Jika Anda terlibat dalam transaksi bisnis, Anda mungkin pernah menjumpai istilah “proforma invoice”.

Banyak bisnis biasanya mengeluarkan dokumen ini kepada pelanggan setelah negosiasi. Faktur tersebut menjelaskan hal-hal yang telah disepakati.

Apa sebenarnya yang dimaksud dengan invoice proforma?

Namanya berasal dari bahasa Latin “pro forma”, yang berarti “demi bentuk”. Proforma invoice adalah dokumen yang berfungsi sebagai pengaturan sementara yang menguraikan ketentuan perjanjian.

Orang sering salah kaprah mengenai invoice pro forma dengan invoice biasa. Sedikit dari mereka sadari bahwa invoice pro forma bersifat sementara dan perlu adanya penerbitan dokumen resmi.

Jika Anda masih ingin mengetahui lebih lanjut tentang faktur proforma, kami menganjurkan Anda untuk membaca artikel ini. Artikel akan menunjukkan kepada Anda definisi, contoh penerapan, dan manfaatnya bagi bisnis.

Apa itu proforma invoice?

Proforma invoice adalah dokumen pra-penjualan yang dikirim ke pembeli sebelum pengiriman barang. Invoice ini berfungsi sebagai tagihan penjualan awal.

Penjual biasanya mengeluarkan dokumen ini untuk ditinjau oleh pembeli. Setelah ditinjau, pembeli kemudian akan menyetujui pembelian. Kemudian, penjual mengirimkan produk atau layanan yang telah disepakati sesudahnya.

Isi invoice pro forma dapat berubah kapan saja. Ini karena invoice proforma adalah perkiraan harga untuk mencegah pembeli terkejut akibat biaya tak terduga setelah penyelesaian transaksi.

Faktur proforma memberi pembeli harga jual terperinci yang mencakup perkiraan komisi, pajak, atau biaya pengiriman.

Perbedaan proforma invoice dan invoice biasa

Kami sebutkan di bagian pendahuluan bahwa menurut orang-orang, faktur proforma sama dengan faktur biasa. Namun, kedua dokumen tersebut sangat berbeda.

Invoice proforma biasanya dikeluarkan sebelum penjualan terjadi. Penjual sering memberikannya selama negosiasi transaksi atau tahap penawaran. Invoice tersebut bekerja sebagai alat untuk membantu pembeli menyelesaikan detail pesanan untuk memutuskan apakah akan melakukan pemesanan berdasarkan informasi yang diberikan.

Sementara itu, invoice biasa akan dikeluarkan saat penjualan selesai. Ini adalah permintaan pembayaran formal dan mencakup harga akhir yang disepakati, ketentuan pembayaran, dan pajak atau biaya yang berlaku.

Karena invoice biasa secara resmi meminta pembeli untuk melakukan pembayaran, dokumen tersebut mengikat secara hukum. Faktur yang dikeluarkan memberlakukan hak dan tanggung jawab pembeli dan penjual untuk memenuhi perjanjian yang dinegosiasikan.

Buku akuntansi tidak mencatat invoice pro forma. Mereka tidak dianggap sebagai transaksi yang sudah  selesai. Sementara, faktur standar, dicatat untuk tujuan akuntansi oleh penjual dan pembeli.

Tabel di bawah ini akan membantu Anda memahami perbedaan utama antara kedua faktur dengan mudah.

7 fungsi proforma invoice

Pro forma invoice memiliki berbagai fungsi dalam transaksi bisnis. berikut tujuh fungsi pro forma invoice yang perlu Anda ketahui:

Memfasilitasi perkiraan harga

Proforma invoice memberikan tawaran atau perkiraan awal kepada pelanggan potensial. Dokumen ini dapat menguraikan kemungkinan biaya, persyaratan, dan detail transaksi. Penjual membantu pelanggan memahami biaya yang diharapkan dari sebuah barang atau jasa.

Permintaan pembayaran di muka

Penjual menggunakan pro forma invoice untuk meminta deposit dari pelanggan sebelum mengirimkan barang/jasa. Fungsi ini membantu penjual mengurangi risiko jika terjadi non-pembayaran. Selain itu, pembayaran di muka membantu penjual mengelola modal kerja untuk biaya produksi.

Manajemen inventaris

Invoice proforma berguna untuk mengelola inventaris bisnis. Anda dapat merencanakan tingkat stok secara efisien saat Anda mendapatkan catatan awal penjualan.

Izin bea cukai

Bisnis yang terlibat dalam perdagangan internasional sering menggunakan faktur proforma. Dokumen ini membantu proses impor/ekspor dengan memberikan informasi akurat kepada otoritas pabean. Informasi yang diberikan dapat mencakup deskripsi produk, jumlah, nilai, dan perjanjian/lisensi perdagangan yang relevan.

Kepastian hukum

Faktur proforma tidak mengikat secara hukum. Namun, Anda dapat menggunakannya sebagai perjanjian kontrak tentatif dengan pembeli. Invoice pro forma menentukan syarat dan ketentuan transaksi, termasuk jadwal pembayaran dan pengiriman. Bagi kedua belah pihak, informasi ini menawarkan sejumlah keamanan.

Mempercepat proses persetujuan internal

Di sejumlah perusahaan, proses persetujuan internal adalah praktik standar. Prosedur ini dapat memakan waktu lama karena Anda harus menavigasi berbagai tingkat birokrasi. Proforma Invoice memberikan perkiraan harga sebelum mendapat persetujuan dapat mempercepat prosesnya. Penggunaan proforma invoice yang terintegrasi ke sistem software purchasing juga mempercepat siklus pembelian tanpa kehilangan kontrol internal.

Komunikasi dengan pelanggan

Faktur proforma memudahkan pembeli dan penjual untuk saling berkomunikasi. Semua pihak akan mengetahui biaya dan ketentuan kesepakatan. Dokumen tersebut mempromosikan keterbukaan dan kepercayaan antara kedua pihak, memfasilitasi transaksi ekonomi yang lebih mudah.

Manfaat pro forma invoice

Ada sejumlah manfaat yang bisa didapatkan bisnis saat menggunakan pro forma invoice. Berikut enam manfaat yang telah kami rangkum untuk Anda:

Tampak lebih profesional

Invoice proforma yang diberikan ke klien atau mitra bisnis dapat menunjukan profesionalitas sebuah perusahaan. Dokumen ini menciptakan kesan keamanan dan kepercayaan dengan menunjukkan betapa terorganisir dengan baik serta terbukanya perusahaan tersebut.

Memberikan detail yang relevan

Semua informasi terkait pesanan, seperti rincian barang dan perkiraan biaya, disertakan dalam faktur proforma. Detail yang diberikan memastikan bahwa kedua belah pihak sepenuhnya memahami transaksi tersebut. Pembeli dan penjual akan memiliki lebih sedikit miskomunikasi, dan mereka dapat mengelola anggaran dengan lebih efisien.

Meningkatkan komitmen dari pembeli dan penjual

Penggunaan invoice proforma mendorong pembeli dan penjual untuk lebih berkomitmen. Proforma invoice berfungsi ganda sebagai tawaran atau pesanan pembelian untuk pelanggan, yang mungkin diperlukan agar penjualan disetujui dan faktur akhir dibayar.

Proses penjualan lebih ramping

Sebagai pembeli, Anda pasti tidak suka jika harus berbolak-balik saat membeli sesuatu. Invoice proforma menghilangkan proses ini mendokumentasikan dan menyetujui persyaratan transaksi di muka. Proses tersebut dapat menghemat waktu, tenaga, dan sumber daya untuk proses penjualan. Selain itu, ini juga meminimalkan gangguan komunikasi antara penjual dan pembeli.

Memberikan fleksibilitas

Faktur proforma bukanlah faktur yang lengkap. Harga yang ditampilkan dapat berubah sewaktu-waktu. Fleksibilitas ini menguntungkan dalam lingkungan perusahaan yang dinamis di mana sering terjadi perubahan pesanan atau transaksi.

Membantu dalam negosiasi

Invoice proforma memberikan titik awal untuk diskusi dan negosiasi antara pembeli dan penjual. Kedua pihak dapat melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan mereka. Invoice pro forma juga berkontribusi dalam membangun loyalitas pelanggan jangka panjang.

Contoh penggunaan proforma invoice

Untuk lebih memahami faktur pro forma, berikut adalah contoh skenario di mana perusahaan menggunakannya.

Sebuah perusahaan manufaktur kecil yang berbasis di Indonesia menerima pesanan dari calon pembeli asal Eropa yang tertarik untuk membeli banyak produk mereka. Perusahaan asal Indonesia ini ingin memberi pembeli perkiraan harga yang akurat dan persyaratan transaksi sebelum melanjutkan penjualan.

Perusahaan asal Indonesia itu membuat invoice proforma dengan informasi detail mengenai produk, kuantitas, harga satuan, dan pajak atau biaya yang berlaku. Mereka juga menguraikan syarat pembayaran, detail pengiriman, dan syarat dan ketentuan lain yang relevan.

Invoice proforma adalah tawaran untuk pembeli, yang membantu mereka meninjau dan mengonfirmasi detail transaksi, menilai total biaya, dan mendapatkan pembiayaan. Ini juga memungkinkan diskusi dan negosiasi antara pembeli dan penjual untuk setiap perubahan atau klarifikasi yang diperlukan.

Setelah pembeli menyetujui pro forma invoice, mereka mengeluarkan pesanan pembelian kepada penjual, mengacu pada ketentuan yang telah disepakati. Penjual kemudian mengeluarkan faktur komersial berdasarkan persyaratan yang disepakati, dan pembeli melanjutkan pembayaran dan pengiriman produk.

Contoh penggunaan ini menunjukkan bahwa faktur proforma memfasilitasi negosiasi dan kesepakatan antara pembeli dan penjual, untuk memastikan transparansi dan akurasi. Ini membantu membangun pemahaman yang jelas tentang ketentuan penjualan dan memberikan dasar untuk dokumentasi dan pengaturan keuangan.

Unsur penting pada pro forma invoice

Tujuan utama invoice proforma adalah untuk menguraikan rincian transaksi yang diusulkan untuk pelanggan. Hal ini membuat pembuatan proforma invoice hampir sama dengan faktur biasa. Oleh karena itu, harus berisi informasi seperti:

• Nomor invoice yang unik.
• Informasi penjual (kontak lengkap entitas/individu).
• Informasi pembeli (kontak lengkap entitas/individu).
• Deskripsi produk/jasa yang ditawarkan secara detail (kuantitas, harga satuan, dan harga total).
• Syarat pembayaran & pengiriman yang menguraikan metode pembayaran dan pengiriman yang disepakati.
• Jika perlu, pro forma invoice harus menunjukkan pajak & bea tambahan.
• Periode validitas menunjukkan jangka waktu invoice tersebut valid.
• Jika diperlukan, faktur harus menyertakan syarat & ketentuan tambahan yang mengawasi transaksi.

Namun, tidak seperti faktur akhir, faktur pro forma harus memiliki hal-hal berikut:

• Istilah “proforma invoice” untuk membedakannya dengan invoice lainnya.
• Ungkapan “Ini bukan faktur pajak.”

Contoh proforma invoice

Berikut adalah contoh invoice proforma untuk membantu Anda mendapat gambarannya.

Kesimpulan

Tidak seperti invoice biasa, invoice proforma bukanlah permintaan pembayaran resmi dan bisa berubah sewaktu-waktu. Memahami perbedaan antara keduanya sangat penting karena keduanya memiliki tujuan yang berbeda.

Proforma invoice adalah dokumen sementara yang menguraikan persyaratan perjanjian. Mereka memberikan perkiraan biaya dalam transaksi yang memungkinkan pembeli untuk membuat keputusan sebelum melakukan pemesanan.

Dengan mengeluarkan faktur proforma, penjual dapat memastikan bahwa pembeli mereka mengetahui dengan baik tentang persyaratan transaksi dan mencegah biaya tak terduga.

Saat ini, pembuatan invoice dapat dilakukan secara otomatis melalui melalui  software invoicing Impact. Selain itu, software invoice juga membantu Anda dalam mengatur pembayaran dengan mudah dan mengatur perpajakan bisnis melalui satu sistem yang terintegrasi.

Baca juga: Ketahui Tipe Software Invoice serta Cara Kerja & Manfaatnya

Apa itu packing

Packing, atau pengepakan, merujuk pada proses menyiapkan dan membungkus barang-barang untuk keperluan penyimpanan, transportasi, atau pengiriman. Pengepakan merupakan langkah kedua dalam order fulfillment, tepat setelah proses picking.

Proses pengepakan berlangsung di gudang dan biasanya terdiri dari pemilihan bahan dan wadah yang sesuai untuk mengemas produk. Selain itu, packing juga melibatkan menimbang paket dan memberi label dengan invoice atau slip pengepakan yang relevan untuk memastikan barang tiba di tujuan dengan aman dan dalam kondisi baik.

Fungsi packing

• Perlindungan: Bahan pengepakan seperti bubble wrap, busa, dan kotak kokoh melindungi produk dari benturan, getaran, dan kompresi selama transit dan penanganan. Pengemasan yang tepat juga melindungi barang dari faktor lingkungan seperti kelembapan, debu, dan fluktuasi suhu, yang dapat menyebabkan kerusakan.

• Organisasi: Pengepakan membantu dalam mengkategorikan produk, sehingga memudahkan pelacakan inventaris. Label, kode batang, dan tanda yang jelas pada paket memudahkan identifikasi dan pengambilan barang dengan cepat.

• Handling: Barang yang dikemas dengan benar lebih mudah ditangani dan diangkut. Pembuatan palet, pembungkusan susut, dan pengikatan meningkatkan stabilitas dan kenyamanan selama bongkar muat serta pergerakan.

• Penyimpanan: Bahan pengepakan yang tepat menjaga kualitas dan integritas barang dari waktu ke waktu, memperpanjang umur simpan dan mempertahankan kegunaannya. Barang yang ditata dan dikemas dengan baik mengurangi risiko kecelakaan di fasilitas penyimpanan, sehingga melindungi produk dan personel.

• Kepatuhan: Banyak industri memiliki persyaratan pengemasan khusus untuk memastikan keamanan dan kepatuhan terhadap standar hukum. Pengepakan yang tepat memastikan kepatuhan terhadap peraturan ini, menghindari denda dan masalah hukum.

Manfaat dari packing

• Penghematan Biaya: Dengan mencegah kerusakan produk, bisnis menghemat biaya terkait pengembalian, penggantian, dan perbaikan. Pengepakan yang efisien meminimalkan pemborosan bahan pengepakan dan memaksimalkan jumlah produk yang dapat dikirim dalam satu muatan, sehingga mengurangi biaya pengiriman.

• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Ketika pelanggan menerima produk dalam kondisi sempurna, hal itu meningkatkan kepercayaan dan kepuasan mereka, menghasilkan bisnis yang berulang dan ulasan positif. Pengepakan berkualitas tinggi mencerminkan perhatian perusahaan terhadap detail dan komitmen terhadap layanan pelanggan, sehingga meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

• Mempromosikan Brand Identity: Produk yang dikemas dengan baik menciptakan kesan pertama yang positif, memperkuat citra merek sebagai merek yang dapat diandalkan dan profesional. Pengemasan yang disesuaikan dengan elemen merek seperti logo dan warna meningkatkan pengenalan dan visibilitas merek.

• Efisiensi Operasional: Proses pengepakan standar menghasilkan penanganan yang lebih cepat, mengurangi penundaan dan meningkatkan efisiensi alur kerja secara keseluruhan. Pelabelan yang jelas dan pengemasan yang terorganisir mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pemenuhan pesanan, memastikan keakuratan dan efisiensi.

• Memberikan Keamanan: Pengepakan yang tepat mengurangi risiko kecelakaan terkait penanganan material berat atau berbahaya, memastikan lingkungan kerja yang lebih aman. Pengemasan yang aman mencegah kebocoran, tumpahan, atau kontaminasi, melindungi pelanggan dari potensi bahaya dan memastikan keamanan produk.

Packing vs. packaging

Packing dan packaging sering dianggap sama, padahal berbeda. Packing melindungi barang selama pengiriman, sementara packaging berfungsi untuk desain dan informasi. Berikut tabel perbandingannya:

Jenis-jenis packing yang sering digunakan

Primary packing

Primary packing adalah bahan yang bersentuhan langsung dengan produk. Jenis packing ini melindungi dan menjaga kualitas serta keamanan produk dari pabrik hingga konsumen.

Fungsi:

• Perlindungan: Mencegah kontaminasi, kerusakan, atau pembusukan produk.
• Pemeliharaan: Menjaga kualitas dan umur simpan produk.
• Presentasi: Menyediakan informasi, branding, dan menarik bagi konsumen.

Contoh: 

• Botol minuman dari plastik atau kaca.
• Sachet atau bungkus makanan seperti kopi instan atau snack.
• Tube untuk produk kosmetik seperti pasta gigi atau krim.

Secondary packing

Secondary packing adalah lapisan yang mengelompokkan beberapa unit produk kemasan primer. Walaupun tidak bersentuhan langsung dengan produk, pengepakan ini penting untuk penanganan, penyimpanan, dan transportasi.

Fungsi:

• Pengelompokan: Menggabungkan paket utama untuk distribusi dan penyimpanan yang lebih mudah.
• Perlindungan: Menambahkan lapisan perlindungan ekstra selama penanganan dan transportasi.
• Identifikasi: Mempermudah pelabelan, branding, dan pelacakan produk yang dikelompokkan.

Contoh:

• Kotak karton berisi banyak botol atau kaleng.
• Bungkus untuk menyatukan kotak atau produk.
• Tas untuk mengelompokkan paket yang lebih kecil.
• Baki untuk menyimpan dan mengatur produk di lingkungan retail.

Tertiary packing

Tertiary packing adalah lapisan kemasan terluar yang digunakan untuk penanganan dan transportasi massal. Ini dirancang untuk melindungi produk selama pengiriman dan penyimpanan dalam jumlah besar.

Fungsi:

• Bulk Handling: Memfasilitasi pengangkutan produk dalam jumlah besar.
• Perlindungan: Melindungi paket sekunder dari kerusakan selama transit.
• Logistik: Membantu pengorganisasian dan pergerakan barang dalam rantai pasokan.

Contoh:

• Palet untuk menumpuk dan mengangkut banyak karton.
• Kontainer pengiriman untuk barang curah internasional.
• Peti untuk barang berukuran besar atau rapuh.
• Drum untuk cairan atau bubuk curah.

Cara packing barang yang benar

1. Menyiapkan barang dan alat untuk packing

Sediakan bahan packing seperti kardus, bubble wrap, styrofoam, kertas kraft, dan tape. Pilih bahan yang sesuai dengan jenis produk dan tingkat perlindungannya. Gunakan alat seperti gunting, pisau box cutter, dan tape dispenser untuk mempermudah proses packing. Pastikan alat-alat tersebut dalam kondisi baik dan siap digunakan.

2. Memilih jenis packing yang tepat

Pilih jenis packing sesuai dengan karakteristik produk. Untuk barang elektronik, gunakan kotak kardus, sementara kantong plastik cocok untuk barang ringan. 

Pastikan ukuran kemasan tepat. Kemasan yang terlalu besar dapat membuat barang bergerak di dalamnya, sedangkan kemasan yang terlalu kecil bisa merusak barang saat dimasukkan.

3. Menyiapkan produk untuk packing

Bersihkan produk dari debu atau kotoran sebelum dikemas. Produk yang bersih terlihat lebih profesional dan mengurangi risiko kerusakan selama pengiriman. Tambahkan pelindung seperti bubble wrap atau kertas kraft di sekitar produk. Ini memberikan perlindungan tambahan terhadap goncangan dan benturan.

4. Menyusun barang dengan aman dalam kemasan

Tempatkan produk di tengah kemasan untuk memastikan distribusi tekanan yang merata. Hindari meletakkan produk terlalu dekat dengan dinding kemasan. Jika ada ruang kosong, isi dengan bahan pengisi seperti styrofoam atau kertas kraft. Ini mencegah pergerakan produk dan mengurangi risiko kerusakan akibat goncangan.

5. Mengamankan kemasan paket

Gunakan tape yang kuat untuk menutup kemasan secara rapat. Pastikan semua sisi kemasan tertutup dengan baik untuk menghindari kebocoran atau pembukaan yang tidak diinginkan.

Tempelkan label pengiriman paket  dengan jelas di bagian luar kemasan. Pastikan label mudah terbaca dan lengkap dengan informasi pengirim dan penerima.

Baca juga: Delivery Order: Definisi, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Best practices untuk packing

Latih tim gudang Anda

Pastikan tim gudang Anda memiliki pengetahuan dan keterampilan yang tepat untuk packing yang efisien. Adakan pelatihan rutin tentang teknik packing, penggunaan alat, dan prosedur keselamatan untuk mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi. Pelatihan yang konsisten memastikan setiap anggota tim siap menangani berbagai jenis barang dengan cara yang benar.

Perhatikan kualitas packaging barang

Gunakan bahan packaging berkualitas tinggi sesuai dengan jenis produk. Kualitas bahan ini sangat penting untuk melindungi produk dari kerusakan selama pengiriman. Lakukan inspeksi rutin untuk memastikan bahan packaging tidak rusak atau cacat. Memastikan bahan dalam kondisi prima adalah kunci untuk menjaga integritas produk.

Rencanakan rute picking

Rencanakan rute picking yang efisien untuk mengurangi waktu pengambilan barang di gudang. Kelompokkan barang yang sering dipesan bersama untuk mempercepat proses picking dan packing. Dengan merencanakan rute dengan cermat, Anda mengoptimalkan waktu dan tenaga kerja, serta meningkatkan produktivitas keseluruhan.

Artikel terkait: Pahami Faktor Keberhasilan Manajemen Transportasi dan Metriknya yang Perlu Diukur

Gunakan barcode scanning 

Gunakan teknologi barcode scanning untuk mengurangi kesalahan manusia saat packing. Barcode scanning memastikan pelacakan barang yang akurat, sehingga produk yang dikirim sesuai pesanan. Teknologi ini mempercepat proses verifikasi dan meningkatkan akurasi pengiriman.

Tingkatkan efisiensi dengan software

Gunakan software manajemen inventaris untuk memantau stok barang dan mengelola proses packing dengan efisien. Otomatisasi tugas rutin seperti pencetakan label pengiriman dan pengaturan jadwal pengiriman dapat meningkatkan efisiensi operasional. Teknologi ini mengurangi beban kerja manual dan memastikan proses berjalan lancar serta tepat waktu.

Apa itu business plan?

Business plan adalah dokumen yang menjelaskan tujuan perusahaan, strategi pencapaiannya, dan jangka waktu pelaksanaannya. Dokumen ini berfungsi sebagai peta jalan pertumbuhan bisnis dan alat untuk mendapatkan pendanaan.

Dokumen ini penting bagi perusahaan startup dan yang sudah mapan. Untuk startup, rencana bisnis yang baik membantu menarik investor. Perusahaan yang sudah mapan menggunakannya untuk menjaga agar bisnis tetap pada jalur dan selaras dengan tujuan pertumbuhan.

Tujuan business plan

Merencanakan Pertumbuhan Bisnis
Business plan membantu perusahaan merencanakan ekspansi, pengembangan produk, atau penetrasi pasar baru. Dengan langkah-langkah konkret, perusahaan bisa mengurangi risiko dan memastikan pertumbuhan yang berkelanjutan.

Mendapatkan Pendanaan
Investor dan lembaga keuangan sering meminta business plan sebelum memberikan pendanaan. Dokumen ini menunjukkan bahwa perusahaan memiliki strategi yang jelas dan dapat dipercaya, sehingga peluang mendapatkan investasi atau pinjaman meningkat.

Mengukur Kemajuan
Business plan berfungsi sebagai benchmark untuk menilai perkembangan bisnis. Dengan membandingkan kinerja aktual dengan proyeksi, perusahaan bisa mengevaluasi apakah mereka berada di jalur yang tepat atau perlu melakukan penyesuaian.

Mengidentifikasi Peluang dan Tantangan
Analisis pasar dan riset dalam business plan membantu perusahaan mengidentifikasi peluang dan tantangan. Ini memungkinkan perusahaan lebih siap dalam mengambil keputusan strategis.

Mengelola Risiko
Business plan membantu perusahaan mengantisipasi risiko dan menyiapkan rencana mitigasi. Dengan memahami risiko potensial dan cara menghadapinya, perusahaan bisa mengurangi dampak negatif pada operasional dan keuangan.

Baca juga: 7 Cara Melakukan Riset Kompetitor & Manfaatnya untuk Bisnis

Manfaat sebuah business plan

Memberikan Panduan Strategi yang Jelas
Business plan menyajikan panduan rinci tentang visi, misi, dan tujuan perusahaan. Ini membantu semua anggota tim memahami arah strategis dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya. Dengan rencana yang jelas, perusahaan tetap fokus dan terorganisir.

Meningkatkan Peluang untuk Pendanaan
Business plan yang terperinci sangat penting untuk mendapatkan pendanaan dari investor atau lembaga keuangan. Rencana yang jelas, data pasar yang solid, proyeksi keuangan realistis, dan strategi bisnis yang matang dapat meyakinkan investor bahwa perusahaan Anda memiliki potensi sukses dan risiko yang dapat dikelola.

Meningkatkan Komunikasi Internal Perusahaan
Rencana bisnis membantu meningkatkan komunikasi internal dengan mendokumentasikan visi, misi, dan tujuan bisnis secara rinci. Ini memudahkan tim memahami arah perusahaan dan peran masing-masing, mengurangi kebingungan, serta meningkatkan koordinasi dan kolaborasi antar departemen.

Meningkatkan Peluang Pertumbuhan
Sekitar 71% perusahaan yang berkembang cepat memiliki rencana. Rencana yang baik membentuk strategi jangka panjang dan menunjukkan jalur menuju kesuksesan. Pemilik bisnis yang menetapkan tujuan jangka panjang memiliki peluang lebih besar untuk berkembang.

Memperkuat Pengambilan Keputusan
Business plan menyediakan data dan analisis mendalam yang memperkuat proses pengambilan keputusan. Dengan informasi terstruktur tentang pasar, kompetitor, dan keuangan, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih terinformasi dan strategis, mengurangi ketidakpastian, dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan operasional dan strategis.

Jenis-jenis business plan yang perlu diketahui

Business plan bisa berbeda tergantung kebutuhan dan tujuan perusahaan. Berikut jenis-jenis business plan yang umum digunakan:

Startup Business Plan

Jenis business plan ini dirancang untuk bisnis yang baru memulai. Ini mencakup aspek dasar seperti deskripsi bisnis, analisis pasar, strategi pemasaran, dan proyeksi keuangan. Fokus utama adalah mendapatkan produk minimum yang layak (MVP) terlebih dahulu, kemudian mengembangkan dari sana.

Strategic Business Plan

Strategic plan berfungsi sebagai dasar internal organisasi, dengan manajemen mengevaluasi kekuatan dan area perbaikan melalui analisis SWOT. Bagian implementasinya menjelaskan bagaimana strategi mendorong perusahaan menuju tonggak pencapaian, termasuk pedoman alokasi sumber daya dan tenggat waktu untuk mencapai tujuan.

Feasibility Business Plan

Feasibility plan dibuat saat perusahaan ingin mengeksplorasi usaha baru, seperti memasarkan produk baru atau menjual produk lama ke pasar baru. Biasanya, rencana kelayakan fokus pada penjualan produk dan seberapa besar peluang pasar yang ada. Tujuannya adalah memastikan bahwa usaha baru akan memberikan keuntungan yang memadai.

Growth Business Plan

Growth atau Expansion business plan digunakan saat perusahaan ingin tumbuh dan membutuhkan sumber daya tambahan, seperti investasi, bahan produk baru, dan karyawan. Rencana ini dapat ditujukan untuk alasan eksternal atau internal. Jika eksternal, dokumen ini harus memuat detail lengkap tentang perusahaan agar investor luar bisa memutuskan pendanaan.

What-if Business Plan

Jenis rencana ini dibuat saat bisnis mencari pendanaan, mempertimbangkan akuisisi, atau menghadapi langkah berisiko lainnya. Rencana what-if adalah alternatif dari rencana bisnis utama dan membantu mempersiapkan skenario terburuk. Ini juga berguna untuk menilai dampak dari keputusan besar, seperti menambah tenaga kerja, menaikkan harga produk, atau bergabung dengan perusahaan lain.

One-page Business Plan

Rencana ini meringkas bagian terpenting dari rencana lean, menjelaskan produk atau layanan perusahaan, target pasar, serta prakiraan penjualan. Jenis business plan ini juga memberikan deskripsi perusahaan yang menyoroti nilai dan misi perusahaan untuk pengarahan calon investor dan mitra.

Cara membuat business plan

Komponen dari sebuah business plan

Setiap business plan harus mencakup komponen penting untuk memberikan gambaran lengkap tentang bisnis Anda. Berikut adalah komponen utama yang biasanya ada dalam business plan:

• Executive Summary: Ringkasan keseluruhan business plan, termasuk visi, misi, dan poin penting lainnya. Memudahkan pembaca memahami bisnis tanpa membaca dokumen lengkap.

• Deskripsi Perusahaan: Menjelaskan sejarah, struktur hukum, visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan. Memberikan pemahaman latar belakang dan tujuan bisnis.

• Analisis Pasar: Informasi tentang pasar target, ukuran, tren, serta analisis kompetitor. Membantu memahami peluang, tantangan, dan cara bersaing.

• Marketing Plan: Strategi pemasaran untuk mempromosikan produk atau layanan. Termasuk cara menjangkau pelanggan, strategi harga, dan promosi.

• Deskripsi Produk dan Layanan: Detail produk atau layanan, termasuk fitur, manfaat, dan keunggulan. Termasuk rencana pengembangan di masa depan.

• Manajemen dan Struktur: Organisasi internal perusahaan, termasuk tim manajemen dan struktur organisasi. Menjelaskan profil anggota tim dan tanggung jawab mereka.

• Operations Plan: Cara bisnis akan beroperasi sehari-hari, termasuk rencana produksi, rantai pasokan, dan kebutuhan fasilitas. Menjamin operasional berjalan sesuai rencana.

• Proyeksi Keuangan: Estimasi pendapatan, pengeluaran, dan laba mendatang. Mencakup laporan laba rugi, neraca, dan arus kas untuk mengukur kesehatan finansial.

Langkah-langkah yang harus dilakukan

1. Menyusun Executive Summary

Executive summary adalah kesempatan singkat untuk memperkenalkan bisnis Anda. Ini harus mencakup pernyataan misi, deskripsi singkat tentang produk atau layanan, dan rencana pertumbuhan keuangan.

Meskipun ringkasan eksekutif akan menjadi bagian pertama yang dibaca investor, sebaiknya tulis di akhir. Ini memungkinkan Anda menyoroti poin-poin penting yang muncul saat menulis bagian lain yang lebih rinci.

2. Menulis deskripsi perusahaan

Mulailah dengan menggambarkan perusahaan Anda secara singkat. Sertakan sejarah, lokasi, dan struktur hukumnya, seperti kepemilikan perseorangan atau LLC. Jelaskan juga masalah atau kebutuhan spesifik yang ingin dipecahkan oleh bisnis Anda. Bagian ini menyoroti apa yang membuat perusahaan Anda unik. Jelaskan kekuatan dan keunggulan yang menempatkan bisnis Anda di jalur kesuksesan.

3. Melakukan analisis pasar

Analisis pasar adalah studi tentang industri dan pasar tempat bisnis Anda beroperasi. Salah satu metode yang sangat efektif untuk melakukan analisis ini adalah dengan menggunakan Analisis SWOT. 

Analisis ini adalah alat yang membantu Anda mengidentifikasi kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) bisnis Anda. Memilih pasar yang salah atau waktu yang tidak tepat bisa membuat Anda kesulitan dalam mencapai penjualan.

4. Menguraikan manajemen dan organisasi

Bagian manajemen dan organisasi dalam rencana bisnis harus menjelaskan siapa yang mengelola perusahaan Anda. Sebutkan struktur hukum bisnis, seperti korporasi S, kemitraan terbatas, atau kepemilikan tunggal.

Jika ada tim manajemen, sertakan bagan organisasi untuk menunjukkan struktur internal. Jelaskan peran, tanggung jawab, dan hubungan antar anggota tim. Pastikan setiap orang dipahami kontribusinya terhadap kesuksesan perusahaan Anda.

5. Mencantumkan produk dan layanan Anda

Produk atau layanan Anda akan menjadi bagian penting dalam business plan. Pastikan untuk menjelaskan secara jelas bagaimana produk tersebut memenuhi kebutuhan pelanggan. Jelaskan juga perbedaannya dengan produk pesaing. Jika relevan, tambahkan informasi tentang pengembangan produk, siklus hidupnya, dan hak kekayaan intelektual yang terkait.

6. Melakukan segmentasi pelanggan

Pelanggan ideal Anda, atau target pasar, adalah dasar dari rencana pemasaran dan bisnis Anda. Penting untuk memahami buyer persona agar setiap keputusan strategis lebih tepat.

Segmentasi pelanggan berarti mengelompokkan pelanggan berdasarkan demografi, geografi, psikografi, atau perilaku. Analisis segmentasi ini membantu Anda memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan, serta mengarahkan strategi pemasaran secara efektif.

7. Menentukan rencana pemasaran

Upaya pemasaran Anda harus disesuaikan dengan pelanggan ideal Anda. Saat menyusun keputusan dan strategi, pastikan rencana pemasaran Anda fokus pada kesesuaian ide bisnis dengan pelanggan tersebut.

Sebagian besar rencana pemasaran mencakup empat topik utama. Detail yang Anda berikan pada masing-masing topik akan bergantung pada bisnis dan audiens Anda.

• Harga: Berapa biaya produk Anda dan alasan di balik keputusan itu?
• Produk: Apa yang Anda jual dan bagaimana membedakannya dari pesaing?
• Promosi: Bagaimana Anda akan memperkenalkan produk kepada pelanggan ideal?
• Tempat: Di mana Anda akan menjual produk? Melalui saluran apa dan di pasar mana?

8. Menyediakan rencana logistik dan operasi

Bagian ini harus menunjukkan bahwa Anda memahami rantai pasokan dengan baik dan memiliki rencana cadangan untuk mengatasi ketidakpastian. Ini mencakup detail tentang proses produksi, manajemen rantai pasokan, fasilitas yang digunakan, dan teknologi yang diperlukan. Rencana ini juga harus mencakup pengelolaan inventaris, pengadaan bahan baku, dan efisiensi operasional.

9. Membuat rencana keuangan

Meski ide Anda brilian dan Anda telah menginvestasikan banyak usaha, waktu, dan uang, keberhasilan bisnis bergantung pada kesehatan keuangannya. Pada akhirnya, orang lebih memilih bekerja dengan bisnis yang mereka yakini akan bertahan lama.

Rencana keuangan Anda harus disesuaikan dengan audiens dan tujuan Anda. Umumnya, sertakan tiga tampilan utama: laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Data dan proyeksi keuangan juga bisa sangat membantu.

Best practice dalam membuat business plan

Selalu proofread dokumen Anda

Proofreading sangat penting untuk memastikan business plan Anda bebas dari kesalahan. Kesalahan kecil dapat merusak profesionalisme dan menurunkan kredibilitas di mata investor. Luangkan waktu untuk memeriksa kembali dokumen Anda. Anda juga bisa meminta bantuan orang berpengalaman untuk meninjau dan memberikan umpan balik.

Gunakan business plan template

Gunakan template business plan yang terstruktur agar semua komponen penting tercakup dengan baik. Template ini memudahkan penyusunan rencana dengan format yang sudah teruji. Pilih template yang sesuai dengan jenis bisnis Anda dan sesuaikan dengan kebutuhan spesifik.

Sesuaikan business plan untuk target audience

Sesuaikan business plan Anda dengan audiens, apakah itu investor, mitra bisnis, atau tim manajemen. Pahami apa yang mereka butuhkan dan harapkan, lalu buat konten yang relevan. Misalnya, jika audiensnya investor, fokuskan pada proyeksi keuangan dan potensi keuntungan.

Pastikan konten tetap konsisten

Konsistensi adalah kunci dalam penulisan business plan. Pastikan visi, misi, dan strategi saling mendukung di setiap bagian. Gunakan gaya bahasa, nada, dan terminologi yang sama di seluruh dokumen. Ini akan memberikan kesan profesional dan terstruktur.

Review dan update secara berkala

Business plan tidak bersifat statis. Anda harus memperbarui dokumen ini secara berkala untuk mencerminkan perubahan pasar, tujuan perusahaan, atau kondisi keuangan. Review yang rutin memastikan business plan Anda tetap relevan dan efektif untuk mendukung pertumbuhan bisnis.

Gunakan tools dan software

Banyak tools dan software yang bisa membantu Anda menyusun business plan. Mulai dari alat perencanaan keuangan hingga software presentasi, teknologi ini meningkatkan efisiensi dan akurasi, serta membuat data lebih menarik dan mudah dipahami.

Kesimpulan

Membuat business plan yang komprehensif adalah langkah krusial dalam merencanakan dan mengarahkan pertumbuhan bisnis. Ikuti langkah-langkah yang tepat dan terapkan best practices untuk menyusun rencana yang efektif.

Business plan yang baik memandu operasi harian dan membantu dalam pengambilan keputusan strategis. Selain itu, rencana yang solid juga menarik investor. Perbarui dan sesuaikan business plan Anda sesuai dengan perkembangan pasar dan tujuan bisnis.

Apa itu customer development?

Customer development adalah framework yang dikembangkan oleh Steve Blank dalam metodologi Lean Startup. Ini adalah langkah tengah yang berada di antara Desain Model Bisnis dan Agile Engineering.

Proses ini membantu startup memahami kebutuhan pasar dan menciptakan solusi yang relevan. Proses ini memunculkan asumsi di balik hipotesis dan memvalidasi asumsi tersebut. Setelah MVP dirilis, evaluasi ulang dilakukan terus-menerus untuk mengoptimalkan solusi agar memberikan nilai dan mencapai tujuan bisnis.

Manfaat menggunakan customer development process

Mengurangi risiko kegagalan

Kenyataanya 90% upaya pengembangan startup mengalami kegagalanl, dan banyak yang tidak bertahan di tahun pertama karena kurangnya pemahaman tentang pelanggan. Banyak founder yakin mereka tahu apa yang diinginkan pelanggan, tetapi seringkali realitasnya berbeda.

Customer development membantu Anda mengidentifikasi masalah, preferensi, dan kebutuhan yang belum terpenuhi dari calon pelanggan. Dengan wawasan ini, Anda dapat menyesuaikan produk atau layanan untuk meningkatkan peluang sukses di pasar.

Adaptasi terhadap perubahan pasar

Membangun startup adalah sebuah tantangan dengan peruahan yang bisa terjadi dengan cepat — pasar dan selera pelanggan bisa berubah mendadak. Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah melalui komunikasi aktif untuk mendapatkan feedback.

Interaksi yang berkelanjutan ini membantu Anda mengikuti tren terbaru dan perubahan selera pelanggan. Dengan informasi ini, Anda bisa menyesuaikan produk, layanan, atau strategi bisnis agar tetap relevan dan bersaing.

Time-to-Market yang lebih cepat

Melalui proses validasi, Anda tidak perlu mencari kesempurnaan produk secara langsung. Anda bisa memulai dengan mengeluarkan Minimum Viable Product (MVP) yang memuaskan pelanggan awal. 

Mengeluarkan MVP punya banyak keuntungan. Ini memungkinkan Anda masuk ke pasar dengan cepat, mendapatkan momentum lebih awal, dan mulai menghasilkan pendapatan sambil terus menyempurnakan produk.

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Melibatkan pelanggan dalam pengembangan produk membantu perusahaan memahami kebutuhan dan keinginan mereka dengan lebih baik. Produk yang dirancang berdasarkan umpan balik pelanggan biasanya lebih sesuai dengan harapan mereka.

Kepuasan pelanggan yang tinggi dapat meningkatkan loyalitas dan menghasilkan rekomendasi positif.

Menghemat waktu dan sumber daya

Dengan Customer Development, startup bisa mengidentifikasi dan mengatasi masalah awal. Ini menghemat waktu dan sumber daya yang seharusnya dihabiskan untuk produk yang tidak sesuai dengan pasar. 

Proses ini mencegah pengeluaran berlebihan pada produk yang mungkin gagal. Akibatnya, perusahaan dapat memfokuskan upaya pada inisiatif yang lebih berpotensi sukses.

Siapa yang terlibat dalam customer development?

• Founders: Sebagai pendiri startup, mereka memiliki peran utama dalam proses Customer Development. Mereka menyusun visi dan ide dasar produk atau layanan, serta memastikan strategi Customer Development selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang.

• Product Managers: Mereka mengelola pengembangan produk berdasarkan wawasan dari Customer Development. Mereka menerjemahkan umpan balik pelanggan menjadi fitur produk yang konkret dan memastikan produk memenuhi kebutuhan pasar.

• Customer Success Teams: Mereka berinteraksi langsung dengan pelanggan dan mengumpulkan umpan balik mereka. Mereka menganalisis data pelanggan untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan memahami pengalaman serta kepuasan pelanggan secara mendalam.

• Marketing and Sales Teams: Mereka menyampaikan nilai produk kepada pelanggan dan mengumpulkan umpan balik pasar. Mereka menggunakan wawasan dari Customer Development untuk mengembangkan strategi pemasaran yang efektif dan meningkatkan penjualan.

• Customers: Pelanggan memberikan umpan balik berharga tentang kebutuhan, masalah, dan preferensi mereka. Melibatkan pelanggan dalam proses memastikan produk sesuai dengan harapan dan kebutuhan pasar.

Tahapan proses customer development

1. Customer discovery

Pada tahap ini, founder startup mengubah ide menjadi hipotesis yang dapat diukur dan merancang eksperimen untuk mengujinya. Tujuannya adalah memahami secara mendalam kebutuhan pelanggan.

Proses:

• Wawancara Pelanggan: Lakukan wawancara dengan pelanggan potensial untuk mengidentifikasi masalah atau kebutuhan yang belum terpenuhi.
• Pengumpulan Data: Kumpulkan data melalui survei, kelompok diskusi, atau observasi untuk mendapatkan wawasan mengenai masalah pelanggan.
• Pengujian Asumsi: Uji asumsi tentang masalah dan solusi dengan pelanggan untuk memastikan ide sesuai dengan kebutuhan mereka.
• Analisis Masalah: Analisis data yang diperoleh untuk menentukan masalah yang paling mendesak dan relevan bagi pelanggan.

2. Customer validation

Customer Validation adalah tahap di mana perusahaan menguji asumsi dari Customer Discovery dengan meluncurkan produk awal kepada pelanggan. Tujuannya untuk memvalidasi apakah produk sesuai dengan kebutuhan pasar dan apakah ada permintaan yang cukup.

Proses:

• Pengujian Prototipe: Mengembangkan prototipe atau versi awal produk dan mengujinya dengan pelanggan untuk mendapatkan umpan balik.
• Uji Pasar: Meluncurkan Minimum Viable Product (MVP) kepada kelompok pelanggan yang terpilih.
• Feedback dan Iterasi: Mengumpulkan umpan balik dari pelanggan dan melakukan iterasi untuk memperbaiki kekurangan.
• Penilaian Potensi: Menilai apakah produk memiliki potensi untuk masuk ke pasar yang lebih luas berdasarkan umpan balik dan data.

Setelah mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan, startup dapat fokus ke customer creation. Namun, jika asumsi awal salah atau kebutuhan pasar berubah, pivot mungkin diperlukan.

3. Customer creation

Customer Creation adalah tahap di mana perusahaan mulai membangun permintaan dan memperluas basis pelanggan. Tujuan utamanya adalah menciptakan sistem yang andal untuk menarik pelanggan baru dan mendorong pertumbuhan bisnis. 

Proses:

• Strategi Pemasaran: Mengembangkan dan menerapkan strategi pemasaran yang efektif untuk meningkatkan visibilitas produk. Ini mencakup kampanye iklan, promosi, dan teknik pemasaran lainnya.
• Pengembangan Saluran Penjualan: Membangun dan mengoptimalkan saluran penjualan untuk menjangkau pelanggan potensial secara lebih luas. Ini bisa meliputi penjualan langsung, distribusi online, atau kerja sama dengan mitra.
• Membangun Basis Pelanggan: Fokus pada akuisisi pelanggan baru dan membangun basis pelanggan yang solid. Startup juga harus memantau kepuasan pelanggan dan melakukan penyesuaian untuk mempertahankan loyalitas.

4. Company building

Pada fase ini, bisnis sudah melewati tahap startup dan tidak lagi fokus pada pencarian solusi. Fokus beralih ke pembangunan struktur organisasi dan proses internal untuk mendukung pertumbuhan dan skalabilitas.Startup mengalihkan upaya dari pembelajaran dan eksplorasi ke pengambilan tindakan nyata.

Proses:

• Pengembangan Tim: Membangun tim dan departemen yang kompeten untuk mendukung fungsi bisnis, seperti pengembangan produk, pemasaran, dan dukungan pelanggan.
• Proses dan Sistem: Mengembangkan proses dan sistem operasional untuk mengelola dan menskalakan bisnis secara efisien.
• Peningkatan Infrastruktur: Memperkuat infrastruktur teknologi dan operasional guna mendukung pertumbuhan perusahaan.
• Perencanaan Pertumbuhan: Menyusun rencana jangka panjang untuk ekspansi dan pengembangan produk lebih lanjut berdasarkan hasil dari tahap sebelumnya.

Contoh proses customer development yang sukses

Dropbox

Dropbox menghadapi tantangan besar: memecahkan masalah yang tidak disadari oleh pelanggan. Saat itu, belum ada solusi cloud yang memadai, jadi pelanggan menggunakan cara yang tidak ideal untuk menyimpan, mengakses, dan berbagi file. 

Melalui customer development, Dropbox menemukan bahwa informasi dari mulut ke mulut adalah cara paling efektif untuk membangun kesadaran. Mereka juga menyadari bahwa produk sederhana lebih menarik bagi pengguna dan berhasil menghindari saluran pemasaran tradisional yang mahal.

Buffer

Di Buffer, meskipun sudah memiliki banyak pelanggan, mereka menyadari bahwa mereka belum sepenuhnya memahami alasan di balik keputusan pelanggan. Sekarang, mereka memvalidasi setiap hipotesis melalui proses customer development dan memanfaatkan media sosial untuk mempercepatnya.

Dengan Twitter, Buffer hanya menghubungi pengguna fitur tertentu atau pasar spesifik untuk wawancara virtual. Ini menghemat waktu dalam mengatur wawancara dan mengelola kontak, sehingga mereka mendapatkan masukan pada hari yang sama.

Best practices untuk customer development

Gunakan sejak tahap awal

Mulai proses Customer Development sejak awal pengembangan produk. Libatkan pelanggan potensial bahkan sebelum produk diluncurkan. Ini membantu Anda memahami kebutuhan dan masalah mereka. Dengan begitu, produk yang dikembangkan akan lebih relevan dan bermanfaat. Jangan tunggu sampai produk hampir selesai; semakin cepat Anda mulai, semakin baik.

Iterasi berdasarkan feedback

Customer Development adalah proses iteratif. Kumpulkan umpan balik pelanggan, lalu gunakan untuk menyempurnakan produk. Lakukan perubahan dan penyesuaian sesuai umpan balik yang diterima. Iterasi cepat dan terus-menerus memastikan produk Anda berkembang sesuai kebutuhan pelanggan.

Libatkan seluruh tim

Pastikan seluruh tim, termasuk founder, terlibat dalam proses Customer Development. Keterlibatan ini memastikan umpan balik pelanggan dipertimbangkan dalam setiap aspek pengembangan produk dan strategi bisnis. Diskusikan temuan dan wawasan secara teratur untuk menjaga keselarasan tim dengan kebutuhan pasar.

Jaga keterlibatan pelanggan

Libatkan pelanggan sepanjang proses pengembangan. Setelah wawancara awal, lanjutkan komunikasi dengan survei, diskusi kelompok, dan umpan balik rutin. Ini membantu Anda memahami perubahan kebutuhan dan preferensi pelanggan.

Gunakan tools dan teknologi yang tepat

Gunakan alat dan teknologi untuk mengumpulkan serta menganalisis umpan balik pelanggan. Teknologi seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning), alat survei, perangkat lunak analisis data, dan platform manajemen umpan balik mempermudah proses ini. Pilih alat yang sesuai dengan kebutuhan tim dan jenis umpan balik yang dibutuhkan.

Kesimpulan

Customer Development membantu startup memahami dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Dengan tahapan seperti Customer Discovery, Customer Validation, Customer Creation, dan Company Building, perusahaan dapat mengurangi risiko, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mempercepat pertumbuhan.

Mengadopsi praktik terbaik seperti melibatkan pelanggan sejak awal dan melakukan iterasi berdasarkan umpan balik akan membuat produk lebih relevan. Memanfaatkan teknologi yang tepat juga membantu memastikan peluncuran produk yang sesuai dengan pasar dan meningkatkan peluang keberhasilan jangka panjang.

Referensi

Blank, Steve, and Bob Dorf. The Startup Owner’s Manual: The Step-By-Step Guide for Building a Great Company. 2020.

Apa itu customer service?

Customer service (CS) adalah dukungan yang diberikan kepada pelanggan, baik sebelum maupun sesudah mereka membeli dan menggunakan produk atau layanan Anda. Dukungan ini bertujuan untuk memberikan pelanggan pengalaman yang mudah dan menyenangkan.

Meskipun penting, customer service seringkali kurang diperhatikan oleh bisnis. Padahal, menurut penelitian McKinsey, peningkatan kualitas customer service dapat meningkatkan penjualan sebesar 2-7% dan keuntungan sebesar 1-2%.

Tugas customer service

Seorang customer service memiliki tugas penting untuk menjaga hubungan antara perusahaan dan pelanggan. Mereka bertanggung jawab untuk memberikan pengalaman positif kepada pelanggan dan berikut adalah job description customer service:

Menjawab Pertanyaan Pelanggan
Customer service harus menjawab pertanyaan pelanggan tentang produk, layanan, atau kebijakan perusahaan. Pengetahuan mendalam tentang produk dan layanan sangat penting untuk memberikan informasi yang akurat.

Menangani Keluhan dan Masalah Pelanggan
Saat pelanggan menghadapi masalah, customer service harus cepat dan efektif dalam menangani keluhan. Menyelesaikan masalah dengan baik akan meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Memberikan Dukungan Teknis atau Non-Teknis
Customer service sering memberikan bantuan terkait masalah teknis atau non-teknis. Mereka perlu membimbing pelanggan melalui solusi yang tepat untuk memastikan masalah terselesaikan.

Mengelola Komunikasi Melalui Berbagai Saluran
Customer service harus mampu mengelola komunikasi melalui telepon, email, live chat, atau media sosial. Respons yang cepat dan konsisten di semua saluran penting untuk kepuasan pelanggan.

Mendokumentasikan Interaksi dengan Pelanggan
Setiap interaksi dengan pelanggan harus didokumentasikan dengan baik. Ini membantu melacak masalah dan digunakan untuk analisis layanan pelanggan di masa depan.

Memberikan Saran atau Rekomendasi
Customer service sering diminta untuk merekomendasikan produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Memahami kebutuhan pelanggan dan menawarkan solusi yang tepat adalah kunci.

Mengelola Feedback Pelanggan
Customer service juga bertugas mengumpulkan dan mengelola umpan balik dari pelanggan. Informasi ini digunakan untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan perusahaan.

Ciri-ciri customer service yang baik

Customer service yang baik memiliki beberapa ciri khas yang membedakannya dari layanan yang kurang memuaskan. Berikut adalah ciri-cirinya:

Berpengetahuan Luas

Sebanyak 63% konsumen mengharapkan bisnis mengetahui kebutuhan dan harapan unik mereka. Sementara itu, 76% pembeli B2B mengharapkan hal yang sama. Customer service yang baik harus mampu memberikan informasi akurat dan menjawab pertanyaan dengan percaya diri.

Efisiensi dan Kecepatan
Efisiensi dalam menangani permintaan dan masalah pelanggan sangat penting. Customer service yang baik harus memberikan solusi cepat dan mengatasi masalah tanpa penundaan. Sekitar sepertiga konsumen menganggap aspek paling penting dari pengalaman customer service yang baik adalah menyelesaikan masalah dalam satu interaksi.

Kenyamanan
Kenyamanan berinteraksi adalah kunci. Seorang customer service yang baik mampu menciptakan suasana yang menyenangkan dan berbicara dengan nada ramah serta sabar.

Kemampuan untuk Mendengar dan Empati
Penelitian menunjukkan bahwa kita menghabiskan antara 70-80% waktu kita dalam komunikasi. Dari waktu tersebut, sekitar 55% digunakan untuk mendengarkan. Kemampuan active listening dan menunjukkan empati adalah ciri utama layanan pelanggan yang baik. Tanpa kemampuan ini, layanan pelanggan akan kurang efektif.

Sifat Proaktif
Customer service yang baik tidak hanya menunggu instruksi, tetapi juga proaktif mencari solusi dan menawarkan bantuan. Mereka harus mengambil inisiatif untuk menyelesaikan masalah sebelum pelanggan meminta bantuan lebih lanjut. 

Manfaat customer service untuk perusahaan

Meningkatkan Loyalitas Pelanggan

Sebanyak 95% konsumen menganggap layanan pelanggan sangat penting untuk loyalitas merek. Selain itu, 60% konsumen melaporkan telah meninggalkan merek dan beralih ke pesaing karena layanan pelanggan yang buruk.Pelanggan yang merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik akan lebih cenderung tetap setia pada merek dan mengurangi tingkat churn.

Mendapatkan Referral

Referral adalah cara yang efektif untuk mendorong pelanggan memasarkan produk atau layanan Anda. Dengan layanan pelanggan yang baik, peluang untuk mendapatkan referensi dari pelanggan saat ini akan meningkat. Ini bisa membantu perusahaan menarik penjualan baru dan memperluas jangkauan pasar.

Mempermudah untuk Upsell

Layanan pelanggan yang baik meningkatkan penjualan dan laba bersih dengan membangun kepercayaan. Pelanggan yang merasa diperlakukan dengan baik lebih cenderung mengeluarkan lebih banyak uang dan mencari layanan tambahan.

Mengurangi Biaya dan Masalah

Menyelesaikan masalah pelanggan dengan efektif mencegah masalah lebih besar di kemudian hari. Ini dapat menurunkan biaya pengembalian produk, mengurangi keluhan, dan memperbaiki reputasi perusahaan.

Meningkatkan Employee Experience

Memberikan layanan pelanggan yang baik tidak hanya membuat pelanggan senang, tetapi juga dapat meningkatkan employee experience. Pelanggan yang puas cenderung membuat karyawan merasa lebih bahagia, karena hubungan profesional yang positif berkontribusi pada kebahagiaan kedua belah pihak. 

Memberikan Keunggulan atas Kompetitor

Memiliki layanan pelanggan yang baik membuat perusahaan unggul dibandingkan pesaing. Ini akan memperbaiki reputasi bisnis dan meningkatkan nilai merek, menunjukkan bahwa perusahaan menghargai hubungan dengan pelanggan baru dan lama.

Mendapatkan Feedback

Customer service adalah sumber utama umpan balik pelanggan. Feedback ini membantu perusahaan meningkatkan produk, layanan, dan proses bisnis. Selain itu, informasi tersebut mendukung pengambilan keputusan strategis yang lebih baik.

Customer service vs. customer experience

Layanan pelanggan adalah komunikasi langsung antara perusahaan dan pelanggan. Sementara itu, customer experience (CX) melibatkan seluruh perjalanan pelanggan dengan perusahaan, mulai dari pertama kali mendengar hingga setelah melakukan pembelian.

CX mencakup semua interaksi, bukan hanya saat pelanggan membutuhkan bantuan. Ini mencakup kualitas produk, strategi periklanan, kemudahan penggunaan situs web, dan pengalaman di toko fisik.

Cara melatih staf untuk meningkatkan customer service

1. Evaluasi kemampuan tim Anda

Untuk memulai, pahami sejauh mana tim Anda mengerti produk, layanan, dan prosedur perusahaan. Lakukan ini melalui penilaian formal, survei, atau wawancara.

Hasil evaluasi akan membantu Anda merancang program pelatihan yang tepat sasaran dan sesuai kebutuhan individu. Dengan begitu, pelatihan akan lebih efektif.

2. Latih kemampuan active listening

Active listening adalah skill penting untuk dimiliki saat menangani pelanggan secara verbal dan non-verbal. Latih staf agar tidak menjawab sebelum pelanggan selesai berbicara. Minta mereka mengulangi apa yang disampaikan untuk memastikan masalah dipahami dengan benar.

Gunakan simulasi percakapan atau role-playing untuk melatih keterampilan ini. Tujuannya agar staf dapat memberikan perhatian penuh, mengajukan pertanyaan yang tepat, dan merespon dengan baik.

3. Tekankan empati di antara staf Anda

Kemampuan untuk berempati juga tak kalah penting dalam memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa. Dorong staf untuk memahami perasaan pelanggan dengan menempatkan diri mereka pada posisi pelanggan.

Latih tim dengan skenario menangani pelanggan yang frustrasi atau marah. Berikan pedoman tentang cara merespons dengan kata-kata yang empatik dan sikap yang membantu, seperti mengakui masalah pelanggan dan menawarkan solusi yang personal.

4. Libatkan staf dengan performa terbaik

Identifikasi perwakilan layanan pelanggan terbaik di perusahaan Anda dan undang mereka untuk mengikuti pelatihan khusus. Mereka dapat berperan sebagai mentor, memberikan wawasan, dan saran berharga kepada anggota tim baru.

Melibatkan mereka tidak hanya memberikan penghargaan dan motivasi, tetapi juga menetapkan standar tinggi bagi seluruh tim. Ini akan mendorong semua orang untuk mencari inspirasi dalam meningkatkan kinerja.

5. Berikan feedback secara rutin

Sesi umpan balik rutin sangat penting karena membantu karyawan memahami area yang mereka kuasai dan tempat di mana perlu ada perubahan. Berikan umpan balik secara konstruktif dan teratur setelah setiap interaksi dengan pelanggan.

Gunakan metrik seperti kepuasan pelanggan (CSAT) atau Net Promoter Score (NPS) untuk mengukur kinerja dan gunakan hasil tersebut untuk perbaikan. Pastikan umpan balik Anda spesifik dan berikan saran yang bisa langsung diterapkan.

Best practices untuk customer service

Selalu utamakan pelanggan

Selalu utamakan kebutuhan pelanggan. Budaya yang fokus pada pelanggan sangat menghargai pengalaman pelanggan yang terbaik melalui komunikasi, dukungan, dan penawaran.

Setiap percakapan dan strategi harus memperhatikan pelanggan. Semua karyawan, mulai dari perwakilan hingga CEO, perlu selalu bertanya: Apakah tindakan saya akan melayani pelanggan dengan baik?

Personalisasi pengalaman pelanggan

Kini, pelanggan tidak ingin dianggap sebagai nomor — 81% dari mereka lebih memilih perusahaan yang menawarkan pengalaman personal. Jadi, berikan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan individu mereka.

Gunakan data dan informasi pelanggan untuk memberikan rekomendasi atau solusi yang relevan. Personalisasi bisa berupa menyebut nama pelanggan, mengingat preferensi mereka, dan menawarkan solusi yang sesuai dengan riwayat mereka.

Selalu beri respons dengan cepat

Di era pengiriman sehari, pelanggan tidak mau menunggu berjam-jam—atau bahkan berhari-hari—untuk mendapatkan balasan. Sekitar 46% konsumen mengharapkan tanggapan dalam waktu kurang dari empat jam, dan 12% mengharapkan balasan dalam waktu kurang dari 15 menit.

Waktu respons yang cepat menunjukkan bahwa perusahaan menghargai waktu pelanggan dan berkomitmen untuk memberikan solusi yang efisien. Gunakan sistem pelacakan dan manajemen untuk memastikan bahwa tidak ada permintaan yang terlewat atau tertunda.

Pelatihan harus dilakukan secara aktif

Pastikan pelatihan staf dilakukan secara rutin dan berkelanjutan. Gunakan metode pelatihan yang beragam, seperti pelatihan langsung, simulasi, dan kursus online, untuk menjaga keterampilan staf tetap tajam. Pelatihan berkelanjutan memastikan staf tetap up-to-date dengan praktik terbaik dan teknologi terbaru.

Akui jika melakukan kesalahan

Jangan ragu untuk mengakui kesalahan jika terjadi. Jika sebuah masalah disebabkan oleh kesalahan perusahaan, akui segera dan tawarkan solusi atau kompensasi yang pantas. Keterbukaan dalam mengatasi kesalahan dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan.

Sediakan opsi omnichannel

Berikan pelanggan berbagai saluran untuk menghubungi perusahaan, seperti telepon, email, live chat, dan media sosial. Pastikan semua saluran menawarkan pengalaman yang konsisten dan terintegrasi, sehingga pelanggan bisa berpindah saluran tanpa mengulang informasi atau mengalami perbedaan kualitas layanan.

Gunakan CRM untuk mempermudah proses

Implementasikan sistem Customer Relationship Management (CRM) untuk mengelola interaksi pelanggan secara efisien. CRM menyimpan informasi pelanggan, melacak interaksi, dan mengelola permintaan dengan lebih terstruktur.

Dengan CRM, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan layanan yang lebih terpersonalisasi. Ini juga mengurangi beban tugas rutin bagi tim dukungan pelanggan.