Supplier Relationship Management (SRM) dalam Bisnis

Saat pandemi 2020, rantai pasok global sempat terguncang akibat lockdown, keterlambatan logistik, dan ketidakseimbangan permintaan. Situasi ini berlanjut hingga 2022 akibat konflik Rusia–Ukraina.

Krisis tersebut menunjukkan betapa pentingnya hubungan perusahaan dengan pemasok. Salah satu pendekatan strategis yang banyak diadopsi bisnis adalah Supplier Relationship Management (SRM).

SRM membantu perusahaan mengelola interaksi dengan supplier agar pengiriman barang dan jasa lebih terjamin, risiko berkurang, dan daya saing meningkat. Artikel ini membahas secara lengkap apa itu SRM, manfaat, tantangan, serta bagaimana cara implementasinya.

Apa itu Supplier Relationship Management (SRM)?

Supplier Relationship Management (SRM) adalah strategi perusahaan dalam menilai, mengelola, dan mengembangkan hubungan dengan pemasok. Tujuannya bukan hanya untuk membeli barang, tetapi juga menciptakan hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.

Ada beberapa alasan mengapa sebuah perusahaan ingin mempekerjakan SRM. Kami memecahkannya menjadi tiga tujuan.

Tujuan besar SRM adalah untuk mengembangkan hubungan yang saling menguntungkan dengan supplier. Bisnis perlu menentukan pemasok mana yang dapat membantu kesuksesan mereka. Oleh karena itu, SRM membantu perusahaan mengelola pemasok berdasarkan sistem penilaian.

Sebagian besar SRM adalah mengelola risiko. Penerapannya untuk mengurangi gangguan dalam rantai pasokan. Mereka bekerja untuk menjaga hubungan dengan supplier untuk memastikan kepatuhan dan rencana darurat.

Terakhir, Supplier Relationship Management ditujukan untuk menciptakan nilai. Hubungan ini memungkinkan bisnis melakukan inovasi dan keunggulan kompetitif yang lebih signifikan daripada metode pembelian tradisional.

SRM beda dengan supply chain management (SCM). SCM adalah konsep yang lebih luas yang menggabungkan semua aktivitas dalam arus barang dan jasa. SRM, sebaliknya, adalah bagian dari SCM karena memainkan peran penting di dalamnya.

Anda juga seharusnya tidak menyamakan SRM dengan procurement. Procurement mengacu pada pembelian barang dan jasa dari sumber eksternal. SRM lebih strategis, sedangkan pengadaan hanya berfokus pada aspek transaksional manajemen pemasok.

Pentingnya Supplier Relationship Management untuk Perusahaan

SRM membantu perusahaan:

• Mengelola risiko rantai pasokan.
• Memastikan kualitas produk dan layanan konsisten.
• Mendorong inovasi bersama supplier.
• Membentuk keunggulan kompetitif yang tidak bisa dicapai dengan pengadaan tradisional.

SRM juga berbeda dari procurement (yang fokus pada transaksi) dan supply chain management (SCM) (yang mencakup seluruh alur logistik). SRM lebih strategis karena berfokus pada hubungan jangka panjang dengan supplier penting.

Manfaat Supplier Relationship Management

Ada berbagai alasan mengapa banyak perusahaan tertuju pada SRM untuk menguatkan hasil bisnis mereka. Berikut adalah manfaat-manfaat dari SRM:

1. Penghematan dan efisiensi biaya

Setiap bisnis ingin meningkatkan profitabilitasnya. Supplier Relationship Management adalah solusi untuk mengelola biaya. Di saat Anda memiliki hubungan baik dengan pemasok, akan ada banyak kesempatan untuk mengurangi pengeluaran sambil menjaga kualitas melalui negosiasi harga, model pembayaran fleksibel, dan efisiensi biaya.

2. Meningkatkan performa supplier dan kualitas produk

SRM yang efektif membuat pemasok berkinerja lebih baik. Anda bisa berkolaborasi dan berkomunikasi lebih baik dengan mereka. Dengan evaluasi rutin, pemasok bisa memahami ekspektasi mereka dan dapat meningkatkan kualitas serta ketepatan pengiriman, sehingga mereka bisa mendapat ulasan performa secara reguler. Hasilnya, akan ada lebih sedikit gangguan, dan operasi berjalan lebih baik.

3. Mendorong inovasi & pengembangan produk

Hubungan supplier yang baik memungkinkan kedua belah pihak untuk berbagi pengetahuan dan keahlian melalui pemberian akses pada teknologi, tren, dan ide baru. Hal ini mempercepat inovasi produk, sehingga organisasi Anda dapat memperoleh wawasan berharga tentang tren terbaru dalam industrinya.

Di saat yang sama, baik bisnis maupun pemasok dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan alur kerja. Pada akhirnya, SRM membantu perusahaan dalam mempertahankan daya saing di pasar yang dinamis.

4. Menurunkan volatilitas harga

Bermitra dengan pemasok untuk jangka panjang dapat mengurangi fluktuasi harga bahan baku. SRM memberikan stabilitas yang lebih baik dalam rantai pasokan, karena adanya kepastian kontrak. Hubungan Anda dengan pemasok mengurangi fluktuasi harga.

Hubungan yang baik dengan pemasok dapat membantu menurunkan harga komoditas melalui kolaborasi yang efektif. Ini mungkin berarti mempertimbangkan model penetapan harga yang berbeda dengan imbalan perjanjian lain yang saling menguntungkan.

5. Mitigasi risiko & krisis rantai pasok

Salah satu tujuan utama SRM adalah manajemen risiko. Ketika Anda mengelola hubungan pemasok secara proaktif, ada sedikit kemungkinan terjadi kesalahan. Anda akan memiliki rencana cadangan dan strategi darurat jika terjadi gangguan pasokan. Jadi, ketika terjadi masalah, Anda dapat menanganinya dengan cepat dan efisien.

6. Peluang untuk outsourcing

Saat bisnis Anda membangun hubungan yang lebih kuat dengan pemasoknya, peluang mungkin muncul untuk mengalihkan aktivitas tertentu kepada mereka. Supplier dapat mengambil alih sebagian fungsi (misalnya manajemen inventori) sehingga perusahaan bisa fokus pada strategi inti.

Baca juga: Mengenal Manfaat Supplier Guarantee dan Cara Klaimnya

Tantangan dalam penerapan supplier relationship management

SRM dapat menguntungkan banyak bisnis, tetapi melakukannya dengan benar tidaklah mudah. Studi Procurement Leaders pada 2017 menyebutkan bahwa hanya 51% kolaborasi yang berhasil dengan program SRM.

Studi ini mengidentifikasi kurangnya komitmen dan kepercayaan sebagai alasan kegagalan SRM.

Beberapa faktor yang dapat menyebabkan kegagalan SRM dalam suatu organisasi antara lain:

1. Kurangnya keselarasan dengan strategi bisnis

Kepentingan bisnis dan pemasok Anda mungkin tidak selalu sama. Kurangnya keselarasan mempersulit kedua belah pihak untuk berkolaborasi secara efektif dan mencapai manfaat yang diinginkan. Misalignment menyebabkan kesalahpahaman, keterlambatan, dan konflik, yang dapat menggagalkan program SRM.

2. Salah urus pemasok

Tidak mengelola pemasok dengan benar dapat merusak hubungan Anda dengan mereka.

Salah mengelola pemasok dapat terjadi dalam berbagai bentuk: pemantauan yang tidak konsisten, kurang komunikasi, memiliki fokus jangka pendek, pola pikir yang tidak fleksibel, dan kurangnya kepercayaan. Supplier yang dikelola dengan buruk dapat menyebabkan masalah kualitas dan hilangnya kelangsungan bisnis.

3. Minimnya visi dan tujuan yang jelas

Perusahaan seringkali melakukan SRM tanpa memahami tujuannya. Beberapa organisasi memanfaatkan SRM karena tren atau menganggapnya sebagai praktik terbaik.

Kurangnya visi menuju tujuan akhir seperti mengikuti tren tanpa strategi jangka panjang dapat menyebabkan SRM gagal. SRM yang efektif harus memiliki tujuan khusus yang memberi nilai tambah pada rantai pasokan dan kekuatan operasionalnya.

4. Mitigasi risiko yang tidak memadai

Tidak memiliki rencana cadangan membuat perusahaan rentan terhadap krisis pasokan. Anda harus melihat melampaui pemasok langsung untuk mengantisipasi masalah ini. Pendekatan lain adalah berkomunikasi dengan pemasok Anda secara proaktif.

Manajemen risiko yang efektif sangat penting dalam manajemen hubungan pemasok. Gagal memitigasi risiko dapat mengakibatkan kerugian finansial, rusaknya reputasi, masalah hukum, dan gangguan operasional.

3 Tahap implementasi supplier relationship management

Bagaimana cara melakukan program SRM di perusahaan Anda? Kami bisa membaginya menjadi tiga langkah dasar.

1. Segmentasi supplier

Langkah pertama adalah mengkategorikan supplier Anda. Cara mudah untuk memulai adalah dengan mengelompokkan pemasok berdasarkan barang, harga, lokasi, dan kuantitas. Dengan melakukan ini, Anda dapat memperoleh visibilitas di seluruh rantai pasokan.

Metode populer lainnya yang bisa digunakan untuk mengelompokkan pemasok lebih jauh adalah Kraljic Matrix.  Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengkategorikan pembelian berdasarkan risiko dan nilai strategis kepentingan bisnis.

Matriks ini mengelompokkan item ke dalam empat kuadran:

• Strategic: Barang penting untuk bisnis tetapi memiliki risiko pasokan yang tinggi. Ini membutuhkan hubungan pemasok yang dekat dan pendekatan strategis untuk procurement.
• Leverage: Barang dengan risiko pasokan rendah tetapi sangat penting bagi perusahaan. Ini membutuhkan pengurangan biaya dan negosiasi dengan pemasok untuk harga terbaik.
• Bottleneck: Barang dengan risiko pasokan tinggi tetapi sepele. Mereka membutuhkan perencanaan kontinjensi dan strategi mitigasi risiko.
• Non-critical: Barang dengan risiko pasokan rendah yang tidak penting untuk pengoperasian. Anda dapat memperolehnya menggunakan pendekatan transaksional, dengan fokus pada efisiensi dan pengurangan biaya.

Saat Anda membagi daftar pemasok Anda ke dalam kelompok, akan lebih mudah untuk memahami siapa mereka dan bagaimana mengelolanya dengan baik. Segmentasi membantu Anda mengembangkan strategi yang menggunakan sumber daya Anda secara lebih efisien.

2. Membangun strategi supplier

Setelah membagi supplier Anda menjadi beberapa kelompok, langkah selanjutnya adalah merumuskan strategi untuk mengelola hubungan Anda dengan mereka. Sistem Anda harus menciptakan hubungan yang sama-sama menguntungkan dengan pemasok Anda.

Rencana tersebut harus menguraikan tindakan khusus untuk mengelola dan mengembangkan kemitraan pemasok.

Pada tahap ini, bersikap transparan kepada pemasok Anda sangat penting. Beri tahu mereka tujuan jangka panjang, jelaskan aktivitas bisnis & KPI Anda, dan bagikan data kinerja pemasok.

Pendekatan seperti ini membangun kepercayaan dan mencegah kesalahpahaman di masa mendatang dengan pemasok Anda.

Komunikasi dengan pemasok harus terus dilakukan. Ketika kedua belah pihak berkolaborasi, ide akan mengalir. Dimungkinkan untuk mendapatkan konsep yang sebelumnya diabaikan.

Selain itu, proposal kreatif dari pemasok dapat memberikan keunggulan kompetitif.

3. Mengeksekusi strategi

Langkah terakhir penerapan SRM Anda adalah menjalankan strategi yang Anda kembangkan. Penting juga bagi Anda untuk mengakui bahwa hal-hal mungkin tidak selalu berjalan sesuai rencana.

Namun, memiliki hubungan kolaboratif yang kuat dengan pemasok dapat membantu membuat penyesuaian yang diperlukan secara instan.

Segmentasi supplier yang efektif juga bermanfaat saat memprioritaskan tugas dalam situasi yang membutuhkan perhatian segera.

Selain itu, sangat penting untuk memantau kinerja semua pemasok secara konsisten.

Menetapkan Key Performance Indicators (KPI) dan metrik keberhasilan sangat penting untuk pembandingan dan peningkatan kinerja pemasok. Dengan KPI, Anda tahu kapan harus melakukan penyesuaian pada strategi Anda.

Praktik terbaik penerapan supplier relationship management

Anda sekarang tahu cara membangun supplier relationship management (SRM) yang efektif untuk bisnis Anda. Berikut adalah lima tips untuk memastikan strategi SRM yang sukses.

1. Memahami kebutuhan bisnis

Sebelum memilih pemasok, penting bagi Anda untuk memahami kebutuhan bisnis. Anda harus menentukan tujuan organisasi Anda, mengenali potensi risiko, dan mengevaluasi kemampuan pemasok. Memahami hal ini membantu Anda memilih pemasok yang tepat yang sejalan dengan tujuan Anda.

2. Menggunakan database yang tepat

Untuk memiliki SRM yang efektif, Anda memerlukan database terpusat. Basis data ini memastikan integritas data, mengurangi duplikasi, dan menawarkan akses waktu nyata ke informasi pemasok.

Database pemasok yang terperinci dapat membantu dalam perencanaan, penghematan biaya, dan pemeliharaan hubungan pemasok.

3. Mengutamakan supplier

SRM membangun hubungan yang solid dengan pemasok. Anda harus memperlakukan mereka sebagai mitra, bukan vendor.

Memprioritaskan pemasok melibatkan fokus pada kepuasan mereka melalui pembayaran tepat waktu, komunikasi yang jelas, dan penyelesaian masalah yang cepat.

Ini juga termasuk berkolaborasi dengan pemasok untuk menetapkan tujuan bersama dan memitigasi risiko rantai pasokan.

4. Fokus pada pelatihan

Memberikan pelatihan tentang teknologi dan proses terbaru dapat meningkatkan kompetensi dan kinerja tim Anda secara keseluruhan. Latih tim Anda melalui program internal, kursus yang relevan, dan lingkungan kerja positif yang mendorong kolaborasi.

Pelatihan memungkinkan organisasi Anda terlibat dengan pemasok secara efektif, menyelesaikan masalah, dan memenuhi kontrak dan perjanjian.

5. Mengotomatiskan proses bisnis

Otomatisasi menyederhanakan SRM, meningkatkan efisiensi, dan meminimalkan kesalahan. Otomatisasi juga menjamin bahwa data akurat dan terkini. Mengotomatiskan pengumpulan, analisis, dan pelaporan data memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

Salah satu teknologi adalah solusi enterprise resource planning (ERP). ERP software dari Impact memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti secara real-time untuk mengelola kinerja pemasok secara efektif.

Impact ERP juga membantu otomatisasi pengadaan yang dapat mencegah kekurangan persediaan.

Studi kasus perusahaan yang sukses menerapkan SRM

Perusahaan yang menerapkan SRM telah mendapatkan manfaat yang signifikan. Manfaat ini termasuk penghematan biaya, peningkatan kualitas, dan peningkatan inovasi.

Di bawah ini adalah dua perusahaan terkemuka yang telah menerapkan SRM secara efektif dalam operasinya.

Toyota

Toyota menjadi pemimpin dalam membangun hubungan dengan supplier, dengan reputasi yang hanya dapat ditandingi oleh beberapa perusahaan. Selama beberapa dekade, Toyota menempati posisi teratas di bidang ini dengan membangun kemitraan kolaboratif dan langgeng dengan para pemasoknya.

Pabrikan otomotif tersebut mengizinkan pemasok memperlihatkan kemampuan teknis mereka di fasilitas R&D Toyota. Presentasi ini menyoroti ide-ide inovatif untuk penggunaan segera atau jangka panjang.

Supplier Toyota mendapatkan penghargaan atas inovasi mereka. Untuk setiap ide bermanfaat yang dihasilkan, pemasok menerima setengah dari keuntungan yang diperoleh. Toyota yakin hal ini menarik pemasok untuk berkolaborasi lebih lama.

P&G

P&G memiliki sejarah bekerja dengan baik dengan para pemasoknya. Mereka memandang SRM sebagai cara lain untuk memperluas hubungan ini.

Program P&G sangat ketat karena mereka yakin akan memberikan hasil yang tahan lama. Ini mendorong supplier untuk menciptakan nilai yang membantu daya tarik dan daya saing P&G di pasar. Strategi ini sejalan dengan tujuan P&G untuk sukses di pasar.

Karena besarnya bisnis P&G, pendekatan SRM menekankan manajemen risiko. P&G menggunakan alat yang memberikan sinyal awal terkait perubahan dinamika bisnis dengan pemasok.

Mereka secara proaktif mengidentifikasi rantai pasokan yang menimbulkan risiko tinggi dan kontinjensi jika terjadi gangguan.

Kesimpulan

Membangun hubungan yang solid dengan pelanggan dan supplier sering menjadi dasar kesuksesan bisnis. Perusahaan mengandalkan pemasok untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk membuat dan menjual produk atau layanan mereka.

Hubungan yang baik ini sangat penting untuk mendapatkan nilai terbaik bagi perusahaan Anda. Ketika Anda memiliki hubungan yang baik dengan pemasok Anda, mereka cenderung memberikan layanan yang dipersonalisasi, diskon, dan persyaratan khusus. Ini dapat membuat rantai pasokan Anda lebih efisien, hemat biaya, dan produktif.

SRM adalah cara mengelola hubungan secara aktif dengan supplier untuk meningkatkan kualitas, biaya, pengiriman, dan inovasi.

Ini melibatkan lebih dari sekadar membeli barang dari pemasok dan mencakup aktivitas seperti memilih supplier yang sesuai, membantu mereka meningkatkan kinerja mereka, dan melacak seberapa baik kinerja mereka.

Agar SRM berhasil, perusahaan dan supplier harus bekerja sama secara erat, membangun kemitraan berdasarkan kepercayaan dan saling menghormati. Dengan melakukan ini, mereka dapat saling membantu untuk berhasil dan meningkatkan kinerja mereka.

Demi mendukung proses ini, perusahaan dapat memanfaatkan software procurement untuk mengelola proses pengadaan secara otomatis, terstruktur, dan transparan, termasuk dalam hal pemilihan dan evaluasi supplier.