Pengaturan User

IN THIS ARTICLE

1. User Overview

User adalah pengguna yang mendapatkan akses untuk modul tertentu di dalam sistem. User dan hak aksesnya dapat ditambahkan dan diubah setiap saat.

2. Manage User

Pengaturan user di dalam sistem dapat dilakukan melalui:

Setting → Users → Manage Users

2.1. Create User

Pendaftaran user baru dapat dilakukan melalui modul Settings:

Settings → Users & Companies → Users

atau

Settings → Users → Manage Users

Untuk mendaftarkan user baru, tekan tombol “Create” kemudian lengkapi data user. Anda juga dapat mengubah pengaturan user yang sudah ada dengan memilih user terkait.

Ketika Anda menekan tombol “Create”, maka Anda akan dibawa ke tampilan berikut:

1	Name	Nama user
2	Email Address	Alamat email user
3	Multi Companies	Apabila Anda mendaftarkan beberapa perusahaan di dalam sistem, maka pengaturan Multi Companies pada User adalah sebagai berikut: Allowed Companies – Perusahaan yang dapat diakses oleh user Default Company – Perusahaan yang secara default diakses oleh user saat user tersebut login ke dalam sistem pertama kali
4	User Types	Ada 3 tipe akses user: Internal User – User yang dapat mengakses modul pada sistem (edit, create, view) sesuai akses yang diberikan. Portal – User yang dapat mengakses informasi tertentu pada sistem (contohnya: customer dapat memantau sales order, vendor dapat memantau purchase order). Public – Pengunjung situs jaringan anonim yang ditujukan bagi masyarakat umum untuk melihat situs jaringan Anda. Setiap orang adalah User publik sampai akun untuk akses portal dibuat untuk mereka. Data setiap user yang terdaftar dalam sistem secara otomatis akan langsung terbuat sebagai contact di dalam menu Contact.

Akses untuk masing-masing modul

Pengaturan akses user untuk masing-masing modul berdasarkan user group role dapat dilakukan pada halaman yang sama. Penjelasan terkait tingkatan akses user setiap modul beserta perbedaannya secara rinci dapat dilihat pada User Access to Modules.

Akses sebagai Super- admin

Administration: Access Rights – user akan memperoleh access right sehubungan dengan pengelolaan user/manage user.
Administration: Settings – user akan memperoleh akses keseluruhan modul Settings dan juga menu Settings pada masing-masing modul dengan catatan user memiliki akses tertinggi pada masing-masing modul.

Pastikan Anda tidak memberikan akses Administration kepada user yang tidak berkepentingan.

Tambahan hak akses

Anda dapat menentukan tambahan hak akses untuk masing-masing user. Untuk penjelasan terkait tambahan access right, dapat dilihat pada penjelasan Additional User Access.

8	Language	Bahasa yang akan digunakan user
9	Timezone	Zona waktu yang digunakan oleh user. Pengaturan ini berguna untuk menampilkan tampilan tanggal dan waktu pada pesan yang dikirimkan melalui modul Discuss. Pengaturan waktu ini juga akan tertera dalam dokumen. Jika Anda tidak mengisi zona waktu pada Menu user, dapat menyebabkan ketidaksesuaian alur dokumen di dalam sistem, yaitu kesalahan tanggal dokumen atau transaksi. Pastikan Anda memilih zona waktu saat membuat user.
10	Notification	Apabila terdapat notifikasi, maka dapat ditangani melalui: Handle by Email – Pemberitahuan akan dikirim ke e-mail user Handle in Odoo – Pemberitahuan akan muncul pada kotak masuk sistem/inbox user melalui modul Discuss
11	Alias	Untuk melakukan sinkronisasi pesan yang masuk pada sebuah email dengan tindakan yang akan dilakukan oleh sistem seperti pembuatan record baru pada model tertentu.
12	OdooBot Status	OdooBot Status terisi secara otomatis pada menu user, diawali dengan status onboarding emoji untuk user baru.
13	Email Signature	Email signature template digunakan untuk mengatur informasi pengirim (contoh: nama, alamat, telepon) pada saat mengirimkan email.
14	Home Action	Tampilan yang akan dimuat pertama kali saat user masuk ke sistem. Misal home action diatur sebagai Bank and Cash, maka Bank and Cash akan pertama kali dimuat setelah user masuk ke dalam sistem.

Tekan tombol “Save” untuk menyimpan informasi yang sudah selesai dimasukkan.

2.2. Mendaftarkan User sebagai Karyawan

Khusus internal user, akunnya dapat langsung didaftarkan sebagai karyawan dengan menekan tombol “Create Employee”.

User secara otomatis akan terdaftar sebagai karyawan dalam modul Employee. Untuk pengaturan data karyawan lebih lanjut, tekan smart button employee atau melalui modul Employee → edit.

2.3. User Access to Multi-Companies

Apabila user diberikan akses untuk beberapa perusahaan, maka user dapat berpindah dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya dengan memilih perusahaan pada sebelah kiri profil user.

2.4. User Access to Modules

Akses user untuk masing-masing modul dapat dibatasi berdasarkan user group role pada modul tersebut.

2.4.1. User Access Accounting

Terdapat empat tingkatan akses user, yaitu Accounting: Petty Cash Officer, Accounting: Billing, Accounting: Accountant, dan Accounting: Advisor. Berikut daftar perbedaannya:

		Petty Cash Officer	Billing	Accountant	Advisor
Akses Modul Accounting
1	Melihat menu Accounting: Overview (bagian Kas Kecil)	✔
2	Melihat keseluruhan menu Accounting: Overview			✔	✔
3	Membuat Customer Receipt dan Vendor Receipt	✔	✔	✔	✔
4	Mendapatkan akses untuk menu Customer (kecuali submenu e-Faktur) dan Vendor untuk pembuatan Customer Invoice, Vendor Bills, Credit Notes dan mendaftarkan pembayaran		✔	✔	✔
5	Mendaftarkan nomor e-Faktur yang telah dialokasikan kepada Perusahaan				✔
6	Membuat Products				✔
7	Membuat jurnal manual dan melihat jurnal entries, general dan partner ledger, melakukan rekonsiliasi dan forex revaluation			✔	✔
8	Akses ke menu: Budgets, Assets, Deferred Revenues, dan Deferred Expenses				✔
9	Melihat Laporan Keuangan			✔	✔
10	Akses ke menu Configuration (selain menu Settings)				✔
Extra Rights
1	Inventory Accounting – akses ke modul Inventory untuk membentuk / sunting landed costs, master data product dan product category	Hanya untuk pengguna modul Accounting yang diberikan akses terkait
2	Reset Journal – kemampuan untuk mengembalikan posted entries ke status draft

2.4.2. User Access Sales

Terdapat tiga tingkatan akses user, yaitu Sales: Own Documents Only, Sales: All Documents dan Sales: Administrator. Berikut daftar perbedaannya:

Orders		User: Own Documents Only	User: All Documents	Administrator
1	Membuat Sales Quotations	✔	✔	✔
2	Melihat daftar pengajuan Sales Quotations milik pribadi	✔	✔	✔
3	Melihat daftar pengajuan Sales Quotations secara keseluruhan		✔	✔
4	Membuat Sales Orders	✔	✔	✔
5	Membuat Draft Invoice (secara massal ataupun tidak), namun tidak bisa melakukan posting Invoice	✔	✔	✔
6	Membuat tautan pembayaran (Generate a Payment Link)	✔	✔	✔
7	Mengirim email pembaruan keranjang (Send a Cart Recovery Email)	✔	✔	✔
8	Melihat daftar pembuatan Sales Orders milik pribadi	✔	✔	✔
9	Melihat daftar pembuatan Sales Orders secara keseluruhan		✔	✔
10	Melihat status Sales Orders tiap tim penjualan			✔
11	Melihat List of Customers	✔	✔	✔

To Invoice		User: Own Documents Only	User: All Documents	Administrator
1	Melihat daftar Orders to Invoice milik pribadi	✔	✔	✔
2	Melihat daftar Orders to Invoice secara keseluruhan		✔	✔
3	Melihat daftar Orders to Upsell milik pribadi	✔	✔	✔
4	Melihat daftar Orders to Upsell secara keseluruhan		✔	✔

Products		User: Own Documents Only	User: All Documents	Administrator
1	Melihat daftar produk (List of Products)	✔	✔	✔
2	Menambahkan daftar produk			✔
3	Melihat daftar varian dari produk (Product Variants)	✔	✔	✔
4	Menambahkan daftar varian dari produk			✔
5	Melihat macam-macam daftar harga (Pricelists)	✔	✔	✔
6	Menambahkan daftar harga (Pricelists)			✔
7	Melihat dan menambahkan daftar dari program promosi (Promotions Programs)			✔
8	Melihat dan menambahkan daftar dari program kupon (Coupon Programs)			✔
9	Melihat daftar produk yang dikemas (Product Packs)	✔	✔	✔
10	Menambahkan daftar produk yang dikemas (Product Packs)			✔

Reporting		User: Own Documents Only	User: All Documents	Administrator
1	Melihat Analisa Penjualan (Sales Analysis)			✔

Configuration		User: Own Documents Only	User: All Documents	Administrator
1	Menambahkan dan melihat daftar tim penjualan (Sales Teams)			✔
2	Membuat dan melihat daftar dari Quotation Template			✔
3	Membuat dan melihat daftar dari metode pengiriman (Shipping Methods)			✔
4	Membuat dan melihat daftar dari atribut produk (Attributes)			✔
5	Membuat dan melihat daftar dari satuan ukur produk (Unit of Measures)			✔
6	Membuat dan melihat daftar dari kategori satuan ukur produk (Unit of Measure Categories)			✔
7	Akses Sales > Configuration > Settings			X

Credit Limit		User: Own Documents Only	User: All Documents	Administrator
1	Mengaktifkan status Credit Limit pada modul Contact			✔
2	Melihat Balance Credit Limit			✔
3	Mengubah Balance Credit Limit			✔
4	Melihat Used Balance	✔	✔	✔
5	Melihat Remaining Limit	✔	✔	✔
6	Melihat Overdue Receivables	✔	✔	✔
7	Melihat Payment Terms	✔	✔	✔
8	Menyetujui Sales Order dengan limit yang tidak mencukupi atau Overdue Receivables			✔
9	Melakukan reject atas Sales Order			✔
10	Melakukan reset to draft setelah user menolak (reject) Sales Order	✔	✔	✔

Product Bundling		User: Own Documents Only	User: All Documents	Administrator
1	Membuat dan mengaktifkan program bundle			✔
2	Menerapkan program bundle pada Sales Order	✔	✔	✔

2.4.3. User Access Inventory

Terdapat dua tingkatan user akses, yaitu Inventory: User dan Inventory: Administrator. Berikut daftar perbedaannya:

Overview		User	Administrator
1	Melihat Inventory Overview	✔	✔

Operations		User	Administrator
1	Melakukan transfer produk	✔	✔
2	Melakukan Batch Transfer	✔	✔
3	Melakukan Inventory Adjustments	✔	✔
4	Memvalidasi Inventory Adjustments		✔
5	Melakukan Scrap Orders
6	Membuat Landed Costs		✔
7	Melakukan Run Schedulers	✔	✔

Master Data		User	Administrator
1	Melihat daftar produk	✔	✔
2	Membuat daftar produk		✔
3	Akses melihat daftar varian dari produk	✔	✔
4	Membuatdaftar varian dari produk		✔
5	Melihat Reordering Rules	✔	✔
6	Membuat Reordering Rules		✔
7	Akses melihat dan membuat daftar nomor serial	✔	✔
8	Akses melihat dan membuat daftar produk yang dikemas	✔	✔

Reporting		User	Administrator
1	Melihat Inventory Report		✔
2	Melihat Forecasted Inventory		✔
3	Melihat Inventory Valuation		✔
4	Melihat perpindahan produk		✔

Configuration		User	Administrator
1	Akses ke pengaturan		X
2	Membuat dan melihat daftar gudang, lokasi, aturan, rute, tipe operasi serta Puteaways Rules		✔
3	Melihat dan membuat daftar kategori, atribut produk dan produk yang dikemas		✔
4	Melihat dan membuat UoM dan UoM Categories		✔
5	Melihat dan membuat metode pengiriman dan delivery Packages		✔

2.4.4. User Access Purchase

Terdapat dua tingkatan user akses, yaitu Purchase: User, dan Purchase: Administrator. Berikut daftar perbedaannya:

Orders		User	Administrator
1	Membuat Purchase Quotation dan mengirim via email	✔	✔
2	Melihat riwayat keseluruhan pengiriman Purchase Quotation	✔	✔
3	Membuat Purchase Orders	✔	✔
4	Membuat Draft Vendor Bill	✔	✔
5	Melihat riwayat keseluruhan pengiriman Purchase Orders	✔	✔
6	Mengajukan Purchase Agreement, melakukan validasi hingga menutupnya	✔	✔
7	Melihat riwayat keseluruhan pengajuan Purchase Agreement	✔	✔
8	Melihat riwayat keseluruhan pembuatan Purchase Requests	✔	✔
9	Mendaftarkan dan melihat daftar vendor	✔	✔

Reporting		User	Administrator
1	Melihat analisa pembelian (Purchase Analysis)		✔

Configuration		User	Administrator
1	Membuat tipe perjanjian pembelian (Purchase Agreement Types)		✔
2	Melihat daftar dari tipe perjanjian pembelian (Purchase Agreement Types)		✔

Action Button		User	Administrator
1	Mengubah Vendor Price List (harus mendapatkan akses modul sales juga dengan akses minimum Sales: Own Documents)		✔
2	Action Button Delete, Share, Duplicate pada RFQ	✔	✔
3	Print RFQ dan Purchase Order	✔	✔
4	Confirm Purchase Order (harus mendapatkan akses modul sales dengan akses minimum Sales: Own Documents)	✔	✔
5	Melihat Purchase Report		✔
6	Mengunci Purchase Order	✔	✔
7	Membuka dan mengubah Purchase Order yang sudah dikunci		✔
8	Melihat dan menambahkan produk & produk varians (harus mendapatkan akses modul sales dengan akses minimum Sales: Own Documents)		✔

2.5. Additional User Access Rights

Additional User Access Rights ditujukan untuk menentukan tambahan hak akses untuk masing-masing user sesuai kebutuhannya. Tambahan hak akses berikut dapat diterapkan melalui menu General Settings > User

Additional Access (Extra Rights)		Description
1	Calendar Access	Apabila dicentang, maka user dapat mengakses modul Calendar, yang dapat digunakan untuk mengelola tanggal meeting atau acara tertentu.
2	Contact Creation	Apabila dicentang, maka user dapat membuat kontak baru pada modul Contact.
3	Inventory Accounting	Apabila dicentang, maka user yang tidak memiliki akses modul Inventory menu Product Category, Product dan Landed Costs. Akses ini dikhususkan untuk pengguna modul Accounting.
4	Multi Companies	Apabila dicentang, maka user dapat mengakses pengelolaan fitur multi-companies.
5	Reset Journal	Apabila dicentang, maka user dapat melakukan reset to draft untuk entri jurnal yang telah posted.
6	Contact Access	Apabila dicentang, maka user dapat mengakses modul Contact yang bertujuan untuk melihat daftar customers dan vendors.
7	Employee Access	Apabila dicentang, maka user dapat melihat daftar karyawan pada modul Employee.
8	Modify MPS	Apabila dicentang, maka user dapat mengakses modul Manufacturing dan membuat atau memodifikasi Master Production Schedule pada modul Manufacturing > menu Planning.
9	Multi Currencies	Apabila dicentang, maka user dapat memilih untuk menggunakan opsi multi mata uang yang memungkinkan user untuk mengirim faktur penjualan, pesanan, pembelian, dan pembayaran dalam mata uang selain mata uang Rupiah (misal : USD, EUR).
10	Sales Report	Apabila dicentang, maka user dapat mengakses sales report pada modul Sales untuk melihat laporan penjualan per periode tertentu.

Additional Access (Product)		Description
1	Show non-valuation inventory reports	Akses untuk melihat non-valuation reports pada menu reporting seperti Inventory Report, Product Moves, dan Inventory Valuation. Inventory: User dengan akses boolean ini, tidak dapat mengganti atau melakukan update atas on hand quantity pada Inventory Report.
2	Show and modify scrap or inventory loss location	Akses ini bertujuan untuk membatasi aksi inventory adjustment ataupun scrap hanya untuk user yang mendapatkan otorisasi.
3	Show cost	Akses untuk melihat cost atau harga pokok penjualan masing-masing produk pada master data produk
4	Show Price	Akses untuk melihat harga jual (sales price) masing-masing produk pada master data produk
5	Update Cost	Akses untuk melakukan penggantian harga pokok penjualan masing-masing produk pada master data produk

2.6. Change User Password

Change User Password ditujukan untuk mengatur password dari setiap user yang telah selesai dibuat. Pengaturan password dapat dilakukan dengan 2 cara:

1. Menu Action → Change Password pada halaman user terkait

Kemudian akan muncul Pop-up window seperti di bawah ini. Silahkan isi password dan tekan Change Password untuk menyimpan perubahan.

2. Mengatur password dengan mengirimkan email kepada user untuk mengatur password sendiri

Di dalam halaman user terkait tekan Send reset password instructions. Pastikan Anda sudah mengaktifkan fitur Outgoing Mail Server, maka user terkait akan menerima tautan via email untuk mengatur password user sendiri.

2.7. Grant Portal Access

Grant Portal Access ditujukan bagi customer atau vendor untuk menggunakan akses portal kepada dokumen/informasi tertentu.

1. Grant Access to Portal User

Langkah yang dilakukan untuk memberikan akses portal adalah sebagai berikut:

Contacts (pilih Customer/Vendor yang akan diberikan akses portal) → Pilih Grant Portal Access

User akan memperoleh notifikasi yang dikirim ke email terkait akses portalnya

2. Tampilan untuk Portal User

Berikut adalah tampilan dari customer yang diberikan akses ke portal. Portal User dapat memantau dokumen terkait transaksi yang dilakukan dengan perusahaan Anda.

Seperti customer berikut yang dapat memantau sales order.

Portal user juga dapat mengunduh dokumen/informasi sesuai dengan akses portalnya.

2.8. Archive User

Archive User bertujuan untuk menonaktifkan akun user terkait tanpa menghilangkan/menghapus data transaksi yang pernah dilakukan oleh user tersebut. Sebagai contoh, ketika kontrak karyawan sudah usai atau karyawan mengundurkan diri dari perusahaan, maka Anda perlu menonaktifkan akunnya.

Melakukan arsip atas akun user lebih disarankan daripada menghapus akun user terkait. Sehingga data user tetap tersimpan dan dapat diakses kembali sewaktu-waktu jika diperlukan.

Archive user dapat dilakukan melalui modul Settings:

Settings → Users → Manage Users

Tekan user yang akan diarsipkan akunnya, lalu pada opsi Action → pilih Archive.

3. Tambahan Pengaturan User

Tambahan pengaturan user ditujukan untuk mengelola izin user. Pengaturan user dalam sistem dapat dilakukan melalui:

Settings → Users

Pada pengaturan user, Anda dapat mengatur hal-hal berikut:

Default Access Rights

Jika diaktifkan, maka Anda dapat langsung membuat user baru dengan hak akses khusus berdasarkan default template yang sudah ada.

2	Password Reset	User dapat mengatur ulang kata sandi mereka dengan menekan Reset Password di halaman login Odoo jika fitur ini diaktifkan.
3	Show Effect	Fitur ini bertujuan untuk memberikan tampilan khusus bagi user apabila menyelesaikan transaksi tertentu dalam sistem, misalnya pada saat validasi rekonsiliasi dan berhasil, maka akan muncul gambar sebagai berikut.
4	Customer Account	User dapat mengatur bagaimana customer yang berkepentingan dapat masuk ke dalam sistem dan melihat dokumen tertentu. On invitation – User akan menerima email undangan untuk masuk ke sistem. Free sign up – Setiap public user dapat membuat akun portal di situs web Anda dengan menekan Sign In dan masuk melalui pilihan Don’t have an account?
5	Import & Export	Apabila fitur ini diaktifkan, maka user dapat mengimpor data dari file CSV/XLS/XLSX/ODS ke dalam sistem ImpactERP.

Tim Insights Impact

Tim Insights Impact terdiri dari beragam individu profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam berbagai aspek bisnis. Bersama-sama, kami berkomitmen untuk memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang berharga tentang berbagai topik terkait strategi bisnis dan tren industri yang relevan.