Software ERP Retail: 6 Fitur Unggulan & Cara Memilihnya

Bisnis retail menjadi salah satu jenis usaha yang kian berkembang setiap tahunnya. Tercatat pada kuartal II tahun 2022, penjualan retail meningkat hingga 15,42% (yoy). Namun, jika bisnis ritel terus berjalan secara manual, akan sulit untuk bersaing dengan bisnis lainnya.

Oleh karena itu, penggunaan ERP menjadi solusi yang tepat, digunakan untuk mengotomatiskan proses bisnis perusahaan dan membantu pemilik bisnis melihat gambaran besar perusahaan mereka. Banyaknya penyedia ERP menjadi tantangan tersendiri bagi Anda untuk dapat memilih ERP yang sesuai. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai definisi, fitur, serta tips dalam memilih ERP retail yang tepat untuk Anda.

Apa itu software ERP retail?

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah software terintegrasi yang bertujuan untuk mengotomatiskan proses bisnis perusahaan dan membantu pemilik bisnis melihat gambaran besar perusahaan mereka. ERP juga membantu menyederhanakan kegiatan bisnis sehari-hari seperti akuntansi, pengadaan (procurement), gudang (warehouse), operasi rantai pasokan (supply chain operations), manufaktur, manajemen proyek, dan sumber daya manusia (human resources).

Salah satu jenis ERP yang paling populer yaitu ERP retail, digunakan untuk berbagai bisnis ritel beserta proses bisnis yang mereka jalankan. Software ERP retail adalah ERP yang dirancang khusus untuk bisnis retailer (pengecer) beserta proses bisnis yang mereka jalankan. Software ERP ritel memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan dan mengintegrasikan proses bisnis ritel secara real-time, disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis tanpa perlu melakukan operasi secara manual.

Software ERP tersebut selanjutnya berfungsi untuk meningkatkan keuntungan melalui fitur di dalamnya seperti sistem Point of Sales (PoS) untuk mengelola penjualan di toko. Selain itu, terdapat berbagai fitur lain pada ERP retail seperti penjualan, inventaris, dan lain sebagainya yang akan dibahas lebih lanjut melalui artikel berikut.

Baca juga: Apa itu ERP?

Mengapa retail membutuhkan software ERP?

Retailer konvensional saat ini masih menghadapi persaingan dari toko online yang menyebabkan rendahnya margin pada bisnis. Sementara di lain sisi, mereka harus membayar upah kepada banyak karyawan, menangani stok yang terus bergerak, memantau diskon dan poin loyalitas yang diterapkan pada banyak produk, dan sebagainya.

Mengelola bisnis retail dengan banyak toko, memang menjadi pekerjaan berat apalagi jika masih dilakukan dengan tools sederhana seperti Excel dan Google Sheets. Oleh karena itu, sudah menjadi keharusan bagi pemilik bisnis untuk berinovasi dan meningkatkan cara mereka dalam melakukan bisnis dan merampingkan proses memenangkan persaingan.

Salah satu solusi yang tepat yaitu dengan menerapkan ERP retail. Dengan sistem ERP, kegiatan operasional pada bisnis ritel dapat berjalan secara otomatis dan terintegrasi. Misalnya, dengan modul CRM yang terdapat pada ERP, maka perusahaan dapat memperoleh informasi mengenai pelanggan dan detail pengiriman produk untuk kemudian diinformasikan kepada pelanggan.

Jika pesanan siap dikirim, ERP retail melalui modul inventory juga akan secara otomatis mengurangi inventaris dan jika stok menipis maka akan secara otomatis memberikan notifikasi agar dapat melakukan produksi kembali. Dengan software ERP ritel, maka proses transaksi dapat dilakukan secara transparan dan efisien. Keuntungan lainnya yaitu Anda dapat memperoleh detail proses yang disesuaikan dengan setiap merk atau bisnis ritel tertentu.

Tanda bisnis membutuhkan ERP retail

Keberadaan ERP sangat menguntungkan bagi pelaku bisnis ritel. Lalu, apa saja tanda-tanda jika bisnis ritel Anda membutuhkan Software ERP? Berikut penjelasannya:

Proses bisnis rumit

Pada retailer konvensional, proses bisnis biasanya berjalan sangat rumit karena banyak hal yang masih dilakukan secara manual. Misalnya, penggunaan faktur penjualan yang masih menggunakan kertas mempersulit perusahaan untuk mengintegrasikannya dengan fungsi bisnis lain sehingga prosesnya cenderung lama.

Dengan modul keuangan yang terintegrasi di Software ERP, Anda dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas,  dan akurasi dalam sistem akuntansi bisnis Anda.

Berkaitan dengan pelaporan keuangan, ERP menghilangkan proses input data dengan menggunakan spreadsheet yang jumlahnya sangat banyak untuk menyajikan seluruh data keuangan. Sistem ERP dapat mengoperasikan perhitungan dengan lebih cepat dan hanya membutuhkan hitungan detik.

Terlalu banyak software yang berbeda

Penggunaan software yang berbeda-beda pada satu bisnis ritel akan berdampak pada inefisiensi proses kerja. Misalnya, satu karyawan menggunakan suatu software untuk melacak, mencatat, dan memproses informasi, tetapi ternyata karyawan lain menggunakan software yang berbeda tentu akan mempersulit proses kerja karena membutuhkan waktu untuk menyesuaikan data.

Dengan software ERP, Anda dapat memperoleh manfaat dari berbagai proses bisnis seperti inventaris, detail penjualan, penggajian karyawan, sistem pengiriman barang, dan sebagainya sehingga tidak membutuhkan software terlalu banyak. ERP menggabungkan semua sistem pada satu database dan memberikan informasi yang akurat dan real-time.

Sulit mengambil data

Data perusahaan retail cenderung banyak dan rumit. Jika pemimpin menanyakan mengenai pertumbuhan profit dari bulan ke bulan, maka akan membutuhkan waktu yang lama untuk menjawabnya jika masih dilakukan secara manual. Hal itu karena karyawan harus mencari data di tumpukan dokumen.

Dengan sistem ERP, Anda dan karyawan lain bisa memiliki akses ke data perusahaan saat ini, sehingga pekerjaan bisa menjadi lebih efektif dan efisien khususnya dalam pengambilan data.

Pelanggan mengeluh

Saat bisnis masih berskala kecil, mungkin manajemen persediaannya masih tergolong mudah. Tetapi seiring berkembangnya bisnis, Anda harus bisa memastikan persediaan bisa memenuhi permintaan pelanggan dalam waktu yang cepat.

Jika pelanggan kehabisan produk atau pengirimannya tertunda, perusahaan Anda bisa mendapatkan reputasi yang buruk karena tidak bisa diandalkan dan pelayanannya buruk.

Sistem ERP memberikan semua departemen akses ke informasi yang sama secara real time sehingga siapa pun yang sedang berhadapan dengan pelanggan bisa menjelaskan ketersediaan produk tanpa perlu menunggu data dari departemen lain.

Manajemen IT yang tidak baik

Departemen IT pasti tertekan jika harus mengelola banyak sistem di seluruh perusahaan Anda. Mereka harus menyesuaikan dan memelihara sistem yang biasanya sulit dikerjakan secara individu serta membutuhkan biaya yang besar.

Software ERP retail dapat membantu memfasilitasi sistem agar beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis tanpa perlu menghabiskan waktu departemen IT atau membayar developer dengan harga mahal.

6 fitur software ERP untuk bisnis retail

ERP retail memiliki berbagai fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut penjelasan mengenai 6 fitur atau modul utama dari software ERP ritel:

1. Point of Sales (PoS)

Point of Sales (PoS) adalah salah satu fitur paling penting pada ERP retail. Banyaknya transaksi yang terjadi pada bisnis retail cenderung sulit untuk dilacak jika masih dilakukan secara manual. Adanya fitur PoS memudahkan Anda untuk memonitor semua jenis transaksi dimanapun dan kapanpun sehingga penjualan dapat terkontrol.

Fitur PoS juga memungkinkan Anda untuk mengakses data penjualan dengan mudah secara online atau offline melalui website dengan adanya auto sync. Fitur ini biasanya digunakan pada toko, restoran, dan apotek.

2. E-commerce

Fitur ini dapat membantu perusahaan untuk membangun website belanja sendiri. Perusahaan juga dapat dengan mudah mengelola inventaris dan penjualan dengan adanya inventaris yang terintegrasi.

Modul e-commerce membantu menyediakan portal bagi pelanggan dalam bertransaksi dan membantu perusahaan untuk mengatur invoice dan pengiriman.

3. Customer Relationship Management (CRM)

Pepatah “pelanggan adalah raja” masih terus berlaku pada bisnis retail, yang membuat penting bagi bisnis retail untuk dapat melayani pelanggan dengan sangat baik. Oleh karena itu, modul CRM yang berhubungan langsung dengan pelanggan merupakan bagian penting dari ERP retail.

Hal ini membantu pemilik bisnis retail untuk memiliki data terintegrasi mengenai pelanggan mereka dan mengatasi semua rintangan terkait layanan pelanggan. Beberapa fungsinya yaitu untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi tentang pembelian pelanggan dan memungkinkan Anda mendeteksi pola dan menawarkan layanan yang dipersonalisasi.

Anda juga dapat menentukan pelanggan yang loyal dan menawarkan hadiah melalui insentif manajemen loyalitas. Semua materi promosi dan skema pemasaran dapat disesuaikan dan ditargetkan sehingga pelanggan hanya menerima pesan yang relevan dengan mereka. Modul manajemen pelanggan juga memungkinkan bisnis untuk menanggapi keluhan, pengembalian, dan sebagainya dengan cepat dan lancar.

4. Inventory

Fitur manajemen inventaris yang efektif membantu Anda mempertahankan tingkat stok produk yang optimal dan menjaga aliran barang yang stabil ke inventaris saat ini. Selain itu, fitur inventory juga membantu memastikan Anda agar memiliki stok yang cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan dan melaksanakan transaksi.

Software ini dapat membantu melacak kedaluwarsa produk dan barang yang mudah rusak, dengan memberitahu Anda setiap kali item dalam inventaris mendekati tanggal tersebut. Hal ini memungkinkan retailer untuk menawarkan produk dengan harga diskon dan menghapusnya sebelum kedaluwarsa daripada membuangnya setelah tanggal kedaluwarsa.

5. Omnichannel

ERP retail juga memiliki fitur omnichannel yang membantu Anda untuk mengintegrasikan bisnis dengan marketplace. Dengan modul omnichannel, Anda dapat mengelola data pada berbagai marketplace secara otomatis melalui satu dashboard.

Selain itu, fitur omnichannel juga secara otomatis dapat merekomendasikan produk kepada pelanggan. Omnichannel juga membantu perusahaan dalam membandingkan berbagai marketplace untuk selanjutnya dapat dioptimalkan, dihentikan, atau dilanjutkan.

6. Accounting

Fitur akuntansi pada ERP ritel juga membantu Anda untuk memperoleh data keuangan secara akurat dan real-time. Dengan fitur accounting, tidak ada lagi penggunaan spreadsheet yang memakan banyak waktu, karena kegiatan journal entries, rekonsiliasi akun, hingga invoicing telah dilakukan secara otomatis.

Selain itu, penggunaan modul akuntansi juga dapat mengurangi potensi human error yang biasanya terjadi pada entri data manual. Perusahaan juga secara langsung terintegrasi dengan peraturan perhitungan perpajakan yang berlaku di Indonesia, seperti PPh 21, 22, 23,25, dan PPN.

Tips memilih software ERP retail yang tepat

Saat ini banyak perusahaan yang menawarkan ERP retail dengan masing–masing kelebihannya. Berikut tips untuk memilih ERP ritel yang tepat untuk bisnis Anda:

Sesuaikan dengan kebutuhan

Sebagian perusahaan ERP memiliki fitur-fitur yang hampir sama, namun Anda juga harus menyesuaikan fitur dengan kebutuhan perusahaan. Mungkin ada beberapa pebisnis yang membutuhkan software untuk integrasi semua proses, tetapi pebisnis lain mungkin hanya memerlukan software tertentu.

Lakukan riset

Sebelum mengimplementasikan ERP, pastikan Anda mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai perusahaan yang menyediakan ERP. Beberapa informasi yang perlu diketahui yaitu berkaitan dengan jumlah klien, perbandingan harga dengan perusahaan lain, dan bagaimana pelayanan yang disediakan oleh perusahaan tersebut. Jika Anda telah menemukan keunggulan salah satu penyedia, maka Anda dapat menanyakan hal detail lainnya.

Cari testimoni tentang perusahaan dari beberapa klien

Testimoni adalah hal penting yang dapat meyakinkan Anda dalam memilih ERP retail. Anda sebaiknya mencari testimoni dan ulasan klien mengenai implementasi ERP pada perusahaannya. Jika sebagian testimoni menyarankan pada penyedia ERP tertentu, maka Anda dapat memperoleh gambaran mengenai bagaimana perusahaan tersebut memberikan layanan kepada klien-kliennya.

Sesuaikan dengan budget anda

Harga menjadi pertimbangan penting sebelum memilih Software ERP untuk bisnis retail. Jika segala informasi mengenai perusahaan ERP sudah didapatkan, maka perusahaan perlu mempertimbangkan budget yang akan dikeluarkan. Pastikan Anda memilih aplikasi dengan harga yang sesuai kebutuhan serta budget yang Anda miliki. Selain itu, Anda perlu meninjau kelebihan dan kekurangan pada perusahaan tersebut.

Baca juga: Apa itu Grosir: Pengertian, Keuntungan, dan Tantangan

Kesimpulan

Setiap jenis industri memiliki permasalahan yang unik dan berbeda sehingga membutuhkan solusi software yang berbeda. Pada industri retail yang cenderung kompleks, perusahaan perlu mengimplementasikan Software ERP retail untuk mempermudah proses bisnis. Software tersebut memiliki berbagai fitur pendukung mulai dari PoS, akuntansi, hingga inventaris yang masing-masing saling terintegrasi.

Dalam memilih software yang tepat, Anda perlu mempertimbangkan beberapa tips mulai dari harga, fitur, dan pelayanan. Impact menjadi salah satu penyedia ERP retail dengan berbagai keunggulan untuk bisnis retail Anda. ERP Impact membantu Anda mencapai transformasi digital pada seluruh proses bisnis.