5 Jenis Struktur Organisasi Toko Retail dan Contohnya

Menentukan struktur organisasi toko ritel adalah bagian penting dari suksesnya strategi suatu bisnis. Struktur organisasi menjadikan operasional dan pelaporan semakin jelas dan terdefinisi dengan baik. Hal itu akan membantu perusahaan untuk mempertanggung jawabkan individu dan rantai komando.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai struktur organisasi toko retail mulai dari definisi, elemen, hingga contoh dari struktur organisasinya.

Apa itu struktur organisasi toko retail

Struktur organisasi adalah susunan dari elemen dalam perusahaan yang menunjukkan fungsi dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Pada toko retail, struktur organisasinya menjabarkan berbagai fungsi di perusahaan ritel dari atas ke bawah. Struktur ini menggambarkan pembagian kerja, rantai komando, jenis pekerjaan, kelompok pekerjaan, dan tingkat manajemen.

Kompleksitas struktur organisasi toko ritel bergantung pada ukuran operasi, filosofi manajemen, dan jenis manajemen yang diinginkan. Beberapa elemen yang mungkin dari struktur ini termasuk eksekutif, penjualan, pemasaran, keuangan dan operasi.

Jenis struktur organisasi

Berdasarkan jenisnya, terdapat beberapa jenis struktur organisasi perusahaan retail yang dapat digunakan, yaitu:

1. Struktur fungsional adalah struktur yang paling sering digunakan. Pembentukannya berdasarkan pada tugas manajemen di dalam perusahaan seperti pemasaran, manajemen, dan SDM. Digunakan oleh perusahaan yang cakupan produknya tidak terlalu luas.
2. Struktur divisional yaitu struktur yang dikelompokkan berdasarkan layanan, pasar, dan kesamaan produk. Biasanya digunakan oleh perusahaan skala menengah ke atas.
3. Struktur matriks adalah gabungan dari fungsional dan divisional yang digunakan pada perusahaan besar atau multinasional. Dengan struktur ini, perusahaan dapat dengan mudah mengambil keputusan.
4. Struktur komite yaitu struktur yang dalam pengerjaan tugasnya dapat dilakukan secara kolektif. Pengambilan keputusan melalui musyawarah dapat dilakukan dengan mudah.
5. Struktur tim kerja adalah struktur organisasi yang dibuat sementara untuk menangani proyek yang mendadak dan tak terduga. Biasanya terdiri dari karyawan yang dinilai mampu dalam menangani permasalahan.

Fungsi-fungsi penting dalam perusahaan retail

Berikut beberapa fungsi penting yang biasanya terdapat pada perusahaan retail:

Eksekutif

Bagian paling atas dari struktur organisasi retail yaitu eksekutif. Para eksekutif terdiri dari presiden atau CEO (Chief Executive Officer) dan beberapa kepala departemen yang memegang tanggung jawab penuh sesuai dengan area yang dikendalikan. Berikut beberapa kepala eksekutif di bawah kendali CEO:

COO (Chief Operating Officer)

COO bertanggung jawab untuk semua fungsi operasioal retail baik di toko atau di gudang di area yang berbeda-beda. Beberapa tanggung jawab lainnya yaitu:

• Manajemen operasi toko
• Manajemen penjualan toko
• Manajemen operasi gudang
• Manajemen inventaris
• Pengiriman antara toko dan gudang

Dengan berbagai tanggung jawab tersebut, menjadikan tim operasional sebagai tim terbesar yang terdapat pada perusahaan retail dan menjadi inti dari fungsi bisnis retail.

Baca juga: Manajemen Retail: Definisi, Jenis, dan 3 Strategi Penerapan

CCO (Chief Commercial Officer)

CCO bertanggung jawab untuk semua hal yang berkaitan dengan komersial, seperti:

• Pembelian
• Manajemen vendor
• Merchandising
• Pricing
• Markdowns

Fungsi ini juga menjadi salah satu aspek penting pada perusahaan retail.

CFO (Chief Financial Officer)

CFO memiliki tanggung jawab untuk mengelola segala aspek keuangan pada perusahaan, seperti perencanaan dan penganggaran, keuangan, audit, dan pelaporan keuangan. Beberapa posisi yang termasuk pada bagian ini yaitu manajer keuangan, akuntan, dan auditor. Fungsi ini dikategorikan sebagai fungsi pendukung.

CHRO (Chief HR Officer)

Tim CHRO bertanggung jawab untuk pengelolaan sumber daya manusia pada perusahaan. Beberapa aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya yaitu: rekrutmen, manajemen sumber daya manusia, budaya perusahaan, serta payroll. Biasanya, fungsi ini terdapat pada kantor pusat dan masing-masing area cabang.

CMO (Chief Marketing Officer)

CMO bertugas untuk mengendalikan semua hal yang berkaitan dengan pemasaran dan aspek kreatif dari bisnis, misalnya periklanan, SEO, sosial media, dan partnership. Biasanya terdapat pada kantor pusat dan menjadi fungsi pendukung dari bisnis.

Operasional

Operasi dapat merujuk pada berbagai tanggung jawab dalam struktur perusahaan ritel, seperti operasi toko, pergudangan dan pengiriman, keamanan, logistik, dan pemeliharaan fasilitas. Fungsi-fungsi ini bertanggung jawab terhadap aspek fisik operasi pada toko ritel.

Beberapa posisi yang termasuk pada operasional yaitu bagian manajer area, tim gudang, dan tim toko yang memuat kasir, administrasi dan sebagainya.

Keuangan

Tim keuangan pada toko ritel bertanggung jawab atas semua masalah keuangan, misalnya, pembukuan dan pencatatan harian, yang kemudian diteruskan ke tingkat perusahaan. Informasi ini digabungkan dengan akuntansi perusahaan untuk membuat gambaran menyeluruh tentang kesehatan keuangan toko ritel.

Sales dan marketing

Penjualan tidak hanya ditemukan pada tingkat toko, tetapi juga dapat mencakup manajer penjualan regional atau distrik untuk perusahaan multi-unit. Tenaga penjualan juga dapat dibagi menjadi departemen atau bidang keahlian khusus produk.

Guna mengontrol dan mengelola transaksi toko retail yang tersebar pada beberapa lokasi, perusahaan dapat menggunakan Impact POS Module. Software POS Impact juga dapat dikustomisasi berdasarkan kebutuhan Anda.

Contoh struktur organisasi toko retail

Struktur organisasi toko retail dapat dijelaskan melalui gambar berikut:

1. Pemilik

Pemilik atau owner adalah seseorang atau sekelompok orang yang memberikan modal untuk mendirikan sebuah toko atau perusahaan retail. Pemilik berhak untuk mengetahui segala aktivitas yang terjadi pada perusahaannya dan menjadi otoritas tertinggi pada retail.

2. Direktur

Direktur memiliki beberapa peran terkait dengan toko retail. Beberapa peran tersebut yaitu:

• Memimpin perusahaan dan membuat kebijakan perusahaan
• Memilih, menetapkan, mengawasi karyawan dan manajer
• Menyetujui anggaran tahunan perusahaan
• Memberikan laporan kepada pemilik mengenai kinerja perusahaan

3. Manajer umum

Manajer umum bertanggung jawab atas seluruh bagian fungsional pada perusahaan. Terdapat beberapa unit yang dikendalikan oleh manajer utama dan mengepalai beberapa manajer fungsional.

4. Sekretaris

Sekretaris menjadi orang yang dipercayai pemimpin untuk menyimpan informasi tertentu. Selain itu, tugas sekretaris lainnya yaitu mengatur aktivitas perusahaan, menjadi alternatif pemikir dari pemimpin, dan menjadi perantara bagi pihak-pihak yang ingin menghubungi pimpinan.

5. Staf administrasi

Staf administrasi bertugas untuk melaksanakan pelayanan kantor, administrasi perkantoran, dan mendukung operasional perusahaan. Staf administrasi juga melakukan aktivitas surat-menyurat, dokumentasi, arsip, dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan terhadap target yang ditentukan.

6. Supervisor

Supervisor menjadi penghubung antara staf dan atasan. Supervisor tidak membuat kebijakan strategis, tetapi hanya meneruskan kebijakan dari atasan ke staf di bawahnya. Seorang supervisor harus mampu membangun relasi dengan baik dan mampu untuk menjalankan peran secara optimal agar staf bekerja dengan baik.

7. Marketing retail/project

Marketing retail bertugas untuk menjual produk perusahaan dengan menggunakan berbagai strategi. Retail market harus memastikan bahwa produknya mampu bersaing dengan produk lain dan meningkatkan keuntungan perusahaan.

8. Staf/karyawan

Beberapa yang termasuk pada staf toko retail yaitu kasir, penjaga toko, dan karyawan toko.. Tugas dari staf adalah untuk melakukan tugas yang diberikan supervisor yang menguntungkan perusahaan.

Kesimpulan

Struktur organisasi toko retail adalah susunan dari beberapa elemen posisi dalam perusahaan yang menggambarkan tugas dan rantai komando untuk masing-masing posisi. Biasanya terdapat beberapa fungsi yang terdapat pada perusahaan retail yaitu mulai dari eksekutif, operasional, keuangan, hingga pemasaran.

Guna memudahkan pengelolaan toko retail, Anda dapat menerapkan ERP retail Impact yang terdiri dari berbagai modul seperti Point of Sales (POS), Warehouse, dan Omnichannel.