Purchase Order (PO): Fungsi, Contoh & Bedannya dengan Invoice

Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan ke penjual untuk menunjukkan produk atau jasa yang ingin dibeli secara detail. 

PO sangat penting sebagai bukti pemesanan barang kepada pelanggan. Selain PO, dalam proses pemesanan juga dikenal istilah purchase requisition (PR). Purchase order dan PR adalah dua hal yang saling berkaitan, tetapi memiliki beberapa perbedaan.

Simak artikel ini untuk mengetahui lebih jauh tentang purchase order, template purchase order, contohnya, dan perbedaannya dengan purchase requisition. 

Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual untuk memesan barang atau jasa. Dokumen ini mencakup detail penting seperti nama produk, jumlah, harga, syarat pembayaran, serta ketentuan pengiriman. PO berfungsi sebagai kontrak awal yang memiliki kekuatan hukum, memberikan kepastian transaksi, dan menjadi bukti resmi pemesanan antara pembeli dan penjual.

PO memiliki kegunaan legal dan membantu dalam mengatur proses pembelian dan pengiriman. Selain itu, PO juga sebagai bukti konkret dari pesanan yang ditempatkan oleh pembeli kepada penjual

PO penting untuk pembeli dan penjual, karena PO adalah catatan transaksi resmi yang memudahkan penelusuran dan audit transaksi bisnis untuk memudahkan pelacakan. 

Fungsi Purchase Order (PO)

Dalam perencanaan anggaran, PO membantu mengatur dan mengendalikan pengeluaran. Berikut beberapa fungsi dari purchase order:

1. Bukti Pemesanan & Kontrak
   Purchase order menjadi bukti resmi pemesanan dan komitmen antara pembeli dan penjual, sehingga mengurangi kesalahan informasi dan memastikan ketersediaan barang/jasa.
2. Dokumentasi & Kontrol Anggaran
   PO membantu perusahaan mengendalikan pengeluaran, menyesuaikan anggaran, serta menjadi dasar saat penagihan agar sesuai dengan transaksi yang disepakati.
3. Mengurangi Kesalahan Transaksi
   Purchase order meminimalisir risiko kesalahan jumlah, spesifikasi, maupun harga barang yang dipesan.
4. Pelacakan Pesanan & Inventori
   PO memudahkan perusahaan melacak status pesanan dan pengiriman, sekaligus menyederhanakan manajemen stok.
5. Bukti Audit & Kepatuhan
   Purchase order berfungsi sebagai dokumen resmi yang dapat digunakan auditor, bank, atau lembaga pajak untuk memverifikasi transaksi bisnis.
6. Meningkatkan Efisiensi & Evaluasi Supplier
   PO membantu tim keuangan lebih siap menghadapi jatuh tempo pembayaran, sekaligus menjadi alat untuk menilai kinerja pemasok berdasarkan ketepatan pemenuhan pesanan.

Komponen Purchase Order (PO)

Sebelum membuat PO, penting untuk memahami komponen yang harus dicantumkan di dalam dokumen ini. Setiap bagian berfungsi memastikan transaksi berjalan jelas, legal, dan bebas dari kesalahpahaman. Berikut komponen utama yang biasanya ada dalam sebuah Purchase Order:

1. Nomor Purchase Order: sebagai identitas unik dokumen untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan.
2. Identitas Pembeli dan Penjual: mencakup nama perusahaan, alamat, dan kontak yang terkait.
3. Detail Pesanan: mencakup nama produk/jasa, spesifikasi, jumlah (kuantitas), harga per unit, serta total harga.
4. Pajak & Biaya Tambahan: misalnya PPN atau biaya pengiriman (jika ada).
5. Syarat Pembayaran: metode pembayaran yang digunakan, jatuh tempo, serta sistem pembayaran yang disepakati.
6. Syarat Pengiriman: alamat pengiriman, tanggal pengiriman, dan ketentuan logistik lain.
7. Syarat & Ketentuan: termasuk klausul tambahan yang mengikat kedua belah pihak, seperti garansi atau penalti keterlambatan.
8. Tanda Tangan & Persetujuan: bukti legal bahwa PO disetujui baik oleh pembeli maupun penjual.

Perbedaan Purchase Order (PO) dan Dokumen Lain

Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR)

Meskipun sering dianggap sama, PO dan PR berbeda. Perbedaan antara Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR) ada pada tingkat persetujuan, fungsi, pembuat, isi, dan proses kerjanya. 

Penting untuk memahami perbedaan ini agar proses pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan dapat berjalan efisien dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Aspek	Purchase Requisition (PR)	Purchase Order (PO)
Pengertian	Dokumen internal berisi permintaan pembelian barang/jasa dari departemen yang membutuhkan	Dokumen resmi yang dikirimkan ke pemasok sebagai bukti persetujuan pembelian
Fungsi	Mengajukan kebutuhan barang/jasa untuk mendapatkan persetujuan manajemen	Mengikat pembeli dan penjual dalam transaksi yang sah secara hukum
Pembuat Dokumen	Departemen peminta (misalnya produksi, operasional, atau lainnya)	Departemen keuangan atau pengadaan
Isi Dokumen	Daftar barang/jasa yang dibutuhkan, jumlah, dan alasan kebutuhan	Detail barang/jasa, kuantitas, harga, syarat pembayaran, syarat pengiriman, dll.
Tingkat Persetujuan	Masih tahap permintaan dan membutuhkan persetujuan internal	Sudah disetujui dan menjadi dasar legal untuk melakukan transaksi pembelian
Hubungan Dokumen	Menjadi dasar pembuatan PO setelah disetujui	Diterbitkan berdasarkan PR yang sudah mendapat persetujuan
Sifat	Dokumen internal perusahaan	Dokumen eksternal yang dikirim ke pemasok

Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice

PO seringkali juga disamakan dengan invoice, padahal kedua hal tersebut berbeda. Perbedaannya terletak pada waktu pemesanan, jika PO dibuat ketika akan melakukan pemesanan barang, sementara invoice dibuat setelah barang atau produk dikirim kepada pembeli sebagai tagihan pembayaran. Berikut pebedaannya berdasarkan waktu penerbitan, penerbit, isi, fungsi, dan sifatnya:

Aspek	Purchase Order (PO)	Invoice
Pengertian	Dokumen resmi dari pembeli kepada penjual untuk memesan barang/jasa	Dokumen resmi dari penjual kepada pembeli sebagai tagihan pembayaran
Waktu Penerbitan	Dibuat sebelum transaksi dilakukan, saat pembeli ingin melakukan pemesanan	Dibuat setelah transaksi selesai, saat barang/jasa sudah dikirim/diberikan
Penerbit Dokumen	Dibuat oleh pembeli	Dibuat oleh penjual
Isi Dokumen	Detail pesanan: jenis barang/jasa, jumlah, harga, syarat pembayaran & pengiriman	Detail tagihan: jumlah barang/jasa yang dikirim, harga, total biaya, pajak, jatuh tempo
Fungsi Utama	Sebagai bukti pemesanan dan dasar hukum transaksi pembelian	Sebagai bukti penagihan pembayaran dari penjual kepada pembeli
Sifat	Dokumen permintaan pembelian	Dokumen penagihan pembayaran

Setelah Purchase Order diterbitkan dan pesanan dipenuhi oleh penjual, tahap berikutnya adalah penerbitan invoice sebagai tagihan resmi kepada pembeli. Proses pembuatan invoice kini semakin mudah karena bisa dibantu dengan software invoice.

Dengan software invoice, perusahaan dapat membuat invoice secara otomatis berdasarkan data PO, meminimalkan kesalahan manual, mempercepat proses penagihan, serta menyimpan catatan transaksi dengan lebih rapi dan terintegrasi.

Cara kerja Purchase Order (PO)

Apa yang terjadi ketika PO telah dikirimkan? Berikut rincian cara kerja PO dari awal hingga produk diterima pembeli:

1. Pembeli melakukan pemesanan

Sebelum pemesanan dapat dilakukan, pembeli harus mengidentifikasi kebutuhan yang dapat dipenuhi oleh produk atau layanan penjual mulai dari jumlah yang diperlukan dan kapan dibutuhkan. 

Sebagai contoh, jika Anda perlu memesan kotak baru untuk mengirim pesanan produk Anda, hitung berapa banyak kotak yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya.

Jika Anda mengantisipasi lonjakan pesanan menjelang liburan, Anda mungkin melihat pesanan kotak tahun lalu dan menggunakannya sesuai perkiraan pada musim liburan ini untuk memesan jumlah yang tepat.

2. Pembeli membuat PO dan mengirimkan kepada penjual untuk disetujui

Ketika mengirimkan pesanan pembelian kepada penjual, tentukan kapan persetujuan diperlukan untuk menjaga proses tetap tepat waktu.

Idealnya, tanggapan ini harus datang tepat waktu untuk menerima produk atau layanan sesuai jadwal atau memberikan pembeli cukup waktu untuk mencari dari penjual lain jika diperlukan.

Melanjutkan contoh di atas, setelah Anda mengidentifikasi vendor yang dapat menyediakan kotak-kotak Anda, serta berapa banyak kotak yang Anda butuhkan dan kapan Anda memerlukannya, Anda dapat menyusun pesanan pembelian menggunakan informasi ini. Kirimkan kepada perwakilan penjualan atau kontak yang Anda miliki.

3. Penjual melakukan review PO dan mengonfirmasi jika produk tersedia

Setelah penjual menerima pesanan pembelian, penjual akan meninjau permintaan dan memeriksa inventaris atau ketersediaan untuk memastikan apakah dapat dipenuhi sesuai tanggal yang dibutuhkan.

Dalam kasus pengiriman kotak, penjual telah meninjau pesanan Anda dan setelah meninjau inventaris dan kapasitas pengiriman mereka, mereka menentukan apakah dapat memenuhi permintaan Anda.

4. Purchase Order disetujui kedua belah pihak

Jika penjual dapat memenuhi permintaan dari pembeli, maka penjual akan menyetujui pesanan pembelian sehingga menjadi sah secara hukum bagi kedua belah pihak.

Karena perusahaan mampu memenuhi permintaan Anda, penjual akan mengirimkan salinan pesanan pembelian yang disetujui kepada Anda untuk dikonfirmasi.

5. Penjual menyediakan dan mengirimkan produk 

Setelah pesanan pembelian disetujui, penjual bertanggung jawab untuk menyediakan produk atau layanan sesuai dengan yang disepakati. Selama tahap ini, penjual juga dapat membuat dan mengirimkan invoice kepada pembeli untuk jumlah yang tercantum dalam pesanan pembelian. 

Sebagai contoh, setelah persetujuan pengiriman kotak, Anda seharusnya menerima pesanan yang telah dipenuhi dan faktur untuk jumlah yang harus dibayar. Vendor ini memiliki persyaratan pembayaran net 30, dan akan mengharapkan pembayaran dalam 30 hari setelah invoice dikeluarkan.

6. Pembayaran dilakukan dengan invoice

Pada tahap akhir ini, pembeli bertanggung jawab untuk membayar faktur atau invoice sesuai dengan syarat pembayaran yang ditentukan oleh penjual. 

Format dan Contoh Purchase Order (PO) 

Purchase Order (PO) adalah dokumen penting dalam proses pengadaan barang atau jasa. Berikut adalah format PO dan pertimbangan penting dalam pembuatannya:

1. Format Purchase Order

• Identitas Perusahaan: Nama dan alamat lengkap perusahaan pembeli dan pemasok.
• Tanggal dan Nomor PO: Tanggal penerbitan PO dan nomor unik sebagai identifikasi.
• Deskripsi Barang/Jasa: Nama, jenis, merek, dan jumlah barang/jasa yang dipesan.
• Harga dan Total: Harga satuan, total harga, dan rincian biaya lain jika ada.
• Syarat dan Ketentuan: Waktu pengiriman, pembayaran, garansi, dll.
• Penandatangan Tanda tangan pemesan dan penerima PO.

2. Hal yang harus diperhatikan dalam membuat PO

• Kepastian Identitas dan Detail Barang/Jasa: Pastikan identitas perusahaan dan detail barang/jasa tercatat dengan jelas.
• Konsultasi dengan Tim Terkait: Diskusikan dengan tim pengadaan untuk memastikan kebutuhan terpenuhi.
• Perhatikan Ketentuan Pembayaran: Sesuaikan syarat pembayaran dengan kebijakan perusahaan.
• Periksa dan Verifikasi: Teliti PO sebelum diterbitkan untuk menghindari kesalahan.

3. Contoh Purchase Order

Sebagai suatu dokumen resmi yang merangkum jumlah produk atau jasa yang akan dibeli oleh sebuah perusahaan, Purchase Order (PO) memiliki peran penting dalam proses pengadaan. 

Berikut contoh purchase order yang dapat membantu Anda memahami format dan struktur dari dokumen ini.

Contoh purchase order dari Impact sudah lengkap sesuai kebutuhan bisnis. Anda juga dapat melakukan kustomisasi jika ada penambahan item atau informasi yang tertera pada template purchase order di bawah contoh PO. 

Anda dapat melihat template purchase order di atas melalui link berikut:

Format dan Contoh Purchase Requisition

Purchase Requisition (PR) adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen atau tim dalam sebuah perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa. 

Berikut adalah contoh format Purchase Requisition:

1. Informasi Umum

• Tanggal PR
• Nama departemen atau unit
• Nama pemesan
• Nomor referensi (opsional)

2. Detail Barang atau Jasa

• Nama barang atau jasa
• Deskripsi singkat
• Jumlah yang diminta
• Spesifikasi khusus (jika diperlukan)

3. Justifikasi

• Alasan mengapa barang atau jasa tersebut diperlukan
• Manfaat bagi departemen atau proyek terkait

4. Persetujuan

• Nama dan tanda tangan pihak yang memberikan persetujuan

Setelah mengetahui apa saja format dari purchase requisition, berikut contoh PR yang dapat Anda gunakan sebagai referensi untuk bisnis Anda:

Anda dapat mengunduh template purchase requisition di atas melalui link berikut:

Tips membuat PO

Pembuatan PO harus dilakukan secara tepat dan benar, berikut tips membuat PO:

1. Lengkapi dokumen PO

Agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan purchase order, pastikan informasi yang tercantum dalam PO lengkap. 

PO harus mencakup identitas pemesan dan perusahaan, rincian produk, kuantitas, harga, metode pembayaran, instruksi pengiriman, persyaratan tambahan, dan elemen-elemen penting lainnya.

2. Pilih supplier yang tepat

Ada kalanya supplier dapat menjadi kendala bagi bisnis. Supplier yang tidak dapat diandalkan dapat mengakibatkan pengurangan jumlah barang yang diminta dalam purchase order, sehingga menghambat proses produksi.

Pilihlah supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yang menawarkan kerjasama yang baik, dan memenuhi kriteria lain yang diinginkan.

3. Tawar harga produk

Jangan ragu untuk melakukan negosiasi harga dan persyaratan lain dengan supplier. Lakukan negosiasi yang menguntungkan bagi perusahaan, namun tetap wajar dan sesuai dengan harga pasar

Dengan melakukan hal ini, secara tidak langsung Anda dapat mengendalikan biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan keuntungan bisnis.

4. Pesan sesuai dengan kebutuhan

Sertakan informasi yang sangat lengkap pada dokumen PO, seperti jenis dan jumlah barang/jasa yang dipesan, spesifikasi, kualitas yang diinginkan, serta persyaratan pengiriman. 

Cara membuat PO dengan Impact Purchasing (basis Odoo) 

Membuat purchase order dengan software purchasing berbasis Odoo sangatlah mudah sesuai dengan panduan yang telah diberikan vendor. 

Berikut cara membuat RFQ menjadi PO dan membuat vendor bill dengan Odoo: 

1. Membuat Request for Quotation (RFQ)

Tim Purchasing dapat membuat Request for Quotation dengan cara sebagai berikut:

1. Pergi ke modul Purchase
2. Klik “New” untuk membuat Request for Quotation
3. Kemudian, akan muncul halaman seperti berikut.

Silakan isi dengan jelas setiap field mengenai data yang diperlukan, diantaranya:

Vendor	Nama pemasok
Vendor Reference	Referensi pemasok, bila ada
Purchase Agreement	Diisi apabila RFQ terkait dengan blanket order ataupun call for tender
Currency	Mata uang yang akan dipakai
Order Deadline	Tanggal RFQ perlu dikonfirmasi sehingga berubah menjadi Purchase Order
Expected Arrival	Tanggal yang disetujui oleh pemasok kapan pesanan akan diterima. Beri centang pada ‘Ask confirmation’ jika perlu memastikan tanggal ke pemasok.
Deliver To	Gudang untuk penerimaan barang

4. Kemudian, isi tab Products dengan klik “Add a product” sesuai dengan produk yang ingin dipesan. Pastikan data Quantity, UoM, dan Unit Price sudah terisi dengan benar.
5. Kirim RFQ ke vendor dengan tombol Send by Email untuk mengirimkan RFQ melalui email atau Print RFQ untuk mencetak dan mengirimkan secara manual ke pemasok.

2. Membuat RFQ menjadi PO

Setelah RFQ dikirimkan dan Purchase: User telah menyetujui penawaran harga dari vendor, langkah selanjutnya adalah:

• Mengganti harga jika ada perubahan pada field “Unit Price” di tab “Products”.
• Mengisi dan memastikan informasi pada tab “Other Information” sudah sesuai.

Buyer	Secara default terisi dengan nama user yang membuat RFQ
Company	Secara default terisi dengan nama perusahaan yang membuat RFQ
Incoterm	Incoterm untuk pembelian barang
Incoterm Location	Incoterm untuk lokasi
Payment Terms	Secara default terisi dengan payment terms yang terdaftar pada kontak Pemasok
Fiscal Position	Secara default terisi dengan fiscal position yang terdaftar pada kontak Pemasok

• Tekan tombol “Confirm Order” pada RFQ, maka status RFQ berubah menjadi Purchase Orders dengan status “Locked” apabila approval tidak diperlukan. 

Apabila setting “Approval” diaktifkan, maka PO yang melebih batas maksimum nominal yang ditentukan tidak langsung terkonfirmasi, tetapi membutuhkan approval dari Purchase: Administrator.

• Receiving Form akan secara otomatis terbuat pada modul Inventory dan dapat diakses melalui smart button “Receipt”.

• Apabila vendor meminta pembayaran Down Payment (DP) terlebih dahulu sebelum pesanan dikirimkan, maka Purchase: User dapat melakukan Schedule Activity melalui tab ‘Activities’ kepada tim Accounting untuk membayarkan DP tersebut.

3. Membuat Vendor Bill

1. Purchase: User dapat memeriksa proses penerimaan barang melalui smart button “Receipt”. Pastikan tim Inventori telah menerima dan melakukan validasi terkait barang yang dipesan dengan cara berikut (insert link).
2. Setelah itu, Purchase: User dapat membuat Draft Vendor Bill dengan klik tombol “Create Bill”. Maka akan muncul smart button “Vendor Bills”.
3. Klik tombol “Save” untuk menyimpan Draft Bill yang selanjutnya akan di posting oleh tim Accounting.

Baca juga: Panduan Odoo untuk Membuat Purchase Order

Kesimpulan

Proses purchase melibatkan banyak pihak dan proses yang panjang. Saat ini, Anda dapat menggunakan software purchasing untuk membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan otomatisasi proses pesanan dan persetujuan, mengurangi risiko kesalahan manusia dan mempercepat siklus pengadaan. 

Pembuatan purchase order bisnis juga dapat diotomatisasi menggunakan software purchasing terbaik dari Impact dengan berbagai fitur unggulan, mulai dari proses alur kerja otomatis, pengelolaan vendor, hingga perhitungan PPh 23 dan PPN. 

Selain itu, jika Anda ingin mengotomatiskan lebih banyak proses bisnis, Anda dapat menerapkan ERP software (Enterprise Resource Planning). Software ini memiliki beberapa modul seperti inventory, warehouse, manufaktur, hingga akuntansi lengkap dalam satu sistem dan real-time. Untuk informasi lebih lanjut, konsultasikan bisnis Anda dan demo gratis sekarang bersama Impact. 

Baca juga: 9 ERP Software Terbaik Indonesia 2025