Konflik di Tempat Kerja: Contoh dan 7 Cara HR Mengatasinya
Setengah dari pekerja HR menghabiskan satu sampai lima jam seminggu untuk menyelesaikan konflik di tempat…
Cynthia
September 18, 2024Talent acquisition, hiring, dan recruitment mungkin terdengar sama, namun ketiga hal tersebut memiliki arti dan peran berbeda. Walaupun memiliki arti berbeda, penting bagi HR untuk memahami lebih lanjut terkait proses pengisian posisi yang kosong pada suatu perusahaan. Baik individu maupun organisasi yang memiliki tim perekrutan, koordinasi pada talent acquisition akan mengefisiensikan proses.
Chapter ini akan membahas lebih lanjut terkait hiring, recruitment, dan talent acquisition, serta panduan dalam melakukan perekrutan, hingga cara menemukan kandidat terbaik.
Pada chapter sebelumnya kita sudah membahas tentang apa itu human resource, untuk mempelajari lebih dalam, kali ini kita akan melihat definisi dari Hiring, recruitment, dan talent acquisition. Walaupun ketiganya memliki arti yang mirip, namun memiliki fungsi yang berbeda.
2. Hiring manager adalah pemimpin pada divisi posisi terbuka yang bertanggung jawab untuk melakukan pemilihan akhir pada kandidat. Berbeda dengan tim yang melakukan diskusi, hiring manager akan melakukan seleksi akhir pada proses perekrutan.
Bergantung pada skala perusahaan, Anda dapat membuat departemen bagi setiap proses perekrutan untuk membantu beberapa hiring manager berbeda, atau hanya memiliki satu orang untuk melakukan proses talent acquisition, mulai dari recruitment, hiring, dan approving.
Talent acquisition tidak bisa berjalan optimal jika hanya membuka lowongan dan besar kemungkinan kandidat tidak akan datang. Agar berjalan efektif, talent acquisition dimulai dari sekelompok besar kandidat kemudian dipersempit melalui beberapa fase proses perekrutan.
Perekrut profesional menyebut proses ini sebagai talent acquisition funnel. Pada setiap fase akan dikirimkan beberapa kandidat untuk memberikan pilihan yang beragam, namun juga jumlahnya tidak sampai membuat hiring manager kewalahan untuk mengeliminasi kandidat yang tidak sesuai.
Proses talent acquisition yang berhasil akan membantu recruiters dan hiring manager untuk menjawab dua pertanyaan penting tentang kandidat, yaitu 1. Apakah mereka bisa melakukan pekerjaan tersebut? 2. Apakah mereka mau melakukan pekerjaan tersebut?
Jika tujuan Anda untuk mempekerjakan karyawan yang tetap bersama perusahaan Anda dalam jangka waktu panjang, talent acquisitions perlu ditujukan pada kandidat yang dapat menjawab dua pertanyaan tersebut. Kandidat perlu memahami dengan baik terkait job requirement, ekspektasi pada prasyarat dan pelatihan yang tersedia, keselarasan dengan misi, visi, dan nilai perusahaan.
Proses perekrutan terlihat sederhana jika job description dibuat dengan menyalin dari iklan lowongan kerja dari perusahaan lain. Walaupun cara ini lebih mudah, namun akan menyulitkan Anda untuk menemukan kandidat yang benar-benar sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Job description yang dibuat perusahaan lain belum tentu sesuai dengan budaya, nilai, dan operasional perusahaan.
Anda perlu mendefinisikan dengan baik persyaratan kerja yang akan dipasang di iklan lowongan yang akan menjangkau kandidat yang beragam namun selaras dengan kebutuhan perusahaan. Pendekatan ini adalah kunci untuk mendapatkan para kandidat yang memenuhi syarat dan karyawan perekrutan dapat menyediakan kandidat beragam kepada hiring manager.
Agar job description dapat sesuai dengan kebutuhan, Anda perlu menentukan kualifikasi utama pada hiring funnel. Hal ini dapat dimulai dengan mendefinisikan job description pada setiap posisi yang dibuka.
Berbeda dengan job description, iklan lowongan kerja berisi penjelasan inti terkait kualifikasi yang diperlukan. Iklan perlu ditulis secara singkat, jelas, dan dapat menjelaskan secara keseluruhan kebutuhan perusahaan.
Anda perlu menentukan hard skill dan soft skill yang merupakan prasyarat ketika menulis job description sehingga dapat dipelajari oleh kandidat. Misalnya mencantumkan sistem manajemen proyek, seperti Jira dan Asana sebagai salah satu persyaratan hard skill, namun juga dapat menerima kandidat yang memiliki hard skill serupa.
Oleh karena itu, penting bagi HR untuk menentukan persyaratan hard skill dan soft skill yang sesuai dengan misi, visis, dan nilai perusahaan.
Pada tahun awal BambooHR, mereka membuat job description yang standar untuk account executive mereka. Namun, semakin berkembangnya produk dan pengetahuan untuk memahami pelanggan, BambooHR menyadari bahwa mereka perlu memeriksa kembali asumsi terkait tim sales.
Terlebih ketika tim sales dari BambooHR menyatakan bahwa mereka menyukai budaya kerja mereka dan berharap dapat diaplikasikan pada tim sales lainnya.
BambooHR melakukan peninjauan ulang, mulai dari kompensasi, soft skill, dan realitas yang membuat tim sales tidak memiliki employee experience seperti divisi lain. Alih-alih mencoba mengajak HR contact untuk bekerja sama, BambooHR lebih berhasil dalam melakukan edukasi terkait manfaat HR software yang pada akhirnya akan membuat keputusan membeli produk.
Contoh kasus ini menunjukkan selain pentingnya ajakan untuk membeli produk, memiliki pengetahuan terkait HR juga sama pentingnya.
BambooHR pada akhirnya merevisi job descriptionnya, dari sebelumnya menargetkan tim sales profesional yang mencari komisi tinggi, saat ini mereka menargetkan orang dengan pengalaman HR yang ingin membantu profesional HR lainnya untuk membuat perbedaan. Sebagai hasilnya, BambooHR dapat mempertahankan karyawan lebih baik dan memiliki pengalaman dengan kepuasan pada budaya kerja mereka.
Job description harus dibuat dengan lengkap termasuk, ekspektasi kompensasi, potensi kemajuan, dan ekspektasi masa jabatan. Tidak semua pekerjaan dilakukan selamanya, sehingga menyertakan umur simpan untuk setiap posisi pada job description akan membuat tujuan realistis untuk kebutuhan masa depan perusahaan Anda.
Seperti contohnya, bandingkan antara posisi software developer dengan posisi recruitment coordination. Disamping, perbedaan kompensasi, kedua posisi tersebut memiliki pertumbuhan karir yang berbeda. Jika perusahaan Anda memerlukan posisi dengan shelf life yang pendek, maka penting untuk mengklarifikasi dari awal terkait pengembangan dan kebijakan perekrutan internal Anda.
Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat iklan lowongan kerja:
Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dihindari ketika membuat iklan lowongan kerja:
Seperti halnya menulis deskripsi pekerjaan, lebih banyak tidak selalu lebih baik saat memposting iklan lowongan kerja. Agar posting pekerjaan Anda mendapatkan daya tarik, penting untuk memahami job market untuk posisi yang ingin Anda isi sehingga Anda dapat memilih jalan yang tepat bagi kandidat yang memenuhi syarat. Berikut adalah beberapa panduan untuk menargetkan posting pekerjaan Anda:
Menargetkan postingan lowongan kerja dapat menghasilkan penggunaan sumber daya perekrutan Anda dengan lebih baik—tidak hanya melalui penghematan jam kerja saat merekrut karyawan, tetapi juga dalam biaya yang terkait dengan memposting dan mempromosikan iklan lowongan.
JD Conway, manager talent acquisition di BambooHR, mengatakan “Ketika saya mendengar tentang orang-orang yang membayar $10,000 ke LinkedIn sehingga mereka dapat meledakkan 300 InMail ke setiap profil yang cocok dengan hasil pencarian mereka, saya ingin bertanya, ‘Berapa rasio dollars-to-responses?”.
Jika Anda telah berhasil menargetkan job description Anda dan mempostingnya di tempat yang tepat, Anda akan mendapatkan kumpulan pelamar yang beragam, relevan, namun dapat dikelola.
Langkah selanjutnya dalam proses perekrutan adalah menyaring kumpulan pelamar Anda dan mempelajari cukup banyak tentang setiap pelamar untuk mengidentifikasi mereka yang merupakan kandidat terbaik untuk melanjutkan proses perekrutan.
Banyak perusahaan mengandalkan AI untuk menyaring resume yang tidak cocok dengan template tertentu. Meskipun teknologi ini meningkat, mengotomatiskan sepenuhnya proses penyaringan masih berisiko mendiskualifikasi kandidat karena memilih opsi yang salah atau gagal memasukkan kata kunci yang cukup.
Apakah proses perekrutan Anda melibatkan AI atau memproses setiap aplikasi secara manual, meluangkan waktu untuk penyaringan telepon memberi perekrut kesempatan untuk mengajukan pertanyaan lanjutan. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat menyelesaikan ambiguitas dan mengidentifikasi kandidat yang tidak cocok sebelum mengundang mereka untuk wawancara.
Perekrut dapat memilih untuk menghubungi kandidat tentang isu-isu seperti:
Menjangkau kandidat yang telah berpartisipasi dalam proses penyaringan Anda menunjukkan bahwa proses perekrutan Anda menghormati upaya yang dilakukan kandidat untuk melamar.
“Saya menulis semuanya satu per satu—tidak ada surat formulir,” kata Conway. “Itu membutuhkan banyak waktu, tetapi yang diperlukan bagi saya untuk membenarkannya adalah memikirkan bagaimana saya ingin seseorang mendekati saya; itu Aturan Emas.”
Pada titik ini dalam proses akuisisi bakat, perekrutan telah menghasilkan kumpulan finalis. Kumpulan ini harus cukup kecil sehingga hiring manager dapat meluangkan waktu dalam tugas normal mereka untuk penyaringan akhir, menggunakan keahlian mereka untuk memeriksa detail aplikasi masing-masing finalis.
Setelah menyaring kandidat yang tidak cocok yang berhasil melewati penyaringan awal sebelum melanjutkan ke tahap pertama dari proses perekrutan: wawancara kerja.
Ketika hiring manager mendekati wawancara kerja, perhatian pertama mereka sering kali menemukan pertanyaan terbaik untuk diajukan. Meskipun mereka tahu bidang keahlian mereka dan keterampilan keras yang dibutuhkan kandidat yang sukses, mereka mungkin bertanya-tanya bagaimana cara menggunakan soft skill yang menentukan apakah kandidat yang memenuhi syarat secara teknis cocok untuk jangka panjang yang baik untuk tim.
Membuat asumsi yang tidak akurat adalah sifat manusia, dan pertemuan selama beberapa jam tidak memberi banyak hal untuk dikerjakan.
Naluri untuk berhenti sejenak sebelum terjun ke wawancara kerja ini bagus. Sebuah artikel New York Times menangkap keterbatasan wawancara dengan akun seorang wanita yang muncul lima menit lebih awal, memberikan apa yang dia rasakan sebagai kinerja wawancara yang cukup standar, dan menerima tawaran pekerjaan di tempat.
Sewaktu dia pergi, salah satu pewawancara berkomentar bahwa dia terkesan dengan betapa tenangnya wanita itu setelah datang terlambat 25 menit untuk wawancara—dia telah diberi waktu mulai yang salah. Karyawan baru menyadari itu akan menjadi wawancara yang sama sekali berbeda jika mereka bertanya mengapa dia begitu terlambat daripada berasumsi dia memiliki kepercayaan diri yang besar.
Wawancara kerja adalah trade-off: sementara kandidat dan hiring manager membutuhkan waktu tatap muka untuk membuat hubungan manusia, bahkan wawancara yang paling panjang pun tidak memberikan cukup waktu untuk mengklarifikasi setiap asumsi. Kedua belah pihak pergi dengan kesan yang dibentuk oleh bias masing-masing.
Untuk lebih jelasnya, bias tidak dapat dihindari. Mereka adalah jalan pintas mental yang membantu kita fokus pada informasi paling penting saat ini tanpa memeriksa kembali semua yang kita yakini.
Mereka menentukan apakah kita menemukan situasi yang mengancam atau mengundang, mengakses semua pengamatan dan pelajaran yang telah kita pelajari sejak lahir untuk membentuk kesimpulan dalam sepersekian detik.
Perekrutan yang bias dapat menyebabkan kurangnya keragaman yang terbaik—dan tantangan hukum atas diskriminasi yang paling buruk.
Meskipun penting untuk mengurangi bahkan bias kecil selama wawancara, ada beberapa kategori pertanyaan wawancara yang dilarang oleh hukum sebagai diskriminatif.
Pada saat yang sama, penting untuk mengajukan pertanyaan berwawasan yang melewati asumsi dan membantu kandidat dan hiring manager untuk membuat keputusan yang tepat. Sayangnya, beberapa pertanyaan wawancara kerja populer—seperti “Apa kelemahan terbesar Anda?” dan “Di mana Anda melihat diri Anda dalam lima tahun?” —Jangan memajukan percakapan ini.
Pertanyaan wawancara kerja terbaik tidak bergantung pada klise atau insting. Berikut adalah beberapa saran:
Pada akhirnya, tidak ada pertanyaan yang sempurna untuk wawancara kerja. Bahkan dengan pertanyaan yang berwawasan luas, Anda mungkin tidak mendapatkan informasi yang Anda butuhkan pada percobaan pertama.
Mengajukan pertanyaan tindak lanjut yang relevan selama wawancara menunjukkan kepada kandidat bahwa pewawancara mendengarkan sambil memberi pewawancara kesempatan untuk mengklarifikasi apa yang mereka minta.
Hiring adalah keputusan penting bagi semua orang yang terlibat. Kandidat yang sukses mendekati babak baru dalam hidup mereka, dan manajer perekrutan mempersiapkan pertumbuhan dan perubahan pada tim mereka. Seperti halnya proses wawancara, memutuskan siapa yang akan dipekerjakan terlalu penting untuk meninggalkan persepsi satu orang (bias masih berlaku).
Untuk membantu mengurangi efek bias yang tersisa, kami sarankan untuk mewawancarai dalam kelompok kecil yang terdiri dari tiga orang atau kurang dengan serangkaian pertanyaan yang telah ditentukan.
Pertanyaan-pertanyaan ini harus dipetakan ke job description untuk posisi tersebut. Setelah wawancara, setiap anggota tim perekrutan yang hadir dapat merekam kesan mereka pada kartu skor kandidat.
Seiring dengan menyediakan cara untuk mengingat performa wawancara kandidat, scorecards menyoroti perbedaan antara pewawancara, membantu mereka mengidentifikasi perbedaan persepsi yang perlu diselesaikan. Menyelesaikan scorecards juga membantu memperkuat alasan di balik keputusan Anda saat mempresentasikan kandidat akhir Anda untuk disetujui.
Saat hiring team Anda mempertimbangkan metrik untuk mendiskusikan kandidat, anjurkan mereka untuk menggunakan wawancara untuk mengevaluasi soft skill yang selaras dengan nilai-nilai perusahaan Anda.
Pertimbangkan surat penawaran sebagai langkah pertama dalam proses orientasi, yang akan dibahas secara rinci di chapter selanjutnya.
Surat penawaran Anda harus mencakup informasi berikut:
Beberapa poin terakhir yang perlu dipertimbangkan:
Proses talent acquisition yang selaras akan membantu Anda menemukan kandidat terbaik untuk mengisi lowongan pekerjaan Anda—dan proses talent acquisition yang terbuka dan penuh perhatian akan membantu mereka bersedia menerima tawaran Anda.
Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan implementasi di perusahaan Anda
Tim Insights Impact
Tim Insights Impact terdiri dari beragam individu profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam berbagai aspek bisnis. Bersama-sama, kami berkomitmen untuk memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang berharga tentang berbagai topik terkait strategi bisnis dan tren industri yang relevan.
Hubungi kami untuk mendapatkan perbandingan fitur lengkap dari 7 sistem ERP terbaik di Indonesia.