Apa itu Supply Chain Management System?

Apa itu supply chain management system?

Supply Chain Management System adalah software yang mencakup pengelolaan alur barang, informasi, dan proses antar-entitas dalam rantai pasok.

Tujuan dari Supply Chain Management System adalah untuk mengintegrasikan alur pasok guna memastikan efisiensi, transparansi, dan ketepatan waktu dalam rantai distribusi.

Manfaat supply chain management system

• Mengintegrasikan data antara pemasok, distributor, dan gudang
• Memantau alur logistik dan ketersediaan barang
• Menyediakan prediksi permintaan berdasarkan data historis
• Mengurangi lead time dan memperbaiki ketepatan pengiriman
• Meningkatkan efisiensi koordinasi lintas departemen

Jenis supply chain management system

1. Procurement Management System: Mengelola proses pembelian bahan baku dari supplier termasuk permintaan pembelian, negosiasi harga, dan penerimaan barang.
2. Inventory Management System: Mengatur stok bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi secara real-time untuk menjaga keseimbangan supply & demand.
3. Warehouse Management System (WMS): Mengoptimalkan proses penyimpanan, pengambilan, dan distribusi barang di gudang dengan sistem otomatis.
4. Order Management System (OMS): Melacak dan mengelola pesanan pelanggan serta pengiriman dari awal hingga selesai secara efisien.
5. Logistics Management System: Mengelola armada pengiriman, rute, biaya transportasi, dan pelacakan pengiriman barang.
6. Demand Planning System: Memprediksi kebutuhan pasar di masa depan agar produksi dan pengadaan bisa disesuaikan secara optimal.
7. Supply Planning System: Menentukan berapa banyak dan kapan harus memproduksi atau membeli barang berdasarkan permintaan yang diproyeksikan.
8. Supplier Relationship Management (SRM): Membangun dan mengelola hubungan jangka panjang dengan pemasok untuk memastikan kualitas dan ketepatan pengiriman.
9. Production Planning System: Merencanakan dan menjadwalkan proses produksi agar sesuai dengan kapasitas dan permintaan pasar.
10. SC Visibility & Analytics System: Memberikan data real-time dan laporan menyeluruh mengenai alur supply chain untuk meningkatkan efisiensi dan pengambilan keputusan.

Cara kerja supply chain management system

Fitur utama supply chain management system

1. Demand planning & forecasting: Memprediksi permintaan produk berdasarkan data historis, musiman, dan tren pasar untuk perencanaan pasokan yang lebih akurat.
2. Supplier relationship management (SRM): Mengelola kinerja dan hubungan dengan supplier, termasuk kontrak, pengiriman tepat waktu, dan kualitas barang.
3. Production planning: Merencanakan jadwal produksi, penggunaan mesin, tenaga kerja, dan bahan baku agar proses berjalan efisien dan sesuai target.
4. Inventory optimization: Mengontrol stok bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi agar tetap optimal, tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit.
5. Order fulfillment: Mengelola proses pemenuhan pesanan dari pelanggan, mulai dari picking, packing, shipping, hingga pelacakan pengiriman.
6. Logistics & transportation management: Mengatur pengiriman barang secara efisien melalui berbagai moda transportasi, termasuk optimasi rute dan pelacakan pengiriman.
7. Supply chain visibility: Memberikan transparansi menyeluruh atas seluruh rantai pasok dari hulu ke hilir, membantu pengambilan keputusan cepat dan tepat.
8. Analytics & risk management: Menyediakan analisis performa rantai pasok dan mengidentifikasi potensi risiko seperti keterlambatan pengiriman, kekurangan stok, atau gangguan supplier.

Cara kerja supply chain management system adalah dengan mengotomasisasi proses utama berikut:

1. SCM bekerja dengan mengotomatiskan alur perencanaan, pengadaan, produksi, distribusi, hingga pengembalian barang dalam rantai pasok, dengan proses utama sebagai berikut:
2. Plan to produce: Merencanakan permintaan dan kapasitas produksi berdasarkan data historis, tren pasar, dan pesanan, lalu menyusun rencana produksi yang optimal.
3. Procure to stock: Mengelola pembelian bahan baku atau komponen dari supplier berdasarkan kebutuhan produksi dan stok minimum, termasuk negosiasi harga, kontrak, dan penerimaan barang.
4. Make to order: Menangani proses produksi berdasarkan pesanan pelanggan secara custom, dengan pelacakan waktu dan biaya produksi secara real-time.
5. Warehouse to delivery: Mengelola penyimpanan barang jadi dan perencanaan pengiriman ke distributor, pengecer, atau pelanggan akhir dengan efisiensi tinggi.
6. Returns & recalls: Menangani pengembalian barang (retur) dan penarikan produk dari pasar (recall) secara sistematis dan terdokumentasi.
7. Collaborative planning: Mengintegrasikan data dari supplier, manufaktur, distributor, dan pengecer untuk perencanaan kolaboratif yang mengurangi kelebihan stok dan kekurangan pasokan.

Implementasi supply chain management system

Kegagalan implementasi supply chain management system

Sekitar 70% implementasi software bisnis termasuk sistem manajemen rantai pasok (Supply Chain Management System) gagal mencapai hasil yang diharapkan, terutama karena kurangnya visibilitas end-to-end, ketidaksesuaian proses bisnis, data yang tidak akurat, serta integrasi teknologi yang buruk (Gartner, 2022).

Langkah implementasi supply chain management system

1. Perencanaan

Tentukan tujuan implementasi
Beberapa contoh tujuan:

• Menyinkronkan data antar divisi (pembelian, gudang, produksi, distribusi)
• Mengurangi lead time dan biaya operasional
• Meningkatkan visibilitas seluruh rantai pasok
• Mengoptimalkan stok dan permintaan pasar

Identifikasi kebutuhan supply chain
Tentukan fitur dan proses yang dibutuhkan:

• Perencanaan permintaan (demand planning)
• Pengadaan bahan baku dan vendor management
  Manajemen inventori multi-gudang
• Produksi dan perakitan (jika ada)
• Distribusi dan pelacakan pengiriman
• Pelaporan real-time dan prediksi pasokan

Pilih sistem SCMS yang sesuai
Pertimbangkan:

• Dukungan integrasi antar modul (pembelian, gudang, penjualan)
• Kemampuan real-time tracking dan analisis data
• Fleksibilitas untuk jenis usaha manufaktur, distribusi, atau retail
• Skalabilitas sesuai pertumbuhan usaha

2. Persiapan

Input data awal

• Data produk dan bahan baku
• Daftar vendor dan pemasok
• Struktur gudang dan lokasi penyimpanan
• Data pelanggan dan saluran distribusi
• Jadwal produksi dan kapasitas mesin (jika ada)

Rancang alur rantai pasok dalam sistem
Contoh alur:
Forecast permintaan → pembelian bahan → penerimaan & penyimpanan → produksi → pengemasan → distribusi → faktur → pembayaran → laporan

Uji coba sistem (User Acceptance Test)

• Simulasikan pemesanan bahan, penerimaan, dan penyesuaian stok
• Uji proses pengeluaran bahan untuk produksi dan distribusi
• Verifikasi laporan ketersediaan, lead time, dan pelacakan pengiriman

Pelatihan pengguna
Latih pengguna sistem sesuai perannya:

• Tim perencanaan: forecast dan pengadaan
• Tim gudang: penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang
• Tim produksi: alokasi bahan dan update progres
• Tim distribusi: jadwal dan pelaporan pengiriman
• Tim keuangan: validasi invoice dan pelaporan biaya

3. Go-live

Mulai digunakan dalam skala terbatas

• Terapkan sistem di satu lokasi produksi atau satu jalur distribusi terlebih dahulu
• Pastikan proses pengadaan hingga distribusi dijalankan melalui sistem

Monitoring dan dukungan implementasi

• Lakukan pemantauan berkala terhadap proses dan kendala
• Berikan pendampingan untuk pengguna baru atau tim yang mengalami hambatan
• Tindak lanjuti error input atau ketidaksesuaian alur

Evaluasi dan perbaikan

• Evaluasi akurasi data stok dan lead time pengiriman
• Identifikasi hambatan dalam alur supply chain
• Sesuaikan konfigurasi sistem, laporan, atau pelatihan lanjutan

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.