Apa itu software procurement

Software procurement mengoptimalkan proses pembelian bisnis dengan menyediakan platform terpusat untuk memesan dan membayar kepada pemasok.

Software purchasing atau procurement membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi, memungkinkan bisnis untuk fokus pada tugas-tugas penting seperti manajemen risiko rantai pasokan dan pemasok. Informasi yang disajikan juga memungkinkan deteksi dini masalah dan pengambilan keputusan yang terinformasi.

Dalam menghadapi banyak pilihan dan minimnya informasi yang tersedia, menemukan solusi software procurement yang cocok menjadi tantangan. Untuk membantu, kami telah menyederhanakan pilihan agar Anda dapat membuat keputusan dengan lebih mudah.

Software procurement terbaik saat ini

Berikut ini sepuluh opsi software purchasing terbaik saat ini. Setiap software memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri, memungkinkan Anda untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

• Coupa: Terbaik untuk manajemen pembelanjaan.
• Ivalua: Terbaik untuk manajemen pengadaan yang komprehensif.
• Precoro: Terbaik untuk usaha kecil dan menengah.
• SAP Ariba: Terbaik untuk solusi procurement tingkat perusahaan.
• Dynamics 365: Terbaik untuk integrasi dengan ekosistem Microsoft.
• Netsuite: Terbaik untuk manajemen pengadaan berbasis cloud.
• Pipefy: Terbaik untuk alur kerja pengadaan yang dapat disesuaikan.
• Stampli: Terbaik untuk manajemen dokumen pengadaan digital.
• Odoo: Terbaik untuk solusi software purchasing berbasis open source.
• Impact: Terbaik untuk integrasi ERP

Coupa

Coupa adalah aplikasi procurement yang meningkatkan pengelolaan keuangan. Dengan fokus pada pengeluaran, mulai dari pengadaan hingga pembayaran, Coupa menyatukan proses ini dengan efisien.

Melalui Coupa, Anda dapat mengelola aliran uang dan anggaran dengan lebih efektif. Platform ini juga memungkinkan otomatisasi untuk tugas-tugas seperti manajemen kontrak, pembelian, dan persetujuan faktur.

Pro:

• Antarmuka intuitif yang mudah untuk digunakan
• Sistem mudah untuk dikonfigurasi
• Performa sistem yang andal

Kontra:

• Pengguna harus membuat banyak akun pembayaran
• Tidak ada opsi uji coba atau keanggotaan gratis
• Respons dukungan lambat

Harga: Mulai dari $2500/bulan

Ivalua

Dirancang untuk bisnis menengah dan besar, Ivalua adalah software purchasing berbasis cloud yang membantu mengelola pengeluaran dengan merencanakan, mendeteksi potensi masalah, menangani kontrak, memantau faktur, dan lebih banyak lagi.

Software procurement ini mengelola seluruh proses pembelian, dari permintaan hingga penerimaan barang dan jasa, serta pelacakan anggaran. Dengan antarmuka yang mudah digunakan dan alur kerja yang fleksibel, cocok untuk berbagai jenis pembelian.

Pro:

• Mudah dan fleksibel untuk digunakan
• Ketersediaan akses dari berbagai lokasi
• Kapabilitas lebih dalam menganalisis pengeluaran

Kontra:

• Keterbatasan dalam variasi template untuk pengguna
• Koneksi dengan sistem ERP kurang baik

Harga: Mulai dari $150000/tahun

Precoro

Precoro mempermudah proses pembelian secara online, mengurangi pekerjaan manual dan kesalahan dengan otomatisasi dan integrasi yang mulus dengan platform populer seperti Xero, Quickbooks, dan NetSuite. 

Baik Anda perusahaan kecil atau besar, fitur-fitur Precoro membantu mengelola keuangan dengan efisien, menyederhanakan procurement, melacak pengeluaran, dan memastikan kepatuhan, menjadikannya solusi ideal untuk bisnis di berbagai skala.

Pro:

• Proses orientasi software yang sederhana
• Proses persetujuan cepat untuk invoice

Kontra:

• Mengkonfigurasi pengaturan memakan waktu
• Integrasi tidak semulus kelihatannya
• Pencetakan purchase order memiliki batasan

Price: Mulai dari $39/pengguna/bulan

SAP Ariba

SAP adalah perusahaan software terdepan di dunia dalam procurement dan rantai pasokan, yang dikenal karena inovasinya dalam memodernisasi proses pengadaan. 

Melalui SAP Ariba, Anda dapat mengoptimalkan pembelian, penjualan, dan manajemen keuangan dengan lebih efisien. Integrasi SAP Ariba dengan solusi pengadaan SAP lainnya membantu mengurangi gangguan, memenuhi kebutuhan, dan mengurangi risiko.

Pro:

• Integrasi dengan sistem ERP berjalan dengan mudah
• Antarmuka mudah untuk digunakan
• Standar layanan pelanggan yang tinggi

Kontra:

• Kesalahan informasi dapat menghambat migrasi invoice
• Kompleksitas sistem dapat menjadi tantangan bagi organisasi kecil

Harga: Mulai dari $50/bulan

Dynamics 365

Microsoft Dynamics menawarkan solusi manajemen bisnis yang fleksibel, memungkinkan tim Anda membuat keputusan yang lebih baik, sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, baik itu bisnis kecil, perorangan, atau perusahaan besar. 

Aplikasi procurement ini bekerja secara lancar dengan software Microsoft lainnya, mempermudah adaptasi dan mengurangi risiko implementasi, serta mengotomatiskan dan menyederhanakan proses keuangan, hubungan pelanggan, dan rantai pasokan untuk mencapai kesuksesan.

Pro:

• Integrasi yang mulus dengan ekosistem Microsoft
• Antarmuka pengguna yang bersih dan mudah digunakan
• Navigasi sederhana dengan akses cepat ke layanan bantuan

Kontra:

• Memerlukan penyesuaian dan mungkin mengalami kesalahan
• Waktu tunggu bantuan yang panjang
• Sulit mengubah fitur tertentu

Harga: Mulai dari $50/bulan

Netsuite

NetSuite menyederhanakan manajemen vendor dan pembelian barang dengan harga yang kompetitif dan tepat waktu. Software purchasing ini melacak pengeluaran dan evaluasi kinerja vendor, memberikan visibilitas yang diperlukan.

Dasbor pengadaan menyajikan solusi terpadu untuk manajemen catatan, pengeluaran, dan pelaporan kinerja. Ini bermanfaat bagi bisnis dari segala ukuran yang ingin mengotomatisasi proses dan mendapatkan informasi secara instan.

Pro:

• Proses keuangan otomatis
• Dasbor terorganisir
• Dapat diskalakan

Kontra:

• Proses implementasi panjang
• Penyesuaian yang terbatas
• Skema penetapan harga rumit

Harga: Harus menghubungi vendor

Pipefy

Pipefy membantu bisnis menyederhanakan proses pembelian dengan alur kerja pengadaan yang didesain khusus. Dengan rancangan, otomatisasi, dan standarisasi operasi procurement, siklus pesanan pembelian dipercepat dan koordinasi pemangku kepentingan ditingkatkan.

Integrasi yang lancar dengan software purchasing atau alat yang ada meningkatkan skala operasi dan memastikan transparansi di setiap tahap. Platform Pipefy yang didukung AI memberikan wawasan cepat tentang proses pengambilan keputusan yang tangkas serta memungkinkan penyesuaian alur kerja dengan kebutuhan tim.

Pro:

• Versi gratis tersedia untuk hingga 10 pengguna
• Antarmuka bergaya Kanban yang sederhana
• Opsi penyesuaian yang mudah

Kontra:

• Pengalaman seluler yang buruk
• Masalah keandalan
• Harus membeli paket tertinggi untuk fitur lengkap

Harga: Mulai dari $20/pengguna/bulan

Stampli

Stampli adalah solusi ideal bagi Tim Accounts Payable yang ingin mengotomatisasi operasi mereka tanpa harus melakukan perombakan pada ERP atau mengubah metode AP yang sudah ada. 

Dengan integrasi penuh ke lebih dari 70 ERP, penerapannya cepat dalam hanya beberapa minggu tanpa mengganggu operasional, serta memberikan pengawasan dan pengelolaan yang komprehensif untuk meminimalkan kesalahan, penipuan, dan risiko kepatuhan.

Pro:

• Dasbor sederhana memudahkan navigasi
• Dukungan pelanggan responsif siap membantu
• Pengiriman invoice cepat dengan fitur history

Kontra:

• Kesulitan melacak banyak pesanan pembelian
• Proses persetujuan invoice tidak konsisten di perangkat seluler
• Perubahan pada software sulit untuk dilakukan

Harga: Harus menghubungi vendor

Odoo

Odoo, sebagai software open-source, menyediakan solusi terpadu untuk berbagai aspek bisnis, dari penjualan hingga manufaktur, dengan fleksibilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan apa pun.

Dengan Odoo, pengelolaan inventaris dan procurement menjadi lebih efisien dengan penentuan aturan untuk mengoptimalkan stok dan memantau informasi harga serta waktu pengiriman dari vendor untuk keputusan yang lebih tepat waktu.

Pro:

• Antarmuka mudah digunakan
• Lebih terjangkau dari opsi lain
• Dukungan besar dari komunitas

Kontra:

• Tim pendukung lambat
• Kemampuan pelaporan terbatas

Harga: Versi dasar gratis. Paket standar mulai dari $7,25/pengguna/bulanth

Impact

Impact adalah sistem ERP yang dirancang untuk tim berukuran sedang, membantu memadukan manajemen inventaris ke dalam sistem mereka saat ini. Pengguna dapat mengotomatiskan proses pemenuhannya, mengelola kinerja dan persyaratan vendor, serta mendapatkan data statistik pembelian waktu nyata dengan modul pembeliannya.

Software procurement Impact terintegrasi dengan modul ERP lainnya, seperti inventaris, akuntansi, dan penjualan, mengoptimalkan proses pengadaan dengan menghilangkan pekerjaan manual yang sering menimbulkan kesalahan.

Pro:

• Terintegrasi dengan mudah dengan modul akuntansi, inventaris, dan penjualan
• Sangat dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan Anda

Kontra:

• Tidak ada paket gratis yang ditawarkan

Harga: Mulai dari $10/pengguna/bulan

Cara memilih software procurement

Kesalahan umum yang biasa dilakukan

• Terlalu Terfokus pada Harga: Meskipun harga penting, jangan biarkan menjadi satu-satunya pertimbangan. Pilihan yang murah mungkin berakibat biaya tambahan di masa depan jika tidak memenuhi kebutuhan.

• Tidak Memandang ke Masa Depan: Bisnis yang berkembang memerlukan perangkat lunak yang dapat beradaptasi. Investasikan pada solusi yang dapat tumbuh seiring dengan perusahaan Anda untuk menghindari pengeluaran yang tidak perlu.

• Mengabaikan Masukan Pengguna: Dengarkan pengguna harian Anda untuk memastikan kecocokan software procurement dengan kebutuhan mereka. Feedback mereka penting untuk meningkatkan pengalaman pengguna.

• Tidak Mempertimbangkan Integrasi: Pastikan perangkat lunak baru Anda kompatibel dengan infrastruktur yang ada. Mengabaikan integrasi dapat mengakibatkan pengeluaran tambahan untuk penyelarasan di masa depan.

• Mengabaikan Reputasi Vendor: Pilih vendor yang telah terbukti dapat diandalkan. Kesalahan dalam memilih vendor dapat mengakibatkan masalah kinerja dan dukungan yang merugikan.

Berbagai hal yang perlu dipertimbangkan

• Kesenjangan Proses Procurement: Cari kesenjangan dalam proses procurement Anda saat ini untuk menentukan fitur apa yang diperlukan dalam software, seperti bantuan terkait pesanan pembelian, orientasi pemasok, atau pelacakan pengeluaran. Pertimbangkan juga ukuran organisasi, jumlah pemasok, jenis pembelian, dan anggaran.

• Evaluasi Analisis Data: Pilih aplikasi purchasing dengan alat analisis data yang kuat untuk menganalisis pengeluaran, kinerja pemasok, dan kepatuhan kontrak. Analisis data masa lalu akan mendukung pengambilan keputusan yang berdasarkan fakta.

• Menilai Proses Purchase Order: Periksa apakah software purchasing mendukung proses pesanan pembelian, memungkinkan pembuatan, manajemen, dan pelacakan pesanan secara otomatis. Ini akan mengurangi kesalahan, meningkatkan komunikasi dengan pemasok, dan mempercepat proses.

• Fitur Forecasting: Pastikan perangkat lunak memiliki fitur forecasting yang akurat, termasuk perkiraan permintaan, pelacakan inventaris, dan manajemen pengisian ulang. Fitur ini membantu menjaga keseimbangan stok yang optimal.

Aplikasi invoice menjadi salah satu hal yang paling dibutuhkan perusahaan. Penggunaan aplikasi invoice dapat menghemat waktu secara signifikan, meningkatkan profesionalitas, hingga mempercepat pembayaran secara langsung.

Secara umum, aplikasi invoice adalah aplikasi untuk membuat invoice secara otomatis untuk layanan atau produk. Saat ini, terdapat banyak penyedia aplikasi invoice yang dapat Anda pilih. 

Agar Anda tidak salah pilih, artikel berikut akan memberikan tips untuk menggunakan aplikasi invoice dan rekomendasi yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan.

Baca juga: Apa itu Software Invoice, 3 Jenis, Manfaat, & Contohnya

Tips memilih aplikasi invoice yang tepat

Memilih software invoice  yang tepat dapat menjadi tugas yang menantang. Namun, memastikan bahwa operasi bisnis Anda berjalan lancar dan efisien sangat penting. Untuk membantu Anda membuat pilihan yang tepat, berikut adalah lima tips yang perlu diperhatikan saat memilih software invoice yang cocok digunakan oleh bisnis anda:

1. Sesuai dengan standar laporan keuangan Indonesia

Pastikan bahwa aplikasi yang Anda pilih sesuai SOP dan standar pelaporan keuangan Indonesia. Hal ini akan memastikan bahwa laporan keuangan Anda akurat dan sesuai dengan persyaratan regulasi. Dengan memilih software seperti ini, Anda dapat menghindari kesalahan dan ketidaksesuaian dalam pelaporan keuangan dan menjaga kredibilitas dengan para pemangku kepentingan.

2. Keamanan data yang terjamin

Data yang aman dan terlindungi sangat penting untuk bisnis, terutama di bidang keuangan. Pilih software penagihan yang menawarkan fitur-fitur keamanan seperti enkripsi, server aman, dan izin pengguna untuk memastikan bahwa data Anda hanya dapat diakses oleh orang yang tepat. Dengan cara ini, informasi sensitif Anda tetap aman dan terlindungi.

3. Pelayanan yang baik

Pilihlah software invoice yang menawarkan layanan pelanggan yang cepat dan andal serta dapat dihubungi kapan saja. Layanan pelanggan yang baik sangat penting karena Anda membutuhkan bantuan cepat jika terjadi kesalahan, agar operasi bisnis Anda tidak terganggu. Dengan begitu, bantuan selalu tersedia hanya dengan satu panggilan atau email kapanpun dibutuhkan.

4. Sistem yang up-to-date

Pilih aplikasi invoice dengan teknologi dan fitur terbaru untuk memastikan penggunaan yang optimal dan menghindari penggantian segera. Periksa pembaruan software secara teratur dan pastikan bahwa software mendukung versi yang lebih lama untuk tidak ketinggalan.

5. Aplikasi mudah diintegrasikan

Pilih aplikasi invoice yang terintegrasi dengan sistem bisnis Anda saat ini, seperti software akuntansi, CRM, dan gateway pembayaran. Dengan cara ini, Anda dapat menghemat waktu dalam pengaturan dokumen dan lebih fokus pada bisnis Anda.

Baca juga: Invoice adalah: Arti, Fungsi, dan 11 Contoh

9 aplikasi invoice terbaik di Indonesia

Melacak invoice mungkin sulit bagi freelancer atau pemilik usaha kecil. Namun, ada banyak software invoice yang dapat membantu menyederhanakan proses dan mempercepat alur kerja. Berikut sembilan pilihan teratas aplikasi pembuatan invoice yang dapat membantu mempermudah prosesnya.

1. Impact

Impact adalah solusi komprehensif yang dirancang khusus untuk bisnis di Indonesia. Sistem ini membantu perusahaan dari semua ukuran dengan transformasi digital menggunakan praktik terbaik.

Impact menawarkan berbagai kemampuan Enterprise Resource Planning (ERP) yang dapat membantu Anda dalam merampingkan operasi bisnis. Salah satu kemampuan tersebut adalah aplikasi invoice. Dengan menggunakan software ini, Anda dapat menghindari kesalahan manusia dan memastikan kepatuhan perpajakan.

Fitur:

• Penagihan otomatis: Software secara otomatis menghasilkan dan mengirimkan faktur ke pelanggan
• Invoice tracking: Lacak faktur berbayar dan belum dibayar dengan mudah menggunakan Impact
• Ketentuan pembayaran fleksibel: Ini memungkinkan Anda untuk menetapkan ketentuan pembayaran, seperti tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran
• Tax invoicing: Aplikasi invoicing ini memastikan kepatuhan terhadap undang-undang pajak setempat dengan membuat faktur pajak secara otomatis
• Skalabilitas: Aplikasi ini beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis Anda dan menyesuaikan dengan kebutuhan Anda yang terus berubah

Keunggulan:

• Hemat waktu: Penagihan otomatis menghemat waktu dan tenaga dengan meniadakan pembuatan dan pengiriman faktur manual
• Manajemen arus kas lebih baik: Pelacakan faktur meningkatkan arus kas dengan memantau pembayaran dan faktur terutang
• Fleksibilitas: Ketentuan pembayaran yang fleksibel meningkatkan kenyamanan pelanggan dan meningkatkan hubungan bisnis
• Kepatuhan UU perpajakan: Tax invoicing memastikan kepatuhan terhadap undang-undang perpajakan setempat dan menghindari penalti untuk ketidakpatuhan
• Pertumbuhan bisnis: Software ini bisa disesuaikan dengan pertumbuhan dan kebutuhan bisnis Anda, menghindari kebutuhan untuk beralih ke sistem baru

Harga:

Paket dasar dimulai dengan biaya satu kali sebesar Rp99 juta (Implementasi ERP yang memuat CRM dan modul terintegrasi lain di dalamnya). Sementara itu, untuk menambahkan modul baru dikenakan biaya tambahan mulai dari Rp250.000.

Baca juga: Proforma Invoice: Bedanya dengan Invoice Biasa & 7 Fungsinya

2. Odoo

Odoo adalah aplikasi invoicing yang membantu pengguna dalam membuat dan mengirimkan faktur dengan mudah, serta melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan menangani pembayaran online. Odoo juga memungkinkan pengguna mengatur recurring invoice, memberikan pengingat tentang tagihan yang belum dibayar, dan mencatat semua transaksi. Selain itu, Odoo terintegrasi dengan aplikasi lainnya seperti akuntansi dan manajemen proyek, sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola bisnis mereka.

Fitur:

• Faktur otomatis
• Pelacakan pembayaran
• Laporan penjualan dan akuntansi
• Integrasi dengan aplikasi Odoo lainnya

Keunggulan:

• Menghemat waktu
• Manajemen arus kas yang lebih baik
• Peningkatan wawasan bisnis
• Merampingkan manajemen bisnis

Harga:

Odoo menawarkan paket dasar gratis untuk satu aplikasi. Namun, paket standarnya mengenakan biaya $7,25/pengguna/bulan.

3. Mekari

Mekari Jurnal adalah platform manajemen keuangan yang membantu bisnis dalam mengelola uang mereka dengan lebih baik. Platform ini menyederhanakan tugas akuntansi dan memudahkan pelacakan catatan keuangan. Mekari Jurnal memiliki antarmuka yang ramah pengguna dan otomatisasi yang membantu dalam membuat keputusan berbasis data yang lebih baik.

Fitur:

• Template invoice
• Proforma invoice
• Fitur join invoice
• Sinkronisasi dengan pembukuan keuangan
• Tax invoicing

Keunggulan:

• Pembuatan invoice lebih cepat melalui penggunaan template
• Tingkatkan arus kas dengan memberikan penawaran detail kepada pelanggan sebelum mereka melakukan pembelian
• Tingkatkan pengalaman pelanggan melalui opsi pembayaran yang dapat dikelola
• Sinkronkan invoice dengan akuntansi untuk catatan keuangan yang akurat
• Kepatuhan terhadap peraturan perpajakan

Harga:

Mekari Jurnal tersedia dalam tiga paket berlangganan. Paket Pro mulai dari Rp499.000/bulan, Enterprise Rp899.000/bulan, dan Enterprise+ Rp1.200.000/bulan.

4. Zoho invoice

Zoho Invoice adalah software berbasis cloud yang membantu bisnis, freelancer, dan pengusaha dalam pembuatan invoice dan penagihan dengan mudah. Software ini dilengkapi dengan antarmuka yang ramah pengguna dan templat yang dapat disesuaikan. Selain itu, Zoho Invoice juga terintegrasi dengan aplikasi Zoho lainnya untuk meningkatkan kolaborasi dan produktivitas.

Fitur:

• Templat invoice yang dapat disesuaikan
• Invoice dan taksiran otomatis
• Pelacakan biaya
• Pelacakan waktu
• Portal Klien

Keunggulan:

• Proses invoice yang lebih sederhana
• Pelacakan biaya dan waktu yang efisien
• Peningkatan manajemen klien

Harga:

Aplikasi invoice Zoho tidak dikenakan biaya.

5. Kasdana.id

Kasdana adalah aplikasi pembuatan invoice yang cocok untuk berbagai jenis usaha. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur pengingat otomatis untuk mengingatkan klien mengenai tagihan terutang. Dengan semua proses penagihan tercatat secara akurat di dalam aplikasi, pengguna tidak perlu khawatir mengirimkan permintaan penagihan ulang.

Fitur:

• Invoice berulang
• Segmentasi transaksi
• Pengingat otomatis dan instan
• Akun virtual statis
• Penarikan instan

Keunggulan:

• Dokumen terorganisir
• Manajemen arus kas yang lebih baik
• Melacak faktur menjadi lebih sederhana
• Menghemat waktu dan proses bisnis menjadi efisien

Harga:

Anda dapat mendaftar Kasdana secara gratis. Namun, saat ini situs web mereka tidak menampilkan daftar harga.

6. Freshbooks

Freshbooks adalah software akuntansi berbasis cloud yang dirancang khusus untuk membantu pemilik usaha kecil dalam mengelola keuangan, penagihan, pengeluaran, dan pelacakan waktu mereka. Aplikasi ini merupakan solusi pembuatan invoice bisnis kecil yang dapat diakses secara online dari mana saja dengan koneksi internet.

Fitur:

• Penyesuaian invoice
• Pengingat pembayaran yang dapat disesuaikan
• Biaya keterlambatan otomatis
• Invoice yang bisa dijadwalkan
• Penyimpanan invoice di satu lokasi

Keunggulan:

• Branding dan kesan profesional dapat ditingkatkan dengan invoice yang dapat disesuaikan
• Mengurangi beban kerja melalui otomatisasi
• Peningkatan arus kas
• Akurasi dan kenyamanan

Harga:

Harga Freshbook mulai dari $8,50/bulan untuk lima klien yang dapat ditagih. Freshbooks juga memberikan harga khusus untuk bisnis dengan kebutuhan yang kompleks.

7. Quickbooks

QuickBooks adalah software akuntansi dikembangkan oleh Intuit, dan secara khusus dirancang untuk membantu bisnis kecil dan menengah dalam mengelola transaksi keuangan, pembukuan, dan kesehatan keuangan mereka. Dengan antarmuka yang mudah digunakan, QuickBooks dapat mempercepat berbagai tugas akuntansi, membantu efisiensi, pelacakan, dan pelaporan data keuangan.

Fitur:

• Pembuatan nomor faktur otomatis
• Faktur yang dapat disesuaikan
• Penyortiran invoice
• Penjadwalan tagihan berulang
• Perlindungan sengketa pembayaran

Keunggulan:

• Proses invoice yang lebih efisien
• Proses invoice yang lebih disederhanakan
• Fleksibilitas
• Perlindungan pembayaran

Harga:

QuickBooks menawarkan berbagai paket harga untuk memenuhi berbagai kebutuhan bisnis. Paket Basic mulai dari $17/bulan, paket Essentials seharga $26/bulan, dan paket Plus seharga $36/bulan.

8. Square invoice

Square Invoice adalah solusi penagihan oleh Square, sebuah layanan keuangan dan perusahaan pembayaran seluler. Solusi ini memungkinkan bisnis dan individu untuk membuat, mengelola, dan mengirim invoice dengan cepat dan mudah, serta membantu memudahkan pembayaran tepat waktu.

Square Invoice dirancang agar mudah digunakan dan dapat diakses melalui browser web atau aplikasi seluler.

Fitur:

• Pelacakan secara real-time
• Terima pembayaran secara instan
• Pengingat pembayaran otomatis
• Faktur berulang
• Diskon dan perpajakan
• Template invoice yang bisa disesuaikan

Keunggulan:

• Peningkatan arus kas dan pembayaran lebih cepat
• Mengurangi pekerjaan administrasi
• Meningkatkan penjualan dan kepuasan pelanggan

Harga:

Square Invoice memiliki paket gratis. Namun, Anda dapat berlangganan untuk fitur tambahan dengan $20/bulan

9. Xero

Xero menyederhanakan pembuatan invoice dan pelacakan keuangan untuk bisnis dengan memungkinkan pembuatan dan pengiriman mudah ke klien. Aplikasi ini adalah solusi yang mudah digunakan untuk mengelola faktur dan mempercepat proses penagihan serta pembayaran.

Fitur:

• Pengiriman faktur otomatis
• Perhitungan pajak otomatis
• Pelacak tagihan dan faktur
• Pelaporan secara real-time dengan analitik

Keunggulan:

• Efisiensi waktu dan merampingkan proses penagihan
• Kepatuhan terhadap undang-undang perpajakan
• Memastikan pemrosesan pembayaran tepat waktu
• Wawasan terkini tentang kinerja keuangan

Harga:

Xero mulai dari $25/bulan

Kesimpulan

Berinvestasi dalam aplikasi invoice digital yang andal dan efisien sangat penting untuk bisnis apa pun yang ingin tetap kompetitif. Dengan sembilan rekomendasi software invoice terbaik dan analisis harga, kami berharap Anda dapat membuat keputusan berdasarkan informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Mengotomatisasi proses penagihan dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas Anda. Dengan cara ini, Anda bisa meninggalkan pembuatan faktur manual dan beralih ke cara berbisnis yang lebih lancar dengan proses pembayaran yang lebih efisien.

Overview

Loyalty program adalah suatu inisiatif perusahaan yang bertujuan untuk mempertahankan kesetiaan pelanggan terhadap produk atau layanan yang disediakan. Selain itu, loyalty program juga dapat digunakan untuk menarik perhatian pelanggan baru.

Manfaat utama loyalty program untuk bisnis

1. Customer retention

Program loyalitas memiliki potensi untuk secara signifikan meningkatkan customer retention dan mengurangi tingkat pergantian pelanggan. Dengan demikian, program ini dapat mengubah one-time buyer menjadi pelanggan yang setia.

2. Pertumbuhan revenue

Ketika pelanggan memiliki insentif untuk kembali ke bisnis Anda dan menukarkan reward, mereka cenderung melakukan pembelian tambahan selama kunjungan mereka. Menurut penelitian oleh Bond Brand Loyalty pada 2021, sebanyak 64% anggota loyalty program mengeluarkan lebih banyak uang untuk meningkatkan jumlah poin yang mereka peroleh.

3. Mendapatkan informasi pelanggan

Dengan mengundang pelanggan untuk mendaftar dalam program loyalitas, Anda dapat mengumpulkan informasi demografis yang penting. 

Informasi ini akan menjadi kunci dalam: 

• Memahami basis pelanggan
• Melakukan segmentasi audiens
• Menciptakan marketing yang lebih personal.

Melalui sistem point of sale (POS), Anda dapat mengoptimalkan otomatisasi pengumpulan data selama transaksi dan meningkatkan efisiensi dalam pemantauan status pelanggan.

4. Meningkatkan komunikasi dengan pelanggan

Pembaruan rutin mengenai hadiah, penawaran eksklusif, dan event produk memberikan saluran komunikasi yang berharga bagi Anda untuk berinteraksi dengan pelanggan.

5. Mengubah pelanggan menjadi brand advocate

Anda dapat meningkatkan efektivitas program loyalitas dengan menjadikannya sebagai alat akuisisi yang kuat. Memberikan reward kepada pelanggan yang aktif mempromosikan bisnis Anda kepada orang lain dapat menjadi cara yang baik untuk mencapai hal ini.

Jenis loyalty program yang sering digunakan

1. Cashback

Berbeda dengan diskon, cashback adalah sistem bisnis atau perbankan yang mendorong pelanggan untuk berbelanja dengan memberikan pengembalian sejumlah uang setelah transaksi selesai. Sebagian dari jumlah pembelian mereka akan dikembalikan dalam bentuk uang atau kredit untuk pembelian selanjutnya. Cashback cocok untuk bisnis:

• Supermarket
• Department store
• Layanan pengiriman makanan
• Aplikasi pembayaran mobile
• Perusahaan kartu kredit
• Online marketplace

2. Loyalty point

Loyalty point adalah insentif atau kredit yang diberikan kepada pelanggan dalam skema loyalty program. Loyalty point bisa ditingkatkan dengan tiers yang memungkinkan pelanggan mendapatkan manfaat tambahan ketika mereka mencapai tingkat tertentu. Program ini direkomendasikan untuk:

• Usaha retail
• Perhotelan
• Restoran
• E-commerce
• Bank dan industri keuangan

Contoh penerapan yang sukses dari program loyalitas poin adalah Starbucks Loyalty Program. Di Amerika Serikat, Starbucks berhasil mengaitkan 40% dari total penjualannya ke program ini dan mengalami peningkatan penjualan di toko yang sama sebesar 7% pada 2019. 

3. Referral program

Referral program adalah program yang memberi insentif kepada pelanggan yang merekomendasikan produk atau layanan Anda kepada orang yang mereka kenal. Program ini melibatkan pelanggan dalam sebuah kampanye, memberikan mereka link atau kode khusus yang dapat mereka bagikan kepada orang-orang terdekat mereka. Loyalty program ini cocok untuk:

• Layanan berlangganan
• Software as a Service (SaaS)
• Asuransi
• Platform edukasi
• Gym membership

Pada tahun 2017, Dropbox meningkatkan jumlah pengguna mereka dari 100,000 menjadi 4 juta dalam waktu 15 bulan. Sebanyak 35% dari pendaftaran harian disebabkan oleh program referral. Program ini masih digunakan oleh Dropbox hingga saat ini.

4. Hadiah langsung

Penawaran hadiah langsung tetap menarik bagi pelanggan, baik mereka yang telah lama menjadi pelanggan setia maupun yang baru mengenal produk atau layanan. Hadiah langsung mengacu pada insentif, bonus, diskon, atau hadiah yang diberikan secara langsung kepada pelanggan. Program hadiah langsung cocok untuk:

• Fast-moving consumer goods (FMCG)
• Promosi event
• E-commerce
• Restoran dan cafe

5. Buy one get one

Melalui program buy one get one (BOGO), pelanggan tidak hanya dapat menghemat pengeluaran, tetapi juga memberikan manfaat lain bagi bisnis. Program ini membantu mengurangi stok barang dan secara bersamaan meningkatkan arus kas sementara. Program BOGO cocok untuk:

• Toko retail
• Supermarket
• Restoran dan cafe

Proses pembuatan loyalty program

1. Tentukan tujuan program

Mulailah dengan menetapkan tujuan yang jelas untuk loyalty program Anda. Tujuan program harus menggunakan SMART goals (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound). Sebagai contoh, bukannya hanya menyatakan “tingkatkan loyalitas pelanggan,” Anda harus merumuskannya lebih spesifik, seperti “tingkatkan persentase pelanggan tetap sebesar 10% dalam 12 bulan ke depan.”

2. Rencanakan budget

Untuk menjalankan loyalty program yang sukses, Anda perlu mempertimbangkan investasi yang signifikan. Penting untuk memiliki anggaran khusus yang independen untuk sistem loyalitas, dan Anda bisa memutuskan apakah akan mendanainya dari anggaran pemasaran atau anggaran mandiri dengan pendapatan tambahan.

Memiliki anggaran yang terencana dengan baik sebelum meluncurkan program loyalitas sangatlah penting. Ini membantu Anda memastikan bahwa sumber daya keuangan yang diperlukan tersedia untuk mendukung keberhasilan program.

3. Pilih software untuk mendukung program

Pilih platform atau software yang mempermudah manajemen program loyalitas, pelacakan poin, dan komunikasi dengan pelanggan. Ada beberapa pilihan yang cocok untuk mengelola program loyalitas, dan pilihan ini bergantung pada kebutuhan khusus dan skala program Anda:

• CRM 
• Sistem POS
• Loyalty Program Management Software
• Marketing Automation Software

Ketika memilih software untuk mengelola program loyalitas, pertimbangkan faktor seperti ukuran basis pelanggan Anda, jenis bisnis (online atau fisik), kompleksitas program, kebutuhan integrasi, dan anggaran yang tersedia. Penting untuk mengevaluasi beberapa opsi, meminta demonstrasi atau uji coba, dan memilih yang paling sesuai dengan tujuan dan kemampuan program Anda.

4. Pelajari pelanggan saat ini

Dalam langkah ini, tujuan utama adalah mengidentifikasi persona current customer Anda, memahami kebutuhan dan preferensi mereka, menemukan pain points yang mungkin mereka alami, dan mengidentifikasi harapan mereka terhadap program loyalitas Anda. 

Berdasarkan riset yang telah dilakukan pada pelanggan yang Anda miliki saat ini, Anda dapat mengkategorikan pelanggan Anda berdasarkan kriteria evaluasi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan bisnis Anda. Evaluasi ini mencakup:

• Volume Pembelian
• Kemampuan untuk Membeli Lebih Banyak
• Kecepatan Pembayaran
• Profitabilitas Pelanggan
• Kesetiaan seiring Berjalannya Waktu

5. Pilih jenis reward dan struktur

Tentukan hadiah atau insentif yang relevan dan menarik bagi pelanggan Anda berdasarkan hasil riset pelanggan. Ini mencakup struktur dan mekanisme dari loyalty program, seperti bagaimana pelanggan mendapatkan dan menukarkan reward, jenis reward yang ditawarkan, serta cara Anda berkomunikasi dan mempromosikan program loyalitas Anda. 

6. Tetapkan metrik loyalty program

Metrik yang Anda pilih akan membantu Anda memahami kinerja dari loyalty program Anda dan apakah Anda berhasil mencapai tujuan yang ingin Anda capai. Pastikan metrik program loyalitas Anda relevan, dapat diandalkan, dan dapat diukur. 

Misalnya, lebih penting untuk melihat persentase anggota aktif yang menukarkan hadiah atau berinteraksi dengan merek daripada hanya menghitung jumlah anggota. Ini memberikan gambaran yang lebih akurat tentang efektivitas program dalam mempertahankan dan memikat pelanggan.

7. Promosi dan luncurkan program

Anda perlu menggunakan berbagai saluran dan strategi untuk memasarkan program loyalitas kepada pelanggan yang sudah ada dan yang berpotensi, seperti:

• Media sosial
• Email
• SMS
• Website
• Iklan di dalam toko Anda

Pada tanggal peluncuran yang telah ditentukan, aktifkan program dan mulailah merekam aktivitas pelanggan. Pastikan pelanggan dapat mulai mengumpulkan poin dan menikmati manfaatnya.

8. Audit loyalty program secara reguler

Anda perlu melakukan audit program loyalitas secara berkala untuk mengoptimalkan sistem Anda dan meningkatkan kinerjanya. Ini juga merupakan kesempatan untuk mengatasi ketidakakuratan atau bug yang mungkin memengaruhi efisiensi program Anda. Selain itu, penting untuk memperhatikan keluhan pelanggan dan menggunakan informasi ini untuk mengarahkan promosi berikutnya dengan tujuan mengatasi masalah tersebut.

Indikator untuk mengukur kesuksesan loyalty program

Customer retention rate

Customer Retention Rate (CRR) adalah persentase pelanggan yang berhasil Anda pertahankan selama periode waktu tertentu.

Metrik ini tidak memberikan informasi mengenai alasan pelanggan tetap setia. Untuk memahaminya, Anda perlu menghubungkan CRR Anda dengan metrik pengalaman pelanggan yang lebih mendalam. 

Customer lifetime value

Menghitung Customer Lifetime Value (CLV) sedikit rumit karena melibatkan beberapa faktor, termasuk average purchase value, frequency rate, dan average customer lifespan. Rumus CLV bisa disederhanakan seperti:

CLV adalah total pendapatan yang dapat Anda proyeksikan dari seorang pelanggan selama periode hubungan mereka dengan bisnis Anda. Idealnya, CLV yang optimal seharusnya minimal tiga kali lipat biaya akuisisi pelanggan.

Customer churn rate

Tingkat churn pelanggan adalah persentase pelanggan yang berhenti berbisnis dengan Anda dalam jangka waktu tertentu. Program loyalitas yang berhasil akan meningkatkan retensi pelanggan, sehingga mengurangi tingkat churn Anda.

Tingkat churn yang tinggi menunjukkan hilangnya pelanggan dengan cepat, yang dapat merugikan pendapatan dan profitabilitas perusahaan. Sebaliknya, tingkat churn rendah menunjukkan stabilitas dan pertumbuhan bisnis yang positif.

Average order value

Average Order Value (AOV) adalah rata-rata jumlah yang dihabiskan oleh pelanggan dalam satu transaksi. 

Program loyalitas yang sukses akan memberikan insentif untuk meningkatkan nilai AOV setiap kali pelanggan berbelanja, dengan harapan bahwa AOV akan meningkat seiring kesuksesan program tersebut.

Program engagement

Program engagement adalah istilah yang menggambarkan tingkat keterlibatan dan interaksi peserta dalam suatu program atau inisiatif tertentu. Istilah ini sering digunakan untuk mengukur sejauh mana individu terlibat dan mendapatkan manfaat dari program tersebut.

Ketika keterlibatan program tinggi, itu umumnya menandakan bahwa peserta secara aktif berpartisipasi, memperhatikan, dan memaksimalkan manfaat dari penawaran program.

Tantangan dalam Membangun Loyalty Program dan Cara Mengatasinya

1. Kurangnya Partisipasi Pelanggan

Banyak pelanggan yang merasa bahwa loyalty program terlalu rumit, memerlukan terlalu banyak langkah untuk bergabung, atau memberikan reward yang tidak menarik. Akibatnya, partisipasi menjadi rendah, dan program gagal mencapai tujuannya. Solusi yang dapat dilakukan antara lain:

• Komunikasi yang Jelas: Gunakan saluran komunikasi seperti media sosial, email, dan SMS untuk menjelaskan manfaat program secara sederhana dan menarik.
• Sederhanakan Mekanisme: Pastikan pelanggan dapat bergabung dengan mudah, misalnya dengan mendaftar melalui aplikasi mobile atau email tanpa perlu mengisi formulir panjang.
• Tawarkan Reward Relevan: Lakukan riset untuk memahami kebutuhan pelanggan. Misalnya, untuk pelanggan di industri makanan, tawarkan diskon atau voucher makan gratis, bukan merchandise umum.

2. Biaya Implementasi yang Tinggi

Membangun loyalty program membutuhkan investasi untuk software, pemasaran, dan pengelolaan, yang mungkin sulit ditanggung oleh bisnis kecil atau menengah. Untuk mengatasinya, bisnis dapat:

• Mulai dengan Program Sederhana: Hindari memulai dengan program yang kompleks. Contoh, gunakan kartu poin manual sebelum beralih ke sistem digital.
• Gunakan Teknologi yang Terjangkau: Pilih software loyalty program yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan memiliki opsi harga yang fleksibel, seperti SaaS berbasis langganan.
• Manfaatkan Anggaran Pemasaran: Gabungkan promosi loyalty program dengan kampanye pemasaran yang sudah direncanakan untuk menghemat biaya.

3. Ketidakcocokan dengan Target Audience

Program yang tidak sesuai dengan preferensi pelanggan akan sulit menarik perhatian mereka. Misalnya, pelanggan yang jarang bertransaksi mungkin tidak tertarik dengan program berbasis poin karena merasa reward sulit dicapai. Oleh karena itu, penting untuk melakukan riset mendalam sebelum meluncurkan program untuk memastikan program tersebut relevan dengan pelanggan. Beberapa upaya yang dapat dilakukan antara lain:

• Segmentasi Pelanggan: Gunakan data pelanggan untuk memahami preferensi mereka. Misalnya, pelanggan muda mungkin lebih suka diskon langsung dibandingkan dengan sistem poin.
• Personalisasi Program: Sesuaikan reward dengan kebutuhan masing-masing segmen. Contoh, berikan voucher belanja untuk pelanggan setia dan cashback untuk pelanggan baru.
• Lakukan Uji Coba: Jalankan program dalam skala kecil untuk mengukur respons audiens sebelum meluncurkannya secara penuh.

Tips menggunakan loyalty program

1. Memahami pelanggan Anda

Masalah utama dalam program loyalitas adalah kurangnya pemahaman dari penjual terhadap kekhawatiran klien mereka; seringkali program ini dibuat tanpa pemahaman yang memadai. Keberhasilan program bergantung pada kemampuan mengumpulkan dan analisis data pelanggan, termasuk preferensi, tren, demografi, dan faktor motivasi.

Proses penelitian dan perolehan informasi mengenai perilaku dan preferensi pelanggan adalah tugas yang kompleks. Kumpulkan data pelanggan secara luas (kualitatif dan kuantitatif), untuk menciptakan profil pelanggan yang mendalam dan memahami kebutuhan praktis dan emosional mereka, yang esensial dalam merancang strategi program loyalitas.

2. Memberikan nilai lebih untuk pengalaman pelanggan

Program loyalitas didesain dengan tujuan utama meningkatkan kepuasan pelanggan dan memupuk rasa penghargaan serta loyalitas jangka panjang di antara basis pelanggan Anda. Mereka merupakan strategi komprehensif untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, membangun loyalitas jangka panjang, dan mendorong bisnis berkelanjutan dari pelanggan terkemuka Anda.

Pastikan program loyalitas Anda terus mempertahankan daya tarik bagi anggotanya. Bagi pelanggan Anda, ini seringkali mencakup penyediaan penawaran baru dan manfaat tambahan yang dapat diakses melalui program loyalitas Anda.

3. Mengadopsi sistem layanan pelanggan multisaluran

Program loyalitas yang efektif memberikan berbagai pilihan komunikasi kepada pelanggan sesuai dengan preferensi mereka. Ketika Anda memutuskan untuk mengubah program loyalitas, pastikan untuk secara otomatis memasukkan pelanggan setia ke dalam program baru. 

4. Monitor performa dan buat penyesuaian

Kunci keberhasilan dalam program loyalitas adalah kemampuan untuk terus beradaptasi dan berkembang. Ini dapat dicapai dengan secara rutin memantau tren dan preferensi pelanggan, sehingga Anda dapat terus meningkatkan keunggulan kompetitif Anda. 

Untuk melacak dan menganalisis indikator kesuksesan loyalty program, penting untuk memanfaatkan software yang membantu dalam mengelola dan menganalisis data pelanggan dengan lebih efisien.

Kesimpulan

Banyak program loyalitas yang gagal karena perusahaan tidak memahami pelanggan mereka dan membuatnya tanpa perencanaan yang konkret. Oleh karena itu, pastikan Anda memahami siapa pelanggan Anda, faktor apa yang memengaruhi keputusan pembelian mereka, dan pilihan apa yang tersedia sebelum mencari strategi yang efektif.

Pandanglah program loyalitas sebagai eksperimen, yang berarti Anda perlu secara terus-menerus memantau metrik untuk meningkatkan program seiring berjalannya waktu. Untuk melakukan ini, sangat penting untuk memiliki software dengan kapabilitas POS yang dapat membantu Anda melacak semua transaksi dan aktivitas dalam loyalty program.

Pelajari lebih lanjut tentang ERP 

Apa itu MTBF, MTTR, dan MTTF?

MTBF, MTTR, dan MTTF adalah indikator penting untuk mengukur performa pemeliharaan, terutama bagi perusahaan yang bergantung pada alat berat. Berikut adalah penjelasan singkat tentang masing-masing metrik:

• Mean Time Between Failure (MTBF) adalah metrik untuk memprediksi kinerja peralatan dan membantu pengambilan keputusan pemeliharaan. Nilai yang tinggi menunjukkan peralatan jarang mengalami kerusakan, sedangkan nilai rendah bisa menjadi tanda perlunya perbaikan kebijakan atau investasi alat baru.

• Mean Time to Repair (MTTR) mengukur rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki peralatan setelah terjadi kerusakan. Nilai yang rendah mencerminkan proses perbaikan yang efisien, sedangkan nilai tinggi menunjukkan waktu perbaikan yang lebih lama.

• Mean Time to Failure (MTTF) adalah metrik untuk perangkat non-reparasi yang menghitung rata-rata waktu hingga kerusakan total. Nilai yang tinggi berarti produk memiliki masa pakai panjang, sedangkan nilai rendah mengindikasikan umur yang lebih pendek.

Manfaat dari MTBF, MTTR, dan MTTF

• Mengidentifikasi Akar Masalah Kinerja Peralatan: Dengan menganalisis MTBF, Anda bisa mengetahui peralatan mana yang sering bermasalah dan penyebabnya. Ini memungkinkan Anda untuk fokus memperbaiki hal-hal yang paling mempengaruhi kinerja.

• Merencanakan Pemeliharaan Secara Lebih Tepat Waktu: Data MTBF dan MTTF membantu menentukan waktu yang tepat untuk pemeliharaan preventif, sebelum kerusakan terjadi. Misalnya, jika MTBF sebuah mesin adalah 500 jam, pemeriksaan bisa dijadwalkan sebelum itu untuk mencegah gangguan.

• Meningkatkan Kecepatan Perbaikan Saat Terjadi Masalah: MTTR mengukur seberapa cepat perbaikan dilakukan, sehingga jika waktu perbaikan lama, bisa dilakukan peningkatan efisiensi. Perbaikan yang cepat mengurangi downtime dan memastikan produksi tetap lancar.

• Menghemat Biaya Operasional: Dengan memahami MTTF, penggantian peralatan bisa direncanakan sebelum kerusakan besar terjadi. Ini juga mengurangi biaya perbaikan darurat dan downtime yang tidak terduga.

Faktor-faktor yang memengaruhi MTBF, MTTR, dan MTTF

• Kualitas dan Desain Peralatan: Peralatan dengan desain baik dan bahan berkualitas tinggi biasanya memiliki MTBF dan MTTF lebih tinggi. Desain yang memperhatikan keandalan dan kemudahan perawatan juga dapat mempengaruhi MTTR.

• Frekuensi dan Kualitas Perawatan Preventif: Perawatan rutin dan efektif dapat memperpanjang MTBF dan MTTF, serta mengurangi MTTR. Sebaliknya, kurangnya perawatan atau perawatan yang tidak tepat dapat menyebabkan kegagalan lebih sering dan perbaikan yang lebih lama.

• Kondisi Lingkungan Operasional: Faktor eksternal seperti kelembaban, suhu, debu, dan getaran dapat mempengaruhi semua metrik ini. Lingkungan yang keras atau ekstrem bisa menurunkan MTBF dan MTTF, serta memperpanjang MTTR karena kondisi perbaikan yang lebih sulit.

• Keterampilan dan Pelatihan Tim Perawatan: Efisiensi dan kecepatan tim perawatan sangat menentukan MTTR. Tim yang terlatih dengan baik dan memiliki pengetahuan yang memadai tentang peralatan akan mampu melakukan perbaikan lebih cepat dan efektif, sementara kekurangan keterampilan bisa menyebabkan MTTR yang lebih tinggi dan MTBF yang lebih rendah akibat perbaikan yang tidak optimal.

Cara kerja MTBF, MTTR, dan MTTF

Formula untuk metrik

MTBF

Mean Time Between Failures dihitung dengan cara membagi total waktu operasi dengan jumlah kegagalan yang terjadi dalam periode tertentu. Hasilnya memberikan gambaran tentang seberapa sering peralatan atau sistem mengalami kegagalan dalam jangka waktu yang ditentukan.

Metrik ini lebih cocok untuk sistem atau peralatan dengan banyak komponen yang bisa dipertahankan dan diperbaiki. Biasanya, Mean Time Between Failure diterapkan di industri manufaktur, otomotif, dan perangkat keras.

MTTR

Mean Time to Repair mengukur waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk memperbaiki peralatan yang rusak dan mengembalikannya ke kondisi operasional. Perhitungannya dilakukan dengan membagi total waktu perbaikan dengan jumlah perbaikan yang terjadi dalam periode yang sama.

Metrik ini sangat penting untuk peralatan yang beroperasi dalam kondisi kritis, di mana setiap detik sangat berarti. Misalnya, di pabrik dengan mesin yang mendukung produksi terus-menerus, Mean Time to Repair rendah membantu mengurangi waktu henti dan menjaga kelancaran produksi.

MTTF

Mean Time to Failure dihitung dengan cara membagi total waktu operasional dengan jumlah unit aset yang digunakan. Hasilnya menunjukkan rata-rata waktu sebelum aset mengalami kegagalan.

Metrik ini sering digunakan untuk perangkat yang tidak bisa diperbaiki, seperti lampu LED atau baterai sekali pakai. Ini mengukur berapa lama perangkat tersebut dapat bertahan sebelum benar-benar rusak dan tidak dapat digunakan lagi.

Contoh penghitungan metrik

MTBF

Sebuah pabrik memiliki mesin stamping yang digunakan untuk memproduksi komponen otomotif. Mesin ini beroperasi selama 8.000 jam dalam sebulan dan mengalami 4 kegagalan. Berikut adalah langkah-langkah perhitungannya:

• Total Waktu Operasi = 8000 jam
• Jumlah Kegagalan = 4 kegagalan

MTBF = Operational Time / Total Number of Failures

MTBF = 8.000 jam / 4 kegagalan = 2.000 jam

Dengan MTBF 2.000 jam, mesin stamping dapat beroperasi hingga 2.000 jam sebelum mengalami kegagalan. Meskipun cukup handal, masih ada peluang untuk meningkatkan keandalannya agar kegagalan terjadi lebih jarang.

MTTR

Setelah kegagalan mesin stamping di atas, tim pemeliharaan memerlukan waktu untuk memperbaiki mesin tersebut. Waktu perbaikan untuk setiap kegagalan bervariasi sebagai berikut:

• Kegagalan 1: Waktu perbaikan 4 jam
• Kegagalan 2: Waktu perbaikan 8 jam
• Kegagalan 3: Waktu perbaikan 5 jam
• Kegagalan 4: Waktu perbaikan 6 jam

MTTR = Total Repair Time / Number of Repairs

Total Waktu Perbaikan = 4 jam + 8 jam + 5 jam + 6 jam

Total Waktu Perbaikan = 23 jam

MTTR = 23 jam / 4 kali perbaikan = 5,75 jam

Dengan MTTR sebesar 5,75 jam, artinya rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki mesin setelah kegagalan adalah 5,75 jam. Meskipun waktu perbaikan tiap kegagalan bisa bervariasi, Mean Time to Repair memberikan gambaran umum tentang seberapa cepat perbaikan dilakukan secara keseluruhan.

MTTF

di pabrik yang sama, ada 100 unit sensor yang digunakan untuk mengawasi kinerja mesin. Setiap sensor dioperasikan selama 500 jam sebelum mengalami kegagalan. Total waktu operasi untuk 100 sensor adalah 50,000 jam (100 unit x 500 jam). Berikut adalah langkah-langkah perhitungan Mean Time to Failure:

MTTF = Total Operational Time / Number of Units

MTTF = 50.000 jam / 100 unit = 500 jam

Sensor yang digunakan ini dapat beroperasi rata-rata selama 500 jam sebelum mengalami kerusakan. Metrik ini membantu pabrik merencanakan penggantian sensor tepat waktu, sehingga mesin tetap aman dan efisien.

Apa yang harus dilakukan untuk mengoptimalkannya?

Standar yang ideal

MTBF (Mean Time Between Failures)

Semakin tinggi Mean Time Between Failure, semakin baik. Nilai tersebut menunjukkan bahwa peralatan dapat bekerja lebih lama tanpa mengalami kerusakan. Dalam industri manufaktur, MBTF yang ideal biasanya seperti ini:

• Mesin Produksi: Di atas 5.000 jam untuk peralatan kelas atas.
• Komponen Elektronik: Puluhan hingga ratusan ribu jam untuk produk yang sangat andal.
• Alat Berat: Rentang 1.000 – 3.000 jam, tergantung intensitas penggunaan dan jenis industrinya.

MTTR (Mean Time to Repair)

Mean Time to Repair yang rendah adalah kunci untuk menjaga operasional tetap efisien. Berikut standar idealnya:

• Industri Manufaktur: Kurang dari 2 jam untuk peralatan kritis. Peralatan non-krusial dapat ditoleransi hingga 4 jam.
• IT dan Data Center: Untuk layanan penting, idealnya beberapa menit hingga maksimal 1 jam.
• Kendaraan Komersial: Untuk truk dan bus, sebaiknya di bawah 4 jam jika tidak memerlukan suku cadang khusus.

MTTF (Mean Time to Failure)

Mean Time to Failure yang tinggi berarti komponen bisa digunakan lebih lama sebelum mengalami kerusakan pertama. Angka idealnya berbeda tergantung jenis komponen:

• Komponen Elektronik: LED atau kapasitor biasanya punya MTTF 100.000 jam, bahkan hingga 1.000.000 jam untuk kualitas premium.
• Mesin dan Komponen Mekanik: Umumnya lebih dari 10.000 jam, dan komponen seperti bearing atau gear bisa mencapai 50.000 jam dalam kondisi terbaik.
• Sistem HVAC: Pendingin dan pemanas idealnya memiliki lebih dari 20.000 jam.
• Komponen Energi Terbarukan: Panel surya atau turbin angin sering kali bertahan hingga 25 tahun atau lebih.

Teknik untuk optimasi

• Perawatan Preventif dan Prediktif: Buat jadwal perawatan rutin untuk mencegah kerusakan sebelum terjadi, seperti pembersihan, pelumasan, atau penggantian suku cadang. Gunakan teknologi seperti IoT dan machine learning untuk memprediksi potensi masalah dan mengambil tindakan lebih awal, sehingga mengurangi downtime.

• Optimasi Proses Perbaikan dengan SOP: Terapkan Standard Operating Procedure (SOP) perbaikan agar teknisi memiliki panduan langkah demi langkah untuk setiap tugas. Dengan panduan ini, teknisi dapat bekerja lebih cepat dan efisien tanpa kebingungan, sehingga mempercepat waktu perbaikan.

• Pelatihan dan Pengembangan Teknisi: Berikan pelatihan rutin untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan teknisi, termasuk teknologi baru dan simulasi kegagalan. Ini membantu mengurangi kesalahan pengguna, mempercepat respon, dan memastikan perbaikan dilakukan dengan benar.

• Tingkatkan Kualitas Komponen: Pilih komponen berkualitas tinggi atau versi premium untuk mencegah kerusakan berulang dan meningkatkan daya tahan. Investasi ini memberikan manfaat jangka panjang dengan menurunkan biaya perbaikan dan meningkatkan Mean Time Between Failure serta Mean Time to Failure.

Mengoptimalkan MTBF, MTTR, dan MTTF Anda dengan software

Menghitung MTBF, MTTR, dan MTTF secara manual sering memakan waktu dan rawan kesalahan. Dengan software yang mendukung manufaktur, inventory, dan supply chain, Anda bisa mendapatkan metrik ini secara akurat dan real-time.

Tetapi, jika Anda membutuhkan solusi otomatis yang terintegrasi, software ERP bisa menjadi jawaban. Mengelola dan mengoptimalkan ketiga metrik adalah kunci untuk menjaga efisiensi operasional dan keandalan peralatan. Meskipun tidak mudah, langkah ini sangat berharga karena dapat menekan downtime, meningkatkan produktivitas, dan mendorong pertumbuhan bisnis.

Apa itu cycle time?

Cycle time adalah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu siklus proses dari awal hingga akhir. Dalam manufaktur, ini berarti durasi untuk memproduksi satu unit barang, sementara dalam layanan, merujuk pada waktu penyelesaian satu tugas atau proyek.

Metrik produksi ini digunakan untuk mengukur efisiensi proses dan membantu perusahaan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Cycle time yang pendek menunjukkan proses yang efisien, sedangkan cycle time yang panjang sering kali menjadi tanda adanya bottleneck dan keterlambatan.

Manfaat dari cycle time

• Meningkatkan Profitabilitas: Dengan waktu siklus yang lebih singkat, perusahaan bisa memproduksi lebih banyak dalam waktu yang sama. Ini dapat menekan biaya operasional per unit, sehingga meningkatkan margin keuntungan.

• Proses Produksi yang Lebih Konsisten: Jangka waktu yang stabil menciptakan ritme produksi yang lebih terprediksi. Hal ini mempermudah perencanaan sumber daya seperti tenaga kerja dan bahan baku.

• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Produksi atau layanan lebih cepat memungkinkan pesanan pelanggan dipenuhi lebih cepat. Pengiriman tepat waktu dan kualitas produk yang konsisten akan meningkatkan loyalitas pelanggan. Bahkan, statistik menunjukan bahwa 90% pelanggan menganggap layanan yang instan sebagai hal yang penting.

• Meningkatkan Cakupan Proyek: Waktu siklus yang rendah memungkinkan penyelesaian lebih banyak proyek dalam waktu yang sama. Ini membuka peluang ekspansi bisnis dan peningkatan pangsa pasar.

Faktor-faktor yang memengaruhi cycle time

• Kompleksitas Proses Produksi: Proses produksi yang rumit dan melibatkan banyak tahapan cenderung memperpanjang cycle time. Setiap langkah tambahan, baik manual atau menggunakan mesin, akan menambah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan produk.

• Ketersediaan dan Kualitas Bahan Baku: Ketidaktersediaan bahan baku yang tepat waktu dapat menyebabkan penundaan, yang memperpanjang waktu siklus. Bahan baku berkualitas tinggi memudahkan proses, mengurangi kebutuhan untuk rework, dan menjaga cycle time tetap rendah.

• Efisiensi Mesin dan Peralatan: Mesin yang berfungsi baik dan peralatan yang terawat dengan baik mengurangi downtime dan waktu tunggu, sehingga mempercepat cycle time.

• Keterampilan dan Pengalaman Pekerja: Pekerja yang terlatih dan berpengalaman dapat menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan akurat, yang berdampak positif pada cycle time.

Cara kerja cycle time

Metode perhitungan cycle time dapat disesuaikan dengan kompleksitas dan tujuan proses produksi Anda. Berikut dua metode umum yang sering digunakan:

Average cycle time

Metode ini adalah cara paling sederhana dan cocok untuk proses produksi yang stabil. Hitungannya cukup mudah: total waktu produksi dibagi jumlah unit yang dihasilkan.

Kapan digunakan:

• Proses produksi yang bersifat seragam dan minim gangguan.
• Produksi massal dengan pola kerja yang konsisten.

Kelebihan:

• Mudah dihitung dan dipahami.
• Memberikan gambaran umum performa proses.

Minimum and maximum cycle time

Metode ini menghitung waktu tercepat dan terlama untuk menyelesaikan satu unit produk. Cocok untuk situasi dengan banyak variasi atau jenis pekerjaan khusus.

Kapan digunakan:

• Produksi dengan tingkat variasi tinggi atau produk yang kompleks.
• Untuk mendeteksi bottleneck atau masalah teknis.

Kelebihan:

• Memberikan wawasan yang lebih mendalam.
• Membantu menemukan penyebab keterlambatan aliran produksi.

Rumus cycle time

1. Net Production Time

Net production time adalah waktu bersih yang benar-benar digunakan untuk produksi barang. Waktu ini dihitung setelah mengurangi downtime, seperti:

• Perawatan atau perbaikan mesin.
• Menunggu bahan baku yang terlambat.
• Masalah teknis lain seperti bottleneck.

Contohnya, dalam satu hari kerja 8 jam (480 menit), ada 30 menit downtime karena kerusakan mesin. Maka, net production time dihitung seperti ini:

Net Production Time = 480 menit – 30 menit = 450 menit.

2. Number of Units Produced

Number of Units Produced adalah jumlah total barang yang selesai diproduksi dalam waktu produksi bersih. Angka ini menunjukkan seberapa efektif proses produksi berjalan.

Contoh: Jika dalam 450 menit waktu produksi bersih sebuah pabrik menghasilkan 90 unit barang, maka:

Number of Units Produced = 90 unit.

Contoh perhitungan cycle time

Sebuah pabrik menghasilkan 150 unit produk dalam waktu 600 menit. Namun, selama proses produksi, terdapat waktu henti (downtime) selama 60 menit karena perawatan mesin.

Langkah-langkah untuk menghitung cycle time:

1. Hitung Waktu Produksi Bersih (Net Production Time):

Net Production Time = 600 menit − 60 menit = 540 menit.

2. Jumlah Unit yang Dihasilkan:
Jumlah unit yang selesai diproduksi adalah 150 unit.

3. Gunakan Rumus Cycle Time:

Cycle Time = Net Production Time / Number of Units Produced

Cycle Time = 540 menit / 150 unit = 3,6 menit/unit. 

Dari contoh ini, rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh pabrik tersebut untuk memproduksi satu unit barang adalah 3,6 menit.

Apa yang harus dilakukan untuk mengurangi cycle time?

Berikut adalah sejumlah contoh waktu siklus yang ideal di berbagai industri:

Memahami waktu siklus yang efektif sangat penting, namun apa yang dianggap efektif bisa berbeda antara industri atau perusahaan karena tujuan operasional dan kompleksitas produk yang berbeda. Oleh karena itu, selalu perhatikan hal-hal berikut:

• Benchmarking: Waktu siklus yang efektif perlu dibandingkan dengan standar industri dan pesaing agar tetap kompetitif.
• Adaptasi: Waktu siklus harus disesuaikan dengan data terkini, harapan pelanggan, dan kompleksitas produk atau layanan.
• Continuous Improvement: Di setiap industri, selalu ada peluang untuk mengurangi waktu siklus melalui optimalisasi proses, teknologi, atau manajemen alur kerja yang lebih baik.

Teknik untuk mengoptimalkan cycle time

Identifikasi dan eliminasi bottleneck

Bottleneck terjadi saat satu tahap dalam alur kerja menghambat kecepatan, menyebabkan penundaan dan menambah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Bottleneck bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kapasitas mesin yang terbatas, kekurangan bahan baku, atau tenaga kerja yang kurang terampil. Setelah ditemukan, perusahaan perlu menganalisis penyebabnya dan mengambil langkah konkret, seperti menambah kapasitas atau mengoptimalkan alur kerja di sekitar bottleneck.

Terapkan metode lean manufacturing

Lean manufacturing fokus menghilangkan pemborosan dan meningkatkan value stream dalam produksi. Dengan mengurangi pemborosan seperti waktu tunggu, gerakan yang tidak perlu, atau persediaan berlebih, cycle time bisa berkurang secara signifikan.

Salah satu konsep penting dalam lean manufacturing adalah 5S (Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain), yang menciptakan tempat kerja yang lebih rapi dan efisien. Penerapan 5S ini bisa meningkatkan kecepatan proses, mengurangi downtime, dan meningkatkan kualitas, yang pada akhirnya menurunkan cycle time.

Tingkatkan keterampilan tim

Pelatihan berkelanjutan dan pengembangan keterampilan sangat penting agar tim bisa mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang menghambat kinerja. Meningkatkan keterampilan teknis, manajerial, dan pemahaman proses produksi atau layanan membuat tim lebih mampu bekerja dengan baik. Komunikasi yang lancar antar anggota juga membantu mengurangi kesalahan atau waktu tunggu yang memperpanjang cycle time.

Mengotomatiskan proses kerja

Automasi adalah cara yang efektif untuk mengurangi cycle time, terutama di industri manufaktur dan jasa. Dengan menggantikan proses manual dengan sistem otomatis, perusahaan bisa mempercepat produksi, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan konsistensi.

Tingkatkan supply chain management

Manajemen rantai pasokan yang efisien sangat penting untuk mengurangi cycle time, terutama di sektor manufaktur dan distribusi. Keterlambatan pengadaan bahan, pengiriman yang terlambat, atau pengelolaan inventaris yang buruk bisa memperpanjang cycle time.

Dengan meningkatkan manajemen rantai pasokan, seperti mempererat kerja sama dengan pemasok, mengoptimalkan persediaan, dan memanfaatkan teknologi untuk memantau aliran barang secara real-time, perusahaan bisa mempercepat proses produksi. Hal ini membantu mengurangi cycle time dengan memastikan semua komponen tersedia tepat waktu dan proses produksi berjalan lancar.

Mengurangi cycle time Anda dengan software

Menghitung cycle time secara manual sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Dengan software yang mendukung manufaktur, inventory, dan supply chain, Anda bisa mendapatkan data yang akurat dan real-time.

Namun, jika Anda mencari solusi yang lebih komprehensif, software ERP dapat menjadi pilihan terbaik. ERP mampu mengotomatiskan proses produksi dan meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh. Cycle time yang optimal bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga kunci untuk tetap kompetitif di pasar yang terus berkembang. Anda.