4 Langkah Pemetaan Value Stream Mapping (VSM) & Contohnya

Value Stream Mapping (VSM) adalah salah satu pendukung terbentuknya Just-in-Time yang telah dijelaskan pada chapter sebelumnya. Penerapan VSM memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan, menganalisis, dan meningkatkan semua langkah dalam pengiriman produk.

Keadaan pasar yang semakin jenuh membuat pelanggan menjadi sulit untuk diyakinkan, sehingga Anda harus memberikan value (nilai) yang mereka butuhkan.

VSM menjadi salah satu strategi untuk meningkatkan keunggulan dan menciptakan nilai yang pelanggan cari. Lebih lanjut, berikut penjelasan definisi, proses, dan tujuan VSM.

Apa itu Value Stream Mapping?

Value Stream Mapping (VSM) adalah alat yang digunakan untuk membantu memahami kondisi perusahaan saat ini dan mengidentifikasi peluang perbaikan. Alat ini memvisualisasikan secara detail semua langkah dalam proses kerja mulai dari pemasok sampai ke pelanggan.

VMS menampilkan semua langkah penting untuk memberikan value dari awal hingga akhir. Value dalam konteks Lean manufacturing adalah segala sesuatu yang bersedia dibayar oleh pelanggan. Misalnya, nilai (value) yang diberikan perusahaan software adalah solusi software beserta semua fitur di dalamnya.

Namun, tidak semua proses kerja memberikan nilai langsung kepada pelanggan, tetapi tetap membantu perusahaan untuk memberikan produk atau layanan yang bernilai. Misalnya, proses quality control tidak mengharuskan pelanggan untuk membayar, tetapi jika tidak terdapat quality control maka kualitas produk atau layanan akan lebih buruk dan nilai akhir tidak sesuai dengan keinginan pelanggan.

Contoh implementasi Value Stream Mapping

Implementasi VSM telah dilakukan di berbagai jenis industri seperti perawatan kesehatan, perbankan, dan asuransi. VSM terdiri dari simbol-simbol yang ditunjukkan pada gambar berikut:

Source: Dennis, P. (2017); Lean Manufacturing Simplified; Value stream mapping symbols.

Berikut contoh penerapan simbol-simbol tersebut pada perusahaan St. Clair Pallet yang merupakan produsen palet komersial. Prosesnya melibatkan penggergajian, pembentukan, dan perakitan berbagai jenis kayu.

Gambar berikut menunjukkan keadaan saat ini (current-state map), dimana manajer produksi menjadwalkan produksi secara manual di setiap proses berdasarkan prioritas harian. Sering terjadi perubahan jadwal (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Waktu tunggu berkisar antara 12 hingga 15 hari, dan 10% pesanan terlambat.

Source: Dennis, P. (2017); Lean Manufacturing Simplified; Current-state map, St. Clair Pallet.

Pekerja dibayar sesuai dengan upah kerja dan bekerja secepat mungkin. Waktu siklus perakitan tidak stabil dan berkisar antara 80 hingga 120 detik. Changeover time pada multi-saw adalah 30 menit dan pada mesin bentukan adalah 20 menit.

Source: Dennis, P. (2017); Lean Manufacturing Simplified; Future-state map, St. Clair Pallet.

Ada banyak lead time di setiap proses yang disebabkan oleh waktu henti mesin dan changeover. Peluang Kaizen yang diindikasikan oleh “awan runcing” dan merupakan dasar dari peta keadaan masa depan (future-state map), ditunjukkan pada Gambar di atas. Beberapa perbaikan yang direncanakan adalah:

• Terapkan pull system tipe A dan menjadikan Takt time sekitar 68 detik.
• Gabungkan mesin multi-saw dan bentukan dalam sel dengan dua operator.
• Gunakan kanban untuk mengisi kembali item yang ditarik dari setiap toko.
• Tetapkan penjadwalan harian ke supervisor produksi, yang akan membebaskan waktu manajer untuk Kaizen.

Banyak kegiatan Kaizen yang akan diperlukan untuk mendukung future-state map yang diinginkan, termasuk:

• Menstabilkan proses perakitan. Seimbangkan kembali pekerjaan untuk dilakukan 2 orang. Kurangi changeover time perakitan menjadi kurang dari lima menit.
• Menyeimbangkan kembali mesin gergaji sehingga dua operator dapat melakukannya dalam waktu siklus 35 detik. Kurangi changeover time hingga kurang dari lima menit untuk setiap mesin.
• Terapkan manajemen visual dan 5S di setiap toko. Manfaat yang diperoleh yaitu:
  1. Lead time dikurangi menjadi tiga hari
  2. Inventaris pekarangan kayu dikurangi menjadi 10 hari (dari 60 hari).
  3. Inventaris barang dalam proses dikurangi menjadi dua hari (dari delapan hari).
  4. Persediaan barang jadi dikurangi menjadi satu hari (dari lima hari).
  5. Produktivitas meningkat sebesar 43% (tenaga kerja berkurang dari tujuh menjadi empat tanpa kehilangan hasil). Operator yang dibebaskan dengan demikian akan dipindahkan.

Tujuan dan manfaat Value Stream Mapping

Tujuan utama dari VSM adalah untuk menunjukkan di mana Anda dapat memperbaiki proses dengan memvisualisasikan langkah-langkah yang menambah nilai dan pemborosan. Anda hanya perlu menampilkan setiap langkah penting dari alur kerja dan mengevaluasi bagaimana hal itu memberi nilai bagi pelanggan.

Ini memungkinkan Anda untuk menganalisis proses secara mendalam dan memberi wawasan yang tepat tentang di mana Anda harus melakukan perubahan untuk meningkatkan cara kerja.

Beberapa manfaat utama dari VSM adalah:

• Perusahaan dapat mengidentifikasi aktivitas yang boros.
• VSM memberikan pandangan yang jelas tentang proses kerja, dimana tahap penambah nilai dan non penambah nilai terbentuk. Selain itu juga memvisualisasikan berapa lama waktu yang dibutuhkan item kerja untuk melewatinya.
• VSM menyoroti alur kerja saat ini dan membawa fokus pada perbaikan di masa mendatang.

5 Prinsip Value Stream Mapping (VSM)

1. Implementasi dan perbaikan berkelanjutan: Terapkan langkah-langkah perbaikan berdasarkan peta masa depan dan lakukan evaluasi serta penyesuaian secara berkala untuk mendukung peningkatan berkelanjutan (continuous improvement).
2. Identifikasi aliran nilai (Value Stream): Fokus pada proses end-to-end yang memberikan nilai kepada pelanggan, mulai dari permintaan hingga pengiriman produk atau layanan.
3. Visualisasi proses saat ini (Current State Mapping): Gambarkan kondisi nyata dari aliran proses saat ini untuk mengidentifikasi pemborosan, hambatan, atau aktivitas yang tidak bernilai tambah.
4. Analisis dan eliminasi pemborosan: Identifikasi aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah (waste) seperti waktu tunggu, kelebihan persediaan, atau langkah yang tidak efisien.
5. Desain proses masa depan (Future State Mapping): Rancang proses ideal yang lebih efisien, berfokus pada pengurangan pemborosan dan peningkatan nilai tambah untuk pelanggan.

4 langkah memetakan Value Stream dengan Kanban

Kanban adalah salah satu alat Value Stream Mapping yang paling andal. Kanban sangat intuitif untuk digunakan dan memungkinkan Anda membuat perubahan dengan mudah. VSM dengan Kanban hanya memerlukan dua elemen yaitu papan Kanban dan kartu Kanban untuk semua tugas tim.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mulai memetakan Value Stream Anda menggunakan Kanban:

1. Pilih papan Kanban

Jika Anda baru mengenal visualisasi alur kerja, lebih baik memulai dari yang kecil, sebaiknya dengan satu tim atau departemen. Pastikan untuk memilih cara yang paling nyaman untuk memetakan alur kerja Kanban Anda. Anda harus memilih papan fisik atau software Kanban.

2. Tentukan tujuan VSM

Setelah itu, kumpulkan tim dan informasikan dengan jelas tujuan VSM dan apa yang ingin Anda capai dengan menerapkannya.

3. Visualisasikan tahapan utama alur kerja Anda

Kemudian, visualisasikan proses Anda bersama-sama. Secara default, papan Kanban hadir dengan tiga status item kerja:

• Requested
• In-progress
• Done

Berikut contoh dari visualisasi papan Kanban:

4. Lakukan analisis Value Stream Mapping

Saat Anda memiliki proses kerja yang terikat, pastikan untuk memilih rentang metrik kinerja untuk dipantau. Beberapa yang menjadi Key Performance Indicators (KPI) pada alur kerja adalah:

• Lead time vs. cycle time tugas Anda
• Throughput sistem Anda
• Jumlah Work-in-Progress (WIP)

Lead time dan cycle time harus saling berdekatan satu sama lain sehingga pekerjaan lebih efisien.

Dalam hal throughput, Anda harus mempertahankannya setinggi mungkin tanpa mengorbankan kualitas nilai yang Anda berikan kepada pelanggan.

Work-in-Progress (WIP) adalah indikator utama dalam Lean manufacturing dan Kanban, semakin banyak WIP, semakin banyak waktu tunggu yang akan terakumulasi. Pastikan untuk mengatur jumlah tugas yang dapat dikerjakan tim Anda secara bersamaan dan sesuaikan dengan data alur kerja.

Periksa KPI ini sesering mungkin dan jangan takut untuk bereksperimen dengan menambah atau menghapus langkah-langkah proses dan memajukan alur kerja Anda.

Kesimpulan

Value Stream Mapping adalah alat yang digunakan untuk membantu memvisualisasikan secara detail semua langkah dalam proses kerja mulai dari pemasok sampai ke pelanggan. Tujuan dari VSM adalah untuk memperbaiki proses dengan memvisualisasikan langkah-langkah yang menambah nilai dan pemborosan. Dalam implementasinya, VSM berkaitan erat dengan Kanban. 

Chapter selanjutnya akan membahas lebih lanjut mengenai Work-in-Progress, mulai dari definisi dan perbedaannya dengan Work-in-Process. 

Referensi

Dennis, P. (2017). Lean production simplified: a plain-language guide to the world’s most powerful production system. Crc press.