3 Metode Time Tracking Karyawan & Aturan Hukumnya

Apa itu time tracking?

Time tracking atau pelacakan waktu adalah cara perusahaan mencatat jam kerja karyawan per jam untuk memastikan mereka diberi kompensasi secara akurat sesuai waktu yang dihabiskan. Karyawan yang digaji juga perlu mencatat waktu yang dihabiskan untuk proyek klien. Time tracking karyawan dapat dilakukan dengan tiga langkah:

1. Waktu Masuk (Time Entry)
2. Persetujuan (Approvals)
3. Pelaporan (Reporting)

Setiap langkah ini diselesaikan sesuai dengan metode time tracking yang digunakan perusahaan entah itu menggunakan formulir kertas yang diisi secara manual oleh karyawan dan manajer atau software time tracking otomatis.

Karyawan mencatat waktu mereka setiap harinya ketika memulai (waktu masuk/clocking in) dan menyelesaikan (waktu keluar/clocking out) pekerjaan. Karyawan masuk pada awal hari kerja, masuk dan kembali untuk istirahat, dan keluar pada akhir hari kerja.

Setiap periode pembayaran, karyawan mengirimkan lembar waktu mereka untuk mendapatkan persetujuan atau verifikasi dari manajer terkait. Setelah lembar waktu disetujui, dikirim ke bagian human resources atau melalui software untuk menghitung jumlah total jam kerja reguler dan lembur. Total ini dibentuk menjadi laporan yang dikirim ke bagian penggajian untuk diproses.

Mengapa time tracking penting?

Time tracking mencatat jam kerja karyawan sehingga mereka dibayar dengan adil. Meskipun membayar karyawan dengan adil dan benar adalah yang paling penting, time tracking memberikan keuntungan lain. Dengan adanya catatan waktu, perusahaan dapat mengetahui data ketidakhadiran yang tidak direncanakan, keterlambatan, dan juga produktivitas karyawan tertentu.

Bagian human resources perlu mengetahui berapa jam setiap karyawan bekerja, apakah mereka bekerja lembur, dan apakah mereka mengambil cuti dari periode pembayaran tersebut sehingga dapat dihitung berapa banyak masing-masing karyawan harus dibayar.

Mungkin di dunia yang ideal, semua orang masuk jam 8:00 pagi, makan siang selama satu jam, dan pulang jam 5 sore tepat waktu. Namun pada kenyataannya, ada karyawan yang mungkin memiliki janji pada suatu pagi, memiliki proyek besar yang harus diselesaikan sehingga ia bekerja beberapa jam ekstra di bulan lalu, atau sedang mengambil cuti berbayar untuk liburan.

Karyawan dapat menghitung jam kerja mereka dengan memasukkan semuanya di akhir periode pembayaran atau mencatatnya tiap mereka memiliki perubahan waktu kerja (lebih disarankan agar data lebih akurat).

Peraturan hukum time tracking

Time tracking penting bagi perusahaan karena termasuk persyaratan hukum. Bercermin dari negara Amerika Serikat, The Fair Labor Standards Act (FLSA) mewajibkan pemberi kerja untuk mencatat jam kerja karyawan mereka dan upah yang mereka bayarkan.

Timesheet diwajibkan secara hukum untuk menunjukkan tanggal dan waktu minggu kerja pekerja dimulai, jumlah jam mereka bekerja setiap hari, dan jumlah total jam mereka bekerja minggu tersebut. Setiap metode pelacakan waktu (formulir kertas, spreadsheet, dan software time tracking) memenuhi standar hukum selama mereka akurat.

Peraturan hukum untuk waktu istirahat

Karyawan di Indonesia wajib diberikan waktu istirahat setelah 4 jam bekerja dengan durasi minimal 30 menit menurut UU Cipta Kerja Pasal 79. Waktu istirahat sangat berguna bagi karyawan untuk makan siang dan istirahat singkat sehingga karyawan mereka dapat mengisi ulang tenaganya sepanjang hari. Karyawan yang lapar dan kewalahan tidak akan menghasilkan pekerjaan yang produktif.

Apakah istirahat makan siang juga perlu dimasukkan dalam pelacakan waktu dibebaskan sesuai kebijakan tiap perusahaan.

Peraturan hukum untuk waktu lembur

Karyawan hanya diperbolehkan untuk lembur maksimal 4 jam dalam sehari dan 18 jam dalam seminggu sesuai dengan UU Cipta Kerja Pasal 79. Perusahaan harus mendokumentasikan persetujuan lembur secara tertulis atau digital dengan karyawan.

Juga dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, perusahaan wajib memberikan makanan dan minuman untuk karyawan yang lembur. Mencatat jam lembur menggunakan software time tracking yang secara otomatis menghitung upah lembur dapat membantu memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar.

Metode time tracking

Berikut adalah beberapa metode paling umum yang digunakan untuk time tracking:

Paper timesheets

Beberapa perusahaan masih menggunakan pulpen dan kertas untuk mencatat waktu. Meskipun cara ini terlihat paling menghemat biaya, sebetulnya cara ini lebih mahal untuk jangka panjang karena memakan waktu dan tidak efisien.

Lembar waktu kertas mungkin berfungsi jika yang dikelola hanya sejumlah kecil karyawan, tetapi metode ini tetap tidak disarankan. Sulit untuk melacak kertas yang terpisah-pisah dan hal ini dapat dengan mudah menyebabkan hilangnya formulir berisi data penting.

Spreadsheets

Time tracking spreadsheet adalah opsi lain yang membutuhkan biaya lebih sedikit atau bahkan gratis untuk memulai. Terlebih kebanyakan orang sudah terbiasa dan tidak membutuhkan banyak pelatihan karena cukup akses ke Microsoft Excel atau Google Sheets.

Namun, survei BambooHR menyatakan bahwa pengelolaan timesheets menjadi salah satu dari tiga pembunuh produktivitas teratas. Menghabiskan waktu untuk mencari spreadsheet atau memperbaiki kesalahan dapat membuat karyawan dan tim human resources mengesampingkan pekerjaan rutin mereka. Adanya perubahan manual dapat membuat karyawan kehilangan fokus.

Kesalahan juga dapat dialami pada perusahaan sudah besar. Terlalu mudah bagi seorang karyawan untuk secara tidak sengaja mengubah informasi yang salah pada spreadsheet yang dapat diakses bersama dan akan sangat merepotkan untuk memastikan kontrol terhadap akses saat memiliki banyak karyawan.

Metode ini paling baik digunakan dalam bisnis kecil yang belum memiliki dana untuk diinvestasikan dalam software time tracking karyawan.

Time tracking software

Software time tracking mempersingkat proses dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan sehingga karyawan dapat masuk dan keluar dengan cepat serta bagian human resources tidak perlu menghabiskan berjam-jam menghitung data yang ada.

Software diperlukan tidak hanya untuk mempersingkat proses, namun juga untuk mengotomatiskan setiap proses yang ada agar dapat mengurangi human error. Hadirnya Impact menjadi software yang dapat membantu tim HR dalam mengotomatiskan proses employee life cycle karena semua proses terjadi dalam satu software.

Proses ini dimulai dari recruitment, onboarding, hingga offboarding. Pada software Impact, semua data karyawan tersimpan dalam satu dashboard beserta informasi penting lainnya seperti attendance (kehadiran), payroll (penggajian), time off (cuti), project management dan expense untuk pengaturan budget per divisi maupun individual.

Semua proses saling terintegrasi satu sama lain, sehingga memudahkan tim HR dalam melakukan pengecekan maupun pelacakkan.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan Implementasi Di Perusahaan Anda 

Memilih software time tracking

Penelitian dari BambooHR menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan software untuk mencatat waktu dan kehadiran sekaligus penggajian dalam satu sistem mengalami kesalahan 57% lebih sedikit dengan tingkat kesalahan dalam proses penggajian hampir 30% lebih rendah dan tingkat kesalahan pelacakan waktu 32% lebih rendah.

Ada banyak pilihan software yang tersedia, memilih salah satunya bisa membuat kewalahan. Berikut beberapa pertanyaan kunci untuk ditanyakan saat mencari software terbaik untuk perusahaan:

• Seberapa banyak tenaga kerja yang ada dan seberapa besar pertumbuhannya di tahun-tahun mendatang?
• Fitur time tracking apa yang diperlukan untuk menyederhanakan proses yang ada?
• Berapa anggaran perusahaan untuk software time tracking? 
• Dukungan pelanggan seperti apa yang ditawarkan software ini?
• Apakah software time tracking ini dapat disinkronkan dengan software penggajian?
• Apakah perusahaan memerlukan kemampuan seluler agar karyawan dapat masuk dan keluar saat bepergian?
• Apakah software ini menyertakan pelacakan proyek, sehingga tidak hanya dapat melacak jam kerja tetapi juga jam kerja pada masing-masing proyek?
• Apakah software ini akan digunakan untuk karyawan per jam? Karyawan bergaji? Karyawan lepas?

Setelah menjawab semua pertanyaan ini, putuskan fitur mana yang paling penting bagi perusahaan dalam software dan temukan fitur yang menyediakannya. Berikut adalah beberapa fitur umum software time tracking:

• Fitur pelaporan
• Fungsi seluler
• Keramahan pengguna
• Integrasi gaji
• Pelacakan waktu istirahat
• Entri waktu karyawan
• Informasi jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih
• Notifikasi otomatis
• Pelacakan proyek

Banyak perusahaan akan mengizinkan uji coba gratis untuk software time tracking yang memungkinkan untuk melihat bagaimana software akan berfungsi sehari-hari dan seberapa ramah penggunaannya.

Sangat disarankan untuk software time tracking sebelum memutuskan untuk membelinya. Memeriksa situs ulasan seperti G2 dan Capterra juga dapat memberi informasi tentang pendapat orang lain mengenai software yang perusahaan pertimbangkan.

Impact menawarkan layanan free trial yang bisa di download secara gratis oleh siapa saja. Aplikasi ini berbasis mobile, sangat direkomendasikan bagi perusahaan yang masih ingin mencoba-coba terlebih dahulu.

Membuat aturan cuti

Time tracking tidak hanya bertujuan untuk memantau jam kerja karyawan di kantor. Perusahaan juga perlu melacak waktu istirahat karyawannya. Sebagai bagian dari kontrak yang ditetapkan dengan karyawan, perusahaan harus menyertakan kebijakan cuti.

Karyawan akan mendapatkan kondisi diri yang lebih baik jika mereka diberi waktu untuk beristirahat dan mengisi ulang tenaga jauh dari pekerjaan. Karyawan harus didorong untuk menggunakan waktu istirahat yang disediakan bagi mereka sesuai kebijakan waktu istirahat yang diberikan perusahaan.

Ada tiga jenis utama kebijakan cuti yang dipilih sebagian besar perusahaan:

1. Upfront: Karyawan menerima jumlah hari yang tetap di awal setiap tahun.
2. Akrual: Karyawan mendapatkan jumlah jam tertentu setiap minggu atau setiap bulan.
3. Tidak terbatas: Menyerahkan kepada karyawan dan manajer tentang berapa banyak waktu yang dapat diambil oleh karyawan.

Saat perusahaan memilih jenis kebijakan cuti yang ingin diberikan kepada karyawan dan aturan seputar kebijakan tersebut, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini. Pertanyaan untuk ditanyakan saat Anda menyiapkan kebijakan waktu istirahat:

• Akankah karyawan dapat meneruskan hari-hari yang tidak terpakai ke tahun berikutnya atau akan hangus?
• Apakah karyawan dibayar untuk hari libur yang tidak terpakai jika mereka keluar dari perusahaan?
• Apakah ada kekhawatiran jika karyawan akan mengambil terlalu banyak waktu istirahat atau mungkin dirasa tidak cukup?
• Akankah waktu istirahat karyawan akan bertambah semakin lama mereka bersama perusahaan?
• Apakah hari libur dan hari sakit akan dibuat terpisah atau akan dikelompokkan bersama?
• Karyawan mana yang memenuhi syarat untuk cuti berbayar?
• Akankah karyawan penuh waktu dan paruh waktu memiliki kebijakan cuti yang terpisah?
• Apakah ada masa tunggu bagi karyawan baru untuk mengajukan cuti?
• Apakah perusahaan perlu memiliki kebijakan cuti darurat untuk karyawan yang telah menggunakan hari yang ditentukan, tetapi memiliki keadaan darurat?
• Apakah perusahaan akan mendorong karyawan untuk benar-benar tidak aktif saat berlibur atau masih mengharapkan mereka tersedia?
• Seperti apa proses karyawan untuk meminta cuti?
• Apakah perusahaan memiliki staf yang memadai sehingga karyawan lain dapat menangani beban kerja saat satu atau lebih anggota tim mengambil cuti?
• Seberapa jauh sebelumnya karyawan perlu mengajukan cuti?

Kategori cuti

Dalam kebijakan cuti, perusahaan dapat memilih untuk menetapkan jumlah hari untuk semua permintaan cuti berbayar atau membagi waktu yang tersedia berdasarkan kategori. Keadaan yang dapat dipertimbangkan untuk memberikan pedoman dalam kebijakan cuti meliputi:

Cuti liburan

Karyawan dengan satu hingga lima tahun lama bekerja dengan perusahaan sering mendapatkan sekitar 10-14 hari cuti berbayar. Bagi sebagian besar karyawan akan terus meningkat jumlah cutinya selama bertahun-tahun di sebuah perusahaan. Selain hari libur, banyak karyawan menerima hari libur berbayar namun hal tersebut diserahkan kepada perusahaan untuk membuat kebijakan.

Liburan berbayar yang paling umum adalah:

• Hari Peringatan (Memorial Day)
• Hari Kemerdekaan
• Hari Buruh
• Hari Lebaran
• Hari Natal
• Hari Tahun Baru

Cuti sakit

Cuti sakit atau sick leave merupakan opsi pengambilan hari libur dikarenakan karyawan sakit namun tidak akan mengurangi jumlah hari cuti berbayar. Memasukkan cuti sakit dalam kebijakan cuti dapat membantu menghentikan penyebaran penyakit di tempat bekerja untuk menjaga tenaga kerja lebih sehat dan produktif.

Cuti sakit memungkinkan karyawan pulih dari sakit tanpa mempengaruhi produktivitas kerja mereka. Bahkan, perusahaan dapat memberikan sistem reimbursement untuk pengeluaran karyawan untuk rumah sakit dan obat-obatan.

Mendorong karyawan untuk menggunakan waktu istirahat memiliki manfaat lain selain membantu mereka kembali bekerja dengan segar. Sebagian besar perjanjian tunjangan menetapkan bahwa, ketika karyawan pergi, cuti liburan mereka yang tidak terpakai harus dibayarkan dengan gaji mereka saat ini.

Secara keseluruhan, lebih baik bagi karyawan untuk kembali ke tempat kerja setelah liburan seminggu daripada berlibur selama masa transisi pekerjaan.

Cuti kematian

Cuti kematian atau bereavement leave adalah cuti yang diberikan kepada karyawan jika terjadi kematian anggota keluarga atau orang yang dicintai sehingga mereka dapat berduka dengan baik dan mengurus pemakaman. Meskipun tidak ada peraturan yang mengharuskan perusahaan untuk memberikan duka cita, hal ini adalah sikap yang baik bagi karyawan selama masa yang sangat sulit.

Cuti bersalin

Cuti bersalin atau maternity leave diberikan kepada para orang tua yang sedang hamil ataupun melahirkan. Di Amerika Serikat secara hukum berhak atas cuti yang tidak dibayar hingga 12 minggu oleh Family and Medical Leave Act (FMLA) setelah kelahiran, adopsi, atau penempatan asuh anak baru.

Hal ini hanya berlaku jika orang tua bekerja di lembaga publik, sekolah dasar atau menengah negeri atau swasta, atau perusahaan dengan 50 karyawan atau lebih dan mereka telah bekerja di perusahaan tersebut selama 12 bulan. Beberapa perusahaan memilih untuk memasukkan cuti hamil dan paternitas berbayar dalam kebijakan cuti mereka, tetapi tidak ada peraturan tertentu untuk melakukannya.

Mengelola permintaan cuti

Permintaan karyawan umumnya ditangani oleh manajer mereka karena mereka paling memahami beban kerja, produktivitas, dan permintaan cuti sebelumnya. Saat berkomunikasi dengan karyawan tentang permintaan cuti, pertimbangkan tiga poin utama berikut:

1. Komunikasikan dengan jelas kebijakan cuti

Kebijakan cuti harus didefinisikan dengan jelas sehingga karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka dan agar mereka dapat membuat rencana liburan, cuti sakit, dan lainnya tanpa harus khawatir. Memiliki kebijakan yang dibuat dengan baik juga memperjelas bagaimana seorang manajer harus bereaksi dalam kebanyakan situasi daripada harus membuat aturan baru dengan cepat.

2. Respect adalah kunci

Jika perusahaan perlu menolak permintaan karena seorang karyawan kehabisan jatah cuti berbayar atau karena permintaan tersebut tidak sejalan dengan kebijakan yang ada, jelaskan dengan hormat kepada karyawan tersebut mengapa permintaan mereka ditolak. Perusahaan juga perlu lebih terbuka dan toleransi terhadap berbagai permintaan cuti karyawan.

3. Perhatikan budaya cuti

Hanya karena perusahaan menyetujui rencana cuti tidak selalu berarti karyawan akan merasa nyaman untuk mengambil cuti. Karyawan tidak perlu merasa takut untuk mengambil cuti sehari atau seminggu. Setiap orang membutuhkan waktu istirahat untuk mengatur ulang dan bersantai.

Namun, perlu diingat bahwa karyawan tidak boleh merasa bahwa batas cuti berbayar mereka lebih dianggap sebagai sarana daripada aturan atau bahwa kebijakan cuti berbayar tidak terbatas. Semuanya kembali ke komunikasi yang jelas dengan karyawan apa yang diharapkan dan berpegang teguh pada kebijakan yang diuraikan dengan jelas.

Meskipun time tracking mungkin membuat perusahaan kewalahan jika dibiarkan, menetapkan prosedur yang jelas dapat mempermudah semua orang di perusahaan. Jika perusahaan berinvestasi dalam software time tracking, banyak praktik bisnis yang tidak efisien dapat dihilangkan atau disederhanakan.