Delivery order (DO) adalah dokumen penting dalam dunia logistik dan manajemen rantai pasok. Dokumen ini berfungsi sebagai instruksi resmi untuk mengatur pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain, menjamin kelancaran proses distribusi.

Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, cara kerja, hingga perbedaan delivery order dengan dokumen serupa, serta langkah-langkah pembuatan DO yang efisien. Memahami delivery order dengan baik akan membantu bisnis menjaga akurasi pengiriman, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Apa itu delivery order?

Delivery Order (DO) adalah dokumen penting dalam industri rantai pasokan dan logistik. Dokumen ini mengizinkan pelepasan kargo dari pengangkut ke pihak yang ditunjuk.

Perintah tertulis ini biasanya mengizinkan pengiriman barang langsung ke petugas gudang. Selain itu, dokumen ini juga dapat diberikan kepada pengangkut atau pihak lain yang biasanya menerbitkan resi gudang atau bill of lading.

Fungsi delivery order

• Memastikan Pesanan Pelanggan Dikirimkan dengan Benar: Delivery order memastikan barang dikirim sesuai spesifikasi dan jumlah yang tepat. Ini meminimalkan risiko kesalahan dalam pengiriman.

• Sebagai Bukti Pengiriman Barang: Delivery order berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dari gudang dan sedang dalam perjalanan. Dokumen ini penting jika terjadi sengketa atau masalah terkait pengiriman.

• Mengurangi Risiko Kesalahan Pengiriman: Dengan mencantumkan informasi lengkap tentang pengirim, penerima, dan barang, DO mengurangi risiko kesalahan pengiriman. Ini membantu menghindari pengiriman ke alamat salah atau barang yang tidak sesuai pesanan.

• Pencatatan dan Pelacakan Pengiriman: Delivery order memudahkan pencatatan dan pelacakan status pengiriman. Informasi dalam dokumen ini membantu memantau proses dan memastikan barang sampai tepat waktu.

• Mempermudah Proses Administrasi dan Audit: Dokumen ini digunakan dalam administrasi dan audit oleh penjual dan pembeli. Ini menjaga transparansi dan akurasi catatan pengiriman untuk laporan keuangan dan audit internal.

Siapa yang menerbitkan delivery order?

• Pihak Penjual atau Pengirim: Delivery order biasanya diterbitkan oleh penjual atau pengirim barang. Penjual membuat dokumen yang mencantumkan detail pesanan dan instruksi pengiriman. Dokumen ini kemudian diserahkan kepada kurir atau jasa pengiriman untuk melanjutkan proses pengiriman ke pelanggan.

• Bagian Logistik atau Gudang: Di perusahaan besar, bagian logistik atau gudang bisa menerbitkan DO. Mereka memastikan barang yang akan dikirim sesuai dengan permintaan dan mengatur pengiriman dari gudang ke alamat tujuan.

• Jasa Pengiriman atau Kurir: Kadang-kadang, jasa pengiriman atau kurir juga menerbitkan delivery order. Mereka mencatat informasi pengiriman dan menyerahkan delivery order kepada penerima saat barang tiba di tujuan.

• Pihak Ketiga: Jika perusahaan menggunakan penyedia logistik pihak ketiga, mereka mungkin juga menerbitkan delivery order. Penyedia logistik mengelola proses pengiriman dan memastikan informasi terkait pengiriman dicatat dengan benar.

Delivery order vs. surat jalan

Delivery order dan surat jalan adalah dua dokumen penting dalam proses pengiriman barang. Meski keduanya berfungsi dalam proses yang sama, mereka memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda.

Cara kerja delivery order

1. Pembuatan delivery order

Pembuatan delivery order (DO) adalah langkah awal dalam proses pengiriman barang. Delivery order adalah dokumen yang digunakan untuk meminta pengiriman barang dari gudang atau pemasok ke alamat tujuan.

Proses:

1. Penerimaan Pesanan: Pesanan dari pelanggan diterima oleh tim penjualan atau sistem manajemen pesanan.
2. Pengolahan Pesanan: Data pesanan dimasukkan ke dalam sistem ERP atau perangkat lunak manajemen pesanan.
3. Pembuatan DO: Dokumen delivery order dibuat secara otomatis atau manual berdasarkan detail pesanan, termasuk item, kuantitas, dan alamat pengiriman.

2. Verifikasi dan persetujuan

Proses ini memastikan semua detail pada DO benar dan memerlukan persetujuan sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya.

Proses:

1. Verifikasi Internal: Dokumen DO diperiksa oleh tim terkait untuk memastikan ketersediaan barang dan akurasi informasi.
2. Persetujuan: Setelah diverifikasi, DO disetujui oleh manajer atau pihak berwenang. Persetujuan ini dapat dilakukan secara manual atau digital.

3. Picking dan packing barang

Tahap ini melibatkan pengambilan barang dari gudang (picking) dan pengepakan untuk pengiriman (packing).

Proses:

1. Picking: Staf gudang menggunakan DO untuk mengambil barang sesuai dengan item dan kuantitas yang tertera. Barang dipilih dari rak atau lokasi penyimpanan.
2. Packing: Barang yang telah di-pick dipindahkan ke area pengepakan. Setiap item dikemas sesuai standar yang ditetapkan untuk melindungi barang selama pengiriman.
3. Pengecekan: Barang yang sudah dikemas diperiksa kembali untuk memastikan jumlah dan jenis barang sesuai dengan DO.

4. Pengiriman barang

Barang yang telah dikemas siap untuk dikirim ke alamat pelanggan.

Proses:

1. Persiapan Pengiriman: Barang yang sudah dipacking dan siap dikirim dipesan untuk diambil oleh kurir atau layanan pengiriman.
2. Pengiriman: Barang diangkut oleh kurir atau armada pengiriman menuju alamat tujuan yang tertera di DO.
3. Pelacakan: Beberapa sistem memungkinkan pelacakan status pengiriman secara real-time untuk memantau kemajuan pengiriman.

5. Penerimaan dan konfirmasi

Setelah barang sampai, langkah selanjutnya adalah penerimaan dan konfirmasi oleh pelanggan.

Proses:

1. Penerimaan Barang: Penerima memeriksa paket untuk memastikan semua item yang dipesan diterima dengan baik dan sesuai dengan delivery order.
2. Konfirmasi Penerimaan: Penerima menandatangani bukti penerimaan atau melakukan konfirmasi digital sebagai tanda bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik.
3. Pengembalian atau Klaim: Jika ada kerusakan atau barang hilang, penerima mengajukan klaim kepada pihak pengirim.

6. Pencatatan dan arsip

Tahap akhir mencakup pencatatan dan penyimpanan dokumen terkait pengiriman untuk referensi dan pelacakan di masa mendatang.

Proses:

1. Pencatatan Transaksi: Informasi terkait pengiriman seperti status, tanggal, dan detail penerimaan dicatat dalam sistem atau basis data perusahaan.
2. Pengarsipan: Dokumen delivery order dan bukti penerimaan diarsipkan untuk referensi di masa mendatang. Ini bisa dilakukan secara fisik atau digital, tergantung kebijakan perusahaan.
3. Analisis dan Evaluasi: Data dari delivery order digunakan untuk menganalisis efisiensi proses pengiriman dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.

Cara membuat delivery order

1. Kumpulkan detail pesanan

Langkah pertama adalah mengumpulkan semua informasi terkait pesanan dari pelanggan. Ini termasuk produk yang dipesan, kuantitas, alamat pengiriman, dan detail kontak pelanggan.

Proses:

1. Pengumpulan Data: Gunakan sistem manajemen pesanan atau formulir untuk mendapatkan informasi lengkap.
2. Pencatatan: Masukkan data pesanan ke dalam sistem untuk memudahkan pelacakan dan pemrosesan. 

2. Verifikasi pengiriman dan pembayaran

Pastikan informasi pengiriman dan pembayaran sudah benar sebelum melanjutkan. Ini penting untuk menghindari kesalahan di kemudian hari.

Proses:

1. Cek Alamat Pengiriman: Pastikan alamat pengiriman akurat dan lengkap.
2. Verifikasi Pembayaran: Periksa status pembayaran apakah sudah diterima atau masih pending. Jika menggunakan metode otomatis, pastikan statusnya terverifikasi.

3. Lengkapi detail yang relevan

Masukkan semua detail yang diperlukan ke dalam dokumen delivery order, termasuk informasi tambahan yang relevan.

Proses:

1. Format DO: Gunakan format atau template delivery order yang telah ditetapkan perusahaan.
2. Isi Komponen Delivery Note:
   • Nomor DO: Berikan nomor unik untuk identifikasi.
   • Tanggal DO: Cantumkan tanggal pembuatan DO.
   • Detail Barang: Masukkan nama barang, jumlah, dan deskripsi.
   • Alamat Pengiriman: Tulis alamat pengiriman dengan jelas.
   • Informasi Pembayaran: Sertakan detail pembayaran jika diperlukan.
   • Instruksi Khusus: Tambahkan instruksi khusus jika ada, seperti cara penanganan atau pengiriman.

4. Persetujuan akhir

Langkah akhir adalah mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang sebelum pesanan dikirimkan.

Proses:

1. Persetujuan Internal: Kirim delivery order untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan dari manajer atau supervisor yang berwenang.
2. Verifikasi Dokumen: Pastikan semua dokumen terkait, seperti faktur atau bukti pembayaran, telah disertakan dan valid.
3. Distribusi: Setelah mendapatkan persetujuan, kirimkan delivery order kepada pihak pengiriman dan simpan salinan untuk arsip.

Contoh surat delivery order

Software untuk membuat delivery order

Ketika membuat delivery order, ada tiga opsi berdasarkan jenis software yang digunakan. Masing-masing menawarkan fitur berbeda untuk kebutuhan bisnis yang bervariasi.

• Order Management Software dirancang khusus untuk mengelola pesanan dari awal hingga akhir. Software ini melacak pesanan, mengatur pengiriman, dan memastikan pengiriman tepat waktu. Dengan menggunakan order management software, proses pemenuhan pesanan dapat dioptimalkan dan kepuasan pelanggan meningkat.

• Inventory Management Software fokus pada pengelolaan stok barang. Software ini memantau persediaan secara real-time, memberi tahu kapan stok perlu diisi ulang. Selain itu, inventory management software dapat diintegrasikan dengan sistem pengiriman untuk memastikan stok memenuhi permintaan.

• ERP (Enterprise Resource Planning) adalah solusi menyeluruh yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, termasuk manajemen pesanan dan persediaan. ERP membantu pembuatan delivery order dan memberikan visibilitas menyeluruh terhadap operasi bisnis, dari akuntansi hingga manajemen rantai pasok.

ERP meningkatkan efisiensi bisnis secara menyeluruh, bukan hanya untuk pengiriman. Pilih software delivery order dengan mempertimbangkan ukuran bisnis, industri, integrasi, skalabilitas, anggaran, serta fitur dan dukungan pelanggan.

Cara memilih sistem ERP

1. Anda membeli solusi, bukan fitur

ERP adalah pilihan terbaik bagi Anda yang menginginkan otomatisasi dan integrasi yang mulus dalam proses bisnis. Namun, jika kohesi tim dan penyederhanaan proses menjadi prioritas, memilih software akuntansi, CRM, atau SDM yang terpisah mungkin lebih efisien secara biaya.

2. Pilih konsultan ERP yang tepat

Kegagalan ERP sering karena perencanaan buruk dan kurangnya dukungan manajemen. Jangan hanya mengandalkan reputasi atau opini orang lain saat memilih sistem ERP. Pilih konsultan yang memahami kebutuhan bisnis Anda, bukan hanya reputasi mereka.

3. Mulailah dengan sistem ERP yang terjangkau

Biaya sistem ERP sering kali melebihi perkiraan awal. Mulailah dengan opsi yang lebih terjangkau seperti dari vendor Odoo atau penyedia ERP lokal. Pilih software yang lebih mahal hanya jika opsi terjangkau tidak memenuhi kebutuhan Anda. Pastikan penyesuaian fitur pada sistem murah tidak lebih mahal daripada investasi awal pada sistem yang lebih mahal.

4. Jangan lakukan kustomisasi lebih awal

Mulailah dengan sistem ERP standar tanpa penyesuaian awal. Selama implementasi, Anda mungkin perlu menyesuaikan proses bisnis. Seringkali, setelah sistem berjalan, perubahan yang diperlukan sudah teratasi atau fitur baru menjadi lebih relevan untuk disesuaikan.

Cara memilih vendor ERP

Keputusan antara developer internal atau pekerja lepas sering berujung pada kegagalan, memaksa perusahaan mencari vendor profesional. Hindari hal ini dengan memfilter vendor ERP Anda.

1. Kontak 3-5 vendor ERP

Mulai dengan menelusuri sistem ERP yang bersahabat dengan anggaran Anda, seperti Odoo atau Impact. Kunjungi situs web mereka untuk mendalami layanan yang ditawarkan, kemudian hubungi mereka langsung untuk menanyakan kemungkinan adanya penyesuaian software tanpa biaya tambahan.

2. Nilai pemahaman vendor

Pastikan vendor memahami masalah Anda dan menawarkan solusi konkret. Ahli ERP yang baik akan menjelaskan bagaimana software dan proses mereka membantu.

Hindari vendor yang menjanjikan solusi tanpa detail. 

3. Tanyakan vendor soal klien mereka sebelumnya

Meskipun metode ini cukup baik untuk penilaian awal, namun tidak menjamin kesuksesan jangka panjang. Klien sebelumnya mungkin menghadapi berbagai masalah, dan keberhasilan pendekatan mereka tidak selalu terjamin. Meski begitu, tidak ada kerugian dalam mencari masukan tambahan

4. Nilai karyawan vendor melalui LinkedIn

Dengan memeriksa profil karyawan vendor di LinkedIn, Anda dapat memahami bagaimana perusahaan konsultan mempekerjakan staf mereka, yang secara langsung mencerminkan kepedulian mereka dalam mencapai kesuksesan klien

5. Percayai naluri Anda

Memilih vendor ERP yang lebih mahal dapat meningkatkan peluang kesuksesan penerapannya. Meskipun pilihan yang lebih murah bisa terlihat menarik, sering kali menyebabkan komplikasi berpotensi menggandakan pengeluaran dalam jangka panjang.

Hubungi kami

Anda dapat berbicara dengan kami secara gratis. Mengapa tidak memanfaatkan kesempatan ini untuk membuat keputusan yang lebih baik?

Apa itu siklus akuntansi perusahaan manufaktur?

Siklus akuntansi perusahaan manufaktur adalah langkah-langkah yang sistematis untuk mencatat dan melaporkan transaksi keuangan yang berkaitan dengan produksi di perusahaan manufaktur. Berbeda dengan akuntansi keuangan biasa, siklus akuntansi perusahaan manufaktur memperhitungkan biaya produksi, seperti bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik, serta melibatkan penilaian persediaan yang lebih kompleks.

Komponen-komponen dalam siklus akuntansi perusahaan manufaktur

Siklus akuntansi perusahaan manufaktur mencatat biaya produksi secara rinci untuk menggambarkan pengeluaran yang sebenarnya. Ada tiga komponen utama yang harus diperhatikan:

• Direct Materials: Biaya ini mencakup bahan yang digunakan langsung dalam produksi barang, seperti plastik, logam, atau kain. Setiap bahan baku ini dapat ditelusuri ke produk akhir.
• Biaya Overhead Pabrik: Biaya ini mencakup pengeluaran yang tidak bisa langsung dihubungkan dengan produk, seperti listrik, sewa pabrik, dan gaji staf yang tidak terlibat langsung dalam produksi.
• Biaya Tenaga Kerja: Ini adalah biaya upah untuk karyawan yang terlibat langsung dalam proses produksi, seperti operator mesin atau pekerja lini produksi. Mereka berperan penting dalam pembuatan produk akhir.

Cara kerja siklus akuntansi perusahaan manufaktur

Siklus akuntansi perusahaan manufaktur merupakan rangkaian proses yang sistematis untuk mencatat, mengelola, dan melaporkan aktivitas keuangan perusahaan manufaktur. Proses ini mencakup langkah-langkah yang dirancang untuk memastikan akurasi data keuangan, mulai dari pencatatan transaksi awal hingga penyusunan laporan keuangan yang menggambarkan kondisi bisnis secara menyeluruh. Berikut cara kerja siklus akuntansi perusahaan manufaktur:

1. Pencatatan transaksi

Proses akuntansi di perusahaan manufaktur mirip dengan perusahaan jasa dan dagang, dimulai dengan pencatatan bukti transaksi. Transaksi tersebut bisa meliputi pembelian bahan baku, pembayaran gaji karyawan, biaya overhead pabrik, dan penjualan produk.

Setiap transaksi dicatat dalam jurnal umum atau khusus dengan detail tanggal, deskripsi, dan jumlah. Misalnya, ketika bahan baku dibeli, transaksi dicatat sebagai debit ke akun bahan baku dan kredit ke akun kas atau utang.

2. Posting ke buku besar

Setiap transaksi yang sudah dicatat di jurnal harus diposting ke buku besar atau general ledger, seperti di perusahaan jasa dan dagang. Buku besar ini mengelompokkan transaksi berdasarkan akun-akun, seperti bahan baku, overhead pabrik, dan biaya tenaga kerja.

Dengan begitu, perusahaan bisa melihat saldo setiap akun secara terpisah. Proses ini disebut posting, yang memudahkan pencarian informasi tentang berbagai biaya yang terjadi.

3. Neraca saldo sebelum penyesuaian

Setelah posting transaksi selesai, langkah berikutnya adalah menyusun neraca saldo. Angka-angka dalam neraca saldo berasal dari saldo yang tercatat di buku besar.

Langkah ini bertujuan untuk memeriksa posisi keuangan perusahaan manufaktur dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar, dengan jumlah debit dan kredit yang seimbang. Neraca saldo ini belum termasuk penyesuaian yang dilakukan di akhir periode.

4. Jurnal penyesuaian

Neraca saldo yang disusun sebelumnya belum mencantumkan beberapa transaksi dan beban, sehingga belum sepenuhnya mencerminkan kondisi yang tepat. Penyesuaian dilakukan di akhir periode akuntansi untuk memastikan akun-akun mencerminkan keadaan yang akurat, seperti pengakuan biaya depresiasi, penyesuaian persediaan, dan akrual untuk biaya atau pendapatan yang belum tercatat.

5. Neraca saldo setelah penyesuaian

Setelah jurnal penyesuaian diposting, neraca saldo baru disusun. Neraca ini menunjukkan posisi keuangan perusahaan manufaktur setelah semua penyesuaian dilakukan. Tujuannya untuk memastikan semua debet dan kredit seimbang, menjadi dasar laporan keuangan selanjutnya.

6. Kertas kerja (opsional)

Kertas kerja berfungsi untuk merangkum informasi yang telah disesuaikan dan memastikan semua perhitungan dalam laporan keuangan sudah tepat. Ini membantu perusahaan manufaktur memeriksa data sebelum laporan final disusun.

Meskipun tidak selalu diperlukan, kertas kerja sangat berguna bagi akuntan atau auditor untuk memverifikasi kelengkapan dan keakuratan data. Alat ini mempermudah proses pemeriksaan dan memperkecil kemungkinan kesalahan.

7. Laporan keuangan

Setelah semua transaksi dicatat dengan benar dan akun sudah disesuaikan, perusahaan akan menyusun laporan keuangan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang kondisi finansial. Berikut adalah laporan yang disusun:

• Laporan Laba Rugi: Menunjukkan kinerja keuangan perusahaan selama periode tertentu, termasuk laba atau rugi yang dihasilkan.
• Laporan Laba Ditahan: Menampilkan perubahan dalam laba ditahan, mencakup laba bersih, dividen, dan penyesuaian lainnya.
• Laporan Arus Kas: Menguraikan kas masuk dan keluar dari operasional, investasi, dan aktivitas pembiayaan untuk menunjukkan likuiditas perusahaan.
• Laporan Posisi Keuangan: Neraca yang menggambarkan posisi keuangan perusahaan pada tanggal tertentu, mencakup aset, kewajiban, dan ekuitas.

8. Jurnal penutup

Setelah laporan keuangan selesai, perusahaan manufaktur akan menutup akun sementara seperti pendapatan dan beban untuk menghitung laba atau rugi. Saldo dari akun-akun ini dipindahkan ke akun laba ditahan, memastikan awal yang bersih untuk periode akuntansi berikutnya.

9. Neraca saldo setelah penutupan

Setelah jurnal penutup selesai, langkah berikutnya adalah menyusun neraca saldo baru. Neraca ini hanya mencakup akun permanen seperti aset, kewajiban, dan ekuitas pemilik yang akan dibawa ke periode akuntansi berikutnya.

Fungsi utama neraca saldo ini adalah memastikan saldo akun sudah benar setelah proses penutupan. Dengan begitu, semua data siap digunakan untuk mencatat transaksi di periode baru tanpa ada kesalahan.

10. Jurnal balik (opsional)

Agar pencatatan transaksi accrued expense dan accrued revenue tetap akurat, perusahaan manufaktur perlu membuat jurnal balik di awal periode baru. Jurnal balik adalah langkah opsional yang berfungsi untuk membalik jurnal penyesuaian tertentu dari periode sebelumnya, sehingga pencatatan di periode baru menjadi lebih rapi dan jelas.

Langkah ini membantu mencegah kesalahan dalam proses akuntansi dan memastikan laporan keuangan lebih mudah dipahami. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga transparansi dan konsistensi dalam pencatatan keuangannya.

Best practices untuk siklus akuntansi perusahaan manufaktur

Otomatiskan proses akuntansi

Mengandalkan pencatatan manual memakan waktu dan mudah menyebabkan kesalahan. Berdasarkan data dari Gartner, 18% akuntan membuat kesalahan keuangan setiap hari, sementara lebih dari setengahnya (59%) mengalami kesalahan beberapa kali dalam sebulan.

Dengan mengotomatisasi proses akuntansi menggunakan software, perusahaan bisa mempercepat pencatatan transaksi, menghasilkan laporan keuangan secara real-time, dan meminimalkan risiko kesalahan manusia. Sistem otomatis juga mempermudah rekonsiliasi akun dan pelacakan biaya produksi dengan lebih tepat.

Terapkan pengendalian inventaris yang kuat

Pengendalian inventaris yang efektif sangat penting bagi perusahaan manufaktur agar produksi tetap lancar dan terhindar dari pemborosan. Gunakan sistem kontrol yang ketat, seperti penghitungan fisik rutin, teknologi RFID untuk pelacakan, dan metode penilaian yang tepat (FIFO, LIFO, atau biaya rata-rata) untuk menjaga akurasi catatan inventaris.

Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat menghindari penyesuaian besar yang tidak diinginkan pada akhir periode dan memastikan stok barang tetap terjaga dengan baik. Hal ini juga membantu meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya yang tidak perlu.

Perhatikan biaya produksi

Biaya produksi sangat memengaruhi profitabilitas perusahaan manufaktur, jadi penting untuk mengelola biaya bahan baku, tenaga kerja, dan overhead pabrik dengan cermat. Mengidentifikasi area yang bisa dihemat tanpa mengurangi kualitas atau efisiensi akan menjaga perusahaan tetap kompetitif dan meningkatkan margin keuntungan.

Pengelolaan biaya yang tepat juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik, membantu perusahaan dalam menghadapi tantangan pasar. Dengan cara ini, perusahaan bisa tetap efisien dan lebih mudah beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.

Manfaatkan analisis data

Di era digital, data memegang peranan penting dalam pengambilan keputusan bisnis. Alat analisis data memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tren penjualan, pola permintaan, dan memprediksi kebutuhan di masa depan.

Dengan menggabungkan data akuntansi, operasional, dan pasar, Anda bisa mendapatkan wawasan lebih dalam. Ini akan membantu dalam perencanaan produksi, penetapan harga, serta pengelolaan biaya dan risiko untuk strategi bisnis yang lebih efektif.

Gunakan software dalam proses akuntansi Anda

Proses akuntansi manual dalam manufaktur sering menimbulkan kesalahan dan memakan banyak waktu, yang bisa memengaruhi laporan keuangan dan keputusan bisnis. Menggunakan software akuntansi yang tepat dapat mengotomatisasi proses ini, mengurangi risiko kesalahan, dan mempercepat pekerjaan.

Jika Anda mencari sistem yang lebih lengkap, software ERP (Enterprise Resource Planning) bisa menjadi pilihan. ERP tidak hanya mengotomatisasi akuntansi manufaktur, tetapi juga mengintegrasikan berbagai proses bisnis, sehingga data keuangan lebih cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat. 

Walaupun beralih ke sistem otomatis membutuhkan investasi waktu dan biaya, penggunaan software ERP dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang.

Apa itu EBITDA?

EBITDA adalah singkatan dari Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization. Dalam bahasa sederhana, indikator ini adalah uang yang dihasilkan perusahaan dari aktivitas utamanya sebelum memotong biaya seperti utang, pajak, atau penyusutan aset.

Metrik ini membantu perusahan melihat seberapa menguntungkan operasi inti tanpa terpengaruh keputusan finansial atau pajak. EBITDA yang tinggi menunjukkan perusahaan efisien dan menghasilkan laba operasional yang baik. Sebaliknya, EBITDA yang rendah bisa menjadi tanda adanya masalah dalam efisiensi atau profitabilitas. 

Manfaat dari EBITDA

• Perbandingan Kinerja yang Adil: Menggunakan metrik ini, pemilik bisnis bisa membandingkan kinerja operasional perusahaan mereka dengan kompetitor tanpa terganggu faktor keuangan lainnya. Ini membantu menilai seberapa efisien bisnis dibandingkan dengan yang lain di industri yang sama.

• Gambaran Arus Kas yang Jelas: Dengan fokus pada operasi inti dan mengabaikan biaya non-kas, pemilik bisnis dapat melihat arus kas yang sebenarnya. Ini sangat berguna untuk merencanakan investasi atau mengelola kas dengan lebih tepat.

• Mendukung Keputusan Investasi: Metrik ini memberikan gambaran tentang potensi keuntungan yang kuat, menarik bagi investor yang mencari perusahaan dengan prospek cerah. Semakin tinggi angka ini, semakin besar daya tarik bagi pemodal.

• Alat Negosiasi Pinjaman atau Akuisisi: Ketika mencari pinjaman atau melakukan akuisisi, metrik ini dapat digunakan untuk menunjukkan kemampuan perusahaan menghasilkan laba operasional yang cukup. Hal ini membantu bank atau calon pembeli menilai kelayakan keuangan atau menentukan harga yang wajar.

Faktor-faktor yang memengaruhi EBITDA

• Pendapatan: Pendapatan yang lebih tinggi akan langsung meningkatkan EBITDA, sementara penurunan pendapatan akan menguranginya. Fokus pada strategi penjualan dan pemasaran yang efektif sangat penting untuk meningkatkan pendapatan.

• Biaya Operasional: Biaya seperti tenaga kerja, sewa, dan bahan baku memengaruhi EBITDA. Mengelola biaya ini dengan efisien dapat membantu meningkatkannya, misalnya dengan negosiasi harga atau optimasi operasional.

• Efisiensi Produksi: Semakin efisien perusahaan dalam memproduksi barang atau layanan, semakin rendah biaya per unit yang dibutuhkan. Perbaikan proses atau adopsi teknologi dapat mengurangi biaya produksi dan meningkatkannya.

• Perubahan Harga Komoditas: Fluktuasi harga komoditas berpengaruh besar pada EBITDA, terutama bagi perusahaan yang bergantung pada bahan baku. Kenaikan harga input dapat menurunkan nilai metrik, sedangkan penurunan harga komoditas dapat meningkatkan keuntungan jika harga jual tetap stabil.

Cara menghitung EBITDA

Ada dua cara sederhana untuk menghitung metrik ini, tergantung dari data yang tersedia:

1. Pendekatan Langsung

Metode ini menggunakan laba bersih (net income) sebagai titik awal, lalu tambahkan biaya bunga, pajak, depresiasi, dan amortisasi. Pendekatan ini cocok digunakan jika Anda memiliki akses ke semua elemen dalam laporan laba rugi.

2. Pendekatan Tidak Langsung

Jika data pendapatan operasional lebih mudah diakses, gunakan pendekatan ini. Mulai dari pendapatan operasional, lalu tambahkan kembali depresiasi dan amortisasi.

Komponen dalam kedua formula tersebut: 

• Laba Bersih: Total keuntungan perusahaan setelah semua pengeluaran dikurangi, termasuk bunga dan pajak.
• Bunga: Biaya yang dibayar untuk pinjaman atau utang.
• Pajak: Uang yang dibayarkan kepada pemerintah berdasarkan pendapatan perusahaan.
• Depresiasi: Penurunan nilai aset tetap seperti mesin atau bangunan seiring waktu.
• Amortisasi: Penurunan nilai aset tidak berwujud seperti hak paten atau lisensi.
• Pendapatan Operasional: Keuntungan yang dihasilkan dari aktivitas utama bisnis sebelum dikurangi bunga dan pajak.

Contoh penghitungan EBITDA

Sebuah perusahaan memiliki data keuangan berikut:

• Laba Bersih: Rp 500 juta
• Bunga Dibayar: Rp 75 juta
• Pajak: Rp 100 juta
• Penyusutan: Rp 80 juta
• Amortisasi: Rp 20 juta

EBITDA = Net Income + Taxes + Interest Expense + Depreciation + Amortization

EBITDA = Rp 500 juta + Rp 75 juta + Rp 100 juta + Rp 80 juta + Rp 20 juta = Rp 775 juta

EBITDA perusahaan ini adalah IDR 775 juta. Artinya, perusahaan ini menghasilkan laba operasional sebesar Rp 775 juta tanpa memperhitungkan bunga, pajak, penyusutan, dan amortisasi.

Apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan EBITDA?

Pada dasarnya, semakin tinggi EBITDA, semakin besar potensi keuntungan perusahaan. Namun, EBITDA bisa bervariasi tergantung pada industrinya, jadi perusahaan yang ingin menggunakan metrik ini untuk menilai posisi kompetitif harus membatasi perbandingan hanya dengan perusahaan dalam sektor dan wilayah yang sama.

Teknik-teknik untuk mengoptimalkan EBITDA

• Negosiasi Ulang Kontrak dengan Pemasok: Menurunkan harga bahan baku atau mengubah syarat pembayaran dengan pemasok dapat langsung mengurangi biaya operasional. Hal ini membantu meningkatkan metrik dengan mengoptimalkan pengeluaran yang lebih efisien.

• Mengurangi Pemborasan dalam Produksi: Dengan mengimplementasikan prinsip lean manufacturing, pemborosan dalam proses produksi dapat dikurangi. Ini menurunkan biaya per unit dan meningkatkan margin keuntungan, memberikan dampak positif.

• Peningkatan Kualitas Produk: Fokus pada kualitas produk dapat mengurangi biaya retur dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan peningkatan penjualan, EBITDA pun akan meningkat karena konsumen lebih puas dan loyal.

• Meningkatkan Pengelolaan Stok: Mengoptimalkan level persediaan membantu menghindari overstocking atau kekurangan stok. Ini mengurangi biaya penyimpanan dan mencegah kehilangan penjualan, yang pada akhirnya berdampak positif pada metrik tersebut.

• Automatisasi Proses Bisnis: Menginvestasikan software otomatisasi untuk tugas-tugas rutin, seperti pengelolaan inventaris atau pengolahan data keuangan, dapat mengurangi biaya tenaga kerja. Efisiensi yang tercipta memungkinkan perusahaan untuk berfokus pada tugas yang lebih bernilai dan meningkatkannya.

Meningkatkan EBITDA dengan software

Menghitung EBITDA secara manual sering kali tidak efektif karena rentan kesalahan manusia dan memakan waktu. Dengan menggunakan software akuntansi atau manajemen inventaris, Anda bisa mendapatkan hasil yang lebih akurat dan real-time untuk keputusan bisnis yang lebih cepat dan terpercaya.

Jika Anda membutuhkan sistem terintegrasi yang bisa mengotomatisasi proses bisnis secara menyeluruh, software ERP adalah pilihan yang tepat. Perbaikan metrik ini penting untuk efisiensi operasional dan daya saing perusahaan, dan meskipun sulit, hasilnya sangat berharga karena memberikan gambaran kinerja yang lebih jelas serta membuka peluang investasi, pinjaman, dan ekspansi.

Apa itu cost of goods sold (COGS)?

Cost of Goods Sold atau COGS adalah total biaya langsung untuk memproduksi barang atau jasa yang dijual perusahaan dalam periode tertentu. Metode ini penting untuk menghitung laba kotor, menentukan harga jual, dan menghitung pajak.

Biaya COGS yang tinggi biasanya menunjukkan tingginya biaya produksi, yang dapat menekan margin keuntungan. Sebaliknya, nilai yang rendah bisa menandakan efisiensi produksi dan margin keuntungan yang lebih besar. Namun, jika terlalu rendah, hal ini bisa berarti kualitas produk dikorbankan dan memengaruhi daya saing di pasar.

Manfaat dari COGS

• Menentukan Harga Jual yang Kompetitif: Perusahaan bisa menetapkan harga jual yang tidak hanya sesuai dengan kondisi pasar, tetapi juga cukup untuk mempertahankan margin keuntungan yang sehat. Ini penting agar harga tetap kompetitif di pasar, namun perusahaan tetap mendapatkan keuntungan yang layak.

• Mengukur Profitabilitas Produk atau Layanan: Metrik ini memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kontribusi setiap produk atau layanan terhadap laba bersih yang dihasilkan. Dengan informasi ini, perusahaan bisa fokus pada produk yang memberikan keuntungan lebih besar dan mengoptimalkan sumber daya untuk hasil maksimal.

• Mengidentifikasi Peluang Efisiensi Operasional: Dengan memantau metrik ini secara berkala, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan, seperti pemborosan bahan baku, proses produksi yang tidak efisien, atau biaya tenaga kerja yang tinggi. Penghematan di area-area ini dapat membantu menurunkan biaya dan meningkatkan margin keuntungan.

• Mempermudah Penyusunan Anggaran: Data COGS yang akurat membantu perusahaan merencanakan anggaran dengan lebih baik, sehingga alokasi biaya produksi dapat diatur secara efisien. Dengan demikian, perusahaan bisa menghindari pemborosan dan memastikan penggunaan sumber daya yang lebih optimal.

Faktor-faktor yang memengaruhi COGS

• Harga bahan baku: Kenaikan harga bahan baku, seperti akibat inflasi atau kelangkaan, langsung menaikkan COGS karena biaya produksi per unit lebih tinggi. Sebaliknya, penurunan harga bahan baku dapat menurunkan COGS, terutama jika suplai berlebih atau ada negosiasi yang lebih baik dengan supplier.

• Biaya tenaga kerja: Kenaikan upah atau tunjangan untuk meningkatkan kualitas kerja akan meningkatkan COGS. Namun, penggunaan teknologi atau peningkatan efisiensi bisa menurunkan biaya tenaga kerja per unit, sehingga COGS lebih rendah.

• Biaya overhead pabrik: Kenaikan tarif sewa, biaya utilitas, atau investasi dalam peralatan baru bisa meningkatkan COGS. Sebaliknya, efisiensi operasional atau inovasi dalam proses produksi dapat menurunkan biaya overhead dan mengurangi COGS.

• Economies of Scale: Peningkatan volume produksi dapat menurunkan COGS per unit, karena biaya tetap dibagi ke lebih banyak produk. Namun, biaya variabel seperti bahan baku dan tenaga kerja juga harus dikelola dengan baik agar manfaat economies of scale bisa tercapai.

Cara menghitung COGS

Menghitung COGS bisa dilakukan dengan berbagai metode, tergantung pada jenis bisnis dan sistem akuntansi yang Anda gunakan. Berikut adalah beberapa metode yang sering digunakan:

1. FIFO (First In, First Out)

Metode FIFO berarti barang yang pertama kali dibeli adalah barang yang pertama kali dijual. Prinsip ini memastikan persediaan lama keluar lebih dulu, sehingga harga barang terbaru digunakan untuk menghitung COGS. Dengan cara ini, perusahaan dapat menjaga alur persediaan tetap segar dan teratur.

Metode ini sangat cocok untuk bisnis yang menjual produk dengan masa simpan terbatas, seperti makanan, minuman, atau obat-obatan. Menggunakan FIFO membantu mencegah kerugian akibat barang kadaluarsa, sekaligus memastikan pelanggan mendapatkan produk dengan kualitas terbaik.

2. LIFO (Last In, Last Out)

Metode LIFO menganggap barang yang terakhir dibeli akan dijual lebih dulu. Dengan cara ini, harga barang terbaru dihitung sebagai bagian dari COGS, sehingga mencerminkan biaya terkini.

LIFO sering digunakan dalam kondisi inflasi, ketika harga barang cenderung naik. Metode ini membantu mencocokkan biaya yang lebih tinggi dengan pendapatan saat ini, sehingga laporan keuangan terlihat lebih relevan.

3. Average cost

Average cost menghitung metrik ini dengan mengambil rata-rata biaya dari semua barang yang tersedia untuk dijual selama satu periode. Caranya, total biaya persediaan dibagi dengan jumlah unit yang tersedia, sehingga menghasilkan biaya rata-rata per unit.

Metode ini ideal untuk perusahaan yang menjual barang serupa atau homogen, seperti bahan baku, bahan kimia, atau produk lain yang sulit dibedakan secara individual. Pendekatan ini memastikan perhitungan yang konsisten dan sederhana tanpa harus melacak biaya setiap unit secara detail.

Rumus untuk COGS

Secara umum, rumus GOGS adalah:

Berikut penjelasan dari setiap komponennya:

• Beginning Inventory: Nilai barang yang tersedia di awal periode.
• Purchases: Total biaya pembelian bahan baku atau barang selama periode.
• Ending Inventory: Nilai barang yang tersisa di akhir periode.

Contoh penghitungan COGS

Sebuah perusahaan manufaktur furnitur kayu, memiliki pabrik yang memproduksi berbagai jenis meja dan kursi. Mereka membeli kayu dan bahan baku lainnya untuk memproduksi perabotan dan menjualnya di pasar domestik. Untuk tahun fiskal 2024, mereka mencatatkan angka berikut:

• Persediaan Awal (barang yang dimiliki di awal tahun): Rp 200.000.000
• Pembelian (bahan baku kayu dan bahan lainnya selama tahun berjalan): Rp 150.000.000
• Persediaan Akhir (barang yang masih tersedia di akhir tahun): Rp 100.000.000

Menggunakan rumus umum untuk menghitung COGS:

COGS = (Persediaan Awal + Pembelian) – Persediaan Akhir

Mengganti dengan angka yang diberikan:

COGS = (200.000.000 + 150.000.000) – 100.000.000
COGS = Rp 350.000.000

Rp 350.000.000 menunjukkan total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memproduksi perabotan selama tahun fiskal 2024. Angka ini mencerminkan jumlah biaya yang terkait langsung dengan produksi, termasuk pembelian bahan baku dan perubahan dalam persediaan barang.

Apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan COGS?

Mengoptimalkan metrik ini sangat penting bagi perusahaan untuk meningkatkan profitabilitas tanpa harus menaikkan harga jual produk. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk mencapai hal tersebut:

• Negosiasi dengan Supplier: Lakukan negosiasi ulang dengan pemasok untuk mendapatkan harga bahan baku yang lebih baik atau syarat pembayaran yang lebih menguntungkan. Selain itu, pertimbangkan untuk membeli dalam jumlah lebih besar, karena seringkali hal ini dapat memberikan diskon volume yang lebih signifikan, yang secara langsung menurunkan biaya per unit produk.

• Terapkan Lean Manufacturing: Lean manufacturing adalah pendekatan yang fokus pada pengurangan pemborosan dan peningkatan efisiensi. Dengan mengidentifikasi dan mengeliminasi langkah-langkah produksi yang tidak memberikan nilai tambah, perusahaan dapat menurunkan biaya operasional dan mempercepat waktu produksi.

• Investasi Pelatihan Karyawan: Pelatihan rutin dapat meningkatkan keterampilan karyawan, yang akan mempercepat proses produksi dan mengurangi kesalahan yang bisa mengarah pada pemborosan. Karyawan yang terampil juga lebih mampu menjaga kualitas produk dan memaksimalkan penggunaan sumber daya, yang berkontribusi pada pengurangan biaya.

• Value Engineering: Value engineering berfokus pada mengurangi biaya produk tanpa mengorbankan kualitas. Dengan menganalisis desain produk dan proses produksi, perusahaan dapat menemukan cara untuk mengganti bahan baku dengan yang lebih murah, menyederhanakan proses produksi, atau meningkatkan nilai guna produk.

• Otomatisasi Proses Produksi: Otomatisasi menggunakan teknologi untuk menggantikan tugas-tugas manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Dengan mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual, otomatisasi dapat meningkatkan kecepatan, konsistensi produk, serta mengurangi biaya tenaga kerja, yang semuanya berkontribusi pada penurunan metrik tersebut.

Meningkatkan COGS dengan software

Menghitung COGS secara manual sering kali memakan waktu dan rentan kesalahan, yang dapat menghambat proses pengambilan keputusan. Dengan software yang mencakup akuntansi, manufaktur, dan inventaris, Anda dapat mendapatkan metrik COGS yang akurat dan real-time untuk keputusan yang lebih cepat dan tepat.

Namun, jika bisnis Anda membutuhkan sistem yang lebih terintegrasi, sistem ERP (Enterprise Resource Planning) bisa menjadi solusi yang lebih tepat. Optimasi COGS penting untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas, dan meskipun menantang, ini dapat memperkuat daya saing perusahaan di pasar yang terus berubah.

Apa itu CSAT?

Customer Satisfaction Score (CSAT) adalah adalah sebuah metrik untuk mengukur kepuasan pelanggan terhadap produk, layanan, atau pengalaman tertentu. Metrik CSAT biasanya membantu perusahaan untuk mendengar langsung dari pelanggan tentang apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki. 

Kalau nilainya tinggi, artinya pelanggan Anda senang dan kemungkinan besar akan kembali atau merekomendasikan layanan/produk Anda. Tapi kalau rendah, artinya kita perlu bertindak cepat untuk memperbaiki pengalaman mereka.

Manfaat dari mengetahui CSAT

• Mengidentifikasi Area Perbaikan: Dengan data CSAT, perusahaan bisa cepat tahu mana produk atau layanan yang kurang memuaskan. Hasilnya, mereka dapat fokus memperbaiki hal yang paling berdampak pada pelanggan.

• Feedback Langsung untuk Pengembangan: CSAT adalah cara sederhana untuk mendapat ide langsung dari pelanggan. Skor atau ulasan mereka sering jadi inspirasi inovasi atau perbaikan.

• Meningkatkan Loyalitas Pelanggan: Pelanggan cenderung setia jika merasa pengalaman mereka dihargai. Dengan menilai dan merespons CSAT, perusahaan bisa membangun hubungan lebih erat dan menekan churn rate.

• Benchmarking Kinerja: Metrik ini membantu perusahaan membandingkan performa dengan pesaing di industri. Skot kepuasan pelanggan ini jadi alat untuk mengukur posisi di pasar sekaligus motivasi untuk terus meningkatkan kualitas.

Faktor-faktor yang memengaruhi CSAT

• Kualitas Produk atau Layanan: Kualitas produk atau layanan sangat memengaruhi kepuasan pelanggan. Produk yang rusak atau layanan yang buruk dapat langsung menurunkan CSAT, karena pelanggan menginginkan hasil yang sesuai harapan.

• Kinerja Layanan Pelanggan: Tim layanan pelanggan yang responsif, tahu jawabannya, dan ramah bisa mengubah pengalaman pelanggan secara signifikan. Pelayanan yang baik akan meninggalkan kesan positif, terutama saat menghadapi masalah.

• Ketepatan Waktu: Ketepatan waktu sangat penting, baik dalam pengiriman produk atau penyelesaian layanan. Keterlambatan dalam pengiriman atau penyelesaian tugas bisa membuat pelanggan kecewa dan menurunkan skor CSAT. Bahkan 60% pelanggan menganggap pengalaman layanan pelanggan mereka memuaskan ketika masalah diselesaikan dengan cepat.

• Pengalaman Pengguna (User Experience): Pengalaman interaksi pelanggan dengan perusahaan haruslah mulus dan mudah. Desain yang buruk atau proses yang rumit bisa membuat pelanggan frustrasi, sementara pengalaman yang menyenangkan meningkatkan CSAT.

Cara mengukur dan menghitung CSAT

Menghitung skor kepuasan pelanggan melibatkan langkah-langkah sederhana yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini cara umum untuk mengukur dan menghitungnya:

1. Kumpulkan Data Pelanggan

Kumpulkan masukan pelanggan melalui survei singkat. Contohnya, ajukan pertanyaan seperti, “Bagaimana pengalaman Anda dengan produk atau layanan kami?” menggunakan skala 1 (sangat buruk) hingga 5 (sangat baik).

2. Tentukan Tanggapan yang Positif

Dari hasil survei, tentukan apa yang dianggap sebagai tanggapan positif. Pada skala 1-5, skor 4 dan 5 umumnya dianggap sebagai respon positif karena menunjukkan kepuasan yang tinggi. Namun, definisi ini bisa bervariasi.

Beberapa perusahaan lebih ketat dan hanya menghitung skor 5 sebagai tanda kepuasan pelanggan yang sesungguhnya. Hal ini bergantung pada kebijakan dan standar yang diterapkan oleh masing-masing perusahaan.

3. Hitung persentase

Untuk menghitung persentasenya, jumlahkan semua tanggapan positif, biasanya yang memiliki skor tinggi seperti 4 dan 5. Kemudian, bagi jumlah tanggapan positif tersebut dengan total semua tanggapan yang diterima. Rumus perhitungannya sebagai berikut:

Contoh penghitungan CSAT

Sebuah perusahaan retail mengukur kepuasan pelanggan menggunakan survei skala 1-5. Mereka mendapatkan 100 tanggapan dengan distribusi skor berikut:

• 1 (sangat tidak puas): 5 tanggapan
• 2 (tidak puas): 10 tanggapan
• 3 (netral): 20 tanggapan
• 4 (puas): 30 tanggapan
• 5 (sangat puas): 35 tanggapan

Untuk contoh ini, kita akan menganggap tanggapan positif adalah skor 4 dan 5. Totalnya adalah: 65

CSAT % = (No. of Satisfied Customers / Number of Survey Responses) x 100%

CSAT% = (30 + 35) / 100 x 100 = 65%

Dalam contoh ini, CSAT dari perusahaan tersebut adalah 65%. Ini berarti 65 dari 100 pelanggan yang memberikan tanggapan merasa puas atau sangat puas dengan layanan yang diberikan.

Alternatifnya, jika perusahaan menganggap skor netral (3) sebagai tanggapan positif:

CSAT% = (30 + 35 + 20) / 100 x 100 = 85%

Apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan CSAT?

Nilai CSAT itu subjektif, jadi ekspektasi bisa sedikit berbeda antara industri dan setiap bisnis. American Customer Satisfaction Index (ACSI) memberikan beberapa patokan nilai per industri yang bisa digunakan untuk menilai skor organisasi Anda dibandingkan dengan industri lainnya. Berikut adalah benchmark-nya:

• Manufaktur makanan: 82 pada tahun 2023
• Restoran: 84 pada tahun 2024
• Bank: 80 pada tahun 2024
• Pengiriman konsumen: 77 pada tahun 2024
• Media sosial: 74 pada tahun 2024
• Maskapai penerbangan: 77 pada tahun 2024
• Logistik: 77 pada tahun 2023
• Hotel: 75 pada tahun 2023
• Restoran cepat saji: 78 pada tahun 2023
• Energi: 72 pada tahun 2023
• Asuransi kesehatan: 76 pada tahun 2023
• Asuransi jiwa: 80 pada tahun 2023
• E-commerce: 80 pada tahun 2023

Teknik untuk mengoptimalkan CSAT

• Personalisasi Customer Experience: Pelanggan lebih puas ketika pengalaman mereka disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi pribadi. Personalisasi, seperti rekomendasi produk atau komunikasi yang lebih akrab, membantu memperkuat hubungan jangka panjang.

• Mempermudah Proses Pengembalian: Proses pengembalian yang rumit sering kali membuat pelanggan frustrasi. Menyederhanakan prosedur dengan kebijakan fleksibel dan respons cepat dapat meningkatkan kepuasan mereka.

• Kumpulkan Feedback Secara Berkala: Survei CSAT atau metode lain membantu perusahaan memahami kepuasan pelanggan. Dengan ini, perusahaan bisa mengidentifikasi masalah lebih cepat dan menunjukkan perhatian terhadap pendapat pelanggan.

• Pelatihan untuk Tim Customer Service: Tim customer service yang terlatih dengan baik sangat mempengaruhi pengalaman pelanggan. Memberikan pelatihan dalam komunikasi, penyelesaian masalah, dan empati dapat meningkatkan kualitas layanan yang diberikan.

• Manfaatkan Teknologi: Teknologi seperti CRM atau ERP membantu perusahaan memahami dan melayani pelanggan lebih baik. Dengan sistem ini, data dikelola dengan efisien, pengalaman dipersonalisasi, dan kebutuhan pelanggan ditangani lebih cepat.

Meningkatkan CSAT dengan software

Menghitung CSAT secara manual tidak hanya memakan waktu dalam pengumpulan data, tetapi juga rawan kesalahan. Untuk mengatasi hal ini, Anda dapat menggunakan software dengan kapabilitas CRM (Customer Relationship Management) yang mempermudah pelacakan kepuasan pelanggan secara akurat dan real-time.

Namun, jika bisnis Anda membutuhkan sistem yang lebih terintegrasi, sistem ERP (Enterprise Resource Planning) bisa menjadi solusi yang lebih tepat. ERP tidak hanya mengotmatiskan pengumpulan data tetapi juga mengoptimalkan proses bisnis lainnya. Memperbaiki metrik ini mungkin sulit, tetapi usaha ini sangat sepadan karena kepuasan pelanggan yang tinggi akan meningkatkan loyalitas, reputasi, dan profitabilitas bisnis Anda.