Menu Close

Apa itu ERP?

IN THIS ARTICLE

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem software terintegrasi untuk mengotomatisasi proses bisnis perusahaan dan membantu pemilik bisnis melihat gambaran besar perusahaan mereka.

Hal ini mungkin terdengar sulit, tapi jika Anda ingin mengetahui cara memilih sistem ERP yang tepat, Anda perlu pemahaman yang lebih baik tentang apa itu ERP: manfaat untuk bisnis Anda, modul ERP, dan berapa biayanya.

Itulah yang akan Anda pelajari dalam panduan ERP ini.

Berikut adalah Bab 1 dari: Panduan lengkap ERP oleh Impact

Bab:

  1. Gambaran ERP
  2. How is ERP System Different
  3. Keuntungan ERP
  4. Modul-modul ERP
  5. Jenis-jenis ERP
  6. 7 Alasan Kegagalan Implementasi ERP pada Perusahaan dan Cara Menghindarinya
  7. Harga ERP

Apa itu ERP?

ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning atau (perencanaan sumber daya perusahaan) yang mendukung perusahaan dengan menyederhanakan kegiatan bisnis sehari-hari seperti akuntansi, pengadaan (procurement), gudang (warehouse), operasi rantai pasokan (supply chain operations), manufaktur, manajemen proyek, dan sumber daya manusia (human resources).

What is ERP system

Sistem ERP, menyediakan data akurat, real-time, dan transparan yang dapat melaporkan situasi keuangan dan operasional perusahaan sehingga pemilik bisnis dapat memutuskan strategi bisnis kedepannya.

ERP software menyimpan data di lokasi terpusat. Setiap karyawan dari divisi manapun dapat melihat, menambah dan memperbaharui data sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya.

ERP dapat mendukung berbagai jenis bisnis mulai dari bisnis kecil, menengah, atau besar dengan memanfaatkan kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis.

Bagaimana Sistem ERP berbeda?

Perbedaan ERP dengan software bisnis lainnya terletak pada integrasi yang disediakan untuk semua proses bisnis yang terjadi di dalam sebuah perusahaan. 

Software bisnis yang sederhana biasanya hanya memiliki satu fungsi khusus untuk diotomatisasi. Contohnya seperti accounting software, HRIS, omnichannel, dan eCommerce. Perusahaan perlu melanjutkan proses selanjutnya dengan menggunakan software lain atau secara manual karena software yang digunakannya sudah tidak dapat membantu. 

Dengan implementasi ERP, setiap pekerjaan yang dilakukan oleh tim di departemen yang berbeda akan langsung terintegrasi satu sama lain, sehingga kemajuan dapat dilihat secara real-time dan mampu membantu meningkatkan produktivitas mereka. Dengan begitu, kolaborasi antar departemen terbangun dan budaya perusahaan akan terbentuk menjadi lebih baik. 

Hasilnya, sistem ERP telah menjadi alat strategis yang vital dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini.

 

4 Keuntungan Implementasi ERP untuk Perusahaan

Ada beberapa manfaat dari implementasi ERP yang dapat berupa pengurangan biaya operasional dan administrasi, peningkatan pengiriman yang lengkap dan tepat waktu, peningkatan accounting compliance, dan lain sebagainya.

Selain itu, sistem ERP menawarkan berbagai macam keuntungan yang mampu membantu perusahaaan, antara lain:

Keuntungan ERP software

1. Otomatisasi

ERP membantu mengotomatisasi proses yang dulunya membutuhkan pekerjaan manual yang sulit untuk meningkatkan efisiensi perusahaan tanpa mempekerjakan orang baru. Ini mengurangi kesalahan manusia dalam berbagai proses dan merampingkan sebagian besar proses. Alur kerja yang disederhanakan semakin mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi karena karyawan dapat dengan mudah fokus pada perencanaan dan implementasi strategi

2. Integration

Dengan memusatkan bagaimana data dikumpulkan dan dibagikan antar departemen, perusahaan dapat mengurangi pemborosan, prosedur berulang dan memastikan bahwa setiap orang bekerja dengan informasi terupdate yang sama.

3. Data

ERP menyediakan database terpusat yang akurat dan real-time yang dapat diproses menjadi laporan yang berguna untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Proses bisnis akan dirangkum dalam dashboard yang dapat digunakan sebagai insights untuk mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik.

4. Keamanan

Semua aktivitas bisnis akan dicatat dalam sistem untuk meminimalkan aktivitas penipuan. Dan juga, semua data terpusat dengan aman dalam sistem dan hanya dapat diakses oleh karyawan yang berwenang.

Modul-modul ERP

ERP dirancang secara modular, di mana setiap fungsi bisnis tertentu memiliki modulnya sendiri. Desain ini memungkinkan ERP untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berubah seiring pertumbuhannya. 

Perusahaan hanya dapat membeli modul yang relevan dengan model bisnis, operasi, dan tantangan utamanya. Lalu, dapat menambahkan modul ERP kemudian, untuk mengatasi kebutuhan atau tantangan baru saat perusahaan berkembang sambil menjaga database yang sama.

Di bawah ini adalah modul-modul ERP berdasarkan kategori yang sesuai dengan departemen dan fungsinya dalam perusahaan:

Modul ERP

ERP untuk Sales & Marketing

1. Modul Sales and Order Management

Modul sales digunakan oleh tim penjualan untuk mengelola order quotation, sales orders, dan faktur pelanggan.

2. Modul CRM (Customer Relationship Management)

Modul CRM digunakan oleh tim penjualan untuk mengelola hubungan dengan potential client dan memantau progres, mulai dari market research, first contact, meeting, hingga agreement signing.

3. Modul PoS (Point of Sales)

Modul POS digunakan oleh perusahaan ritel sebagai kasir untuk melakukan transaksi dengan pelanggan berupa barang atau jasa. POS dapat digunakan oleh toko, restoran, dan apotek.

4. Modul E-commerce

Modul E-commerce digunakan oleh perusahaan untuk membangun situs belanja online mereka sendiri. Perusahaan dapat dengan mudah mengelola inventaris dan penjualan mereka melalui pelaporan stok otomatis. Modul ini juga menyediakan portal pelanggan yang membantu mengatur invoices dan pengiriman.

5. Modul Omnichannel

Modul omnichannel digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan data penjualan dari marketplaces yang berbeda dan merangkum perbandingan untuk melihat channel mana yang dapat dioptimalkan/dihentikan/dilanjutkan.

Modul ini juga memungkinkan perusahaan untuk pembaruan stok produk secara otomatis dari marketplace yang berbeda setelah ada sales orders.

ERP untuk Accounting & Finance

1. Modul Accounting

Modul finance dan accounting memiliki fitur utama melacak hutang dan piutang serta mengelola buku besar. Modul ini juga membuat dan menyimpan dokumen keuangan penting dan mengotomatisasi tugas yang terkait dengan penagihan, pembayaran vendor, manajemen kas, dan rekonsiliasi akun.

2. Business Dashboard

Modul bisnis di ERP menampilkan data yang berguna dari semua divisi di perusahaan untuk membantu para business leaders melihat permasalahan yang ada dan mengembangkan perusahaan.

ERP untuk Operations

1. Modul Inventory and Warehouse Management

Modul inventory digunakan oleh tim inventory atau gudang untuk mengatur seluruh proses pergerakan persediaan (masuk, keluar, dan penyesuaian), melakukan penghitungan fisik persediaan, dan menganalisis perkiraan persediaan.

2. Modul Purchase

Modul purchase digunakan oleh tim (procurement) untuk mengelola vendor, permintaan penawaran, dan pesanan pembelian untuk memastikan pemenuhan inventaris.

3. Modul Manufacture

Modul manufaktur digunakan oleh tim produksi untuk mengelola pesanan manufaktur, merencanakan jadwal produksi, dan mengelola bill of materials (BOM).

4. Modul lainnya

Beberapa modul yang digunakan oleh tim produksi adalah maintenance, quality, dan field service untuk memaksimalkan operasi manufaktur.

ERP untuk Human Resources

1. Modul HCM Inti

Inti (core) modul HCM (Human Capital Management) terdiri dari employee, attendance, timeoff, expense, dan penggajian yang digunakan oleh semua karyawan dan tim SDM untuk mengelola, memantau, dan melaporkan seluruh data.

2. Modul Talent Management/ Human Capital Management

The Modul HCM juga mencakup kebutuhan manajemen talent seperti rekrutmen, onboarding, e-Learning, goals, penilaian, survei, dan offboarding.

Jenis-jenis ERP

Berdasarkan ukuran perusahaan

ERP tidak hanya ditujukan untuk satu jenis industri dengan jumlah pengguna/karyawan tertentu. Bahkan usaha kecil yang baru memulai bisa membutuhkan sistem dan menggunakan ERP sebagai solusinya.

Dengan sifatnya yang fleksibel, baik dari segi jumlah pengguna, jenis modul dan fitur, atau kemampuan untuk dikustomisasi, ERP dapat mencakup semua jenis ukuran bisnis. Ukuran bisnis dapat dilihat dari jumlah dan seberapa kompleks requirements yang dibutuhkan untuk sistem tersebut.

Sistem ERP pada ukuran perusahaan

1. ERP untuk Small Businesses (Kecil)

Small businesses biasanya mencari ERP yang tidak menghabiskan banyak uang. Mereka lebih cocok dengan ERP yang menyediakan fitur-fitur utama untuk mengoptimalkan proses bisnis dan fleksibel untuk peningkatan di masa mendatang.

2. ERP untuk Medium Business (Menengah)

Medium businesses mencari ERP yang bernilai baik (sepadan dengan harga dengan kemampuan kustom). Mereka lebih cocok dengan ERP yang dapat mengotomatisasi proses bisnis yang lebih detail.

3. ERP untuk Enterprise

Large enterprises mencari ERP yang mencakup kustomisasi yang lebih rumit dengan adanya implementor yang ahli. Mereka membutuhkan ERP dengan sistem pelaporan yang lebih kompleks yang dapat mendukung keputusan strategis untuk pertumbuhan jangka panjang.

Setiap bisnis harus mempertimbangkan kebutuhan dan jenis bisnis yang dijalankan agar ERP dapat digunakan secara optimal.

Berdasarkan industri

ERP dapat digunakan untuk perusahaan dengan industri atau jenis bisnis yang berbeda. Modul yang tersedia dapat disesuaikan dengan bisnis yang dijalankan. Setiap industri memiliki pain points yang berbeda, sehingga masing-masing membutuhkan fitur dan laporan yang berbeda. Berikut contoh penerapan ERP untuk setiap industri:

1. ERP untuk Industri Distribusi

Perusahaan distribusi memiliki masalah terkait ketidaktersediaan bahan baku dan produk, oleh karena itu diperlukan fitur manajemen inventori dan gudang serta laporan pergerakan persediaan.

2. ERP untuk Industri Manufaktur

Perusahaan manufaktur memiliki permasalahan seperti keterlambatan produksi dan pengiriman, oleh karena itu diperlukan fitur jadwal produksi yang akan menghasilkan laporan produksi.

3. ERP untuk Industri Retail

Perusahaan retail sering kesulitan dalam hal akurasi data keuangan, sehingga diperlukan fitur jurnal otomatis yang terintegrasi dengan PoS yang akan memberikan laporan profitabilitas setiap toko.

4. ERP untuk Industri Services

Perusahaan jasa sering mengalami kesulitan dalam hal manajemen proyek dan anggaran yang tidak efisien, oleh karena itu diperlukan fitur manajemen proyek dan anggaran untuk dapat melihat laporan analisis anggaran.

Berdasarkan hosting

ERP memiliki fleksibilitas dalam hal pemilihan server sesuai dengan pertimbangan kebutuhan dan preferensi perusahaan. 

1. On-premise ERP software

Server dapat berupa on-premises yang berarti secara fisik terletak di kantor perusahaan atau di lokasi hosting pilihan Anda.

2. Cloud ERP software

Cloud-based server berarti server dipegang oleh pihak ketiga tanpa memerlukan perangkat keras di tempat dan tim internal.

3. Hybrid ERP software

Lalu, ada juga solusi hybrid yang melibatkan gabungan antara on-premise dan berbasis cloud.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih ERP server adalah ketersediaan infrastruktur internal, skalabilitas yang dibutuhkan untuk perkembangan, keberadaan tim IT, aturan dan regulasi tentang data dan privasi, serta anggaran.

7 Alasan Kegagalan Implementasi ERP pada Perusahaan dan Cara Menghindarinya

Ketika ERP sudah diimplementasikan, terkadang hasilnya dapat menjadi bumerang dan tidak sesuai harapan. Beberapa alasan utama implementasi ERP berujung gagal biasa disebabkan oleh hal-hal berikut:

1. Tidak Menentukan Tujuan dengan Tepat

Salah satu penyebab gagalnya implementasi ERP adalah ekspektasi yang tidak realistis dan landasan awal yang tidak stabil dari segi tujuan pemasangan ERP. Banyak perusahaan melihat pengenalan Sistem ERP, sebagai solusi ajaib untuk semua permasalahan bisnis, tetapi tidak memperhitungkan cukup waktu untuk menentukan secara spesifik apa yang ingin dicapai atau bagaimana cara perusahaan akan mengukur kesuksesan implementasi ERP.

Penting untuk memiliki dokumentasi yang jelas tentang apa yang sebenarnya ingin Anda capai dengan sistem ERP dan di mana letak prioritasnya.

2. Kurang Komunikasi

Banyak implementasi ERP mengalami komunikasi yang tidak memadai antara manajemen, tim proyek, karyawan, dan vendor perangkat lunak. Dalam proses pemasangan ERP, jangan lepas kendali dan menyerahkan semuanya ke vendor ERP tanpa ikut memonitor perkembangan implementasi ERP.

Sebaiknya, berkomunikasilah secara terbuka sejak awal kepada setiap karyawan agar siap menghadapi perubahan baru dan menjawab hal-hal yang dikhawatirkannya. Pastikan dokumentasi, tugas, dan kemajuan proyek saat ini akan mudah diakses oleh semua yang terlibat, sehingga mereka memahami jelas kemajuan implementasi sehari-hari, dan kemana arah keputusan selanjutnya.

3. Tidak Melakukan Penyesuaian atas Perubahan Baru

ERP harus diperlakukan layaknya aset bagi bisnis sehingga perlu terus dilakukan penyesuaian dengan masukan pelanggan, karyawan yang menggunakan sistem, kultur perusahaan, hingga dengan perubahan zaman. Selalu lakukan evaluasi berkesinambungan dan secara berkala untuk tahu efisiensi implementasi ERP bagi bisnis.

4. Kurangnya Expertise dalam Tim Proyek

Manajemen yang buruk dapat mempengaruhi proses implementasi ERP. Perlunya expertise atau ahli dari sisi IT dan bisnis proses untuk setiap departemen dengan tanggung jawab yang jelas. Tim perlu memiliki keterampilan yang tepat untuk pekerjaan itu, dan komitmen menyeluruh dari awal hingga akhir proses yang kolektif dan kolaboratif agar implementasi berjalan dengan lancar.

5. Proses Bisnis yang Tidak Jelas

Pemodelan proses ke dalam sistem itu rumit, terutama jika proses bisnis cukup kompleks.

Tidak jarang di tengah jalan terlihat adanya kebutuhan lain yang harus dipenuhi dengan software tambahan agar sistem ERP bisa lebih holistik. Alhasil, organisasi yang tidak mempersiapkan skenario ini pun terkadang harus mengeluarkan biaya ekstra yang kadang tidak tersedia.

6. Meremehkan Migrasi Data

Seringkali, loophole pada implementasi ERP diakibatkan mengabaikan prosedur sederhana pada aplikasi yang sebenarnya krusial untuk implementasi solusi ERP. Pemindahan data yang tidak akurat akan menghambat penggunaan sistem untuk proses berikutnya.

Banyak orang yang beranggapan salah bahwa mereka akan mendapat kualitas data yang tidak terawat secara otomatis meningkat dengan baik ketika menggunakan proyek ERP. Kualitas data dalam sistem baru hanya akan sebaik kualitas data yang dimigrasikan.

Maka, untuk menghindari masalah ini, melakukan audit data secara terperinci seperti duplikasi, kesalahan ejaan, atau detail data harus diperbaiki sebelum migrasi.

7. Gagal Melatih User ERP

Kesiapan user yang hanya dinilai dari berakhirnya training, tanpa memantau penggunaan nyata. Jika manajemen dan delegasi sudah dilakukan dengan baik, kesalahan berikutnya adalah tidak adanya pendampingan dalam pelatihan menggunakan sistem ERP yang baru saja diimplementasikan dan langsung fokus pada penyelesaian pekerjaan.

Sebaiknya, untuk menghindari kesalahan ini, perlu dilakukan sesi pelatihan khusus bagi seluruh karyawan. Kesiapan user yang hanya dinilai dari berakhirnya training, tanpa memantau penggunaan nyata

ERP System Major Players

Penting mengenali pemain utama ERP untuk memutuskan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Masing-masing memiliki target pasar, pro, kontra, serta harga yang berbeda. Berikut adalah deskripsi singkat untuk masing-masing pemain utama ERP di Indonesia.

ERP SAP

SAP Business One targets menargetkan penjualan produknya ke usaha kecil menengah dengan anggaran Rp 2 juta/pengguna/bulan dan biaya implementasi mulai Rp 30 juta. SAP memiliki banyak fitur dan menggunakan praktik terbaik dalam sistemnya untuk membantu menjalankan bisnis. Namun hal ini seringkali membawa masalah dimana SAP dianggap rumit dan cukup mahal bagi pengguna baru.

ERP Oracle

Oracle Netsuite menargetkan produknya untuk bisnis kecil, menengah, dan besar dengan harga mulai dari Rp 135 juta termasuk implementasi. Oracle menghadirkan desain yang lebih sederhana dan dashboard dengan tampilan lengkap yang memudahkan pengguna untuk melacak pekerjaannya. Kekurangannya adalah Oracle tidak mendukung on premise sehingga hanya menawarkan opsi pembayaran berlangganan per tahun.

Odoo ERP

Odoo memiliki target pasar yang komprehensif mulai dari usaha kecil, menengah, hingga besar. Harga mulai dari Rp 300 ribu per pengguna dan Rp 14 juta untuk implementasinya. Kelebihan Odoo adalah fleksibilitasnya, dapat membayar per modul, dan bisa menambahkan modul nanti. Kekurangannya adalah hasil kustom mungkin tidak memenuhi harapan, implementasi yang dilakukan sendiri atau dibantu oleh mitra tidak resmi Odoo tidak sampai selesai, dan dukungan yang terbatas.

Impact ERP

Impact memiliki target pasar perusahaan kecil-menengah dengan harga mulai dari Rp 99 juta (satu kali pembayaran) dan Rp 50 juta untuk implementasi. Keunggulan ImpactERP meliputi fitur siap pakai namun dapat dikostumisasi, sudah dioptimalkan untuk perusahaan Indonesia (e-Faktur, PPh, dll), dan adanya konsultan & dukungan khusus. Kekurangan dari ImpactERP adalah biayanya lebih mahal untuk modul & kustom tambahan, juga membutuhkan lebih banyak waktu bagi tim developer untuk mengerjakan permintaan kustom.

Kami telah membuat perbandingan komprehensif antara pemain utama, Anda bisa download secara gratis.

Konsultan IT/Perusahaan Software House

IT consultant/ software house company is one of the options to develop ERP system. They targeted companies that want to create an ERP system with many requirements but do not have internal resources. The price offered varies depending on the reputation of the company and the requirements of the client. The advantages of working with third-parties are time-saving, cost-efficient, and flexible. The drawbacks are limited understanding of business processes so they only produce customized systems but do not provide support in the implementation process (or limited).

ERP Freelancers

Freelancer juga menjadi pilihan bagi perusahaan yang memiliki budget terbatas namun ingin mentransformasi bisnisnya. Harga freelancer bervariasi sesuai dengan keahlian yang mereka miliki dan permintaan dari klien. Keunggulannya adalah fleksibilitas waktu dan harga serta banyak pilihan talenta sesuai dengan keterampilan yang dibutuhkan. Namun, kekurangannya adalah pengawasan yang kurang, kualitas kerja yang tidak dapat diprediksi, dan tidak memberikan dukungan untuk proses implementasi dan pelatihan.

Tim Internal Perusahaan

Perusahaan yang memutuskan untuk membangun sistem ERP sendiri perlu menyiapkan anggaran sesuai dengan kebutuhan. Keuntungan menggunakan pengembangan dari dalam perusahaan adalah ketersediaan terjamin, pemahaman bisnis yang lebih baik, kontrol penuh atas tim, dan komunikasi langsung. Namun, risiko yang harus dipertimbangkan adalah biaya tinggi dan keterbatasan keterampilan, sehingga perlu merekrut developer baru.

Harga ERP

Komponen ERP

Harga ERP ditentukan oleh kebutuhan dari perusahaan. Bisa berdasarkan jumlah pengguna, jumlah modul, total waktu implementasi dan dukungan, kebutuhan pelatihan, dan anggaran perusahaan.

Komponen yang terdapat dalam harga ERP antara lain lisensi dan server yang dibayarkan berulang sedangkan implementasi dan pemeliharaannya hanya satu kali pembayaran.

Untuk bisnis kecil biasanya berkisar antara 2-5 juta rupiah untuk lisensi dan 50-100 juta rupiah untuk biaya implementasi. Bisnis menengah di kisaran 5-20 juta rupiah untuk lisensi dan biaya implementasi mulai dari 100 juta rupiah. Perusahaan besar mulai dari 20 juta untuk lisensi dan mulai dari 200 juta rupiah.

Lisensi ERP

Komponen lisensi dalam ERP berarti perusahaan membayar lisensi untuk modul yang akan dipasang di ERP dan sejumlah lisensi pengguna yang akan menggunakan ERP.

Biaya Implementasi ERP

Biaya implementasi dibayarkan untuk melaksanakan proses implementasi ERP yang telah selesai atau dikembangkan kepada pelanggan. Perusahaan akan dibantu oleh tenaga ahli teknis yang akan membantu pada tahap implementasi untuk memastikan sistem berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan serta dapat membantu proses bisnis yang ada.

Biaya implementasi ERP sangat bervariasi tergantung pada lamanya proses implementasi dan jasa konsultan yang dibutuhkan.

Server ERP

Server berbayar akan tergantung pada jenisnya. Perusahaan membayar sesuai dengan kapasitas server dan database yang dibutuhkan untuk penggunaan ERP dengan jumlah pengguna tertentu.

Pemeliharaan ERP

Pemeliharaan biasanya dibayar per bulan untuk sistem yang digunakan. Jika terjadi update pada saat proses pengembangan sistem oleh tim developer, maka sistem yang dimiliki oleh klien secara otomatis akan mendapatkan update tersebut. Jika ada kesalahan, developer akan membantu menyelesaikan masalah tersebut.