HRIS software memiliki fungsi untuk mengelola setiap data karyawan agar dapat diproses secara optimal. Terdapat beragam fitur yang dimiliki sistem HRIS yang dapat digunakan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Penting bagi pemilik usaha untuk mempelajari kebutuhan perusahaan serta fitur yang akan digunakan.
Simak artikel di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut terkait HRIS software!
Apa itu HRIS system?
Human resources information system (HRIS) adalah software yang digunakan untuk mengelola, memelihara, serta memproses informasi karyawan secara terperinci berdasarkan kebijakan dan prosedur HR. HRIS software membantu perusahaan dalam mengolah data serta melakukan pencatatan dan pelaporan secara akurat, sehingga mengurangi alur proses bisnis.
Selain itu, software ini juga akan mengoptimasi pekerjaan HR sehari-hari serta meningkatkan produktivitas yang akan berpengaruh pada meningkatnya profit. HRIS software akan mengelola informasi secara otomatis dengan fitur-fitur yang tersedia, sehingga akan memberikan manfaat baik untuk perusahaan maupun karyawan.
Baca juga: Apa itu Human Resource?
Cara kerja HRIS system
Cara kerja HRIS system hampir serupa dengan system ERP lainnya, yaitu dengan mengotomatiskan pekerjaan manual untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Data pada pada HRIS system akan terintegrasi dengan software lainnya sehingga dapat menghasilkan laporan yang akurat.
System HRIS juga dapat melayani karyawan dan manajer dengan memberikan informasi terkait performa karyawan, time tracking, serta pembaruan direktori karyawan. Selain itu, software ini juga dapat membantu salah satu tugas HR, yaitu memfasilitasi kegiatan onboarding maupun offboarding secara efektif.
Manfaat HRIS system
HRIS system memiliki manfaat untuk mengelola administrasi secara otomatis terutama dalam mengumpulkan data karyawan yang jumlahnya tidak sedikit. Selain itu, manfaat lainnya adalah memunkinkan karyawan untuk self-service mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan employee experience.
Survei yang dilakukan Sierra-Cedar menunjukkan bahwa aplikasi HR merupakan alat penting bagi perusahaan untuk mengelola produktivitas dan budaya karyawan dalam bekerja. Terdapat manfaat lainnya yang dapat diperoleh dengan menggunakan HRIS system, di antaranya adalah:
Efisiensi dan produktivitas
Salah satu manfaat utama yang dirasakan perusahaan adalah dapat meningkatkan produktivitas karena kegiatan HR dilakukan secara efisien dengan software. Saat ini menurut Sierra-Cedar terdapat lebih dari 80% perusahaan yang sudah menggunakan HRIS system untuk mengefisiensikan proses. Pekerjaan yang mulanya dilakukan manual dapat diotomatiskan menggunakan sistem sehingga perusahaan dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.
Employee experience
Survei yang dilakukan Gallup menunjukkan pada tahun 2020 persentase karyawan yang terlibat pada perusahaan hanya 36% yang mana angka ini menurun cukup besar dan salah satu akibatnya adalah adanya karyawan yang bekerja di kantor dan di rumah. Untuk itu, HRIS system hadir untuk meningkatkan employee experience dengan menghubungkan karyawan dan perusahaan melalui berbagai cara.
Salah satu contohnya adalah dengan melakukan survei terkait ketertarikan karyawan, pengenalan rekan kerja, serta menawarkan diskon sebagai benefit dari bermain games yang disediakan.
Baca juga: Optimasi Sistem Talent Acquisition
Pertumbuhan karyawan
Manfaat penting lainnya yang dapat dirasakan adalah talent management yang berfungsi meningkatkan bakat karyawan. Perusahaan pada umumnya mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk mendapatkan dan mempertahankan karyawan dengan bakat yang baik dan mau bekerja pada perusahaan dengan waktu yang lama.
Oleh karena itu, investasi pada HRIS system adalah salah satu pilihan untuk memiliki karyawan dengan performa yang baik melalui otomatisasi pekerjaan, terutama seputar recruitment, onboarding, dan project management.
Penghematan biaya
Pengelolaan payroll dan tunjangan adalah salah satu tugas utama yang dilakukan oleh HR. HRIS system akan membantu tim HR untuk menyelesaikan tugasnya secara efisien sehingga dapat mengurangi pengeluaran. Salah satu caranya adalah peningkatan biaya asuransi.
Melalui gamification akan mendorong karyawan untuk selalu hidup sehat dan memberikan reward dan diskon premi. Cara ini secara tidak langsung juga menguntungkan perusahaan di samping memberikan manfaat kepada karyawan.
Mengurangi error
Otomatisasi payroll akan sangat bermanfaat karena tidak lagi memasukkan data secara manual yang dapat menyebabkan error sering terjadi. Kesalahan ini akan berakibat fatal karena berhubungan dengan gaji karyawan serta reputasi perusahaan yang akan mendapatkan penalti.
Kepatuhan kepada regulasi
Bisnis harus berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku agar dapat bertahan lama dan mempertahankan loyalitas pelanggan. Hal ini merupakan tugas tim HR untuk mengetahui regulasi yang ditetapkan, seperti contohnya memperhitungkan compliance violations serta perubahan undang-undang ketenagakerjaan yang kerap kali berubah.
Survei Sierra-Cedar menunjukkan 69% tim HR dari responden menggunakan HRIS system untuk memantau laporan regulasi. Software ini akan memastikan setiap proses yang berjalan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Pemantauan kehadiran
Penipuan timecard sering kali terjadi, terutama ketika jam makan siang yang mengambil lebih banyak waktu serta adanya buddy punching ketika teman telat sehingga dapat menghabiskan waktu dan uang perusahaan. HRIS system memiliki fitur yang dapat memantau kehadiran secara otomatis dengan mengharuskan karyawan untuk menggesek ID card untuk masuk kantor.
Fitur HRIS system
Sebelum Anda memulai untuk menggunakan sistem HRIS, ada baiknya Anda menentukan kebutuhan yang diperlukan menggunakan sistem tersebut. Pada sistem tersebut terdapat berbagai fitur dengan fungsi yang berbeda. Berikut ini adalah fitur HRIS yang perlu Anda ketahui!
Time and attendance
Pada umumnya HRIS system memiliki fitur time tracking yang dapat memantau kehadiran karyawan secara optimal. Pastikan sistem tersebut dapat mengakomodasi kebijakan dan praktik perusahaan. Selain itu, fitur ini juga berfungsi untuk membuat jadwal dan timesheets yang dapat dijadikan sebagai laporan dan data untuk proses payroll.
Recruiting
Fitur recruiting berfungsi untuk mendapatkan dan mempekerjakan karyawan baru dengan cara efisien. Hampir semua sistem HRIS memiliki fitur ini, walaupun setiap penyedia software ERP memiliki spesialisasi yang berbeda di berbagai area.
Modul HR dari Impact memiliki beragam fitur yang dapat digunakan untuk menyederhanakan kinerja tim HR. FItur yang tersedia cukup beragam, mulai membantu dalam proses recruiting, sehingga dapat dengan mudah mendapatkan karyawan baru yang sesuai kualifikasi.
Onboarding
Fitur onboarding dapat membantu memberikan kesan pertama yang baik kepada karyawan karena kemudahan yang diberikan kepada karyawan. Fitur ini juga digunakan untuk menyelesaikan form dan review kebijakan yang berlaku.
Modul HR dari Impact memiliki fitur onboarding yang dapat menyederhanakan proses didalamnya, mulai dari manajemen karyawan, pembuatan schedule, melakukan survei, pemberian hadiah berdasarkan performa, dan lainnya.
Performance management
Performance management dibutuhkan untuk mendukung feedback yang didapatkan dan melakukan review terkait performa karyawan. Fitur ini akan membantu perusahaan untuk mencatat data dari karyawan maupun manajer dan mengintegrasikannya dengan kompensasi. Selain itu, fitur ini juga dapat memberikan laporan pada dashboard untuk memantau dan analisis progres.
Modul HR dari Impact membantu perusahaan dalam melakukan penilaian terhadap performa karyawan dan mengolah feedback yang diberikan. Fitur ini didesain untuk dapat mengembangkan skill karyawan dan melakukan analisis terkait skil yang dimiliki.
Payroll
Data karyawan pada HR penting untuk diteruskan pada departemen keuangan karena berhubungan dengan kehadiran maupun kompensasi yang diberikan berdasarkan performa. Fitur ini digunakan untuk mengurangi kesalahan serta memberikan kemudahan kepada karyawan untuk membayar pajak. Selain itu, perbandingan gaji dari satu siklus dan siklus lainnya juga dapat dilakukan dari fitur ini.
Reporting and dashboards
Fitur reporting and dashboard dapat digunakan untuk menampilkan data dengan berbagai grafik untuk memberikan insight yang perlu ditindaklanjuti. Laporan dapat dibuat secara otomatis dan dapat langsung dikirim kepada karyawan secara teratur. Keamanan data pada fitur ini juga terjamin karena hanya dapat diakses oleh pemegang kepentingan tertentu.
Data management
Data dapat diedit dan diaudit secara efisien dengan fitur data management. Impor data juga dapat dilakukan secara efektif ketika terjadi beberapa perubahan. Entri data dilakukan secara otomatis sehingga mengurangi kesalahan dan informasi yang dihasilkan terjamin keakuratannya.
Kesimpulan
HRIS system digunakan untuk mempermudah pekerjaan HR tim dalam menjalankan tugasnya dan memberikan manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Terdapat berbagai fitur yang dimiliki oleh HRIS system dengan fungsi yang berbeda, sehingga penting bagi perusahaan untuk mempelajari kebutuhan dan setiap fitur yang tersedia.
HRIS system dapat terintegrasi dengan modul lainnya, salah satunya adalah modul akuntansi. Modul akuntansi dari Impact dapat memberikan laporan keuangan secara otomatis dan akurat modul akuntansi juga dapat memberikan laporan keuangan lainnya, seperti piutang real-time dan pengendapan utang usaha.