Apa itu Sistem Stok Barang?

Apa itu sistem stok barang?

Sistem Stok Barang adalah software yang mencatat, melacak, dan mengelola ketersediaan serta pergerakan barang di dalam gudang atau toko.

Tujuan dari Sistem Stok Barang adalah untuk menjaga ketersediaan barang secara optimal melalui pencatatan dan pengendalian persediaan yang sistematis.

Manfaat sistem stok barang

• Memantau pergerakan stok masuk dan keluar secara otomatis
• Mendeteksi stok minimum dan reorder point secara akurat
• Menghindari kelebihan atau kekurangan stok
• Memberikan laporan persediaan yang detail dan real-time
• Mendukung pengelolaan gudang multi-lokasi

Jenis sistem stok barang

1. Manual Inventory System: Pencatatan stok dilakukan secara manual menggunakan buku atau spreadsheet tanpa bantuan sistem otomatis.
2. Periodic Inventory System: Stok dihitung secara berkala (misalnya mingguan atau bulanan) tanpa pencatatan real-time setiap transaksi.
3. Perpetual Inventory System: Stok diperbarui secara otomatis setiap kali ada transaksi masuk atau keluar, menggunakan sistem digital.
4. Barcode-Based Inventory System: Menggunakan pemindaian barcode untuk mencatat dan melacak pergerakan stok secara akurat dan cepat.
5. RFID Inventory System: Memanfaatkan teknologi RFID untuk pelacakan stok secara otomatis tanpa perlu pemindaian manual.
6. Cloud-Based Inventory System: Sistem stok berbasis online yang memungkinkan pemantauan dan pengelolaan stok dari mana saja secara real-time.
7. Multi-Location Inventory System: Digunakan oleh bisnis dengan banyak gudang atau cabang, memungkinkan manajemen stok antar lokasi secara terpusat.
8. Serialized Inventory System: Melacak stok berdasarkan nomor seri unik untuk setiap unit barang, berguna untuk barang bernilai tinggi.
9. Inventory Management dalam ERP System: Merupakan bagian dari sistem ERP yang terintegrasi dengan modul lain seperti pembelian, penjualan, dan produksi.
10. Just-in-Time (JIT) Inventory System: Mengelola stok seminimal mungkin dan hanya memesan saat diperlukan untuk menekan biaya penyimpanan.

Cara kerja sistem stok barang

Fitur utama sistem stok barang

1. Real-time inventory tracking: Pemantauan stok secara langsung di semua lokasi dengan pembaruan otomatis setiap terjadi transaksi masuk/keluar.
2. Multi-location support: Mengelola persediaan dari banyak gudang atau cabang dalam satu sistem terpadu.
3. Barcode/QR code integration: Memudahkan input, pengambilan, dan pengecekan stok menggunakan scanner barcode atau QR code.
4. Minimum & maximum stock alerts: Sistem notifikasi otomatis jika stok sudah mencapai batas minimum atau melebihi kapasitas maksimal.
5. Inventory valuation: Menghitung nilai stok berdasarkan metode seperti FIFO, LIFO, atau average cost, untuk kebutuhan akuntansi dan pelaporan.
6. Stock adjustment: Fitur koreksi stok akibat kerusakan, kehilangan, atau kesalahan pencatatan, dengan histori perubahan yang tercatat.
7. Reporting & analytics: Menyediakan laporan persediaan, perputaran stok (inventory turnover), stok lambat bergerak (slow moving), dan stok kadaluarsa.
8. Integrasi dengan POS atau ERP: Menyinkronkan data stok dengan sistem kasir (POS) atau sistem ERP untuk efisiensi operasional dan pelaporan yang terpusat.

Sistem stok barang bekerja dengan mengotomatiskan proses pencatatan, pemantauan, dan pengendalian persediaan barang di berbagai lokasi (gudang, toko, cabang), dengan proses utama sebagai berikut:

1. Inbound to storage: Mengelola penerimaan barang dari supplier atau produksi, lalu mencatat dan menyusun barang ke lokasi penyimpanan sesuai kategori, batch, dan kode lokasi.
2. Stock movement tracking: Mencatat setiap perpindahan barang antar lokasi, antar gudang, atau ke pelanggan, termasuk transfer stok internal dan pengambilan untuk kebutuhan lain.
3. Stock level monitoring: Memantau jumlah stok secara real-time untuk mencegah kekurangan (stock-out) atau kelebihan stok (overstock), dengan sistem peringatan otomatis.
4. Cycle counting & stock opname: Mengotomatiskan proses pencatatan fisik berkala dan rekonsiliasi stok, untuk memastikan akurasi antara sistem dan kondisi sebenarnya.
5. Reorder management: Menentukan kapan dan berapa banyak stok yang perlu dibeli ulang berdasarkan minimum stock level, lead time, dan permintaan historis.
6. Expiry & batch control: Mengelola stok berdasarkan tanggal kadaluarsa dan nomor batch, sangat penting untuk industri makanan, farmasi, dan kosmetik.

Implementasi sistem stok barang

Kegagalan implementasi sistem stok barang

Sekitar 70% implementasi software bisnis termasuk sistem manajemen stok barang mengalami kegagalan atau tidak mencapai target yang diharapkan, yang umumnya disebabkan oleh ketidakakuratan data awal, kurangnya pelatihan pengguna, serta minimnya keterlibatan manajemen (BCG).

Langkah implementasi sistem stok barang

1. Perencanaan

Tentukan tujuan penggunaan sistem
Tujuan umum antara lain:

• Mencatat barang masuk dan keluar secara rapi
• Memantau ketersediaan stok secara real-time
• Mencegah kehilangan barang akibat stok yang tidak tercatat
• Membantu perencanaan pembelian dan pengadaan

Identifikasi kebutuhan operasional
Tentukan proses dan fitur yang dibutuhkan, seperti:

• Pencatatan barang masuk (pembelian/suplai)
• Pencatatan barang keluar (penjualan/penggunaan)
• Laporan stok akhir harian/mingguan
• Peringatan jika stok menipis
• Kategori dan satuan barang yang fleksibel
• Multi-gudang (jika ada lebih dari satu lokasi penyimpanan)

Pilih sistem yang sesuai
Sesuaikan dengan skala usaha:

• Toko atau UMKM: sistem sederhana berbasis web atau aplikasi
• Gudang besar: sistem berbasis database dengan dukungan multi-user
• Apakah butuh integrasi dengan sistem lain (POS, akuntansi, produksi)?

2. Persiapan

Input data awal

• Daftar barang (kode barang, nama, satuan, harga, kategori)
• Stok awal per barang di tiap lokasi
• Lokasi penyimpanan (gudang, rak, toko)
• Supplier utama (jika perlu dilacak per sumber)

Konfigurasi alur stok
Contoh alur kerja:
Barang masuk → stok bertambah → barang keluar → stok berkurang → laporan → evaluasi

Uji coba sistem (User Acceptance Test)

• Masukkan data barang masuk dan keluar secara simulasi
• Periksa apakah laporan stok otomatis terupdate
• Cek apakah sistem memberikan notifikasi stok minimum

Pelatihan pengguna
Latih staf gudang, admin, atau penanggung jawab operasional:

• Cara input transaksi barang masuk dan keluar
• Cara melakukan penyesuaian stok (stock opname)
• Cara melihat dan menafsirkan laporan stok

3. Go-live

Gunakan pada kegiatan operasional harian

• Catat semua transaksi keluar-masuk barang melalui sistem
• Gunakan sistem sebagai acuan utama untuk pengecekan stok

Monitoring dan pendampingan awal

• Pantau ketepatan input data harian
• Periksa apakah stok di sistem sesuai dengan stok fisik secara berkala

Evaluasi dan perbaikan

• Lakukan evaluasi berkala (misalnya setiap minggu)
• Perbaiki kebiasaan pencatatan manual atau dobel input
• Tambahkan atau sesuaikan fitur jika kebutuhan berubah

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.