Apa itu ERP? Apakah Perusahaan Anda Butuh ERP?

Secara sederhana, arti ERP adalah perencanaan sumber daya dalam bisnis. Sistem ERP dapat dirancang untuk berbagai jenis organisasi dan fungsi, menyediakan fleksibilitas dalam beradaptasi dan menjalankan berbagai alur kerja baru, proses, dan proyek dalam bisnis secara digital.


Sistem ini disajikan dalam bentuk software yang kemudian diimplementasikan pada server utama perusahaan. ERP menjadi satu ruang terpusat digital yang mengumpulkan segala informasi internal dari tools eksternal, membantu tim berkomunikasi mengenai topik/ proyek yang sedang dikerjakan, dan menyimpan semua workflow didalamnya. Singkatnya, ERP bagaikan rumah bagi segala informasi dan aktivitas bisnis Anda.


Modul-modul yang ada dalam sebuah software ERP:


Akuntansi: Berfungsi mengelola transaksi jual-beli, arus kas, pembukuan, perkiraan alokasi dana, perhitungan laba dan rugi, dan annual report. Semua informasi dan aktivitas ini divisualisasikan sesuai referensi dan gaya masing-masing perusahaan.


Human Resources: mengelola sumber daya yang ada secara efisien. Mulai dari informasi karyawan, penilaian performa, jabatan, tugas, keahlian, preferensi, dan absensi. Modul terpenting adalah sistem penggajian karyawan, laporannya pembayaran, travel expense, reimbursement dan dokumentasi training karyawan.


Inventory: Digunakan untuk memeriksa stok barang dan melacak lokasinya dalam sebuah organisasi, disusun dalam nomor-nomor unik yang mudah dimengerti. Contoh: Anda dapat mengecek proses seberapa jauh pengerjaan 100 hard disk yang baru saja dibeli, dimana pengerjaannya dan berapa sisa hardisk yang belum diselesaikan. Modul inventory juga digunakan untuk mengontrol stok, unit utama, dan laporan penggunaan stok barang. Modul inventory dapat diintegrasikan dengan modul pembelian untuk mempermudah pengecekan.


Sales & Marketing: Biasanya mencakup data penjualan, analisa & penanganan isu, tagihan, pesanan penjualan, membuat invoice dengan pajak yang sesuai, pengiriman barang/ layanan, memeriksa pesanan yang tertunda. Semua transaksi tadi diatur dalam modul penjualan ERP, sedangkan CRM membantu menciptakan peluang dan mendatangkan lead.


Purchase: Terintegrasi dengan modul inventory, berfungsi mengatur semua proses pembelian dan penyediaan barang yang dibutuhkan dalam proses bisnis, mencakup daftar vendor, laporan supplier dan barang yang dibeli, mengirim permintaan tagihan kepada vendor, menerima dan menyimpan tagihan, menyiapkan GRN, memperbaharui stok dan bermacam laporan.


Customer Relationship Management (CRM): Modul CRM terintegrasi dengan modul penjualan dan berfungsi peningkatan penjualan. Selain itu juga untuk mengatur dan mencatat informasi pelanggan seperti rekam jejak komunikasi, panggilan, meeting, rincian pembelian pelanggan, periode kontrak, dan lain-lain.


Engineering/ Production: Modul yang sangat tepat untuk industri manufaktur ini berfungsi dalam mengirim barang, perencanaan produksi, penjadwalan proses produksi pada mesin, dokumentasi penggunaan bahan baku, perkiraan proses produksi harian, dan laporan hasil produksi.


Supply Chain Management (SCM): Supply chain management mengatur alur proses produk dari pabrik hingga konsumen dan sebaliknya. Meliputi pabrik/ pembuat barang, penyimpanan/ penyetok, distributor, penjual, manajemen permintaan dan penyediaan, pengembalian dan penggantian, pengiriman dan pelacakan transportasi pengiriman.


Semua proses yang panjang dan rumit ini akan jadi lebih mudah dengan sistem ERP. Karena terintegrasi, pengerjaan dan pengecekan menjadi efisien dan cepat. Semua penjelasan ini disusun untuk membantu Anda memilih dan memodifikasi modul ERP yang cocok dengan bisnis Anda.


Bagaimana Memilih Sistem ERP yang Tepat?


Selain kelengkapan modul dan jenis host, beberapa hal yang juga perlu diperhatikan ketika akan memilih sistem adalah:


Flexibility: Seberapa fleksibel sistem yang Anda inginkan? Seberapa fleksibel produk yang ditawarkan oleh penyedia jasa tersebut, sehingga dapat diadaptasi ke dalam bisnis Anda?


Integration: Apakah sistem yang ditawarkan bisa berintegrasi dengan perangkat yang ada pada perusahaan Anda?


Ease of adoption: Apakah karyawan atau tim Anda bisa menggunakan sistem itu? Apakah sistem gampang dipelajari, dan apa saja yang perlu diketahui hingga Anda dan perusahaan Anda dapat dengan lancar menggunakannya?


Time: Apakah sistem tersebut benar-benar bisa meminimalisir penggunaan waktu dalam bekerja? Apakah sistem itu bisa mendukung kerja sama antar tim dalam perusahaan Anda? Perlukah Anda merekrut seseorang ahli demi mengadopsi sistem tersebut?


Sebelum mengimplementasikan sistem ERP, kami merekomendasikan Anda untuk berdiskusi dengan konsultan ERP Anda. Galilah yang dalam mengenai sistem tersebut, dan apakah sistem tersebut bisa mengatasi masalah-masalah yang ada di perusahaan Anda. Pilihlah konsultan yang berusaha mengerti masalah-masalah perusahaan Anda, bukan yang berusaha menjual sistem mereka.


Impactfirst is a business consulting company with focus in Market Entry, Business Transformations, Business Process Outsourcing, and IT Consulting. Contact us to have a cup of coffee with us, no strings attached!


Image from Unsplash

PT Chub Pamadana International

© 2020 by Impactfirst.

+62 21 5020 3020

info@impactfirst.co

Soho Podomoro City 

Jl. Letjen S. Parman, Kav 28

Jakarta Barat,
Jakarta, Indonesia 11470