Apa itu Sales System?

Apa itu sales system?

Sales system adalah software yang mencakup aktivitas pencatatan, pemrosesan, dan pengelolaan data penjualan produk atau layanan.

Tujuan dari Sales system adalah untuk mengelola proses penjualan secara efisien dan konsisten guna meningkatkan produktivitas dan akurasi data transaksi.

Manfaat sales system

• Mengelola data penjualan, target, dan performa tim secara digital
• Memberikan laporan sales pipeline dan konversi prospek
• Mendukung pengelolaan wilayah dan jadwal kunjungan sales
• Mempermudah analisis tren penjualan dan forecast
• Meningkatkan produktivitas tim penjualan

Jenis sales system

1. Order Management System (OMS): sistem yang mengelola proses pemesanan dari input pesanan hingga pengiriman dan pelacakan status.
2. Customer Relationship Management (CRM): sistem untuk mengelola interaksi dengan pelanggan, memantau prospek, dan meningkatkan penjualan melalui pendekatan personal.
3. Point of Sale (POS) System: sistem yang mencatat transaksi penjualan langsung di tempat, termasuk integrasi stok dan pembayaran.
4. Sales Force Automation (SFA): sistem yang otomatisasi aktivitas tim sales seperti pencatatan prospek, penjadwalan follow-up, dan pipeline penjualan.
5. Quotation & Invoicing System: sistem yang memudahkan pembuatan penawaran harga, faktur, dan pelacakan pembayaran pelanggan.
6. E-commerce Platform Integration: sistem penjualan yang terhubung langsung ke toko online untuk memproses transaksi dan update stok secara real-time.
7. Sales Analytics & Reporting System: sistem yang menyajikan laporan dan grafik performa penjualan berdasarkan produk, waktu, wilayah, atau tim.
8. Lead Management System: sistem yang membantu mengatur, menyaring, dan mengkonversi prospek menjadi pelanggan secara sistematis.

Cara kerja sales system

Fitur utama sales system

1. Quotation & sales order creation: Membuat penawaran harga dan pesanan penjualan secara cepat, akurat, dan terdokumentasi.
2. Price & discount management: Mengatur harga produk, diskon khusus pelanggan, promosi waktu terbatas, dan skema penjualan lainnya.
3. Customer relationship management (CRM) integration: Terintegrasi dengan sistem CRM untuk manajemen pelanggan, prospek, dan peluang penjualan (sales pipeline).
4. Payment status monitoring: Memantau status pembayaran dari pelanggan secara real-time (belum bayar, sebagian, lunas), dengan sistem pengingat otomatis.
5. Sales target & commission tracking: Mengelola target individu atau tim, menghitung komisi otomatis berdasarkan penjualan aktual.
6. Multi-channel sales integration: Mendukung penjualan dari toko fisik, e-commerce, marketplace, telesales, dan aplikasi mobile dalam satu sistem.
7. Real-time sales analytics: Menyediakan grafik dan laporan performa penjualan berdasarkan produk, wilayah, periode, atau tenaga penjual.
8. Returns & sales adjustment handling: Mencatat retur barang, pengembalian dana, serta koreksi faktur jika terjadi kesalahan.

Sales System bekerja dengan mengotomatiskan proses penjualan dari penawaran hingga pembayaran, baik untuk penjualan langsung (offline) maupun online, dengan proses utama sebagai berikut:

1. Quotation to order: Mengelola pembuatan penawaran harga (quotation) kepada pelanggan, konversi ke sales order jika disetujui, dan pencatatan secara sistematis.
2. Sales order processing: Mengatur alur pemrosesan pesanan pelanggan, termasuk pengecekan stok, validasi harga, persetujuan diskon, dan jadwal pengiriman.
3. Invoicing & payment tracking: Membuat faktur otomatis berdasarkan sales order, mencatat status pembayaran, dan mengirim pengingat otomatis untuk tagihan jatuh tempo.
4. Customer data & sales history: Menyimpan data pelanggan, riwayat transaksi, preferensi produk, dan analisis perilaku pembelian.
5. Sales team management: Mencatat aktivitas tim penjualan, termasuk target, performa individu, prospek yang di-follow-up, dan closing rate.
6. Sales reporting & forecasting: Menyediakan laporan real-time tentang performa penjualan dan memproyeksikan potensi pendapatan berdasarkan tren historis.

Implementasi sales system

Kegagalan implementasi sales system

Sekitar 70% implementasi sistem penjualan seperti CRM dan ERP gagal mencapai tujuan bisnisnya, terutama karena rendahnya adopsi pengguna, pelatihan yang tidak memadai, perencanaan proyek yang buruk, dan kurangnya dukungan manajemen (Polar Strategy dan Rand Group).

Selain itu,  77% tenaga penjualan kesulitan menyelesaikan tugas secara efisien meskipun sudah dibekali teknologi dan pelatihan, menandakan bahwa banyak inisiatif sales enablement tidak mampu mendorong perubahan perilaku yang dibutuhkan untuk meningkatkan produktivitas (Gartner).

Langkah implementasi sales system

1. Perencanaan

• Tujuan yang Jelas
  Menentukan sasaran sistem penjualan, misalnya:
  • Meningkatkan kecepatan dan akurasi proses penjualan
  • Mempermudah pemantauan kinerja tim sales
  • Menyediakan histori transaksi pelanggan secara real-time
  • Menyatukan alur penjualan dari lead hingga invoice
• Perbaikan Proses Bisnis
  Menganalisis proses penjualan yang ada, seperti pembuatan quotation, negosiasi harga, approval diskon, dan pencatatan pesanan. Lalu menyempurnakannya sebelum sistem diimplementasikan.
• Penyusunan Kebutuhan Sistem (System Requirement)
  Menentukan kebutuhan utama sistem penjualan, seperti:
  • Manajemen prospek dan pelanggan (CRM)
  • Pembuatan penawaran (quotation)
    Konversi quotation ke sales order
  • Penjadwalan pengiriman
  • Integrasi dengan stok, pengiriman, dan finance
  • Pelaporan dan analitik penjualan

2. Persiapan

• Blueprint
  Mendokumentasikan seluruh proses penjualan, termasuk alur kerja sales team, approval harga/diskon, proses konversi order, hingga penagihan (invoice).
• UAT (User Acceptance Test)
  Melibatkan tim sales dan finance untuk menguji alur penjualan di sistem: dari input lead, konversi menjadi deal, hingga proses penagihan dan laporan.
• Training
  Melatih tim penjualan dan supervisor agar mampu menggunakan sistem secara optimal, termasuk penggunaan fitur CRM, quotation, dan analitik kinerja.

3. Go-Live

• Migrasi Data
  Memindahkan data penting ke sistem baru, seperti:
  • Daftar pelanggan
  • Histori penjualan
  • Harga jual dan diskon
  • Produk dan stok
• Support
  Memberikan pendampingan selama fase awal penggunaan sistem, termasuk dukungan saat penginputan quotation/order dan penanganan masalah teknis.
• Improvement
  Melakukan evaluasi dan penyesuaian sistem berdasarkan masukan dari pengguna, seperti:
  • Penyesuaian template quotation
  • Tambahan fitur reminder follow-up
  • Penyempurnaan tampilan laporan

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.