Aplikasi Gudang: Tipe, Cara Kerja, dan 8 Rekomendasinya

Sistem manajemen gudang akan mengalami peningkatan kompleksitas operasional untuk memenuhi kebutuhan e-commerce dan layanan digital lainnya. Laporan terbaru dari Lingoro, 70% dari gudang akan memiliki operasional secara otomatis dan 66% akan melengkapi staff gudang dengan teknologi. 

Sebagai pemilik usaha, Anda dapat memanfaatkan aplikasi gudang untuk meningkatkan operasional gudang dengan teknologi canggih agar efisien dan efektif.

Simak artikel ini untuk mengetahui apa saja rekomendasi aplikasi gudang terbaik untuk bisnis Anda. 

Apa itu Aplikasi Gudang?

Aplikasi gudang adalah perangkat lunak untuk mengelola operasi gudang atau pusat distribusi secara real time, mulai dari saat barang masuk hingga keluar gudang. Gudang menjadi pusat utama dari manufaktur dan supply chain management karena gudang menampung barang atau bahan untuk proses produksi.

Tujuan adanya software gudang adalah untuk membantu memastikan bahwa barang dan material dipindahkan melalui gudang dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya. 

Aplikasi warehouse management system atau WMS ini menangani banyak fungsi yang memungkinkan distribusi pergerakan barang, termasuk pelacakan inventaris, pengelolaan persediaan, pemrosesan pesanan, dan berbagai kegiatan terkait gudang.

Baca juga: 7 Cara Memilih Warehouse Management System (WMS) yang Tepat

Cara kerja Aplikasi Gudang/WMS

Software gudang atau sering disebut sebagai aplikasi WMS berfungsi agar operasional gudang berjalan secara efektif dan efisien. 

Proses dimulai ketika penerimaan barang, di mana sistem mencatat informasi tentang produk dengan kode identifikasi unik, seperti barcode dan tag RFID untuk mendapatkan informasi terkini serta sinkronisasi data yang disimpan dalam sistem ERP.  

Selanjutnya, sistem WMS mengatur penyimpanan optimal berdasarkan kategori produk dan lokasi untuk setiap barang berdasarkan algoritma tertentu.

Ketika pesanan masuk, sistem menciptakan daftar barang yang harus diambil, dan staff gudang diarahkan oleh sistem untuk mengambil barang tersebut. Setelah diambil, barang akan diperiksa, dikemas, dan dipersiapkan untuk pengiriman. 

Setelah pengiriman, aplikasi WMS akan memantau status stok barang secara update dan menghasilkan laporan tentang kinerja gudang, seperti tingkat stok barang, akurasi pemenuhan pesanan, efisiensi pemilihan barang, dan lain-lain.

Baca juga: Apa itu gudang? 12 Alasan Mengapa Gudang Dibutuhkan

Manfaat Aplikasi Gudang 

Berikut beberapa manfaat dari aplikasi gudang, diantaranya:

Meningkatkan efisiensi operasional

Sistem aplikasi WMS mengotomatisasi dan menyederhanakan proses gudang mulai dari barang masuk hingga pengiriman barang keluar gudang agar lebih efisien, operasional lebih lancar, dan kemampuan untuk menangani volume yang lebih tinggi. 

Adapun aplikasi gudang juga membantu mengurangi human error dalam memilih dan mengirim barang serta dapat menghemat waktu aktivitas pekerjaan di dalam gudang. 

Mengurangi pemborosan dan biaya

Apabila produk bisnis Anda memiliki batasan waktu dan mudah rusak, aplikasi WMS dapat mengatasi dengan melakukan identifikasi barang mana yang perlu diambil terlebih dahulu untuk mengurangi pemborosan dan stock opname.

Sistem warehouse management system juga dapat menentukan penggunaan area gudang secara efektif, seperti perencanaan inventaris  dengan sub-lokasi lantai dan rak barang sehingga dapat menghemat waktu dan biaya. 

Meningkatkan visibilitas inventaris

Penggunaan barcode, RFID, sensor, maupun metode pelacakan lokasi dapat membantu visibilitas proses inventaris barang. Teknologi ini digunakan untuk melacak posisi dan pergerakan setiap item inventory dalam gudang.

Meningkatkan manajemen pekerja

Selanjutnya manfaat lain dari aplikasi WMS dengan membantu untuk prediksi jumlah tenaga kerja, membuat jadwal, waktu perjalananan di gudang, serta pemberian tugas kepada karyawan gudang.

Sistem WMS yang baik juga dapat membantu meningkatkan semangat kerja karyawan dengan menciptakan lingkungan yang lebih rileks, terorganisir, dan aman di mana para pekerja merasa waktu mereka dihargai dan digunakan dengan bijaksana.

Memperbaiki hubungan pelanggan dan supplier

Adanya aplikasi gudang online, supplier dapat memenuhi pesanan pesanan pelanggan lebih cepat dan akurat. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan terhadap merek bisnis Anda.

4 tipe WMS

Berikut beberapa tipe dari aplikasi WMS, diantaranya:

Integrated WMS Vs. Standalone WMS

Ada dua jenis aplikasi WMS yang dapat digunakan untuk mengelola gudang, yaitu integrated WMS (terintegrasi dengan sistem lain) dan standalone WMS (berdiri sendiri tanpa sistem lain). 

Integrated WMS memiliki tambahan sistem lain, seperti sistem ERP untuk mengelola faktur, software akuntansi, dan inventaris. Ketika semua pesanan terintegrasi dalam satu sistem. akan lebih mudah untuk melakukan tracking pesanan secara detail dan akurat.

Sementara itu, standalone WMS memiliki fitur lengkap dengan fungsi utama untuk manajemen gudang. Oleh karena itu, jenis WMS ini memiliki fungsionalitas terbatas untuk aspek lain bisnis Anda, seperti inventaris atau akuntansi. 

On-Premises Vs. Cloud-Based WMS

Secara sederhana, on-premises WMS merupakan sistem dengan kendali penuh dari software dan hardware. Meskipun memiliki kendali penuh, biaya operasional lebih mahal dan perlu menjaga WMS secara teratur.

Sebagai alternatif, terdapat WMS berbasis cloud dengan biaya langganan untuk hosting server jarak jauh. Jika terjadi masalah, seperti bugging software dan pembaruan aplikasi akan ditangani oleh pihak vendor.

8 Rekomendasi Aplikasi Gudang terbaik

Setelah mengetahui tipe WMS, pemilik bisnis perlu melihat apa saja rekomendasi aplikasi gudang terbaik:

Netsuite WMS

Rekomendasi pertama dari Netsuite WMS sebagai aplikasi pergudangan berbasis cloud yang memiliki fitur operasional gudang, mulai dari penerimaan dan penyimpanan barang hingga pengambilan dan pengiriman.

NetSuite WMS menawarkan berbagai fitur untuk membantu bisnis meningkatkan efisiensi dan produktivitas pergudangan, diantaranya:

Mobile RF barcode scanning

Pengguna dapat menggunakan perangkat smartphone untuk scan barcode barang untuk semua proses aktivitas pergudangan. Adanya teknologi RFID juga membuat pelacakan stok secara akurat dan real-time, mengurangi kesalahan dan mempercepat proses pengambilan stok.

Manajemen Inventaris

Melalui software Netsuite WMS, Anda dapat melakukan update data inventaris barang hingga aktivitas transaksi barang, mulai dari tanggal, jumlah barang, kode barang, dan lainnya. 

SAP Extended Warehouse Management

Berikutnya ada aplikasi gudang dari SAP EWM yang membantu bisnis dari aktivitas masuk dan keluar barang, penerimaan dan pengeluaran barang, pesanan pelanggan, transportasi, hingga distribusi barang dari gudang.

Berikut beberapa fitur utamanya:

Terintegrasi SAP S/4 HANA

SAP EWM merupakan salah satu produk warehouse dari SAP, sehingga terintegrasi juga dalam sistem SAP S/4 HANA yang berbasis cloud. Keuntungan lainnya dari software WMS ini sudah siap pakai dan terintegrasi dengan software terkait.

Sistem Manajemen Gudang

Manajemen gudang dapat memantau semua aktivitas dan mengelola nomor seri, nomor batch, inventaris pengelolaan vendor, dan optimisasi staff gudang secara optimal dan efisien. 

Impact WMS

Impact WMS adalah aplikasi gudang terbaik di Indonesia yang menyediakan kebutuhan pergudangan dengan sistem pengelolaan akurat dan efisien untuk bisnis Anda. 

Selain fitur aktivitas gudang secara otomatis, Impact WMS juga menawarkan adanya laporan gudang yang lengkap dan real-time. Hal ini memudahkan bisnis owner untuk memantau jumlah stok barang di dalam gudang. 

Berikut penjelasan beberapa fiturnya:

Multi-warehouse management

Manajemen gudang sangat penting agar operasional gudang berjalan dengan lancar. Sistem Impact WMS dapat mengelola pengelolaan gudang lebih dari satu, seperti mengatur tata letak gudang di beberapa lokasi. 

Sistem barcode dan RFID

Adanya sistem barcode dan RFID setiap item barang memudahkan Anda untuk melacak posisi dan jumlah barang. Selain itu, Anda juga dapat melakukan identifikasi barang secara instan dan verifikasi status order produk dengan cepat dan otomatis. 

Pengaturan kapasitas gudang 

Ketika membuat gudang untuk bisnis harus dilakukan perencanaan yang matang, agar kapasitas gudang dapat dilakukan secara maksimal. Melalui Impact WMS, terdapat rekomendasi strategi penerimaan dan penyimpanan barang.

Selain itu, pemetaan layout gudang dan perhitungan dimensi produk sangat penting dilakukan agar gudang dapat menampung barang secara maksimal. 

Sortly Pro

Sortly Pro adalah software gudang dengan fitur unggulan melacak posisi item barang dengan identifikasi visual dari beberapa lokasi dengan waktu yang sama. Hal tersebut merupakan keunggulan utama dibandingkan aplikasi WMS lainnya. 

Dengan aplikasi Sortly Pro, pengguna dapat membuat daftar item, kategori, dan melampirkan informasi penting seperti gambar, deskripsi, dan catatan. Ini sangat berguna untuk manajemen gudang, pelacakan aset, atau penyusunan daftar koleksi.

Fishbowl Go Inventory

Fishbowl Go Inventory adalah solusi manajemen gudang dan manufaktur hanya menggunakan perangkat mobile, seperti smartphone dan tablet. 

Terdapat fitur utama dari aplikasi pergudangan ini dengan merekam aktivitas secara bersamaan, seperti scan barcode, mencetak daftar barang, hingga melacak pergerakan barang di dalam dan di antara gudang. 

Ada juga fitur cycle count untuk melacak dan menghitung jumlah stok barang di gudang. Jika ada barang masuk, Anda hanya menambahkan jumlah barang baru. 

Aplikasi Gudang Jubelio

Selanjutnya terdapat aplikasi gudang Jubelio sebagai vendor aplikasi inventaris berbasis web yang menawarkan solusi pergudangan untuk bisnis Anda.

Jubelio terdapat fitur penjualan dan juga terhubung dengan marketplace. Adanya inventaris barang secara otomatis juga memudahkan untuk mengelola stok barang dalam satu sistem.

Selain itu, terdapat juga fitur cross listing untuk menghemat waktu serta barcode dan nomor seri untuk memasukkan data barang lebih cepat. 

Odoo WMS

Odoo WMS juga masih terintegrasi dengan modul ERP dari Odoo. Sebagai software gudang, Odoo juga dapat melakukan proses gudang secara otomatis. Mulai dari penerimaan, pemilihan, pengemasan, hingga pengiriman.  

Integrasi modul Odoo WMS dengan modul lainnya dalam platform Odoo memungkinkan perusahaan untuk memiliki visibilitas dan kendali yang lebih baik atas proses operasional bisnis. 

Microsoft Dynamics 365 

Produk unggulan warehouse datang dari Microsoft Dynamics 360 untuk mengelola proses gudang dalam perusahaan manufaktur, distribusi, dan ritel. 

Modul software gudang ini memiliki beragam fitur terintegrasi dengan proses bisnis lain seperti transportasi, manufaktur, kontrol kualitas, pembelian, transfer, penjualan, dan retur.

Melalui informasi terbaru, akan ada fitur  andalan untuk Copilot and AI Innovation yang akan dibuka mulai dari Oktober tahun 2023. Tentu saja ini akan menarik berbagai pengusaha untuk menerapkan dalam bisnis. 

Kesimpulan

Secara keseluruhan, aplikasi gudang membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memberikan pengelolaan yang lebih terstruktur untuk aktivitas dan distribusi gudang.

Pemilik bisnis maupun manajer gudang dapat memilih aplikasi gudang terbaik dari Impact. Terdapat berbagai fitur andalan, seperti manajemen multi-gudang, sistem barcode dan RFID, serta laporan lengkap dan real-time. 

Dengan berbagai fitur otomasi, gudang dapat menghadapi kebutuhan pelanggan yang semakin tinggi dan memastikan efisiensi yang optimal dalam setiap aspek operasional.