Apa itu Sistem POS?

Apa itu sistem POS?

Sistem POS adalah software yang mengelola aktivitas transaksi dan operasional harian yang terjadi di titik penjualan.

Tujuan dari Sistem POS adalah untuk mengotomatisasi pencatatan transaksi dan operasional penjualan guna memastikan akurasi data dan kelancaran proses bisnis.

Manfaat sistem POS

• Meningkatkan kecepatan dan akurasi transaksi penjualan
• Mengintegrasikan data pelanggan dan loyalitas
• Memberikan laporan penjualan dan aktivitas kas harian
• Mempermudah pengelolaan promosi dan bundling produk
• Menyediakan data real-time untuk pengambilan keputusan

Jenis sistem POS

1. POS Stasioner: Sistem kasir berbasis perangkat tetap seperti komputer dan printer struk yang biasa digunakan di toko retail dan restoran besar.
2. POS Mobile: Sistem kasir yang berjalan di smartphone atau tablet untuk transaksi portabel dan praktis di lapangan.
3. POS Cloud: Sistem POS yang tersambung ke internet dan menyimpan data di cloud, memungkinkan akses dari mana saja secara real-time.
4. Self-Service POS: Mesin kasir swalayan yang memungkinkan pelanggan melakukan transaksi sendiri tanpa bantuan kasir.
5. POS Desktop: Software POS yang diinstal di komputer lokal dan digunakan secara offline dengan penyimpanan data di perangkat itu sendiri.
6. POS Hybrid: Sistem gabungan antara offline dan cloud yang tetap berfungsi saat internet mati dan akan sinkron otomatis saat online.
7. POS Industri Khusus: POS yang dirancang khusus untuk kebutuhan spesifik seperti restoran, salon, hotel, atau bengkel.

Cara kerja sistem POS

Fitur utama sistem POS

1. Transaksi Penjualan Cepat: Memproses penjualan barang secara instan dengan pemindaian barcode atau pencarian produk manual.
2. Multi Metode Pembayaran: Mendukung pembayaran tunai, kartu, e-wallet, QRIS, dan split payment dalam satu transaksi.
3. Manajemen Produk: Mengelola data produk seperti nama, harga, satuan, barcode, dan kategori dalam sistem.
4. Diskon & Promo Otomatis: Menerapkan promo beli 1 gratis 1, diskon persentase, atau promo waktu tertentu secara otomatis saat transaksi.
5. Cetak & Kirim Struk: Mencetak struk pembelian langsung dari mesin kasir atau mengirim e-struk via email/WhatsApp.
6. Manajemen Kas & Shift Kasir: Mengelola pembukaan dan penutupan kasir, mencatat kas masuk/keluar, dan laporan uang harian.
7. Integrasi Inventaris & Akuntansi: Otomatis memperbarui stok dan mencatat transaksi keuangan secara real-time ke sistem pusat.
8. Laporan Penjualan Real-time: Menyediakan laporan per produk, kasir, waktu, atau outlet, lengkap dengan analitik performa.

Cara kerja sistem POS adalah dengan mengotomasisasi proses utama berikut:

1. Pencatatan Penjualan: Produk dipindai, harga dan promo dihitung otomatis, lalu total transaksi ditampilkan kepada pelanggan.
2. Pengurangan Stok Otomatis: Setelah transaksi selesai, sistem langsung mengurangi jumlah stok barang secara real-time.
3. Pemrosesan Pembayaran: Sistem menerima pembayaran sesuai metode pilihan pelanggan, menghitung kembalian, dan mencatat transaksi.
4. Penerapan Promo: Promo yang aktif akan otomatis diterapkan tanpa perlu campur tangan kasir, termasuk promo waktu terbatas atau kuantitas.
5. Pencetakan Struk & Laporan Kas: Setelah pembayaran, sistem mencetak struk dan mencatat transaksi ke laporan kas harian kasir.
6. Rekonsiliasi Kas Otomatis: Di akhir shift, sistem membandingkan transaksi dengan jumlah uang fisik untuk akurasi dan pelaporan.
7. Pembuatan Laporan Penjualan: Sistem otomatis menyusun laporan penjualan berdasarkan berbagai parameter dan bisa diakses manajemen secara online.

Implementasi sistem POS

Kegagalan implementasi sistem POS

Sekitar 40% implementasi sistem POS (Point of Sale) gagal memenuhi harapan bisnis, umumnya disebabkan oleh kurangnya perencanaan, pelatihan staf yang tidak memadai, integrasi sistem yang buruk, dan ketidaksesuaian fitur dengan kebutuhan toko (Brightpearl, 2022).

Langkah implementasi sistem POS

1. Perencanaan

• Tentukan Tujuan Penggunaan POS:
  Misalnya: mempercepat transaksi, pencatatan penjualan otomatis, dan pengurangan stok real-time.
• Identifikasi Kebutuhan Toko:
  Contoh: support barcode scanner, input manual, cetak struk, fitur diskon, metode pembayaran tunai/non-tunai, laporan penjualan harian.
• Pilih Sistem POS yang Sesuai:
  Bandingkan beberapa POS (offline, online/cloud-based), dan pastikan sesuai dengan jenis usaha, skala bisnis, serta kemampuan staf.

2. Persiapan

• Input Data Produk:
  Masukkan semua data barang: nama produk, harga jual, kode/barcode, dan stok awal.
• Atur Alur Transaksi:
  Buat alur penggunaan: kasir input barang → pilih metode bayar → cetak struk → update stok → simpan data penjualan.
  Uji Coba Sistem (Testing):
  Lakukan simulasi transaksi dari awal sampai akhir untuk memastikan semua fungsi berjalan: input barang, stok berkurang, struk keluar, dan laporan muncul.
• Pelatihan Pengguna:
  Latih kasir dan staf untuk menggunakan POS (baik dari HP, tablet, atau komputer), termasuk bagaimana menangani retur, diskon, dan transaksi gagal.

3. Go-live (Mulai Digunakan)

• Mulai Operasional dengan POS:
  Jalankan sistem POS sebagai alat utama transaksi di toko.
• Pantau dan Beri Dukungan:
  Pantau penggunaan sistem selama beberapa hari pertama. Siapkan panduan singkat jika staf butuh bantuan cepat.
• Evaluasi dan Penyesuaian:
  Setelah berjalan beberapa hari/minggu, evaluasi laporan, kemudahan penggunaan, dan minta masukan dari pengguna toko untuk penyempurnaan (misalnya: kategori barang, shortcut, laporan khusus).

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.