Perbedaan Talent Acquisition, Recruitment, dan Hiring: Pengertian, Fungsi, dan Proses

Dalam dunia Human Resources (HR), istilah talent acquisition, recruitment, dan hiring sering kali digunakan secara bergantian. Padahal, ketiganya memiliki perbedaan yang cukup mendasar dari segi makna, tujuan, serta proses yang dijalani.

Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai perbedaan talent acquisition, recruitment, dan hiring. Lengkap dengan fungsi, tahapan proses, dan peran penting di dalamnya.

Talent Acquisition: Strategi Jangka Panjang

Pengertian Talent Acquisition

Talent acquisition adalah proses strategis jangka panjang untuk mencari, menarik, dan mempertahankan talenta terbaik bagi sebuah organisasi. Fokus dari acquisition ini bukan hanya untuk mengisi posisi kosong, tetapi juga untuk membangun pipeline talenta yang sesuai dengan tujuan dan pertumbuhan jangka panjang perusahaan.

Fungsi Talent Acquisition

• Membangun citra employer branding yang kuat.
• Menyusun strategi sourcing kandidat.
• Melakukan workforce planning dan talent forecasting.
• Menyesuaikan kandidat dengan kebutuhan jangka panjang perusahaan.
• Membentuk talent pool yang dapat diakses sewaktu-waktu jika ada kebutuhan tenaga kerja.

Proses Talent Acquisition

Proses ini umumnya mengikuti tahapan yang disebut Talent Acquisition Funnel. Funnel ini bertujuan menjawab dua pertanyaan penting:

1. Apakah kandidat ingin melakukan pekerjaan tersebut?
2. Apakah kandidat mampu melakukan pekerjaan tersebut?

1. Awareness: Membangun brand perusahaan agar dikenal sebagai tempat kerja yang menarik.
2. Interest: Menarik perhatian kandidat potensial terhadap posisi atau budaya kerja perusahaan.
3. Application: Kandidat melamar ke posisi yang tersedia.
4. Screening: Menyaring kandidat yang paling sesuai.
5. Interview: Melakukan wawancara mendalam.
6. Hiring: Memilih kandidat terbaik.
7. Onboarding: Membantu kandidat beradaptasi dengan perusahaan.

Talent acquisition mencakup keseluruhan proses ini, sementara recruitment dan hiring adalah bagian dari tahapan funnel tersebut.

Recruitment: Menarik dan Menyaring Kandidat

Pengertian Recruitment

Recruitment atau perekrutan adalah proses untuk menarik dan menyaring kandidat guna mengisi posisi tertentu dalam perusahaan. Proses ini bersifat lebih taktis dibandingkan talent acquisition dan biasanya dilakukan ketika ada kebutuhan mendesak untuk mengisi kekosongan posisi.

Fungsi Recruitment

• Mencari kandidat yang memenuhi kualifikasi.
• Menyaring pelamar yang paling sesuai.
• Menjalankan proses administratif dalam proses seleksi.
• Membentuk basis data kandidat (talent pool).

Tahapan Recruitment

1. Pembuatan Job Description

Langkah pertama dalam rekrutmen adalah menyusun job description yang jelas dan realistis. Komponen penting dari job description meliputi:

• Hard skill: Kemampuan teknis seperti penguasaan software tertentu (misalnya: Asana, Jira, SQL, dll).
• Soft skill: Kemampuan interpersonal seperti komunikasi, integritas, dan kerja sama tim.
• Tanggung jawab: Apa saja tugas utama dari posisi tersebut.
• Struktur jabatan: Kepada siapa akan melapor, serta tim yang akan diajak bekerja sama.
• Benefit dan kompensasi: Gaji, bonus, fasilitas kesehatan, dll.

Job description berbeda dengan lowongan kerja. Job description adalah dokumen internal untuk menilai dan membandingkan kandidat, sedangkan iklan lowongan kerja ditujukan untuk menarik minat kandidat.

Job description juga harus mencantumkan ekspektasi masa jabatan dan jalur karier agar kandidat memiliki ekspektasi realistis.

2. Penempatan Iklan Lowongan

Setelah job description selesai, informasi ini dikemas menjadi iklan lowongan yang menarik. Iklan bisa disebarkan melalui:

• Job portal seperti Jobstreet, LinkedIn, Kalibrr, dll.
• Media sosial.
• Komunitas profesional.

Hal-hal yang perlu dihindari dalam penulisan lowongan kerja:

• Terlalu banyak persyaratan.
• Kriteria yang terlalu umum (misalnya: “berpenampilan menarik”, “berjiwa pemimpin”).
• Menggunakan bahasa formal yang tidak ramah.
• Iklan untuk berbagai posisi yang dibuat seragam (padahal targetnya berbeda).

3. Penyaringan Pelamar

Setelah pelamar masuk, proses seleksi dapat dilakukan secara manual dan/ataupun menggunakan teknologi melalui:

• Screening CV dan portofolio.
• Screening call (telepon awal) untuk verifikasi data dan menggali motivasi kandidat.
• Penggunaan software atau AI recruitment untuk menyortir kandidat.

Catatan penting: penggunaan AI bisa mempercepat proses, tetapi sebaiknya tidak sepenuhnya menggantikan peran manusia. Screening call tetap penting untuk membangun koneksi personal dan mengukur komunikasi kandidat.

Selain itu, rekruter bisa meanyakan pengalaman kerja, kesenjangan kerja, dan preferensi lokasi. Rekruter juga dapat menghubungkan kandidat ke posisi lain jika lebih cocok

4. Pembuatan Talent Pool

Kandidat yang tidak lolos, tapi potensial, bisa dimasukkan ke dalam talent pool untuk kebutuhan masa depan. Ini penting agar perusahaan tidak memulai proses dari awal setiap kali ada kebutuhan.

Hiring: Seleksi dan Keputusan Final

Pengertian Hiring

Hiring adalah proses akhir dari perekrutan, yaitu saat perusahaan menilai dan memilih kandidat yang paling cocok untuk dipekerjakan. Proses ini sangat krusial karena keputusan yang diambil bisa berdampak pada performa tim dan budaya kerja perusahaan.

Penilaian yang umum digunakan adalah dengan cara wawancara, walaupun terdapat beberapa posisi yang membutuhkan portofolio dan sertifikasi kerja sebagai tinjauan.

Setelah melakukan penilaian kandidat, hiring manager akan menyerahkan pilihan akhir kandidat untuk persetujuan dari pimpinan perusahaan lainnya.

Fungsi Hiring

• Melakukan wawancara mendalam dengan kandidat.
• Menguji kompetensi teknis dan budaya.
• Menyusun evaluasi akhir kandidat.
• Melakukan penawaran kerja (job offering).

Tahapan Hiring

1. Wawancara Kerja

Pertanyaan wawancara perlu dirancang untuk menghindari bias dan menggali informasi penting. Contoh kesalahan umum adalah membuat asumsi tanpa klarifikasi.

Dalam proses ini, penting untuk mengajukan pertanyaan berbobot yang mengeksplorasi:

• Prestasi terbesar dan bagaimana mencapainya.
• Pengalaman menghadapi konflik atau kegagalan.
• Motivasi bergabung dengan perusahaan.
• Keselarasan dengan nilai-nilai perusahaan.

Hindari pertanyaan diskriminatif seperti usia, agama, status keluarga. Fokus pada kompetensi dan kesesuaian kandidat dengan posisi.

Bias saat wawancara tidak dapat dihindari, tetapi bisa diminimalisasi melalui:

• Penilaian berbasis data dan metrik
• Pelatihan interviewer
• Pertanyaan wawancara yang objektif

2. Keputusan dan Evaluasi

Proses ini biasanya dilakukan oleh Hiring Manager bersama tim HR. Kandidat yang lolos akan dievaluasi berdasarkan:

• Kecocokan teknis.
• Kecocokan budaya.
• Potensi kontribusi dalam jangka panjang.

3. Offering dan Onboarding

Setelah dipilih, kandidat akan diberi surat penawaran kerja. Jika diterima, mereka akan menjalani proses onboarding agar cepat beradaptasi dengan budaya dan sistem kerja perusahaan.

Peran Hiring Manager

Hiring Manager adalah manajer dari divisi yang membuka posisi baru. Ia adalah orang yang akan bekerja langsung dengan kandidat terpilih dan memiliki wewenang akhir dalam pengambilan keputusan hiring.

Tergantung skala perusahaan, peran hiring manager dapat didukung tim talent acquisition atau dilakukan langsung oleh manajer lini. Tugas mereka antara lain:

• Bekerja sama dengan recruiter dalam menentukan kebutuhan posisi.
• Melakukan wawancara teknis.
• Memberi penilaian akhir terhadap kandidat.
• Menjadi penentu keputusan final setelah proses seleksi selesai.

Studi Kasus: BambooHR

BambooHR menyadari bahwa proses rekrutmen mereka terlalu fokus pada target penjualan dan kurang mencerminkan budaya perusahaan. Akibatnya, mereka merekrut orang yang tidak sesuai secara nilai dan menyebabkan ketidakpuasan kerja.

Perusahaan kemudian mengubah pendekatannya dengan merekrut sales yang memiliki latar belakang HR dan memahami tantangan klien mereka. Mereka juga mengubah job description dan proses wawancara agar lebih mencerminkan nilai dan budaya perusahaan.

Hasilnya:

• Retensi karyawan meningkat.
• Karyawan lebih bahagia.
• Kinerja tim meningkat.

Tabel Perbandingan Talent Acquisition, Recruitment, dan Hiring

Aspek	Talent Acquisition	Recruitment	Hiring
Fokus	Strategis, jangka panjang	Taktis, kebutuhan posisi tertentu	Operasional, seleksi dan keputusan akhir
Tujuan	Membangun pipeline talenta berkualitas	Menarik pelamar sesuai posisi	Menentukan dan mempekerjakan kandidat
Pelaku	Talent Acquisition Specialist, HR	Recruiter	Hiring Manager
Proses	Forecasting, employer branding, sourcing	Job posting, screening, talent pool	Interview, evaluasi, offering
Keluaran	Kandidat potensial jangka panjang	Kandidat yang lolos penyaringan awal	Karyawan yang dipekerjakan

Tips Melakukan Talent Acquisition, Recruitment, dan Hiring

Agar strategi human reesources Anda optimal, berikut adalah beberapa praktik terbaik yang bisa diterapkan dalam masing-masing proses:

1. Talent Acquisition

• Bangun employer branding yang kuat: Kandidat terbaik sering kali tertarik pada perusahaan yang memiliki reputasi baik. Gunakan media sosial, testimoni karyawan, dan konten budaya perusahaan untuk membangun citra positif.
• Gunakan pendekatan proaktif: Jangan menunggu lowongan terbuka. Jalin hubungan dengan kandidat potensial jauh hari, misalnya melalui LinkedIn, event kampus, atau job fair.
• Optimalkan teknologi rekrutmen: Manfaatkan ATS (Applicant Tracking System), AI untuk screening, dan data analytics untuk merancang strategi akuisisi talenta jangka panjang.

2. Recruitment

• Buat job description yang jelas dan menarik: Gunakan bahasa yang lugas, sebutkan manfaat (benefits), dan jelaskan dengan spesifik kualifikasi serta tanggung jawab pekerjaan.
• Gunakan berbagai saluran rekrutmen: Posting di job portal, media sosial, situs perusahaan, dan juga manfaatkan referral dari karyawan.
• Selalu evaluasi proses seleksi: Lakukan review terhadap waktu rekrutmen, kualitas kandidat, dan efektivitas channel rekrutmen secara berkala.

3. Hiring

• Lakukan onboarding dengan sistematis: Proses hiring tak berhenti saat kandidat menerima tawaran. Onboarding yang terstruktur membantu adaptasi dan meningkatkan retensi.
• Jaga komunikasi yang terbuka: Pastikan kandidat merasa dihargai sepanjang proses hiring, terutama dalam hal negosiasi dan feedback.
• Pastikan cultural fit: Jangan hanya fokus pada skill. Pastikan kandidat cocok dengan budaya dan nilai perusahaan.

Kesimpulan

Memahami perbedaan antara talent acquisition, recruitment, dan hiring sangat penting bagi perusahaan yang ingin membangun tim berkualitas dan berkelanjutan. Masing-masing memiliki fungsi dan proses yang berbeda, namun saling melengkapi dalam strategi pengelolaan SDM.

Untuk mengelola seluruh proses ini dengan lebih efisien dan terukur, penggunaan HRIS (Human Resource Information System) atau software HR menjadi solusi yang tepat. Sistem ini tidak hanya membantu dalam penyimpanan data kandidat dan karyawan, tetapi juga mendukung proses rekrutmen, pelacakan lamaran, hingga analisis kebutuhan talent secara menyeluruh.

Dengan dukungan teknologi HR, perusahaan dapat:

• Meningkatkan kecepatan dan akurasi proses hiring
• Menyusun strategi talent acquisition jangka panjang
• Menyederhanakan manajemen rekrutmen dan pelaporan

Investasi pada software HR bukan hanya soal efisiensi, tapi juga tentang membangun fondasi SDM yang kuat dan kompetitif untuk menghadapi tantangan bisnis ke depan.