7 Alasan Gagalnya Proyek ERP & Cara Menghindarinya


Ada keraguan secara statistik bagi Anda yang mempertimbangkan sistem ERP baru. Survei menunjukan bahwa setengah dari proyek ERP gagal, biaya diluar kendali, target tak tercapai, dan perubahan tidak sesuai ekspektasi.


Satu penyebab vital menurut data:

Perusahaan baru skala menengah yang kurang berpengalaman dengan proyek IT rumit, tidak mumpuni dalam mengimplementasikan software ERP tersebut.


Meskipun kompetensi sistem ERP selalu diperbaharui pada setiap implementasi, beberapa langkah krusial justru ada pada fase awal, yaitu sebelum perusahaan mempelajari sistem ini.


Nyatanya, kegagalan terjadi bukan karena salah memilih fungsi/ program yang ada didalamnya, tapi karena gagal dalam pengimplementasiannya.


Ada 7 alasan yang menyebabkan kegagalan dalam proyek ERP. Baca lebih lanjut agar Anda dapat menghindarinya dikemudian hari.


#1. Tujuan Pembuatan Sistem ERP Tidak Spesifik


Perusahaan menganggap sistem ERP sebagai alat ajaib yang dapat menyelesaikan masalah mereka, tanpa mengerti apa tujuan yang sebenarnya ingin dicapai.


Setiap departemen menginginkan terobosan, namun tidak tahu manakah yang harus diprioritaskan.


Penting untuk mengerti apa yang ingin dilakukan, dan apa saja yang krusial ketika akan menggunakan sistem ERP. Ketika Anda tidak benar-benar mengerti apa tujuannya, Anda akan tersesat dalam persoalan politik dan short-term thinking yang menghambat dan membuat proyek salah jalur.


Contoh goal yang jelas:


  • Mengurangi tingkat kegagalan

  • Meningkatkan waktu produksi

  • Mempercepat penjangkauan target

  • meningkatkan kualitas layanan

  • Meningkatkan kerjasama antar departemen

  • automasi flow kerja yang terstandar

  • Analisa bisnis yang akurat dan terbaru

  • Mendukung pengglobalan


#2 Kurang Komitmen


Implementasi sistem ERP membutuhkan cukup banyak waktu, komitmen, dan terkadang waktu kerja lebih banyak bagi karyawannya. Bagaimana dengan manajemen tim? Kepemimpinan minim komunikasi mengakibatkan kegagalan.


Pada akhirnya, implementasi bukan soal pekerjaan yang hanya dilakukan satu kali saja dengan harapan semua hal akan menjadi beres. Dibutuhkan waktu dan perhatian lebih untuk mengerjakannya.


Untuk mensukseskan implementasi sistem ERP, perlu adanya dukungan dari manajemen. Komunikasikan ekspektasi dari proyek secara konsisten dan jelas, sediakan apa yang dibutuhkan dan tunjukan respon atau energi positif. Apresiasi tim dan berikan ruang untuk berkontribusi, adalah cara untuk menghadapi kegagalan.


#3 Minim Pengetahuan dan Keahlian


Implementasi ERP harus dilakukan secara bertahap, mulai dari pemilihan tim; pemimpin proyek, user dan kru IT. User wajib mengerti secara rinci semua bagian/ komponen perusahaan untuk menghindari kesalahan implementasi, termasuk bagian purchasing, marketing, logistik, sales, produksi, controlling dan service. Tim yang ditunjuk ini perlu memiliki keahlian yang dibutuhkan, dan seorang pemimpin yang tau cara memaksimalkan hal itu.


Ciri-ciri seorang Manajer yang baik:


  • Mengerti flow kerja sehari-hari

  • Pengertian mendalam dan menyeluruh tentang departemen dalam perusahaan

  • Keahlian dalam mengatur

  • Percaya diri

  • Kemampuan bersosialisasi/ bekerja dalam tim


Tim proyek biasanya didampingi oleh satu manajer dari penyedia software yang membantu seluruh proses implementasi secara bertahap dan memberikan masukan terkait implementasi itu.


Hal lain yang penting adalah tanggung jawab dan keahlian dalam menghadapi ketidak sepahaman. Untuk membangun tim yang hebat diperlukan tujuan dan harapan yang jelas, begitu juga dengan kepemimpinan yang proaktif.


#4 Minim Komunikasi


Kebanyakan yang terjadi dalam proses implementasi adalah kurangnya komunikasi antar departemen dan juga penyedia software. Pertanyaan yang tak terjawab akan mengakibatkan rumor negatif, menimbulkan hambatan baru dalam implementasi.


Untuk menghindari hal ini, sampaikan informasi dengan jelas sejak awal. Lakukan hal-hal untuk memastikan komunikasi lancar dan transparan, seperti jadwal meeting rutin dengan pihak terkait proyek.


Sampaikan informasi penting yang perlu diketahui karyawan lewat e-mail atau newsletter. Pastikan semua data yang dokumen yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah. Saat ada karyawan tidak benar-benar paham, itu berarti Anda perlu lebih komunikatif.


#5 Informasi Proses Produksi Tidak Jelas


Agar implementasi ERP komprehensif, segala proses yang ada harus didokumentasikan dengan jelas dan rinci. Karena rumit dan krusial, sediakan waktu yang cukup untuk menyelesaikan proses pada tahap ini.


Penyedia software harus bisa mengevaluasi semua proses dan menemukan hal yang bisa ditingkatkan, seperti:

  • Proses manakah yang benar-benar penting dan berguna?

  • Adakah pekerjaan yang dapat disederhanakan dengan sistem ini?

  • Manakah proses yang belum diperbaharui?


Jadilah terbuka dan fleksibel terhadap masukan. Jika software baru tidak bisa memberikan hasil yang sama seperti dengan cara yang lama, ubah proses daripada programnya. Penting untuk menganalisa dan berdiskusi mengenai tindakan ini.


#6 Menyepelekan Pemindahan Data


Hal ini seringkali digampangkan dalam implementasi software baru, dengan cara export/ import file Excel. Padahal semua data perlu dipersiapkan secara menyeluruh.


Lainnya adalah kesalahpahaman bahwa ERP akan menyelesaikan seluruh persoalan kualitas data akan yang ada.


Padahal data akan tetap sama walaupun telah dipindahkan kedalam sistem yang baru.Untuk menghindari hal ini, duplikasi, salah pengejaan atau informasi kartu perlu dibenarkan sebelum proses pemindahan.


Setelah sistem lama dihapus, semua data akan dipetakan. Setiap bagian data lama akan ditempatkan pada struktur data baru dan diperiksa akurasinya (seperti tanggal, teks atau angka-angka lain). Setelah semuanya data rapih, data akan ditransfer ke dalam sistem produksi.


#7 Takut Akan Perubahan


Perusahan harus sadar jika tidak semua karyawannya setuju dengan keputusan ini. Ketika proses berubah, informasi menjadi transparan, pergantian tanggung jawab bisa saja terjadi. Perubahan ini kadang membuat mereka takut dan cenderung menolak.


Menghadapi hal ini, perlu penyampaian informasi secara jelas mengenai tujuan dan manfaat ERP dalam proses kerja agar mereka terbiasa, lewat seminar/ workshop/ training. Ketika mereka mengerti akan hal ini, mereka jadi lebih yakin dengan perubahan ini.


Anggaplah perubahan menajemen ini sebagai sebuah segitiga yang terdiri dari sistem teknologi, proses, dan karyawan. Semua komponen perlu dikomunikasikan secara jelas, konsisten, dan berkesinambungan sejak awal. Penolakan dan keberatan di awal lebih mudah diatasi daripada saat proses berlangsung, yang dapat menimbulkan kerugian tak terduga.


Kesimpulannya; implementasi membutuhkan keahlian.

Kerumitan dan tantangan dalam implementasi sistem ERP tidak untuk disepelekan, karena memerlukan koordinasi secara teliti yang melibatkan sistem, proses dan orang didalamnya.


Dengan perencanaan yang matang, hambatan yang mungkin ada dapat dihindari.

Konsultan handal dan berpengalaman sangat berkontribusi dalam melancarkan proses implementasi, begitu juga dengan cara dan tahapannya. Perusahaan skala menengah tanpa in-house expertise tentu perlu orang seperti ini.


Anda butuh partner berpengalaman yang mengerti akan segala proses dan benar-benar membantu menyelesaikan tantangan di masa depan, bukan yang membuat lubang kerugian lebih besar.


image from Unsplash

About Us Impactfirst is a business consulting company with focus in Market Entry, Business Transformations, Business Process Outsourcing, and IT Consulting. Contact us to have a cup of coffee with us, no strings attached!

PT Chub Pamadana International

© 2020 by Impactfirst.

+62 21 5020 3020

info@impactfirst.co

Soho Podomoro City 

Jl. Letjen S. Parman, Kav 28

Jakarta Barat,
Jakarta, Indonesia 11470