Pendahuluan

Gudang menjadi bagian penting untuk menyimpan barang-barang produksi pada perusahaan. Terdapat banyak proses yang terjadi pada gudang seperti pengambilan (picking) dan penerimaan.

Guna meningkatkan produktivitas dan throughput pada gudang, perusahaan perlu mengurangi waktu tempuh dan touch point melalui penerapan layout gudang yang tepat. Warehouse layouts yang tepat membutuhkan perhatian lebih dan data yang detail.

Terdapat banyak konsultan, perusahaan material-handling, dan racking yang dapat membantu dalam menghitung tata letak gudang yang paling efektif berdasarkan ruang yang tersedia. Dalam chapter ini akan membahas mengenai definisi, aspek penting dalam pembuatan layout gudang, hingga manfaatnya.

Apa itu layout gudang?

Warehouse atau gudang adalah bagian penting untuk manufaktur dan supply chain karena menyimpan semua bahan produksi, dari bahan mentah hingga barang jadi. Guna mempermudah kegiatan operasional gudang, perusahaan harus mengatur layout gudang dengan rapi.

Layout gudang adalah desain gudang yang direncanakan untuk merampingkan operasi secara keseluruhan. Tata letak atau layout yang tepat harus membantu meningkatkan arus produksi dan distribusi.

Mengingat banyaknya proses pada gudang, mulai dari penerimaan barang, pengiriman barang, hingga penyimpanan persediaan, maka perusahaan harus menentukan jenis layout yang paling efisien. Dengan mengatur Warehouse layouts, perusahaan dapat memaksimalkan luas gudang agar biaya variabel tetap rendah.

Mengatur kegiatan pergudangan merupakan kegiatan yang kompleks, sehingga seringkali perusahaan memanfaatkan keberadaan Warehouse Management System (WMS) untuk mengotomatiskan proses gudang.

3 aspek penting pada layout gudang

Dalam membuat layout gudang, terdapat 3 aspek penting yang perlu dijadikan pertimbangan agar hasil layout dapat meningkatkan efisiensi. Berikut penjelasan masing-masing aspek tersebut:

1. Pengumpulan data gudang

Sebuah survei oleh Cranfield University (Baker dan Perotti 2008) menunjukkan bahwa 52% luas lantai gudang digunakan untuk penyimpanan, 17% untuk operasi pick/pack, 16% untuk penerimaan dan pengiriman, 7% layanan value-adding dan 7% lebih lanjut untuk area seperti pengisian baterai, penyimpanan palet kosong, dan penggunaan lainnya.

Hal tersebut tentu bergantung pada jenis operasi yang direncanakan. Agar gudang dapat secara efektif digunakan, perusahaan harus mengumpulkan data mengenai berbagai area yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Berikut adalah beberapa area yang dibutuhkan pada gudang perusahaan:

• daerah penerima
• tempat penyimpanan cadangan;
• area pengambilan karton;
• area pengambilan barang;
• area layanan value-adding;
• area pengepakan;
• wilayah pengiriman;
• area lintas dermaga;
• area penyimpanan palet dan kemasan kosong;
• area pengisian MHE;
• kantor gudang;
• toilet.

Data area tersebut berasal dari data saat ini dan data di masa lalu, sehingga perlu mempertimbangkan volume masa depan dan perubahan karakteristik produk atau area.

2. Perhitungan ruang

Perhitungan ini dapat berbeda-beda tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan. Berikut beberapa rumus perhitungan ruang yang umum digunakan:

Area penerimaan dan pengiriman

Rumus berikut dapat digunakan untuk menghitung kemungkinan kebutuhan ruang untuk mengatur kendaraan pada saat kedatangan dan keberangkatan pada perusahaan manufaktur kendaraan:

Misalnya: jika perusahaan menerima 20 kendaraan per hari, 26 palet per muatan dengan ukuran palet 1,2 meter kali 1,0 meter dan dibutuhkan waktu 45 menit per muatan untuk membongkar dan 30 menit per muatan untuk memeriksa dan kami mengoperasikan shift delapan jam:

Ruang = {pembulatan((20 × 1,25) ÷ 8) × (26 × (1,2 × 1))} = 4 × 31,2 = 124,8 meter persegi

Selain ruang ini, kita perlu menambahkan ruang kerja dan perjalanan di sekitar palet. Ruang ini akan ditentukan oleh jenis forklift atau truk palet yang digunakan untuk membongkar dan memuat kendaraan. Ini dapat menggandakan jumlah ruang yang dibutuhkan di area pengiriman tergantung pada seberapa banyak akses ke palet yang diperlukan.

Ruang penyimpanan

Setiap item perlu dievaluasi dan dibuat tabel untuk mencatat properti item yang berbeda dan atribut media penyimpanan potensial. Setelah menghitung jumlah item yang disimpan per lini produk dan mengubahnya menjadi jumlah palet, Anda dapat menghitung jumlah total palet yang perlu disimpan, berdasarkan lini produk.

Setelah ini dihitung, buat bagan yang merinci jumlah lokasi palet yang diperlukan dan persyaratan ketinggian. Ketinggian palet akan bervariasi antara produk.

Tabel berikut menunjukkan karakteristik masing-masing item stok dan kemungkinan media penyimpanan yang dipertimbangkan. Tabel berikut juga mencatat informasi sebanyak mungkin mengenai profil penyimpanan dan pemesanan produk yang terdaftar. Ini memberi kesempatan untuk memutuskan media penyimpanan dan penanganan yang paling sesuai.

Source: Richard G. 2011. Warehouse Management. Aisle widths (courtesy of Carson Racking
Systems Limited)

3. Lebar lorong dan ruang lain

Aspek penting lainnya dari layout gudang adalah lebar lorong. Ini adalah jarak antara rak yang berdekatan. Untuk memastikan keamanan, perusahaan perlu menghitung jarak antara palet setelah diletakkan di rak. Lebar lorong ditentukan oleh putaran truk forklif dan ukuran palet yang dibawa.

Jarak aman 100 mm di kedua sisi (total 200 mm) dari palet tipikal perlu ditambahkan untuk memastikan penyimpanan dan pengambilan palet yang cepat. Dimensi kedua adalah lebar keseluruhan truk saat berjalan di sepanjang lorong penumpukan.

Lebar lorong perlu mencapai kombinasi terbaik antara produktivitas, pemanfaatan ruang, fleksibilitas, keamanan, dan biaya peralatan untuk aplikasi spesifik.

Selain lorong, terdapat ruang lain yang disisihkan untuk pengepakan, layanan value-adding, dan pemrosesan pengembalian yang bergantung pada tingkat dan jenis aktivitas yang dipertimbangkan dalam operasi, jumlah staf, dan jenis peralatan yang diperlukan.

Area yang sering diabaikan saat menghitung kebutuhan ruang di gudang adalah area yang diperlukan untuk menyimpan, mengisi ulang, dan mengganti baterai atau tabung gas untuk forklift, area parkir untuk peralatan saat tidak digunakan, dll.

Tipe flow pada gudang

Setelah Anda mengumpulkan informasi dan sasaran yang diperlukan, Anda dapat menentukan tata letak gudang mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Flow gudang sangat bergantung pada ruang yang tersedia dan bagaimana hal-hal akan bergerak dalam keseluruhan operasi.

Ada tiga jenis alur layout gudang yang digunakan perusahaan untuk mengatur cara gudang mereka beroperasi: berbentuk U, berbentuk I, dan berbentuk L. Berikut penjelasan masing-masing tipe tersebut:

Flow gudang berbentuk U

Flow gudang berbentuk U adalah yang paling umum digunakan oleh perusahaan. Ini telah diakui sebagai tata letak terbaik untuk gudang pemula. Semua kodxcmponen diatur dalam setengah lingkaran dengan pengiriman dan penerimaan di sisi paralel dan penyimpanan di tengah.

Layout gudang bentuk U digunakan untuk menjaga arus lalu lintas gudang utama terpisah dan efisien. Menjaga bahan masuk dan keluar pada sisi paralel operasi membantu menghindari kemacetan. Aliran barang ini juga membantu dalam meminimalkan ruang yang tersedia yang diperlukan.

Dengan pintu masuk dan pintu keluar yang berbagi sisi gedung yang sama, lebih sedikit ruang yang dibutuhkan untuk paket, dan karyawan dapat dengan cepat memindahkan produk antara penerimaan dan pengiriman. Kerugian dari aliran bentuk U adalah kemacetan produksi dapat terjadi ketika area pengiriman dan penerimaan berdekatan dan berbagi domain yang serupa.

Flow gudang berbentuk I

Tipe ini disukai oleh perusahaan besar dengan gudang yang lebih besar. Ini karena perusahaan besar biasanya mengalami volume produksi yang lebih tinggi dan bentuk I lebih baik untuk alur kerja masuk dan keluar yang jelas.

Layout gudang bentuk I memiliki aliran lurus dari penerimaan ke pengiriman dan sebaliknya. Tipe ini dianggap paling membantu pengoptimalan karena menggunakan seluruh panjang gudang, membuat produk serupa dipisahkan dalam format jalur perakitan, dan meminimalkan kemacetan dengan menghindari pergerakan bolak-balik.

Kelemahan bentuk I adalah perusahaan perlu memiliki ruang bongkar muat yang optimal di dua sisi bangunan gudang. Biaya dapat meningkat saat membeli peralatan dok untuk area masuk dan keluar. Selain itu, barang sering kali harus menempuh perjalanan sepanjang gudang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Flow gudang berbentuk L

Tipe ini dianggap sebagai tipe flow yang paling tidak umum. Konfigurasinya sangat tidak biasa dan umumnya dipilih untuk secara khusus mengakomodasi bangunan berbentuk L.

Layout gudang L menampilkan area pengiriman di satu sisi dan penerima di sisi yang berdekatan dengan sudut 90 derajat. Flow berbentuk L dan flow berbentuk I relatif sama hal kelebihan.

Bentuk L juga meminimalkan kemacetan dengan menghindari pergerakan bolak-balik dan secara efektif memisahkan produk dengan dok masuk dan keluar di sisi yang berlawanan. Kerugian paling signifikan dari desain gudang berbentuk L adalah membutuhkan banyak ruang untuk menjalankan aliran ini secara efektif.

Langkah-langkah mendesain layout gudang

Desain layout gudang harus mencakup semua area penting yang dibutuhkan perusahaan, sambil memanfaatkan setiap inci ruang yang dapat digunakan. Berikut langkah dalam mendesain gudang:

1. Buat blue-print gudang

Sebelum benar-benar membuat keputusan, luangkan waktu untuk membuat alat bantu visual yang dapat digunakan untuk memperkirakan ruang yang tersedia. Ini termasuk menandai di mana dok pengiriman dan penerima dapat ditampung. Blue-print akan membantu Anda melihat gudang sebagai kanvas kosong. Pembuatan blueprint dapat menggunakan software desain ruang seperti Autodesk.

2. Mulai memasang komponen

Anda dapat mulai merencanakan bagaimana berbagai komponen gudang dapat disiapkan. Ini termasuk kantor, ruang karyawan, hingga dermaga pengiriman dan penerimaan. Semua area utama harus diperhitungkan, termasuk jalur perakitan, bahan manufaktur, bangku kerja, sabuk konveyor, dan peralatan lain yang membutuhkan ruang.

3. Pilih alur yang sesuai dengan lokasi Anda

Setelah mempelajari ruangan dengan baik, Anda mungkin memiliki ide bagus tentang desain mana yang secara alami sesuai dengan kebutuhan. Jika Anda berharap agar area pengiriman dan penerimaan tetap dekat, aliran gudang berbentuk U dapat memenuhinya.

Jika lebih suka mempertahankan alur kerja masuk dan keluar sambil meminimalkan penggunaan ruang, Anda mungkin lebih suka alur gudang berbentuk I. Alur gudang berbentuk L berfungsi jika memiliki gudang berbentuk unik.

4. Kumpulkan peralatan

Setelah menentukan aliran mana yang paling cocok untuk kebutuhan Anda, sekarang saatnya membeli dan mengumpulkan semua peralatan yang diperlukan untuk merampingkan pergerakan gudang.

Ini termasuk forklift, rak, tempat sampah, rak palet, tangga bergulir, stasiun pengambilan dan pengepakan, teknologi untuk membantu dalam proses, dan mesin lain yang akan membantu gudang berjalan secara efisien.

5. Uji rencana

Jika ragu, uji rencana yang Anda usulkan. Telusuri arus lalu lintas yang paling menguntungkan sebelum menerapkan dan memasang peralatan ke dalam layout gudang. Pastikan untuk mempertimbangkan pendapat dan kekhawatiran staf gudang dan karyawan lain yang secara aktif berpartisipasi dalam alur kerja.

Manfaat layout gudang

Berikut beberapa manfaat dari penerapan layout gudang pada perusahaan:

Mengoptimalkan ruang gudang

Tujuan paling signifikan dari layout gudang adalah untuk mengoptimalkan penggunaan ruang gudang. Menggunakan ruang gudang secara efektif memungkinkan perusahaan untuk mengurangi waktu yang diperlukan untuk menghasilkan produk dan merampingkan proses di setiap tahap.

Setiap inci gudang harus dimanfaatkan secara maksimal. Area dan ukuran gudang sangat penting karena tata letak yang dipilih akan memengaruhi seberapa banyak yang Anda capai di ruang secara keseluruhan.

Meningkatkan produktivitas

Desain layout gudang yang tepat bertujuan untuk mengoptimalkan operasi sekaligus mengurangi kemungkinan kemacetan atau kesalahan sehingga lebih produktif. 67% responden survei mengalihkan bisnis mereka ke tempat lain ketika mereka diberi tahu bahwa suatu item kehabisan stok setelah melakukan pemesanan.

Tim manajemen gudang bekerja sama dengan tim manajemen operasi untuk memastikan produksi berjalan lancar dari awal hingga akhir dan pesanan terpenuhi secara efektif.

Memanfaatkan tenaga kerja dan anggaran secara efektif

Bergantung pada ruang lantai gudang yang ada, beberapa layout gudang mungkin lebih mahal untuk dibuat dan dipertahankan daripada yang lain. Menemukan tata letak yang sesuai berarti memahami bahan apa yang tersedia dan di mana staf akan ditempatkan.

Setelah layout gudang yang tepat mulai diterapkan, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien. Ini termasuk menggunakan anggaran untuk pemeliharaan gudang dan mempekerjakan jumlah karyawan yang tepat untuk menjalankan proses di lingkungan gudang.

Menjaga kerapian ruangan

Penerapan layout gudang dapat menjaga kerapian dan membantu menghindari masalah signifikan di dalam gudang. Layout gudang yang tepat dapat mengurangi kemungkinan barang salah tempat atau salah penanganan, karena semuanya memiliki tempatnya dalam alur operasi.

Meningkatkan manajemen gudang secara keseluruhan

Ketika semuanya berjalan dengan efisien, semua operasi gudang akan lebih teratur. Desain gudang berkontribusi pada gambaran besar manajemen gudang dalam menciptakan lingkungan dimana inventaris diatur, stok diisi ulang dengan cepat, staf diperlakukan dengan adil, dan pesanan dipenuhi.

Solusi menghadapi kekurangan ruang gudang

Saat menghadapi kekurangan ruang di dalam gudang ada beberapa opsi yang tersedia, yaitu dengan cara memperluas gudang, menyewa ruang tambahan, atau menciptakan lebih banyak ruang di dalam bangunan yang ada.

Selain itu, solusi potensial lain untuk meningkatkan ruang yang tersedia di dalam layout gudang adalah dengan mengurangi tingkat persediaan. Sayangnya, hal ini cenderung berada di luar kewenangan pengelola gudang. Namun, manajer gudang dapat mengidentifikasi stok yang lambat dan tidak bergerak dengan maksud untuk membuangnya sesuai kesepakatan dengan departemen penjualan dan keuangan.

Lebih lanjut, terdapat beberapa opsi yang mungkin terlewatkan. Beberapa opsi potensial tersebut adalah sebagai berikut:

• Konsolidasi stok. Kecuali item stok memiliki kode terbaik sebelum atau tanggal kedaluwarsa, ada baiknya memeriksa berapa banyak palet bagian dari item tertentu dan meluangkan waktu untuk mengkonsolidasikannya.
• Mengurangi ketinggian balok di dalam gudang untuk mengakomodasi palet yang lebih kecil, penuh atau sebagian.
• Pindah dari lokasi tetap ke lokasi acak. Di gudang dengan lokasi tetap, produk yang sama selalu disimpan di lokasi yang sama, terlepas dari jumlahnya. Dengan lokasi tetap, jika suatu item kehabisan stok, Anda tidak dapat menggunakan lokasi itu untuk hal lain.
• Jika ada ruang yang cukup di pekarangan, struktur penyimpanan sementara mungkin merupakan jawabannya atau penggunaan peti kemas atau trailer laut. Keamanan dan potensi kerusakan air adalah area yang perlu dipertimbangkan sebelum memulai solusi tersebut.

Baca juga: 7 Metode Pengambilan Barang di Gudang (Picking) & Cara Memilihnya

Kesimpulan

Layout gudang yang efisien harus mampu mengurangi jumlah touch points perjalanan dan tenaga kerja. Hal ini membantu menghindari kemacetan dan lintas lalu lintas jika memungkinkan dan memastikan bahwa pergerakan terjadi dalam urutan yang logis.

Terdapat 3 jenis flow gudang yang dapat digunakan perusahaan. Adapun yang paling umum yaitu flow layout gudang berbentuk U yang memudahkan dalam lalu lintas gudang.

Anda juga dapat mengotomatiskan seluruh proses bisnis perusahaan dengan penggunaan modul WMS yang membantu dalam mengurangi pemborosan dan mengefisienkan proses picking.

Referensi

Richard G. 2011. Warehouse Management. Great Britain: Kogan Page Limited.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah hal penting yang harus ada pada setiap perusahaan, termasuk retail. Dengan adanya SOP karyawan, maka dapat mendorong produktivitas karyawan di dalamnya.

Mengembangkan prosedur operasi standar untuk manajemen toko ritel sangat penting untuk pertumbuhan dan keberlanjutan organisasi. Berikut penjelasan mengenai SOP karyawan pada toko retail mulai dari definisi, manfaat, hingga cara membuat SOP yang baik.

SOP karyawan toko retail

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah seperangkat instruksi tertulis yang mendokumentasikan tugas harian atau aktivitas berulang karyawan dalam suatu organisasi. Penggunaan SOP karyawan pada toko retail menjadi elemen yang sangat penting untuk meningkatkan kualitas karyawan karena memberikan informasi mengenai bagaimana cara menjalankan pekerjaan dengan baik.

Beberapa hal yang termuat dalam SOP karyawan di antaranya jam buka dan tutup (terpisah untuk pelanggan dan karyawan), manajemen kas, penanganan produk, dan sebagainya.

Fungsi SOP karyawan retail

Adanya SOP karyawan retail dapat meningkatkan penjualan, meningkatkan produktivitas karyawan, dan meningkatkan citra dan pendapatan toko. Beberapa fungsi lainnya yaitu:

• SOP karyawan membantu merampingkan tugas dan menciptakan konsistensi, keandalan, dan prediktabilitas dalam operasi.
• SOP karyawan meminimalkan peluang miskomunikasi dan mengatasi masalah keamanan
• Karyawan bekerja jauh lebih efisien ketika mereka memiliki instruksi yang sangat spesifik untuk dikerjakan.
• SOP memastikan bahwa semua karyawan melakukan proses bisnis dengan cara yang sama.
• Karyawan dapat menggunakan SOP untuk mereplikasi pekerjaan dan produk saat toko retail Anda melakukan ekspansi ke lokasi baru.
• Berikan hasil dan data yang sebanding dari aktivitas sehari-hari.

Baca juga: Retail adalah: Definisi, jenis, dan 9 Tips Memulainya

Pentingnya SOP karyawan retail

Sektor ritel adalah pemberi kerja terbesar di Amerika, dengan 52 juta pekerjaan yang disediakan. Perubahan kecil di bidang retail di Amerika dapat mengirimkan gelombang kejutan pada seluruh perekonomian. Oleh karena itu, SOP menjadi hal penting untuk diterapkan agar retail dapat stabil.

Implementasi SOP karyawan retail memiliki beberapa dampak yang menguntungkan bagi Anda. Berikut beberapa alasan mengapa SOP karyawan adalah hal yang penting pada toko retail:

Memastikan keberlanjutan bisnis

SOP karyawan membantu retail dalam mendisiplinkan karyawan di dalamnya. Jika karyawan tidak masuk kerja karena cuti atau alasan lain, SOP toko retail akan memastikan bahwa pekerjaan tidak pernah berhenti dan dapat dialihkan pada hari lain atau karyawan lain.

Dengan mengacu pada SOP yang ditetapkan, karyawan dapat mengambil alih tugas mendesak dan melakukannya dengan benar sesuai kebutuhan. SOP karyawan retail memerlukan praktik terbaik pada setiap departemen di back office dan operasi toko ritel sehingga dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

Meningkatkan quality control

SOP menetapkan metode standar untuk menyelesaikan tugas sebagai bagian dari quality management system. Standardisasi memastikan bahwa prosedur dapat digunakan oleh siapa saja, bahkan karyawan baru bergabung. Protokol yang ditetapkan memberikan dasar yang memastikan kualitas tidak akan pernah berubah jika terjadi keadaan yang tidak terduga, persaingan prioritas, atau perubahan shift karyawan.

Setelah Anda memiliki SOP, Anda dapat mulai mengidentifikasi peluang untuk efisiensi yang lebih besar. Setiap operasi kelas dunia dimulai dengan kontrol kualitas yang konsisten.

Meningkatkan konsistensi

Prosedur SOP karyawan yang baik menawarkan kejelasan dalam komunikasi dan penerapan praktik atau standar yang konsisten. Memiliki SOP membantu memastikan untuk terlepas dari siapa yang bekerja dan proses bisnis dijalankan dengan benar.

Dengan SOP, pendelegasikan pekerjaan menjadi lebih mudah dan kualitas pekerjaan tidak berubah. SOP sangat penting untuk setiap sisi manajemen toko retail. Dengan SOP, toko retail dapat menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan, menurunkan biaya pelatihan, dan memastikan hasil yang konsisten.

Membangun rutinitas

SOP di sektor ritel menyederhanakan fungsi bisnis. Karyawan dapat menyelesaikan proyek dan tugas dengan mudah dalam tenggat waktu yang diberikan. Hal tersebut juga berjalan secara terus-menerus dan menjadi rutinitas.

Dengan SOP retail, karyawan dapat menetapkan rutinitas dan bekerja untuk mendapatkan keahlian yang lebih banyak. Hal ini juga akan membantu meningkatkan kinerja karyawan secara keseluruhan.

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

Semakin banyak pekerjaan yang dapat Anda selesaikan, dengan sedikit usaha, semakin banyak modal yang harus Anda keluarkan di area lain. Selain itu, proses tempat kerja yang tidak efisien terkadang menghasilkan karyawan yang frustrasi dan tidak produktif.

Melalui SOP, Anda dapat menyaring proses yang rumit menjadi langkah-langkah yang disederhanakan, dan kemungkinan besar Anda akan menghilangkan beberapa bentuk pemborosan.

Meningkatkan akuntabilitas

Penugasan SOP karyawan memberikan ukuran akuntabilitas ekstra untuk aktivitas bisnis. SOP memungkinkan Anda untuk melihat kapan karyawan membuka dan menutup perintah kerja. Saat ini, hal tersebut juga dapat dilakukan secara otomatis melalui HCM Impact yang dapat melihat bagaimana karyawan menyelesaikan pekerjaannya sehari-hari dan memberikan employee database yang lengkap.

Manajemen inventaris

Retailer mengikuti SOP yang ketat untuk memastikan rak diperbarui secara teratur. Hal ini membantu dalam pelacakan aset yang menawarkan visibilitas ke dalam inventaris dengan memberikan peringatan dan pemberitahuan. SOP meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam alur kerja dengan data yang akurat tentang pergerakan paket.

Lebih lanjut, Anda juga dapat melacak paket dengan menggunakan ERP inventory Impact untuk memastikan tingkat stok pada gudang dan mengoptimalkan proses inventaris. Selain itu, pengisian stok (stock opname) juga dapat dilakukan secara otomatis sehingga menghemat waktu dan biaya.

Baca juga: 10 Langkah Penerapan Manajemen Inventory dalam Bisnis Ritel

Membangun lingkungan kerja yang lebih aman

Keselamatan di tempat kerja adalah yang penting. Terlepas dari industrinya, perusahaan bertanggung jawab sebagai pemberi kerja untuk selalu menyediakan lingkungan kerja yang aman bagi anggota tim.

Kelalaian listrik, bahan kimia, atau hal yang berbahaya dapat menyebabkan kecelakaan. Insiden itu tidak hanya merugikan karyawan, tetapi juga menghabiskan banyak uang saat perusahaan terlibat. SOP karyawan tertulis yang menyaring proses kerja menjadi petunjuk langkah demi langkah untuk mengurangi kesalahan dan mendukung kondisi kerja yang aman.

Jenis SOP karyawan retail

Berikut adalah beberapa jenis SOP karyawan pada toko ritel:

• Akuntansi dan SDM: proses perekrutan/pemecatan/promosi, penjadwalan staf, gaji, EPF dan SOCSO, pajak, asuransi, akuntansi, dll.
• Cash Management: pengembalian uang, proses transaksi penjualan, kesalahan kasir, back office, dll.
• Customer Service: kebijakan pengembalian dana, umpan balik/keluhan, pengiriman, pendaftaran program loyalitas pelanggan, FAQ, dll.
• Administrasi Toko: prosedur pembukaan/penutupan toko, kesiapan toko, kesehatan dan keselamatan, daftar periksa pemeliharaan, daftar periksa kebersihan, daftar tugas administratif.
• Operasional Toko: kebijakan pencegahan kerugian, kebersihan, penyimpanan, staf, tampilan toko, audit stok, kebijakan pelanggan, dll.
• Store Merchandise: transfer stok, manajemen pemasok, pemesanan/pengiriman/penerimaan/pengembalian stok, dll.
• Keamanan Toko: proses keamanan, uang kertas palsu, prosedur pencurian, prosedur hukum, tag keamanan, dll.

Cara membuat SOP karyawan retail

Beberapa langkah yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP karyawan retail yaitu:

Bentuk tim khusus

Guna membuat SOP karyawan yang efektif, perusahaan harus membentuk tim khusus yang memiliki kemampuan dan pengetahuan pada masing-masing bidangnya, misalnya tim yang terbentuk terdiri dari manajer masing-masing bidang. Jika tim sudah terbentuk, perusahaan dapat meminta masing-masing bidang untuk mendeskripsikan pekerjaan dan tanggung jawabnya.

Tentukan target, waktu, dan tempat implementasi

Setiap divisi pada toko retail memiliki SOP yang berbeda-beda, baik berkaitan dengan pekerjaan, maupun berkaitan dengan tempat pelaksanaan. Oleh karena itu, SOP karyawan harus memuat mengenai waktu dan tempat implementasi SOP. Dalam merumuskan tempat dan waktu pelaksanaan SOP, pemimpin bidang harus dapat mendengarkan berbagai masukan dari karyawan pada bidang terkait.

Dokumentasikan kegiatan operasional perusahaan

Guna meningkatkan efektivitas pembuatan SOP, perusahaan harus mampu memahami kinerja setiap bidang dengan baik, sehingga diperlukan bukti-bukti pendukung seperti dokumentasi. Dokumentasi tidak selalu dalam bentuk foto maupun video, tetapi dapat berupa pencatatan detail disertai dengan penjelasan lengkap setiap kegiatan operasional.

Misalnya, deskripsi pekerjaan untuk seorang staf gudang yaitu harus memisahkan tanggal kadaluarsa dan stok baru. Sedangkan bagi pegawai di posisi kasir, yaitu mengenai pelayanan pelanggan dengan ramah.

Susun alur dan fungsi kerja

Agar tidak kesulitan saat membaca SOP karyawan, Anda dapat menyusun alur dan fungsi kerja setiap bidang dengan menggunakan flowchart. Berikan juga instruksi kerja di dalamnya agar lebih mudah dipahami dan setiap divisi mengetahui apa yang harus dilakukan.

Instruksi kerja tersebut dapat diberikan dalam formulir pendukung, yang nantinya akan digunakan untuk arsip bukti terkait kegiatan operasional yang dilakukan. Tanpa adanya arsip, penyusunan SOP akan lebih sulit, karena dapat terjadi miskomunikasi.

Buat kesepakatan bersama mengenai SOP

Pembuatan SOP karyawan retail harus merupakan kesepakatan bersama sehingga tidak memberatkan pihak manapun. Oleh karena itu, sebelum diimplementasikan, sebaiknya Anda meminta saran dan pendapat setiap divisi mengenai SOP yang telah dibuat. Jika terdapat keberatan atau saran, Anda dapat merevisinya dan setelah itu dapat diterapkan.

Lakukan uji coba dan evaluasi

Tahap selanjutnya yaitu melakukan uji coba serta evaluasi. Jangka waktu melakukan uji coba tergantung kesepakatan bersama saat merumuskan SOP bersama tim, masa uji coba SOP biasanya berjalan satu minggu atau beberapa hari.

Sesudah tahap uji coba, biasanya terdapat pendapat dan masukan terkait percobaan Standard Operating Procedure (SOP). Oleh karena itu, Anda dapat melakukan evaluasi dengan menerapkan saran, masukan, dan pendapat dari pegawai toko sehingga dapat diperbaiki.

Verifikasi dan sosialisasikan pada karyawan

Ketika SOP sudah dievaluasi dan diperbaiki, maka tahap selanjutnya yaitu melakukan verifikasi dan persetujuan mengenai SOP baru. Setelah itu, sosialisasikan SOP tersebut ke seluruh divisi di toko retail bahwa semuanya telah siap diterapkan.

Lakukan pemantauan berkala

Jika SOP telah disepakati dan dievaluasi, maka penerapan SOP telah resmi berjalan. Setelah SOP diimplementasikan, Anda harus memantau secara berkala mengenai SOP tersebut untuk memastikan bahwa SOP telah berjalan dengan baik.

Jika suatu saat SOP tidak berjalan dengan baik, maka Anda sebagai pemilik toko dapat menegur pihak yang melanggar dan kemudian meminta masukan terkait SOP untuk dirumuskan kembali.

Baca juga: Manajemen Retail: Definisi, Jenis, dan 3 Strategi Penerapan

Tantangan pada implementasi SOP retail

Dalam implementasinya, SOP karyawan retail memiliki beberapa tantangan. Berikut penjelasan beberapa tantangan tersebut:

Kesulitan koordinasi

Pada toko retail yang telah berkembang, pemetaan koordinasi antar departemen mengenai SOP menjadi hal yang rumit. Terdapat ratusan detail yang harus dipertimbangkan dan dimasukkan dalam pemetaan SOP retail.

Entitas eksternal juga dapat terlibat dalam proses bisnis. Termasuk pemasok, konsumen, vendor, kontraktor, agensi, departemen pemerintah, dll. dan sulit bagi bisnis untuk mempengaruhi entitas eksternal untuk mengikuti SOP yang ditentukan oleh mereka. Hal ini menambah ketidakpastian pada SOP yang melibatkan entitas eksternal.

Kurangnya fleksibilitas proses

Ketika memperkuat aktivitas bisnis dengan aturan dan regulasi yang kuat, bisnis juga perlu mengingat bahwa mungkin ada skenario dan aktivitas yang berubah. Namun, seringkali dalam mengejar kepatuhan yang ketat terhadap kebijakan dan strategi, bisnis akhirnya membuat proses mereka kaku.

Misalnya berkaitan dengan cuti karyawan, perusahaan harus menentukan berbagai hal pada SOP seperti siapa yang memberikan sanksi dan memberikan izin cuti. Keinginan kuat untuk sentralisasi juga merupakan kontributor lain kurangnya fleksibilitas proses.

Ketika manajemen puncak mencari konsentrasi tinggi dari kekuatan pengambilan keputusan, konsekuensi yang merugikan dari hal ini tercermin dalam perencanaan operasional rutin dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab menjadi terbatas. Dalam keadaan seperti itu, SOP menjadi kurang fokus pada kinerja bisnis dan efisiensi operasional. SOP menjadi alat untuk membangun sentralisasi.

Ketidakcocokan SOP dan solusi otomasi TI

Tujuan digitalisasi dan otomatisasi adalah membuat proses dan operasi lebih efektif dan efisien. Namun, SOP yang didefinisikan dengan buruk adalah penyebab utama kemungkinan ketidaksesuaian antara prosedur dan teknologi.

Jenis perangkat lunak juga harus disesuaikan dengan persyaratan operasional. Ketika persyaratan ini tidak diidentifikasi dan ditentukan dengan benar, bisnis akhirnya memilih solusi teknologi yang salah atau tidak cocok.

Dalam pengembangan dan implementasi SOP, penting juga untuk menjaga teknologi tetap terlihat. Karena ketika digitalisasi dan otomatisasi diterapkan, SOP akan dijalankan melalui mereka. Keahlian dalam pengembangan SOP dan pemahaman teknologi bisnis keduanya penting dalam membuat SOP berhasil dalam pengaturan operasional digital.

Kurangnya pelatihan SOP yang tepat

Salah satu tantangan terbesar dalam penerapan SOP adalah membuat karyawan mau mengikuti SOP. Karyawan yang akan mengikuti SOP harus merasa nyaman dengan cara kerja yang baru. Penting bagi karyawan untuk diberikan pendidikan, pelatihan, dan pengawasan lanjutan yang diperlukan selama penerapan SOP, terutama pada tahap awal.

Kurangnya pelatihan juga menjadi kendala bagi banyak bisnis. Terkadang tidak ada ketentuan untuk pelatihan SOP dalam anggaran bisnis sehingga pelatihan SOP menjadi tidak maksimal.

Contoh SOP karyawan retail

Berikut beberapa contoh SOP pada karyawan toko retail:

SOP kasir toko retail

Prosedur kasir toko:

• Kasir harus dapat melayani pelanggan dengan ramah, cepat, dan akurat
• Scan barcode barang (jika produk tidak memiliki barcode atau barcode tidak terbaca, maka kasir harus mengetik kode barang secara manual pada komputer)
• Tanyakan kepada pelanggan apakah ada tambahan belanja lagi
• Bungkus barang dengan ukuran plastik atau kemasan yang sesuai (tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil)
• Sebutkan jumlah uang yang harus dibayar pelanggan
• Jika pelanggan membayar melalui debit bank, kasir harus memasukkan nomor kartu dengan benar dan dengan nominal yang benar. Jika dibutuhkan, kasir dapat meminta tanda tangan di bukti debit bank pada pelanggan
• Kembalikan kartu debit kepada pelanggan dengan sopan dan memberikan nota penjualan
• Ucapkan terima kasih kepada pelanggan
• Hitung uang dan cocokkan dengan data penjualan pada komputer
• Setorkan uang dan buat laporan kepada kepala toko

SOP toko retail selama pandemi COVID-19

Subsektor: Pusat perbelanjaan, supermarket, hypermarket, department store, apotek, butik/toko pakaian

Kesimpulan

SOP karyawan retail adalah instruksi tertulis yang mendokumentasikan tugas harian atau aktivitas berulang karyawan. Adanya SOP karyawan dapat meningkatkan proses bisnis dan efisiensi perusahaan. Dalam pembentukan SOP, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai masukan dan saran dari karyawan sehingga resistensi pada SOP dapat diminimalisir dan SOP dapat berjalan secara efektif.

Lebih lanjut, pengelolaan toko retail juga kini dapat dilakukan dengan lebih mudah melalui implementasi ERP retail Impact yang memiliki berbagai modul mulai dari Point of Sales (POS), Warehouse, dan Omnichannel.

Customer experience (CX) adalah keseluruhan persepsi dan perasaan pelanggan setelah berinteraksi dengan produk atau layanan sebuah perusahaan. Seiring dengan pesatnya perkembangan sosial media, maka pelanggan dapat dengan mudah membagikan pengalamannya dalam menggunakan suatu produk atau layanan.

Jika pelanggan memiliki pengalaman yang buruk terhadap suatu produk atau layanan, maka pelanggan akan membagikan pengalaman tersebut melalui sosial media dan mempengaruhi penilaian banyak orang.

Oleh karena itu, perusahaan harus dapat memberikan pengalaman pelanggan yang baik sehingga dapat memperbaiki citra perusahaan. Guna memahami lebih lanjut mengenai CX mulai dari definisi, tujuan, dan cara menilainya, Anda dapat membaca artikel berikut.

Apa itu customer experience?

Customer experience adalah kesan yang dimiliki pelanggan terhadap produk atau layanan  secara keseluruhan di semua aspek yang dilihat oleh pelanggan. Hal tersebut menghasilkan pandangan mereka tentang merek perusahaan Anda dan memengaruhi faktor yang terkait dengan keuntungan perusahaan termasuk pendapatan.

Semakin baik pengalaman pelanggan yang didapatkan, maka semakin meningkat keuntungan perusahaan.

Customer experience (CX) didasarkan pada persepsi dan pendapat pelanggan. Setiap merek pasti mengklaim bahwa produknya adalah produk unggulan atau memberikan layanan pelanggan yang baik, tetapi pelanggan adalah penengah utamanya dan pemberi penilaian objektif.

Pelanggan dapat bertindak, merespons, dan bereaksi dengan cara yang tidak dapat diprediksi. Pendekatan terbaik untuk perusahaan adalah menilai dan mengoptimalkan setiap produk atau layanan untuk memaksimalkan kemungkinan kepuasan pelanggan.

Pentingnya customer experience

Customer experience yang baik adalah hal yang penting bagi keberlanjutan perusahaan.

Dengan adanya pengalaman pelanggan yang positif, maka dapat meningkatkan loyalitas, membantu mempertahankan pelanggan, dan mendorong advokasi merek. Hal tersebut karena pelanggan memiliki perasaan dan emosi mulai dari kekecewaan hingga kegembiraan. 

Pelanggan adalah sumber daya terbaik untuk menumbuhkan brand awareness. Memberikan pengalaman pelanggan yang sangat baik menghasilkan pelanggan yang dapat menjadi duta atau advokat merek, merekomendasikan produk dan layanan merek kepada teman, rekan, dan kolega.

Banyak merek menggunakan pengalaman pelanggan sebagai keunggulan kompetitif, mengambil pangsa pasar dengan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih unggul dibandingkan pesaing.

Tetapi, jika perusahaan memberikan pengalaman yang buruk pada pelanggan, maka pelanggan tidak akan menggunakan atau membeli produk kembali.

Berdasarkan penelitian PWC, pelanggan di Amerika sebanyak 59% akan pergi setelah beberapa pengalaman buruk. Sementara itu, di Amerika Latin, 49% mengatakan mereka akan meninggalkan merek tertentu setelah mengalami satu pengalaman buruk.

Lebih lanjut, hampir 80% konsumen Amerika mengatakan bahwa kecepatan, kenyamanan, dan pelayanan yang ramah adalah elemen penting dalam mewujudkan good customer experience.

Customer experience vs customer service

Customer service dan customer experience merupakan hal yang serupa dan saling terkait, namun memiliki perbedaan. Customer service adalah salah satu aspek dari CX, tetapi CX mengacu pada hal yang lebih luas dari perjalanan pelanggan.

Lebih lanjut, customer experience menjelaskan emosi, penilaian, dan reaksi yang dimiliki pelanggan di setiap langkah mulai dari meneliti produk hingga melakukan pembelian dan bahkan lebih jauh lagi, seperti meninjau produk dan layanan dan berpotensi merekomendasikannya kepada orang lain.

Sementara itu, customer service lebih terbatas pada interaksi yang dilakukan pelanggan dengan karyawan bisnis sebelum dan sesudah melakukan pembelian. Interaksi tersebut dapat terjadi melalui saluran komunikasi seperti live chat, media sosial, panggilan telepon, chatbots dan email.

Layanan pelanggan dapat berfokus untuk membantu pelanggan memilih produk yang tepat dan memecahkan masalah.

Cara menilai customer experience

Guna menilai CX, terdapat beberapa cara untuk melakukannya. Berikut penjelasannya:

1. Menganalisis hasil survei kepuasan pelanggan

Menggunakan survei kepuasan pelanggan secara teratur dapat memberikan wawasan tentang pengalaman pelanggan Anda dengan merek dan produk atau layanan Anda.

Cara terbaik untuk mengukur CX adalah dengan menggunakan Net Promoter Score® atau NPS. Alat tersebut mengukur seberapa besar kemungkinan pelanggan Anda mempromosikan produk atau layanan ke teman, keluarga, dan kolega mereka berdasarkan pengalaman mereka dengan perusahaan Anda.

Menganalisis NPS dari beberapa touch point di seluruh perjalanan pelanggan akan memberitahu Anda mengenai apa yang perlu Anda tingkatkan. Serta dimana Anda sudah memberikan pengalaman yang luar biasa dan menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda mendengarkan mereka dan peduli dengan apa yang mereka katakan.

Dengan skor NPS, perusahaan dapat menilai kinerja tim untuk memastikan semuanya bekerja dengan baik. 

Anda juga dapat menggunakan modul survey Impact yang dapat membantu mengevaluasi kinerja karyawan secara objektif. Dengan survei tersebut, maka perusahaan dapat menganalisis kinerja karyawan yang belum maksimal sehingga nantinya dapat diberikan pelatihan untuk meningkatkan kinerjanya.

2. Identifikasi tingkat dan alasan customer churn

Customer churn adalah tingkat kehilangan pelanggan pada perusahaan. Churn merupakan bagian dari bisnis, namun penting bagi Anda untuk belajar mencegah churn agar tidak terjadi lagi.

Pastikan Anda melakukan analisis rutin terhadap pelanggan yang melakukan churn sehingga dapat menentukan apakah tingkat churn Anda meningkat atau menurun, alasan churn, dan tindakan yang mungkin diambil tim Anda di masa mendatang untuk mencegah situasi serupa.

Guna mendapatkan data pelanggan, Anda dapat menggunakan sistem CRM atau Customer Relationship Management yang secara otomatis menyimpan data pelanggan yang menggunakan produk atau layanan. Dengan data tersebut, maka Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi churn dan mengambil tindakan yang tepat.

3. Tanyakan permintaan produk atau fitur kepada pelanggan

Buat forum bagi pelanggan untuk memberikan saran mengenai produk atau fitur baru agar penawaran lebih bermanfaat untuk masalah yang mereka coba selesaikan. Forum tersebut dapat dibagikan melalui survei email, media sosial, atau halaman komunitas.

Berikan kesempatan untuk pelanggan agar dapat menawarkan saran secara proaktif. Ini tidak berarti perusahaan harus menerapkan semua saran yang Anda terima, tetapi jika ada tren berulang yang muncul, Anda dapat menindaklanjutinya.

4. Analisis tren tiket dukungan pelanggan

Anda juga harus menganalisis tiket dukungan pelanggan yang sedang diselesaikan oleh perwakilan dukungan setiap hari. Jika ada masalah berulang, tinjau kemungkinan penyebab masalah tersebut dan bagaimana Anda dapat memberikan solusi secara menyeluruh.

Hal tersebut memungkinkan Anda untuk mengurangi jumlah total tiket yang diterima oleh perwakilan sambil memberikan pengalaman yang efisien dan menyenangkan bagi pelanggan.

Customer experience management

Customer experience management (CXM) adalah proses survei, analisis, dan peningkatan interaksi pelanggan dengan produk perusahaan.

CXM memantau titik sentuh pelanggan dan mengevaluasi bagaimana perusahaan dapat meningkatkan pengalaman yang terkait dengan masing-masing titik kontak tersebut. Dengan memantau dan meningkatkan touchpoint yang berbeda, perusahaan akan secara konsisten memberikan nilai lebih kepada pengguna.

Hal tersebut penting bagi pelanggan baru maupun yang sudah ada. Pengguna baru ingin melihat hasil dengan cepat, memastikan pembelian terakhir mereka. Jika Anda tidak menambahkan nilai tambahan dari waktu ke waktu, pelanggan ini mungkin akan kehilangan minat dan mencari keuntungan di tempat lain.

Adanya CXM juga dapat mencegah potensi churn. Perilaku pelanggan pasca pandemi untuk memutuskan membeli suatu produk bahkan berubah, yakni dengan lebih melihat nilai suatu produk.

Contoh customer experience

Dalam penerapannya, CX dapat berupa hal yang positif dan negatif. Berikut beberapa contoh mengenai customer experience yang baik dan yang buruk:

Contoh customer experience yang baik

Berdasarkan beberapa strategi yang dimiliki, perusahaan-perusahaan berikut memiliki CX yang baik. Berikut penjelasannya:

• Amazon. Sebagai e-commerce terbesar di dunia, Amazon memiliki beberapa inovasi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan yaitu seperti mempermudah transaksi pelanggan melalui Amazon Prime, pengiriman yang cepat dan gratis ongkir, menciptakan Kindle, dan membuat kemudahan transaksi dengan Amazon Go.
• Starbucks. Perusahaan ini memberikan pengalaman pelanggan yang baik melalui pelayanan yang memuaskan. Hal tersebut karena Starbucks memberikan pelatihan kepada seluruh karyawan agar dapat memahami budaya dan pentingnya pemberian pelayanan yang baik pada pelanggan.
• Tiket.com. Perusahaan penyedia pembelian tiket transportasi di Indonesia yang menghadirkan banyak inovasi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Inovasi tersebut meliputi adanya kemudahan refund 100 bagi pelanggan, mempermudah check-in tanpa harus datang ke lokasi, hingga menyediakan diskon khusus dan fasilitas tambahan melalui Tiket Elite Rewards. 

Contoh customer experience yang buruk

Kita semua pernah mengalami pengalaman pelanggan yang buruk terhadap produk atau layanan. Salah satu perusahaan yang menjadi contoh akan buruknya pengalaman pelanggan yaitu Groupon. Groupon adalah situs web yang memberikan diskon yang dapat ditukarkan pada perusahaan. Namun, terdapat permasalahan pada penggunaannya yaitu sulitnya menghapus akun.

Ketika sulit untuk menghapus atau menonaktifkan akun, pada dasarnya bisnis tertentu mungkin hanya ingin meningkatkan metrik penggunanya.

Jumlah pengguna yang lebih tinggi mengkonfirmasi kepada pemangku kepentingan utama bahwa strategi pemasaran mereka berhasil, padahal kenyataannya, mereka mungkin hanya mencegah pengguna pergi. Ketika sebuah perusahaan tidak transparan, maka dapat menyebabkan pengalaman yang buruk.

Perusahaan yang memberikan pengalaman pelanggan yang baik secara konsisten berusaha menyenangkan pelanggan di setiap titik kontak dan menawarkan transparansi.

Penyebab buruknya customer experience

Beberapa alasan atau penyebab pelanggan merasakan customer experience yang buruk adalah:

• Karyawan tidak mengerti kebutuhan pelanggan.
• Waktu tunggu atau respon yang lama dari perusahaan.
• Masalah atau pertanyaan yang belum terselesaikan.
• Layanan tidak dipersonalisasi.  
• Karyawan yang tidak sopan dalam memperlakukan pelanggan.

Strategi meningkatkan customer experience

Guna memperbaiki pengalaman pelanggan, terdapat beberapa strategi yang dapat perusahaan terapkan. Bagian terpenting dari penciptaan good customer experience yaitu memahami seluruh perjalanan yang dilakukan pelanggan. Anda perlu memahami tentang peta perjalanan pelanggan Anda. Hal tersebut akan membantu Anda memahami setiap titik kontak pelanggan. 

Setelah itu, Anda dapat berfokus pada cara membuat setiap titik tersebut menjadi pengalaman positif bagi pelanggan. Misalnya, jika pelanggan ingin mengembalikan produk, permudah mereka melakukannya. Hal tersebut dilakukan dengan menyertakan label atau paket pengiriman pengembalian untuk pelanggan.

Setelah berhasil menciptakan pengalaman positif dengan pelanggan, Anda perlu mengevaluasi kesuksesan produk dengan cara meminta umpan balik dan bangun komunitas pelanggan.

Semakin banyak Anda berhubungan dengan audiens, semakin mudah bagi Anda untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang luar biasa. Selain itu, Anda juga dapat membuat konten yang bermanfaat bagi pelanggan melalui sosial media.

Anda juga dapat mewujudkan pengalaman baik dengan pelanggan Anda melalui adanya komunikasi yang efektif antara pelanggan dan perusahaan. Proses tersebut kini dapat dilakukan secara otomatis melalui bantuan teknologi CRM yang sudah banyak tersedia di pasaran.

Baca juga: 20 Aplikasi CRM Terbaik di Indonesia dan Cara Memilihnya

Kesimpulan

CX menjadi hal penting yang mendukung keberlanjutan perusahaan, Semakin baik pengalaman yang diperoleh pelanggan, maka perusahaan akan mendapat keuntungan yang lebih besar. Hal tersebut karena pelanggan cenderung akan meningkatkan loyalitas dan merekomendasikan produk atau layanan yang didapatkan kepada orang lain.

Guna menjaga hubungan baik dengan pelanggan, kini Anda dapat memanfaatkan CRM Impact. Dengan software tersebut, Anda dapat mengelola pengalaman pelanggan dengan lebih baik karena dilengkapi dengan fitur yang dapat merekam semua detail dari aktivitas pelanggan dan memperoleh data pelanggan melalui satu dashboard. 

Lead time adalah waktu tunggu atau jeda antara pemesanan barang hingga barang tersebut sampai ke tangan pelanggan. Biasanya terjadi saat konsumen melakukan belanja secara online. Dalam proses manufaktur, terdapat berbagai jenis waktu tunggu yang dilewati hingga akhirnya produk sampai kepada pelanggan.

Semakin singkat lead time, maka perusahaan dapat semakin efisien. Berikut penjelasan lengkap mengenai definisi, komponen, hingga cara mengurangi waktu tunggu pada bisnis Anda.

Lead time adalah

Apa itu lead time? Lead time adalah jumlah waktu jeda atau waktu tunggu yang dibutuhkan dari awal pesanan diterima, proses produksi hingga pelanggan menerima pesanan.

Dalam sudut pandang pelanggan, lead time atau waktu tunggu adalah waktu tunggu antara pesanan pelanggan yang telah terkonfirmasi dan pengiriman produk sampai akhirnya diterima. Konsep ini biasanya digunakan pada manajemen rantai pasokan, manufaktur, dan manajemen proyek.

Adanya lead time yang singkat dapat berdampak pada rampingnya operasional dan meningkatnya produktivitas serta pendapatan perusahaan. Semakin lama lead time maka akan menyebabkan inefisiensi dan pemborosan pada perusahaan sehingga harus dikelola dengan baik.

Cycle time adalah

Cycle time adalah waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk memproduksi suatu produk atau layanan. Dengan kata lain, cycle time cenderung lebih singkat dibandingkan dengan lead time dan menjadi salah satu bagian yang termasuk pada waktu tunggu.

Adapun cycle time biasanya digunakan untuk berbagai proyek yang terukur yang berkaitan dengan produksi. Penggunaan cycle time biasanya ditemui di beberapa industri seperti restoran, retail, hingga finansial.

Perbedaan lead time dan cycle time

Lead time dan cycle time pada dasarnya saling berhubungan, namun keduanya merupakan dua hal yang berbeda. Guna memahami lebih mudah mengenai perbedaan lead time dan cycle time, Anda dapat melihat pada gambar berikut:

Berdasarkan gambar tersebut, maka dapat dipahami bahwa waktu siklus adalah bagian komponen dari waktu tunggu. Waktu tunggu mengacu pada jumlah waktu antara saat pesanan diterima perusahaan hingga pesanan dikirimkan dan diterima pelanggan. Sementara itu, waktu siklus hanya mengacu pada jumlah waktu saat pekerjaan sebenarnya dilakukan untuk menyelesaikan pesanan.

Baca juga: Apa itu Manufaktur? Pengertian, Jenis, dan Tantangannya

Komponen lead time

Dalam penerapannya, lead time memiliki beberapa komponen. Berikut penjelasan untuk masing-masing komponen pada waktu tunggu: 

• Pemrosesan awal. Komponen ini dikenal juga dengan waktu perencanaan atau waktu yang perusahaan perlukan untuk menerima stok ulang, mengkonfirmasi permintaan, dan membuat pesanan pembelian atau pekerjaan.
• Waktu proses merupakan waktu antara diterimanya pesanan pelanggan dan proses produksi produk pada perusahaan.
• Penyimpanan adalah waktu yang dibutuhkan antara pembelian stok untuk produksi hingga saat produksi dimulai.
• Waktu pengangkutan yaitu waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan barang dari gudang untuk dikirim ke pelanggan. 
• Waktu inspeksi adalah waktu pelanggan untuk memeriksa produk yang diterima, apakah sesuai dengan spesifikasi atau tidak. Waktu ini juga meliputi waktu untuk menangani pesanan yang tidak sesuai

Fungsi lead time

Lead time menjadi salah satu faktor penting yang menentukan tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau pelayanan perusahaan. Semakin cepat waktu tunggu yang pelanggan peroleh, maka kepuasan pelanggan akan semakin meningkat. Pada perusahaan manufaktur, adanya waktu tunggu seringkali berhubungan dengan inventaris perusahaan dan rantai pasokan.

Lead time yang terjadwal dapat membantu perusahaan untuk mengurangi biaya pengiriman dan penerimaan. Hal tersebut dapat meningkatkan efisiensi dan keuntungan yang perusahaan peroleh.

4 jenis lead time

Pada dasarnya terdapat empat jenis lead time pada sebuah perusahaan. Berikut penjelasan masing-masing jenisnya:

Customer lead time

Customer lead time adalah total waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mengkonfirmasi pesanan yang masuk hingga pemenuhan pesanan tersebut (termasuk pengambilan dan pengiriman, sesuai dengan kesepakatan pelanggan)

Material lead time

Material lead time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk memesan stok inventaris pada pemasok hingga menerimanya. Waktu ini mulai dari pesanan dikonfirmasi oleh pemasok hingga pesanan tersedia.

Production lead time

Production lead time adalah total waktu yang diperlukan perusahaan mulai dari memproduksi barang atau layanan hingga mengirimkannya ke pelanggan jika semua bahan tersedia.

Cumulative lead time

Cumulative lead time adalah total jumlah dari waktu pesanan dikonfirmasi pemasok sampai bahan tersebut dikirimkan. Dengan kata lain, cumulative lead time adalah penjumlahan dari material dan production.

Cara menghitung lead time

Lead time dapat diuraikan menjadi beberapa komponen yang berbeda, mulai dari pemesanan, produksi, hingga pengiriman.

Pada perusahaan manufaktur, waktu proses pemesanan meliputi waktu antara bahan baku dipesan hingga dikirimkan ke perusahaan. Kemudian, waktu produksi yaitu waktu pengolahan dari bahan baku menjadi produk. Terakhir, waktu pengiriman yaitu waktu antara pesanan dikonfirmasi perusahaan hingga dikirimkan ke pelanggan.

Lebih lanjut, berikut rumus untuk menghitung lead time:

Pentingnya lead time yang singkat

Singkatnya waktu tunggu menjadi hal penting karena berdampak pada aspek keuangan, operasional, hingga kepuasan pelanggan. Beberapa manfaat dari pentingnya waktu tunggu yang singkat yaitu:

• Dapat meningkatkan kebahagiaan pada pelanggan karena mendapatkan barang pesanan dengan waktu yang singkat.
• Membantu mengurangi produk yang usang akibat terlalu lama berada pada waktu tenggang.
• Mengurangi biaya tenaga kerja akibat berkurangnya inefisiensi dan jam yang tidak perlu.
• Menghasilkan penyebaran modal yang lebih efisien. Hal tersebut karena proses perubahan dari barang mentah menjadi uang tunai menjadi lebih cepat akibat penjualan yang singkat.

Cara mengurangi lead time

Meskipun proses produksi pada perusahaan manufaktur cenderung rumit dan memiliki banyak tahapan, terdapat beberapa cara yang dapat perusahaan lakukan untuk mengurangi waktu tunggu. Adapun cara tersebut meliputi:

• Hilangkan proses yang tidak perlu. Cara yang paling mudah yaitu dengan menghilangkan proses yang tidak dibutuhkan. Hal ini berarti mengorbankan berbagai quality control untuk mengefisienkan proses manufaktur.
• Pantau metode transparansi. Transparansi dalam hal ini berhubungan dengan pemilihan metode pengiriman yang digunakan oleh perusahaan dan pemasok sehingga diketahui mana yang lebih efisien.   
• Berikan insentif untuk memperbaiki layanan. Dengan berkurangnya waktu tunggu dan pemenuhan target oleh karyawan maupun pihak eksternal, maka perusahaan sebaiknya memberikan insentif kepada karyawan. Meskipun hal tersebut menyebabkan meningkatnya pengeluaran, namun potensi kuantitas penjualannya juga akan lebih besar.
• Lakukan reorder dengan lebih sering. Jika Anda tidak ingin terjadi penumpukan inventaris, maka Anda dapat melakukan pemesanan ulang material secara lebih sering. Meskipun akibatnya Anda dapat menghabiskan terlalu banyak inventaris. Adapun solusi untuk permasalahan ini yaitu dengan merencanakan tingkat inventaris berlebih secara otomatis dengan penggunaan ERP Inventory Impact.
• Memesan inventaris lebih banyak. Di satu sisi, menyimpan lebih banyak persediaan menghasilkan biaya penyimpanan, keamanan, dan asuransi yang lebih tinggi serta memiliki risiko pencurian atau keusangan yang lebih besar. Alternatifnya, Anda dapat memiliki persediaan di tangan yang cukup sehingga memungkinkan perusahaan untuk tidak perlu menunggu pengiriman tiba.

Selain cara-cara tersebut, Anda juga dapat mengefisienkan proses manufaktur dengan  ERP Manufacturing Impact yang berfungsi untuk mengotomatiskan proses manufaktur. Dengan ERP, Anda juga dapat memperoleh laporan kustom dengan data yang terpusat sehingga mempermudah dalam identifikasi permasalahan pada proses manufaktur.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan implementasi di perusahaan Anda

Faktor yang mempengaruhi lead time

Dalam menganalisis waktu tunggu pada perusahaan manufaktur, terdapat tiga faktor kunci yang mempengaruhinya, yaitu faktor pengadaan, manufaktur, dan pengiriman. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai ketiga faktor tersebut:

Faktor pengadaan (procurement)

Faktor pengadaan berhubungan dengan sumber bahan baku untuk produksi. Perusahaan besar dengan hubungan yang kuat dengan pemasok mungkin tidak terlalu terpengaruh oleh faktor-faktor ini.

Meskipun demikian, ketika perusahaan mengandalkan perusahaan eksternal maka akan selalu ada risiko akibat kegagalan pengiriman eksternal. Beberapa faktor pengadaan yang dapat memperlambat waktu tunggu yaitu:

• Perusahaan belum mengetahui bahan baku apa yang mereka butuhkan.
• Perusahaan lambat untuk mengajukan permintaan pembelian.
• Perusahaan tidak memiliki pemasok yang telah untuk bahan baku tertentu.
• Perusahaan ingin menegosiasikan harga atau jangka waktu pembelian.
• Perusahaan memiliki proses inspeksi yang rumit untuk barang yang dikirim.

Faktor manufaktur

Faktor waktu tunggu manufaktur relatif dapat dikontrol untuk sebuah perusahaan. Pada tahap internal, perusahaan dapat mengubah proses, personel, atau peralatan untuk mempercepat atau memperlambat waktu tunggu. Berlawanan dengan dua faktor lainnya,  dalam hal ini perusahaan harus memiliki keleluasaan hampir penuh atas faktor waktu tunggu manufaktur.

Faktor-faktor manufaktur yang menyebabkan waktu tunggu lebih lama meliputi:

• Tata letak atau lokasi pabrik pengolahan yang tidak efisien.
• Perusahaan memiliki layanan listrik atau utilitas yang tidak memadai.
• Perusahaan belum memiliki tenaga kerja yang cukup dan mahir.
• Perusahaan tidak dapat mentransfer barang jadi secara efisien ke gudangnya untuk didistribusikan.
• Perusahaan menghadapi peraturan pemerintah yang menghambat atau memperlambat proses manufaktur.
• Kegagalan peralatan atau pemeliharaan berkala yang diperlukan sehingga memperlambat proses produksi.
• Perusahaan menunggu suku cadang khusus yang diperlukan untuk memproduksi suatu barang.
• Perusahaan harus mengolah kembali produk karena kurangnya kualitas.

Faktor pengiriman

Saat produk jadi dikirim ke pelanggan, banyak faktor yang berada di luar kendali perusahaan. Meskipun perusahaan dapat mengontrol seberapa cepat suatu barang keluar dari jalur produksi dan masuk ke pengiriman, perusahaan seringkali mengikuti metode pengiriman apapun yang dipilih.

Adapun faktor-faktor pengiriman yang mempengaruhi waktu tunggu meliputi:

• Perusahaan memilih metode pengiriman yang lebih lambat dan hemat biaya.
• Kondisi alam atau cuaca menghambat proses pengiriman.
• Perusahaan gagal mengumpulkan informasi pengiriman yang akurat dan harus mengalihkan pengiriman secara tidak efisien.
• Perusahaan salah menangani pengiriman dan harus menyiapkan pengiriman yang lebih aman.
• Faktor eksternal seperti manajemen rantai pasokan yang terganggu menyebabkan masalah transportasi yang luas.

Kesimpulan

Waktu tunggu menjadi komponen penting perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan efisiensi. Semakin singkat waktu tunggu, maka pelanggan akan semakin puas dan efisiensi perusahaan semakin meningkat. Berkaitan dengan inventaris, semakin lama waktu tunggu maka semakin besar potensi pemborosan pada perusahaan.

Guna mengurangi waktu tunggu tersebut khususnya pada proses inventaris, Anda dapat menerapkan ERP Inventory Impact. Software tersebut membantu perusahaan untuk memastikan tingkat stok pada gudang dan mengoptimalkan proses pergudangan. Selain itu, adanya fulfillment demand dan replenishment yang terotomatisasi sehingga mempersingkat waktu tunggu.

Saat mencari software untuk toko, bisnis ritel sering kali hanya mempertimbangkan software kasir atau aplikasi POS untuk proses transaksi. Padahal, ada banyak software lain yang dapat memajukan bisnis ritel dengan beragam fitur dan harga.

Namun, penting untuk diingat bahwa tidak semua bisnis memerlukan seluruh jenis software ini.

Terkadang, bisnis ritel telah menghabiskan banyak uang untuk software toko terbaik, tetapi bisnisnya tetap stagnan atau bahkan mengalami penurunan. Hal ini dapat mengindikasikan bahwa pemilihan software yang tidak tepat telah dilakukan.

Kami menyarankan bisnis ritel untuk mengidentifikasi hambatan utama dalam bisnisnya sebelum memutuskan pembelian software. Masalah pada bisnis ritel dapat berupa,

1. Kualitas produk yang kurang baik
2. Penetapan harga yang tidak tepat
3. Pembelian dari pemasok yang mahal
4. Tata letak toko yang tidak efisien
5. Biaya operasional yang tinggi
6. Masalah arus kas

Dengan mengidentifikasi hambatan ini, bisnis ritel dapat memilih software toko untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa jenis software yang berguna untuk bisnis ritel, membantu Anda memahami fitur-fitur yang ditawarkan, serta memberikan panduan untuk memilih software yang paling cocok dengan kebutuhan bisnis Anda.

1. Software POS

Software POS adalah software yang paling umum digunakan pada toko atau minimarket. Software POS atau aplikasi kasir berfungsi untuk mengelola transaksi yang terjadi di toko sehingga meminimalisir kehilangan dan kesalahan pencatatan stok barang. 

Beberapa fitur utamanya meliputi kasir, inventory management, digital payment, promo, laporan penjualan real-time, dan employee shift planning. Harga software POS beragam mulai dari Rp300 ribu – Rp 1 Juta/bulan.  

Baca juga: 20+ Rekomendasi Aplikasi Kasir Terbaik di Tahun 2023

2. Software Akuntansi

Ketika POS hanya dapat membuat laporan penjualan, software akuntansi dapat membuat laporan keuangan toko yang lengkap. Dengan menggunakan software akuntansi, Anda dapat menganalisis kondisi kesehatan keuangan perusahaan dan menganalisis bisnis lebih lanjut. 

Jika Anda memiliki toko grosir, software akuntansi juga dapat melakukan pembuatan invoice otomatis.

Fitur utama dalam software akuntansi meliputi invoicing, billing, manajemen inventory, perpajakan, hingga budgeting. Harga yang ditawarkan berkisar antara Rp 300 ribu – Rp 1 juta/bulan. 

Baca juga: 15 Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha, Efisien dan Tepat!

3. HRIS

Jika toko retail Anda memiliki banyak karyawan, maka penggunaan aplikasi HRIS adalah pilihan yang tepat. Dengan menggunakan software HR, Anda juga dapat memperoleh gambaran karyawan secara detail.

Fitur HRIS basic meliputi ,data karyawan, absensi, (time-off coba cari keywords yang volume tinggi), payroll. Ada juga software HR yang berfokus pada talent management dengan fitur recruitment, onboarding, e-learning, goals/OKR, dan appraisal. 

Harga HRIS berkisar antara Rp 10 – 20 ribu/user/bulan. Jika jumlah user lebih banyak, maka harga per-user cenderung lebih murah. 

Baca juga: Daftar 10 Aplikasi HRIS Terbaik Indonesia & Tips Memilihnya

4. Software Omnichannel

Software omnichannel adalah software yang berguna untuk Anda yang memiliki toko online. Software ini bermanfaat untuk mengintegrasikan antara marketplace dan inventaris agar jumlahnya sesuai. 

Harga software omnichannel cenderung mahal yaitu berkisar antara puluhan hingga ratusan juta karena biaya implementasi yang tinggi. Oleh karena itu, jika Anda pemilik toko dengan budget terbatas, mungkin memerlukan berbagai pertimbangan untuk mengimplementasikan software ini. 

Baca juga: Apa itu Retail Omnichannel? Definisi dan 5 Tips Memulainya

5. Software ERP

ERP bisa diibaratkan sebagai kombinasi dari keempat jenis software tersebut, namun masih dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Bedanya dari keempat software di atas, semua modul ERP saling terintegrasi. Jika Anda menggunakan software terpisah seperti POS, akuntansi, HRIS, atau sejenisnya, pemindahan data dilakukan secara manual sehingga kecurangan dan salah input bisa terjadi.

Software ERP basic berisi modul akuntansi, inventory, purchasing, sales, HR, dan Omnichannel, namun masih terdapat banyak modul lain yang bisa membantu ritel dengan banyak cabang.

Modul yang terintegrasi tersebut juga mengintegrasikan semua data, sehingga tidak membutuhkan input manual. Software ERP cocok untuk Anda pemilik toko dengan gudang terpisah, toko grosir, atau toko dengan banyak karyawan. 

Meskipun biaya implementasinya lebih mahal daripada software lain yaitu mencapai ratusan juta, software ERP terbukti dapat meningkatkan order fulfillment hingga 20%, meningkatkan ketepatan pengiriman hingga 15%, dan retensi pelanggan meningkat hingga 15%. 

Dengan harga yang tidak murah, Anda harus dapat memilih vendor yang memberikan customer support menyeluruh mulai dari pembelian hingga implementasi agar tidak merugikan. ERP dengan harga murah cenderung tidak memberikan dampak signifikan untuk pelanggan dan tidak memiliki fitur lengkap. 

Baca juga: Rekomendasi 8 Software ERP Terbaik di Indonesia

Rekomendasi Software Toko Retail

Setelah memahami berbagai jenis software yang biasanya digunakan pada toko retail, berikut rekomendasi kami berdasarkan masing-masing fungsi software:

Software ERP

Kami merekomendasikan software ERP untuk:

• Minimarket

ERP dapat meningkatkan efisiensi manajemen inventory untuk bisnis minimarket. Dengan fitur barcode dan integrasi dengan modul pembelian, masalah stok habis dan produk kedaluwarsa dapat dihindari. 

Software ERP untuk toko juga dilengkapi dengan reporting lengkap dimana dapat melihat barang yang cepat dijual (fast moving) dan barang yang lambat dijual (slow moving) dengan margin. Membantu pengambilan keputusan mengenai stok produk yang lebih banyak dijual dan produk yang sebaiknya dihentikan. 

Dengan ERP, Anda juga dapat menganalisis performa vendor minimarket sehingga dapat melihat vendor mana yang memiliki harga murah, pengiriman cepat, dan lain-lain.

• Toko grosir

Pada toko grosir, penggunaan software ERP selain untuk manajemen inventory, reporting volume, dan margin produk, terdapat modul CRM yang dapat melacak konsumen dan performa sales. 

Dengan modul CRM, pelanggan yang beberapa bulan tidak memesan produk dapat dihubungi lagi dan sales yang memiliki performa buruk dapat diketahui penyebabnya. 

• Business owners yang data-driven

Penggunaan ERP berfungsi untuk mengotomatiskan operasional, mengurangi atau bahkan menghilangkan banyak biaya administrasi dan operasional agar pemilik bisnis dapat lebih fokus pada cara memajukan bisnisnya.

Berbagai data dari ERP akan sangat membantu business owners untuk mengambil keputusan akurat dalam menciptakan bisnis yang terus berkembang.

Software POS

Software POS cocok untuk bisnis ritel atau toko yang hanya ingin menjalankan transaksi penjualan dengan teknologi sederhana yaitu mesin kasir. Software ini cocok ketika data real-time dan operasional efisiensi belum menjadi kendala untuk berkembang.

Software Akuntansi

Implementasi software akuntansi kami rekomendasikan bagi Anda yang telah memiliki sistem POS dan hanya membutuhkan laporan keuangan sederhana. 

Namun, karena pemindahan data dari software POS ke akuntansi dilakukan secara manual, human-error sulit dihindari.

HRIS

HRIS cocok untuk Anda yang telah mengimplementasikan POS dan software akuntansi, namun masih membutuhkan sistem untuk mengelola sumber daya manusia. Dengan implementasi HRIS, ritel dapat melacak absensi, menghitung gaji, dan melakukan penilaian kinerja karyawan.

Kesimpulan

Di tengah persaingan ketat dalam bisnis ritel, terus berinovasi menjadi kunci, dan salah satu langkahnya adalah dengan menggunakan software ritel yang tepat.

Terdapat berbagai software toko retail yang dapat digunakan sesuai kebutuhan seperti POS, akuntansi, HRIS, atau ERP yang sudah mencangkup semuanya.Agar dapat memilih software toko dengan tepat, Anda dapat mempertimbangkan rekomendasi di atas atau langsung berkonsultasi dengan kami secara gratis!