Apa itu RMS (Retail Management System)?

Apa itu RMS (Retail Management System)?

RMS atau Retail Management System adalah software yang mengintegrasikan berbagai fungsi operasional dalam bisnis ritel seperti manajemen persediaan, transaksi penjualan, pelanggan, pemasok, dan laporan keuangan.

Tujuan dari Retail Management System adalah untuk menyederhanakan dan mengintegrasikan proses operasional ritel guna meningkatkan efisiensi, konsistensi, dan pengendalian bisnis secara menyeluruh.

Manfaat retail management system

• Memberikan visibilitas real-time terhadap penjualan, stok, dan kinerja cabang
• Membantu pemilik dan manajer toko dalam membuat keputusan yang berbasis data
• Mengurangi kesalahan operasional dengan sistem otomatisasi dan integrasi data
• Mengelola informasi pelanggan, produk, dan transaksi secara terpusat dan terstruktur
• Mempercepat proses transaksi dan pelaporan, sehingga meningkatkan efisiensi waktu
• Menyediakan data yang akurat dan terkini untuk memantau performa operasional
• Mendukung pengendalian biaya melalui pengawasan stok dan manajemen diskon/promosi
• Mempermudah sinkronisasi antar cabang/toko melalui sistem yang saling terhubung

Jenis retail management system

1. Point of Sale (POS) System: Mengelola transaksi penjualan di kasir secara cepat dan akurat, termasuk pencatatan barang dan pembayaran.
2. Inventory Management System: Mengontrol stok barang masuk dan keluar secara real-time untuk mencegah kekurangan atau kelebihan stok.
3. Customer Relationship Management (CRM) System: Mencatat dan menganalisis data pelanggan untuk meningkatkan retensi, loyalitas, dan personalisasi promosi.
4. Supply Chain Management System: Mengelola rantai pasok dari pemasok ke gudang hingga ke toko untuk memastikan kelancaran distribusi barang.
5. Order Management System: Melacak dan mengelola pesanan pelanggan dari berbagai saluran penjualan hingga pengiriman.
6. E-commerce Integration System: Menyatukan operasional toko fisik dan online agar data produk, stok, dan pesanan terhubung otomatis.
7. Workforce Management System: Menjadwalkan dan memantau jam kerja karyawan, absensi, dan produktivitas toko.
8. Pricing and Promotion Management System: Mengatur harga jual dan diskon secara dinamis di seluruh cabang atau kanal penjualan.
9. Reporting and Analytics System: Menyediakan laporan penjualan, performa produk, dan tren pelanggan untuk pengambilan keputusan strategis.
10. Loyalty Program Management System: Mengelola poin, reward, dan insentif untuk meningkatkan pembelian berulang dari pelanggan tetap.

Cara kerja retail management system

Fitur utama retail management system

1. Point of Sale (POS): Mencatat dan mengelola transaksi penjualan di toko secara cepat dan terintegrasi dengan sistem pusat.
2. Inventory Management: Memantau dan mengelola stok barang secara real-time, baik di toko fisik maupun gudang.
3. Customer Relationship Management (CRM): Menyimpan data pelanggan, histori pembelian, dan preferensi untuk mendukung strategi loyalitas dan personalisasi promosi.
4. Omnichannel Integration: Mengintegrasikan kanal penjualan offline (toko) dan online (e-commerce, marketplace) dalam satu sistem terpadu.
5. Promotions & Loyalty Program: Mengelola diskon, bundling, voucher, dan sistem poin untuk meningkatkan retensi pelanggan.
6. Reporting & Analytics: Menyediakan laporan penjualan, performa produk, dan tren konsumen untuk pengambilan keputusan berbasis data.

Cara kerja retail management system adalah dengan mengotomasisasi proses utama berikut:

1. Order to Cash: Proses dari pemesanan pelanggan, pemenuhan pesanan, pembuatan faktur, hingga penerimaan pembayaran, baik di toko fisik maupun online.
2. Procure to Pay: Proses dari pemesanan barang/jasa dari pemasok hingga pembayaran kepada pemasok, termasuk pengelolaan pengadaan barang dan pengaturan faktur.
3. Inventory Management: Pengelolaan stok barang secara real-time, termasuk penerimaan barang, pengaturan gudang, dan pengendalian tingkat persediaan.
4. Sales Reporting & Analytics: Mengumpulkan data penjualan dari berbagai saluran dan menghasilkan laporan analitik yang memberikan wawasan bisnis yang lebih dalam.
5. Customer Relationship Management (CRM): Mengelola data pelanggan, histori pembelian, serta membuat penawaran dan promosi yang disesuaikan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan.
6. Pricing & Discount Management: Mengelola harga barang dan mengatur diskon serta promosi yang berlaku secara otomatis di seluruh saluran penjualan.
7. Returns & Refunds Processing: Menangani proses pengembalian barang dan pengembalian dana secara otomatis, sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Implementasi retail management system

Kegagalan implementasi retail management system

Sekitar 40% implementasi sistem manajemen ritel mengalami kegagalan atau masalah besar, yang umumnya disebabkan oleh perencanaan yang tidak memadai, kurangnya dukungan ahli saat implementasi, pelatihan pengguna yang minim, dan ketidaksesuaian sistem dengan kebutuhan spesifik industri ritel (Brightpearl, 2022).

Langkah implementasi retail management system

1. Perencanaan
   1. Tujuan yang jelas: Menetapkan sasaran utama penerapan Retail Management System agar selaras dengan strategi operasional dan pertumbuhan bisnis ritel.
   2. Evaluasi proses operasional: Meninjau dan menyempurnakan alur kerja toko seperti pengelolaan stok, penjualan, dan layanan pelanggan sebelum sistem diintegrasikan.
   3. Penyusunan kebutuhan sistem: Menyusun requirement fungsional dan teknis berdasarkan kebutuhan toko, termasuk modul POS, stok, CRM, dan integrasi multi-cabang.
2. Persiapan
   1. Blueprint sistem: Mendokumentasikan rancangan alur operasional ritel dan bagaimana sistem akan mengelola proses tersebut secara otomatis.
   2. User Acceptance Test (UAT): Melibatkan pengguna toko dalam pengujian sistem untuk memastikan fitur seperti kasir, stok, dan laporan berjalan sesuai kebutuhan harian.
   3. Pelatihan pengguna: Memberikan pelatihan teknis dan operasional kepada kasir, supervisor, dan manajer toko agar siap menggunakan sistem secara optimal.
3. Go-live
   1. Migrasi data: Memindahkan data produk, pelanggan, dan transaksi lama ke sistem baru dengan akurasi dan validasi menyeluruh.
   2. Dukungan teknis: Menyediakan support on-site atau remote saat peluncuran sistem untuk menangani kendala operasional secara cepat.
   3. Evaluasi dan penyempurnaan: Mengumpulkan masukan dari pengguna toko dan manajemen untuk melakukan penyesuaian dan optimalisasi sistem secara berkelanjutan.

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat. Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.