Barcode Inventory System: Cara Kerja & Cara Memilihnya
Kesulitan saat melacak inventaris dan rendahnya visibilitas barang adalah masalah yang sering ditemukan pada manajemen…
Siti Amalia
Oktober 6, 2024Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan ke penjual untuk menunjukkan produk atau jasa yang ingin dibeli secara detail.
PO sangat penting sebagai bukti pemesanan barang kepada pelanggan. Selain PO, dalam proses pemesanan juga dikenal istilah purchase requisition (PR). Purchase order dan PR adalah dua hal yang saling berkaitan, tetapi memiliki beberapa perbedaan.
Simak artikel ini untuk mengetahui lebih jauh tentang purchase order, template purchase order, contohnya, dan perbedaannya dengan purchase requisition.
Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual untuk membeli produk dan/atau jasa. Dokumen ini memuat jenis produk, kuantitas, dan harga yang disepakati untuk produk tersebut.
PO memiliki kegunaan legal dan membantu dalam mengatur proses pembelian dan pengiriman. Selain itu, PO juga sebagai bukti konkret dari pesanan yang ditempatkan oleh pembeli kepada penjual
Komponen yang ada pada PO meliputi:
PO seringkali juga disamakan dengan invoice, padahal kedua hal tersebut berbeda. Perbedaannya terletak pada waktu pemesanan, jika PO dibuat ketika akan melakukan pemesanan barang, sementara invoice dibuat setelah barang atau produk dikirim kepada pembeli sebagai tagihan pembayaran.
Mengapa PO penting? PO penting untuk pembeli dan penjual, karena PO adalah catatan transaksi resmi yang memudahkan penelusuran dan audit transaksi bisnis untuk memudahkan pelacakan.
Baca juga: Apa itu Software Invoice, 3 Jenis, Manfaat, & Contohnya
Meskipun sering dianggap sama, PO dan PR berbeda. Perbedaan antara Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR) adalah pada tingkat persetujuan, fungsi, isi, dan proses kerjanya.
PR mendokumentasikan daftar barang pesanan, sedangkan PO adalah bukti persetujuan resmi pembelian. Setelah PR disetujui, PO dibuat, menandakan persetujuan pembelian.
Purchase Requisition (PR) biasanya diajukan oleh departemen tertentu yang membutuhkan barang atau jasa. Sementara itu, Purchase Order (PO) dibuat oleh departemen keuangan atau departemen pengadaan.
Lebih lanjut, PR atau RFQ (Request for Quotation) menjadi dasar pembuatan PO setelah dihubungi dan dikonfirmasi oleh pemasok. Dengan pemahaman ini, bisnis dapat melakukan pemesanan dengan tepat dan menghindari pembatalan pesanan yang tidak diinginkan dari pemasok.
Catatan: PO baru bisa terbit setelah adanya PR yang telah disetujui.
Penting untuk memahami perbedaan ini agar proses pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan dapat berjalan efisien dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
Dalam perencanaan anggaran, PO membantu mengatur dan mengendalikan pengeluaran. Berikut beberapa fungsi dari purchase order:
Apa yang terjadi ketika PO telah dikirimkan? Berikut rincian cara kerja PO dari awal hingga produk diterima pembeli:
Sebelum pemesanan dapat dilakukan, pembeli harus mengidentifikasi kebutuhan yang dapat dipenuhi oleh produk atau layanan penjual mulai dari jumlah yang diperlukan dan kapan dibutuhkan.
Sebagai contoh, jika Anda perlu memesan kotak baru untuk mengirim pesanan produk Anda, hitung berapa banyak kotak yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya.
Jika Anda mengantisipasi lonjakan pesanan menjelang liburan, Anda mungkin melihat pesanan kotak tahun lalu dan menggunakannya sesuai perkiraan pada musim liburan ini untuk memesan jumlah yang tepat.
Ketika mengirimkan pesanan pembelian kepada penjual, tentukan kapan persetujuan diperlukan untuk menjaga proses tetap tepat waktu.
Idealnya, tanggapan ini harus datang tepat waktu untuk menerima produk atau layanan sesuai jadwal atau memberikan pembeli cukup waktu untuk mencari dari penjual lain jika diperlukan.
Melanjutkan contoh di atas, setelah Anda mengidentifikasi vendor yang dapat menyediakan kotak-kotak Anda, serta berapa banyak kotak yang Anda butuhkan dan kapan Anda memerlukannya, Anda dapat menyusun pesanan pembelian menggunakan informasi ini. Kirimkan kepada perwakilan penjualan atau kontak yang Anda miliki.
Setelah penjual menerima pesanan pembelian, penjual akan meninjau permintaan dan memeriksa inventaris atau ketersediaan untuk memastikan apakah dapat dipenuhi sesuai tanggal yang dibutuhkan.
Dalam kasus pengiriman kotak, penjual telah meninjau pesanan Anda dan setelah meninjau inventaris dan kapasitas pengiriman mereka, mereka menentukan apakah dapat memenuhi permintaan Anda.
Jika penjual dapat memenuhi permintaan dari pembeli, maka penjual akan menyetujui pesanan pembelian sehingga menjadi sah secara hukum bagi kedua belah pihak.
Karena perusahaan mampu memenuhi permintaan Anda, penjual akan mengirimkan salinan pesanan pembelian yang disetujui kepada Anda untuk dikonfirmasi.
Setelah pesanan pembelian disetujui, penjual bertanggung jawab untuk menyediakan produk atau layanan sesuai dengan yang disepakati. Selama tahap ini, penjual juga dapat membuat dan mengirimkan invoice kepada pembeli untuk jumlah yang tercantum dalam pesanan pembelian.
Sebagai contoh, setelah persetujuan pengiriman kotak, Anda seharusnya menerima pesanan yang telah dipenuhi dan faktur untuk jumlah yang harus dibayar. Vendor ini memiliki persyaratan pembayaran net 30, dan akan mengharapkan pembayaran dalam 30 hari setelah invoice dikeluarkan.
Pada tahap akhir ini, pembeli bertanggung jawab untuk membayar faktur atau invoice sesuai dengan syarat pembayaran yang ditentukan oleh penjual.
Purchase Order (PO) adalah dokumen penting dalam proses pengadaan barang atau jasa. Berikut adalah format PO dan pertimbangan penting dalam pembuatannya:
Sebagai suatu dokumen resmi yang merangkum jumlah produk atau jasa yang akan dibeli oleh sebuah perusahaan, Purchase Order (PO) memiliki peran penting dalam proses pengadaan.
Berikut contoh purchase order yang dapat membantu Anda memahami format dan struktur dari dokumen ini.
Contoh purchase order dari Impact sudah lengkap sesuai kebutuhan bisnis. Anda juga dapat melakukan kustomisasi jika ada penambahan item atau informasi yang tertera pada PO.
Anda dapat melihat template purchase order di atas melalui link berikut:
Purchase Requisition (PR) adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen atau tim dalam sebuah perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa.
Berikut adalah contoh format Purchase Requisition:
1. Informasi Umum
2. Detail Barang atau Jasa
3. Justifikasi
4. Persetujuan
Setelah mengetahui apa saja format dari purchase requisition, berikut contoh PR yang dapat Anda gunakan sebagai referensi untuk bisnis Anda:
Anda dapat mengunduh template purchase requisition di atas melalui link berikut:
Pembuatan PO harus dilakukan secara tepat dan benar, berikut tips membuat PO:
Agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan purchase order, pastikan informasi yang tercantum dalam PO lengkap.
PO harus mencakup identitas pemesan dan perusahaan, rincian produk, kuantitas, harga, metode pembayaran, instruksi pengiriman, persyaratan tambahan, dan elemen-elemen penting lainnya.
Ada kalanya supplier dapat menjadi kendala bagi bisnis. Supplier yang tidak dapat diandalkan dapat mengakibatkan pengurangan jumlah barang yang diminta dalam purchase order, sehingga menghambat proses produksi.
Pilihlah supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yang menawarkan kerjasama yang baik, dan memenuhi kriteria lain yang diinginkan.
Jangan ragu untuk melakukan negosiasi harga dan persyaratan lain dengan supplier. Lakukan negosiasi yang menguntungkan bagi perusahaan, namun tetap wajar dan sesuai dengan harga pasar
Dengan melakukan hal ini, secara tidak langsung Anda dapat mengendalikan biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan keuntungan bisnis.
Sertakan informasi yang sangat lengkap pada dokumen PO, seperti jenis dan jumlah barang/jasa yang dipesan, spesifikasi, kualitas yang diinginkan, serta persyaratan pengiriman.
Membuat purchase order dengan software purchasing berbasis Odoo sangatlah mudah sesuai dengan panduan yang telah diberikan vendor.
Berikut cara membuat RFQ menjadi PO dan membuat vendor bill dengan Odoo:
Tim Purchasing dapat membuat Request for Quotation dengan cara sebagai berikut:
Silakan isi dengan jelas setiap field mengenai data yang diperlukan, diantaranya:
Vendor | Nama pemasok |
Vendor Reference | Referensi pemasok, bila ada |
Purchase Agreement | Diisi apabila RFQ terkait dengan blanket order ataupun call for tender |
Currency | Mata uang yang akan dipakai |
Order Deadline | Tanggal RFQ perlu dikonfirmasi sehingga berubah menjadi Purchase Order |
Expected Arrival | Tanggal yang disetujui oleh pemasok kapan pesanan akan diterima. Beri centang pada ‘Ask confirmation’ jika perlu memastikan tanggal ke pemasok. |
Deliver To | Gudang untuk penerimaan barang |
Setelah RFQ dikirimkan dan Purchase: User telah menyetujui penawaran harga dari vendor, langkah selanjutnya adalah:
Buyer | Secara default terisi dengan nama user yang membuat RFQ |
Company | Secara default terisi dengan nama perusahaan yang membuat RFQ |
Incoterm | Incoterm untuk pembelian barang |
Incoterm Location | Incoterm untuk lokasi |
Payment Terms | Secara default terisi dengan payment terms yang terdaftar pada kontak Pemasok |
Fiscal Position | Secara default terisi dengan fiscal position yang terdaftar pada kontak Pemasok |
Apabila setting “Approval” diaktifkan, maka PO yang melebih batas maksimum nominal yang ditentukan tidak langsung terkonfirmasi, tetapi membutuhkan approval dari Purchase: Administrator.
Baca juga: 9 Aplikasi Purchasing Terbaik untuk Mengelola Kebutuhan Bisnis Anda
Proses purchase melibatkan banyak pihak dan proses yang panjang. Saat ini, Anda dapat menggunakan software purchasing untuk membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan otomatisasi proses pesanan dan persetujuan, mengurangi risiko kesalahan manusia dan mempercepat siklus pengadaan.
Pembuatan purchase order bisnis juga dapat diotomatisasi menggunakan software purchasing terbaik dari Impact dengan berbagai fitur unggulan, mulai dari proses alur kerja otomatis, pengelolaan vendor, hingga perhitungan PPh 23 dan PPN.
Selain itu, jika Anda ingin mengotomatiskan lebih banyak proses bisnis, Anda dapat menerapkan software ERP (Enterprise Resource Planning). Software ini memiliki beberapa modul seperti inventory, warehouse, manufaktur, hingga akuntansi lengkap dalam satu sistem dan real-time. Tunggu apalagi, mari konsultasikan bisnis Anda dan demo gratis sekarang bersama Impact.
Baca juga: Software ERP Terbaik di Indonesia 2023: Perbandingan Fitur dan Harga
Tim Insights Impact
Tim Insights Impact terdiri dari beragam individu profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam berbagai aspek bisnis. Bersama-sama, kami berkomitmen untuk memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang berharga tentang berbagai topik terkait strategi bisnis dan tren industri yang relevan.
Hubungi kami untuk mendapatkan perbandingan fitur lengkap dari 7 sistem ERP terbaik di Indonesia.