga, jadi Anda perlu memastikan bahwa aplikasi akuntansi yang Anda pilih memiliki fitur keamanan yang kuat dan mampu melindungi data Anda dari potensi ancaman dan pembocoran.

Kemudahan integrasi

Software akuntansi yang ideal harus mudah diintegrasikan dengan sistem atau divisi lain yang terlibat dalam operasi bisnis Anda. Pastikan perangkat lunak tersebut dapat berkomunikasi dengan sistem lain yang Anda gunakan, seperti sistem POS, CRM, atau inventaris. 

Contoh Sistem Akuntansi: Impact

Salah satu rekomendasi aplikasi akuntansi terbaik di Indonesia adalah Impact Accounting. Impact Accounting merupakan salah satu perangkat lunak akuntansi terunggul di Indonesia yang dikembangkan oleh PT Chub Pamadana International. 

Aplikasi akuntansi ini menawarkan sejumlah fitur bermanfaat yang dapat meningkatkan akurasi data keuangan, termasuk:

• Otomatisasi berbagai proses bisnis mulai dari pencatatan penjualan, pembelian, inventaris, penggajian, hingga rekonsiliasi bank.
• Buat anggaran untuk setiap CoA dan analisa pengeluaran aktual
• Kemudahan pengaturan anggaran, pajak, dan e-Faktur yang diotomatiskan (seperti PPh 21, 22, 23, 25, PPN, dan lainnya).
• Kemampuan untuk menghasilkan laporan keuangan secara real-time.

Selain kemampuannya dalam menghasilkan berbagai jenis laporan keuangan, keunggulan Impact Accounting juga dapat diperluas secara komprehensif dengan berlangganan ERP. 

Tidak hanya itu, Anda juga diberikan kesempatan untuk menambahkan modul tambahan dengan permintaan, dengan harga mulai dari 250 ribu rupiah.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, penggunaan aplikasi akuntansi tidak hanya memastikan akurasi dan efisiensi dalam pengelolaan keuangan bisnis Anda, tetapi juga memberikan wawasan yang berharga untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Impact Accounting memberikan fitur fitur akuntansi yang sangat membantu Anda menjalankan bisnis, buat keputusan bisnis berdasarkan data aktual dengan laporan keuangan dan profitabilitas secara real time dan akurat