Apa Itu ERP? 8 Keuntungan Implementasi Di Perusahaan Anda

Apa itu ERP?

ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning atau perencanaan sumber daya perusahaan mengacu pada jenis perangkat lunak (software) yang digunakan perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis sehari-hari seperti akuntansi, pembelian (purchasing), CRM, HRIS, manufaktur, pengadaan, manajemen proyek, manajemen risiko, dan modul-modul lainnya. Paket ERP lengkap juga mencakup manajemen kinerja perusahaan, software yang membantu merencanakan, menganggarkan, memprediksi, dan melaporkan hasil keuangan organisasi.

Saat ini, sistem ERP terus mengalami peningkatan pengguna setiap waktunya mengingat bahwa ERP sangat penting untuk mengelola ribuan bisnis dari semua ukuran dan di semua industri. Dalam artikel ini, kami membahas ERP secara lebih detail dan lengkap mulai dari pengertian, keuntungan, hingga alasan kenapa Anda harus menggunakan sistem ERP.

Apa itu ERP?

ERP adalah sebuah sistem aplikasi perangkat lunak terintegrasi yang membantu menyederhanakan dan mengintegrasikan berbagai proses dan fungsi bisnis yang mencakup keuangan, sumber daya manusia, distribusi, pengadaan, dan bagian lainnya yang integral dalam berjalannya sebuah usaha. ERP pada umumnya beroperasi secara terintegrasi pada satu database tunggal.

Lalu, apa kegunaan ERP? secara garis besar sistem ERP dapat mempercepat menyelesaikan pekerjaan yang biasa dilakukan secara manual, dan selain itu masih banyak keuntungan ERP yang didapat jika diimplemetasikan secara baik dan benar.

Perkembangan ERP System

Sejarah perkembangan ERP bermula didesain secara efektif untuk membantu sistem di perusahaan manufaktur. Namun, seiring dengan berjalannya waktu, sistem ERP mengalami evolusi dan menyesuaikan berbagai kebutuhan bisnis industri lain dengan karakteristik yang unik dan disesuaikan dengan proses bisnis masing-masing industri.

Modul-modul ERP

Integrasi modul ERP Impact

Efektivitas ERP terletak pada kemampuannya mengotomasi proses bisnis yang penting dan menjadi pusat penyimpanan data bagi semua informasi keuangan maupun operasional perusahaan. Sebagai pusat penyimpanan data, ERP menarik data yang dibutuhkan rekamnya dari berbagai modul yang didesain sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen.

Terkoneksi ke sistem ERP, modul ERP didesain untuk mendukung fungsi perusahaan baik tampak depan hingga yang ada di belakang layar seperti manajemen inventory hingga manajemen sumber daya manusia. Terkadang, di luar modul yang umumnya jadi bagian standar ERP, terdapat pula tambahan modul yang fungsinya lebih khusus seperti otomasi marketing dan e-commerce.

Berikut adalah modul-modul ERP utama yang sesuai dengan departemen dan fungsinya dalam perusahaan:

8 Keuntungan menggunakan ERP

1. Koordinasi dan kolaborasi meningkat

Keuntungan sistem ERP adalah koordinasi meningkat

Software ERP mengurangi penundaan komunikasi di seluruh perusahaan dan meningkatkan efisiensinya. Adanya sistem ERP yang digunakan perusahaan memberikan akses bagi semua karyawan untuk mendapatkan informasi penting soal performa departemen masing-masing, hal-hal yang perlu diperbaiki, hingga rencana ke depannya.

2. Data Terintengrasi

Keuntungan ERP adalah Data terintegrasi

Informasi dan data terintegrasi ke dalam satu sumber dengan ERP. Hal ini memudahkan untuk berbagi dan update data yang cepat, dan akurat.

Dengan tersentralisirnya akses terhadap data, kesamaan informasi yang diakses oleh tiap departemen membantu efisiensi dalam pengambilan keputusan hingga menghemat pengeluaran.

3. Meningkatkan produktivitas

Keuntungan ERP untuk Meningkatkan produktivitas

ERP membantu semua departemen untuk berjalan secara lebih terstruktur karena adanya otomatisasi. Para karyawan pun mampu terbebas dari pekerjaan yang sifatnya mengulang-ulang untuk fokus pada perencanaan dan implementasi strategi.

4. Fleksibel dan up-to-date

Keuntungan sistem ERP yang Fleksibel dan up-to-date

Modul ERP sendiri dapat terus bertambah tanpa merubah sumber pusat data. Karena fleksibel, ERP menjadi sistem operasi yang bisa mengikuti perubahan dan penyesuaian yang dialami bisnis dari masa ke masa. ERP orisinil yang dibuat di awal akan tetap sama, sementara modul terus bertambah atau disesuaikan menurut kebutuhan dan perkembangan.

5. Hemat Biaya

Keuntungan menggunakan ERP Hemat biaya

Sistem ERP dirancang untuk menyederhanakan pekerjaan sehingga daya dan dana yang digunakan bisa ditekan hingga 50%. Sistem ERP dapat melakukan pemotongan biaya pada kebutuhan administratif, contohnya seperti pengurangan menggunakan dokumen (paperwork), optimalisasi rutinitas sehari-hari dan pengurangan tugas yang dilakukan berulang.

6. Meningkatkan Keamanan Data

Keuntungan menggunakan ERP Meningkatkan keamanan data

Inti dari setiap sistem ERP adalah keamanan data. Sistem ERP yang mencakup seluruh fungsi bisnis memiliki kontrol tentang siapa yang dapat melihat dan mengedit informasi sensitif. Menggabungkan informasi ke dalam satu repositori, baik di tempat atau di cloud, menopang keamanan dibandingkan dengan sumber yang tersebar di sistem yang berbeda.

7. Meningkatkan layanan pelanggan

Keuntungan menggunakan ERP Meningkatkan layanan pelangaan

Sistem ERP memungkinkan layanan pelanggan (customer service) dan tim penjualan (sales) dengan cepat mengakses data pelanggan sehingga mereka memiliki waktu yang lebih mudah untuk menangani masalah pelanggan dan melacak riwayat pengalaman.

8. Daya saing di pasar lebih baik

Keuntungan implementasi ERP adalah Daya saing di pasar lebih baik

Keuntungan ini kumpulan dari keuntungan atau manfaat sebelumnya yaitu sistem ERP memberikan keunggulan kompetitif yang paling dibutuhkan perusahaan, perangkat ekstra untuk mengungguli para pesaing. Perusahan yang ikut berkembang dengan perkembangan zaman yang akan mengungguli kompetisi.

Perusahaan yang menggunakan ERP di Indonesia

Berikut ini adalah 50 contoh perusahaan di Indonesia yang menggunakan sistem ERP:

  1. Ace Indoritel Perkakas
  2. Ace Hardware Indonesia
  3. Adira Sarana Armada
  4. Aquaproof
  5. Astra Daihatsu Motor
  6. Astra International Tbk
  7. Asuransi Allianz Utama Indonesia
  8. Bank BRI Tbk
  9. Bank Commonwealth
  10. Belfoods Indonesia
  11. Bentoel International Tbk
  12. Campina
  13. Chevron
  14. Cussons Indonesia
  15. DaimlerChrysler Indonesia
  16. Danapaints
  17. Dexa Medica
  18. Energizer Battery
  19. Erha Dermatology Group
  20. Federal International Finance
  21. Garuda Indonesia
  22. Goodyear Tire Indonesia
  23. Hartono Istana Technology
  24. HM Sampoerna Tbk
  25. Indofarma Tbk
  26. Indofood Sukses Makmur Tbk
  27. Japfa Comfeed Ind
  28. KAO Indonesia
  29. Kalbe Farma Tbk
  30. Kimia Farma Tbk
  31. Krakatau Steel
  32. Mayora Indah Tbk
  33. National Panasonic Gobel
  34. Nutrifood Indonesia
  35. Pabrik Kertas Tjiwi Kimia Tbk
  36. Pertamina
  37. Petrokimia Gresik
  38. PLN
  39. Procter & Gamble Indonesia
  40. Semen Gresik Tbk
  41. Semen Padang
  42. Telekomunikasi Indonesia
  43. Tempo Scan Pacific Tbk
  44. Toyota Astra Motor
  45. Trakindo Utama
  46. Ultrajaya Milk & Trading Tbk
  47. Unilever Indonesia Tbk
  48. WOM Tbk
  49. YPF Maxus
  50. Zyrexindo Mandiri Buana

Rata-rata, ke-50 nama terkemuka di dunia bisnis Indonesia menggunakan sistem ERP untuk memastikan semua bisnis bisa berjalan dengan baik. Adapun berbagi penyedia modul ERP yang diketahui paling banyak digunakan di Indonesia antara lain seperti Oracle, NetSuite, Sage Intact, Gamatechno Enterprise Suite (GT Enterprise), dan IFS.

Biaya yang dibutuhkan untuk ERP

Banyaknya pilihan modul ERP yang tersedia dan berbedanya kebutuhan tiap perusahaan akan tiap modul ikut menentukan biaya yang diperlukan dalam pemasangan ERP. Semakin kompleks modul dan personalisasi yang dibutuhkan untuk mengikuti kebutuhan operasional perusahaan, semakin besar biaya yang dibutuhkan untuk pemasangan modul terkait.

Untuk modul-modul standar yang meliputi fungsi perusahaan pada umumnya seperti pengaturan keuangan utama, sudah tersedia dalam paket awal. Sementara untuk modul CRM dan manajemen karyawan yang merupakan jenis modul tambahan, tentunya akan ada biaya ekstra.

Biaya juga tergantung kepada jenis industri yang membutuhkan rangkaian modul berbeda. Penawaran modul untuk industri manufaktur, misalnya, akan mengikutsertakan modul manajemen rantai pemasok. Penawaran untuk bisnis ritel kemungkinan akan mengikutsertakan modul ecommerce.

Biaya yang dikenakan untuk pemasangan ERP biasanya dihitung per lisensi pengguna. Untuk vendor ERP software-as-a-service (SaaS), biaya dikenakan per pengguna, per bulan, atau per tahun.

Apa saja yang perlu dipertimbangkan sebelum menerapkan ERP?

Mengambil keputusan untuk menggunakan sistem dan modul ERP berarti bersiap mengubah pondasi sistem operasional perusahaan secara keseluruhan, hingga ke caran berbisnis. Implementasi ERP akan membawa perubahan drastis yang membutuhkan kerjasama semua pihak dan departemen untuk bisa berjalan dengan baik.

Karena itu, sebelum memutuskan untuk menggunakan ERP, pertimbangkanlah beberapa poin berikut: 

1. Kenali kebutuhan utama serta tujuan bisnis

Tanyakan pertanyaan berikut:

  • Jika implementasi ERP dilakukan, apa yang diharapkan dapat dicapai?
  • Permasalahan apa yang perlu diselesaikan dengan implementasi ERP?
  • Bisakah memenuhi hal-hal yang akan dibutuhkan untuk mendukung berjalannya setiap fungsi?

Pastikan setiap tahap implementasi terekam sebagai bahan evaluasi sehingga dapat diketahui mana yang berhasil bekerja sesuai target dan mana yang tidak.

2. Lakukan riset mendetail mengenai tiap fungsi ERP yang ingin diadopsi

Coba lakukan pemetaan dari fungsi spesifik ERP yang hendak diimplementasikan sehingga tidak meleset dan merugi. Pastikan modul yang akan diimplementasikan ke depannya dapat membantu bisnis untuk bisa berkembang sesuai dengan target yang sudah ditentukan dan penggunaan ERP memudahkan prosesnya.

3. Tentukan tenggat waktu yang realistis

Tentunya implementasi ERP tidak mungkin berlangsung secara instan. Jadi, jangan terburu-buru dalam tiap fase implementasinya agar hasil yang diperoleh pun maksimal. Masukkan juga jadwal melakukan testing dan pelatihan penggunaan ERP bagi semua karyawan sebelum benar-benar terjun menggunakan ERP secara total.

7 Alasan Kegagalan Implementasi ERP dan Cara Menghindarinya

Ketika ERP sudah diimplementasikan, terkadang hasilnya dapat menjadi bumerang dan tidak sesuai harapan. Beberapa alasan utama implementasi ERP berujung gagal biasa disebabkan oleh hal-hal berikut:

1. Tidak Menentukan Tujuan dengan Tepat

Salah satu alasan kegagalan implementasi ERP disebabkan oleh ekspektasi yang tidak realistis dengan pondasi awal yang tidak stabil dalam hal tujuan pemasangan ERP. Banyak perusahaan melihat pengenalan sistem ERP sebagai solusi ajaib untuk semua masalah mereka, tetapi tidak mengambil waktu yang cukup untuk menentukan secara spesifik apa yang ingin mereka capai atau bagaimana mereka akan mengukur seperti apa kesuksesan itu seharusnya.

Penting untuk memiliki dokumentasi yang jelas tentang apa yang sebenarnya ingin Anda capai dengan sistem ERP dan di mana letak prioritasnya

2. Kurang Komunikasi

Banyak implementasi ERP mengalami komunikasi yang tidak memadai antara manajemen, tim proyek, karyawan, dan vendor perangkat lunak. Dalam proses pemasangan ERP, jangan lepas kendali dan menyerahkan semuanya ke vendor ERP tanpa ikut memonitor perkembangan implementasi ERP.

Sebaiknya, berkomunikasilah secara terbuka sejak awal kepada setiap karyawan agar siap menghadapi perubahan baru dan menjawab hal-hal yang dikhawatirkannya. Pastikan dokumentasi, tugas, dan kemajuan proyek saat ini akan mudah diakses oleh semua yang terlibat, sehingga mereka memahami jelas kemajuan implementasi sehari-hari, dan kemana arah keputusan selanjutnya.

3. Tidak Melakukan Penyesuaian atas Perubahan Baru

ERP harus diperlakukan layaknya aset bagi bisnis sehingga perlu terus dilakukan penyesuaian dengan masukan pelanggan, karyawan yang menggunakan sistem, kultur perusahaan, hingga dengan perubahan zaman. Selalu lakukan evaluasi berkesinambungan dan secara berkala untuk tahu efisiensi implementasi ERP bagi bisnis.

4. Kurangnya Expertise dalam Tim Proyek

Manajemen yang buruk dapat mempengaruhi proses implementasi ERP. Perlunya expertise atau ahli dari sisi IT dan bisnis proses untuk setiap departemen dengan tanggung jawab yang jelas. Tim perlu memiliki keterampilan yang tepat untuk pekerjaan itu, dan komitmen menyeluruh dari awal hingga akhir proses yang kolektif dan kolaboratif agar implementasi berjalan dengan lancar.

5. Proses Bisnis yang Tidak Jelas

Pemodelan proses ke dalam sistem itu rumit, terutama jika proses bisnis cukup kompleks.

Tidak jarang di tengah jalan terlihat adanya kebutuhan lain yang harus dipenuhi dengan software tambahan agar sistem ERP bisa lebih holistik. Alhasil, organisasi yang tidak mempersiapkan skenario ini pun terkadang harus mengeluarkan biaya ekstra yang kadang tidak tersedia.

6. Meremehkan Migrasi Data

Seringkali, loophole pada implementasi ERP diakibatkan mengabaikan prosedur sederhana pada aplikasi yang sebenarnya krusial untuk implementasi solusi ERP. Pemindahan data yang tidak akurat akan menghambat penggunaan sistem untuk proses berikutnya.

Banyak orang yang beranggapan salah bahwa mereka akan mendapat kualitas data yang tidak terawat secara otomatis meningkat dengan baik ketika menggunakan proyek ERP. Kualitas data dalam sistem baru hanya akan sebaik kualitas data yang dimigrasikan.

Maka, untuk menghindari masalah ini, melakukan audit data secara terperinci seperti duplikasi, kesalahan ejaan, atau detail data harus diperbaiki sebelum migrasi.

7. Gagal Melatih User ERP

Kesiapan user yang hanya dinilai dari berakhirnya training, tanpa memantau penggunaan nyata. Jika manajemen dan delegasi sudah dilakukan dengan baik, kesalahan berikutnya adalah tidak adanya pendampingan dalam pelatihan menggunakan sistem ERP yang baru saja diimplementasikan dan langsung fokus pada penyelesaian pekerjaan.

Sebaiknya, untuk menghindari kesalahan ini, lakukan sesi pelatihan khusus bagi seluruh karyawan. Kesiapan user yang hanya dinilai dari berakhirnya training, tanpa memantau penggunaan nyata

Perusahaan Besar yang Gagal Menerapkan ERP

Dari sekian banyak inspirasi implementasi ERP, ada tiga contoh perusahaan besar yang gagal dalam mengimplementasikan ERP, antara lain:

1. Raksasa kosmetik Revlon +

Revlon Logo

Setelah membeli Elizabeth Arden di tahun 2016, Revlon memutuskan untuk menggunakan sistem ERP yang disediakan oleh SAP HANA. Kegagalan terjadi hingga menyabotase pabrik Revlon di Carolina Utara yang menyebabkan kerugian jutaan dolar. Kombinasi sistem ERP prematur serta pemakaian sebelum semua pihak siap memakai sistem secara efektif menjadi penyebab bencana. Bencana yang dialami Revlon ini berlanjut dan seperti efek domino, mempengaruhi nilai saham publik Revlon, mengganggu dan menurunkan kualitas layanan pelanggan, hingga berbuah tuntutan dari para pemegang saham.

2. Penyedia telekomunikasi Vodafone

Vodafone ERP users logo

Penyedia layanan telekomunikasi Vodafone asal Inggris mengkonsolidasi sistem CRM-nya ke platform Siebel, Vodafone luput memindahkan semua akun pelanggan secara mulus. Vodafone tidak mengumumkan secara resmi adanya penyesuaian, namun pelanggan menyadari adanya kemacetan dalam transaksi di akun mereka.

Adanya kelalaian ini membuat Vodafone harus membayar denda ke regulator telekomunikasi Inggris sebesar US$6.4 juta.

3. Brand sepatu Nike

Nike logo

Dalam usaha untuk memperbaiki sistem rantai pasoknya, brand sepatu Nike menganggarkan US$400 juta biaya untuk naik level menggunakan sistem ERP. Namun, yang terjadi adalah kerugian penjualan sebesar US$100 juta, saham anjlok hingga 20%, hingga berbagai tuntutan hukum. Letak kesalahan Nike di tahun 2000 lalu adalah sistem ERP yang terlampau prematur untuk bisa mendukung operasional dari perusahaan sebesar Nike, sehingga ketika diluncurkan, yang terjadi adalah efek bola salju yang bergulir dan semakin besar menghantam berbagai departemen.

Perbandingan Sistem ERP di Indonesia

Berikut adalah tabel perbandingan sistem ERP yang teredia di Indonesia seperti SAP, Odoo, Oracle, Microsoft Dynamics, ERPNext, Ecount, ImpactFirst yang merupakan software ERP yang paling banyak digunakan:

Perbandingan ERP System

Persiapan untuk Menghindari Kegagalan Implementasi ERP

Jika perusahaan Anda telah merasa siap untuk menerapkan ERP ke dalam operasional bisnis , maka ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan secara matang untuk menghindari kegagalan implementasi ERP melalui hal-hal berikut:

1. Memilih Partner dan Solusi ERP yang Tepat

Pemilihan partner yang tepat merupakan soal kepercayaan terhadap orang-orang yang akan ada di dalam proses demi proses implementasi ERP. Pertimbangkan partner penyedia ERP berdasarkan reputasi keberhasilannya dalam mendampingi perusahaan dengan sistem ERP yang berjalan dengan baik.

Setelah memilih penyedia ERP yang tepat, langkah selanjutnya adalah memilih produk alias solusi ERP yang paling sesuai dengan jenis bisnis, gaya operasional, dan kebutuhan serta goal jangka panjang bagi bisnis.

Kini, ada banyak sekali pilihan solusi yang tersedia dalam sistem ERP dan produk yang beredar pun menjadi semakin spesifik dari yang sudah ada sebelumnya. Perusahaan yang ingin menggunakan sistem ERP dapat melakukan perencanaan jangka panjang sebelum memilih produk yang tepat, merangkum semua kebutuhan tanpa menyisakan ruang untuk kesalahan atau kekurangan.

2. Pastikan pemilihan produk ERP dirancang untuk bisa berkembang dan disesuaikan dengan kebutuhan

Jangan sampai terperangkap pada pilihan produk yang tidak bisa lagi berkembang atau ditambah fiturnya. Pastikan rencana jangka panjang untuk bisnis turut menjadi pertimbangan dalam memilih solusi ERP. Bisnis harus mengetahui dan mengikutsertakan rencana ke depan seperti misalnya kemungkinan perusahaan memiliki anak perusahaan atau ekspansi.

Perkembangan lain yang perlu diantisipasi adalah perubahan dalam manajemen dan penyesuaian yang harus dilakukan oleh staf. Semua staf yang terlibat harus menyeragamkan visi dan misi dalam implementasi ERP. Komunikasi mengenai apa yang akan terjadi, apa yang bisa diharapkan dari perubahan dan perpindahan ke sistem yang baru harus terjadi, dan mengapa hal tersebut diperlukan di semua level staf. Komunikasi yang jelas juga akan membantu mengatasi birokrasi yang rumit serta membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih efektif.

3. Lakukan Evaluasi Menyeluruh saat Proses Implementasi ERP

Bukan sekedar proses otomasi operasional semata, ERP justru harus diperlakukan sebagai kesempatan untuk melakukan evaluasi mendasar serta menyeluruh, mengajukan pertanyaan fundamental mengenai bisnis dan apa yang ingin dicapai dengan implementasi ERP.

Pada tahapan ini, diperlukan juga pengumpulan dan manajemen data yang rapi. Eliminasi data yang tersimpan berulang kali, merapikan data lama, dan hapus yang sudah tidak dibutuhkan. Data yang rapi akan membantu implementasi ERP lebih tertata dan sesuai ekspektasi serta tepat waktu.

4. Melaksanakan Pelatihan Implementasi ERP yang Layak dan Pastikan Garansi Bantuan Tersedia dari Partner ERP Anda

Pelatihan bagi seluruh staf dalam menggunakan sistem yang baru tidak bisa selesai hanya dalam sekali maupun dua kali pertemuan, namun perlu benar-benar diperlakukan secara serius, rutin, berkala, dan sampai semua staf yang akan menggunakan sistem yang baru memahami cara menggunakan yang baik.

Tidak hanya staf, pengguna atau pelanggan setia juga dapat turut dilibatkan untuk bisa menjadi anggota eksklusif yang mencoba sistem terbaru.

Poin terakhir adalah perlunya ada follow up dan jaminan bantuan berkala untuk mengecek apakah benar sistem yang sudah diimplementasikan berjalan dengan mulus dan sesuai harapan. Pastikan ada garansi yang menjadi jaminan bagi perusahaan jika terjadi masalah dalam pemakaian sehingga dapat segera ditangani.

Tentang Impact.

Impact merupakan konsultan manajemen dan perusahaan penyedia perangkat lunak ERP (enterprise resource planning). Impact Group memiliki misi mendukung pertumbuhan ekonomi bisnis di Indonesia melalui implementasi perangkat lunak, ketersediaan data analitik, strategi bisnis yang, serta mempekerjakan anggota tim yang tepat.

More Articles
You might also be interested in these articles
Panduan tata cara merger perusahaan

8 Tata Cara Merger Perusahaan

8 Tata cara merger perusahaan yang perlu diperhatikan. Perbedaan mendasar antara Merger dan Acquisition ialah merger adalah penggabungan yang dilakukan dengan cara meleburkan dan menggabungkan aktivitas operasional mereka ke dalam satu entitas tunggal.

Read More »