Apa itu laporan laba rugi perusahaan manufaktur?

Laporan laba rugi, atau profit and loss statement (P&L), adalah laporan keuangan yang merangkum pendapatan, biaya, serta untung atau rugi perusahaan dalam periode tertentu.

Laporan ini membantu memberikan gambaran jelas tentang performa keuangan perusahaan. Biasanya, laporan laba rugi perusahaan manufaktur dibuat di akhir periode, seperti akhir bulan atau akhir tahun, sesuai kebijakan perusahaan.

Manfaat dari laporan laba rugi perusahaan manufaktur

• Menilai Tingkat Profitabilitas Produk: Dalam perusahaan manufaktur, laporan laba rugi membantu menganalisis kontribusi tiap produk atau lini produksi terhadap laba. Data ini memungkinkan perusahaan fokus memproduksi barang yang menguntungkan dan menghentikan produksi yang merugikan.

• Menganalisis Efisiensi Proses Produksi: Laporan ini memecah komponen HPP seperti bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead produksi. Perusahaan dapat mengidentifikasi inefisiensi, misalnya, biaya bahan baku yang tinggi, dan mencari solusi seperti negosiasi harga atau adopsi teknologi baru.

• Mendukung Perencanaan Operasional dan Anggaran: Laporan laba rugi perusahaan manufaktur memberikan data historis untuk perencanaan produksi. Perusahaan bisa memperkirakan kebutuhan bahan baku, kapasitas mesin, dan alokasi sumber daya berdasarkan tren biaya dan pendapatan sebelumnya.

• Memastikan Kepatuhan Pajak dan Audit Internal: Bagi perusahaan manufaktur, laporan laba rugi perusahaan manufakturmemastikan perhitungan pajak sesuai regulasi dan mendukung audit internal. Ini membantu memverifikasi akurasi biaya produksi, sehingga meminimalkan risiko penalti akibat kesalahan pelaporan.

Komponen dari laporan laba rugi perusahaan manufaktur

• Pendapatan (Revenue): Pendapatan mencakup semua hasil penjualan produk yang dihasilkan dalam periode tertentu, baik dari aktivitas operasional maupun non-operasional, seperti bunga atau penjualan aset. Dalam perusahaan manufaktur, ini termasuk penjualan barang jadi yang telah diproduksi.

• Harga Pokok Penjualan (HPP): HPP atau Cost of Goods Sold (COGS) adalah biaya langsung yang dikeluarkan untuk memproduksi barang yang dijual.
• Beban Operasional: Beban operasional meliputi semua biaya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti pemasaran, administrasi, dan penyusutan aset non-produksi yang tidak terlibat dalam proses manufaktur.

• Laba Kotor (Gross Profit): Laba kotor dihitung dengan mengurangkan HPP dari pendapatan, menggambarkan seberapa efektif perusahaan menghasilkan laba dari aktivitas produksinya.

• Laba Operasional (Operating Profit): Laba operasional adalah laba yang diperoleh setelah mengurangi beban operasional dari laba kotor, menunjukkan kinerja operasional perusahaan tanpa memperhitungkan pendapatan atau pengeluaran non-operasional.

• Pendapatan dan Beban Non-Operasional: Ini mencakup pendapatan tambahan seperti bunga dan dividen, serta beban non-operasional seperti denda atau bunga utang.

• Laba Bersih (Net Profit): Laba bersih adalah keuntungan akhir setelah semua pendapatan dikurangi dengan semua beban, termasuk pajak, menggambarkan seberapa besar keuntungan yang dihasilkan oleh perusahaan.

Baca juga: EBITDA: Pengertian, Cara Menghitung, dan Strategi Optimasi

Cara membuat laporan laba rugi perusahaan manufaktur

Jenis laporan yang digunakan

1. Single-step

Jenis single-step adalah laporan laba rugi yang sederhana dan langsung, di mana semua pendapatan dan biaya dikelompokkan dalam kategori besar. Laporan ini menghitung laba atau rugi dengan mengurangi total biaya dari total pendapatan, tanpa membedakan biaya operasional dan non-operasional.

Ciri-cirinya:

• Pendapatan dan biaya digabungkan dalam kategori sederhana.
• Tidak ada pemisahan antara beban operasional dan non-operasional.
• Cocok untuk perusahaan yang membutuhkan laporan ringkas dan mudah dipahami.

Contoh Struktur:

• Pendapatan
• Biaya Produksi
• Beban Operasional
• Laba Bersih

2. Multi-step

Jenis multi-step adalah laporan laba rugi yang lebih detail, membagi pendapatan dan biaya ke dalam beberapa langkah untuk analisis yang lebih mendalam. Laporan ini memisahkan laba kotor, laba operasional, dan laba bersih, memberikan gambaran yang lebih jelas tentang profitabilitas perusahaan.

Ciri-cirinya:

• Pemisahan Pendapatan dan Beban Menjadi Beberapa Langkah: Laporan dibagi dalam bagian seperti pendapatan, HPP, laba kotor, laba operasional, dan laba bersih.
• Analisis yang Lebih Mendalam: Memberikan wawasan lebih tentang pengaruh biaya langsung dan tidak langsung terhadap laba.
• Lebih Cocok untuk Perusahaan Kompleks: Ideal untuk perusahaan manufaktur dengan struktur biaya rumit.

Contoh Struktur:

• Pendapatan
• Harga Pokok Penjualan (HPP)
• Laba Kotor
• Beban Operasional
• Laba Operasional
• Pendapatan dan Beban Non-Operasional
• Laba Sebelum Pajak
• Pajak Penghasilan
• Laba Bersih

Langkah-langkah dalam pembuatan

1. Persiapkan Data Keuangan

Mulailah dengan mengumpulkan semua data keuangan yang relevan, seperti total pendapatan dari penjualan, harga pokok penjualan (HPP), beban operasional, serta pendapatan dan beban non-operasional. Pastikan semua data sudah diverifikasi dengan cermat agar hasil perhitungan laporan akurat.

2. Hitung Harga Pokok Penjualan (HPP)

Harga pokok penjualan atau COGS mencakup semua biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi barang yang dijual dalam periode tersebut. Hitung HPP dengan memperhitungkan persediaan awal, pembelian bahan baku, dan persediaan akhir. Setelah itu, tambahkan biaya tenaga kerja langsung dan overhead pabrik untuk mendapatkan total biaya produksi.

3. Hitung Laba Kotor

Setelah HPP dihitung, kurangi jumlah tersebut dari total pendapatan penjualan yang diperoleh. Hasilnya adalah laba kotor, yang menunjukkan keuntungan perusahaan dari penjualan sebelum memperhitungkan biaya operasional dan non-operasional.

4. Kurangi Beban Operasional

Identifikasi dan kurangi biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan selama periode tersebut. Ini termasuk biaya untuk pemasaran, administrasi, dan pengelolaan kantor. Setelah beban operasional ini dikurangi dari laba kotor, yang tersisa adalah laba operasional, yaitu keuntungan yang diperoleh dari kegiatan utama perusahaan.

5. Masukkan Pendapatan dan Beban Non-Operasional

Tambahkan pendapatan non-operasional, seperti keuntungan dari investasi atau pendapatan bunga, dan kurangi beban non-operasional, seperti bunga pinjaman. Ini akan menghasilkan laba sebelum pajak, yang mencerminkan hasil operasi perusahaan setelah memperhitungkan pendapatan dan beban non-operasional.

6. Hitung Pajak Penghasilan

Setelah mendapatkan laba sebelum pajak, hitung jumlah pajak penghasilan yang harus dibayarkan sesuai dengan tarif pajak yang berlaku. Pajak ini akan mengurangi laba bersih perusahaan.

7. Hitung Laba Bersih

Kurangi pajak penghasilan yang telah dihitung dari laba sebelum pajak. Hasilnya adalah laba bersih, yang merupakan keuntungan akhir yang diperoleh perusahaan setelah seluruh biaya dan pajak dipertimbangkan.

8. Review dan Validasi Laporan

Periksa kembali laporan yang telah disusun untuk memastikan tidak ada kesalahan perhitungan atau data yang terlewat. Validasi angka-angka tersebut dengan data keuangan perusahaan dan pastikan laporan sudah memenuhi standar akuntansi yang berlaku.

Contoh laporan laba rugi perusahaan manufaktur

Berikut adalah contoh sederhana dari laporan laba rugi perusahaan manufaktur. Contoh ini akan membantu Anda memahami bagaimana laporan laba rugi disusun berdasarkan data yang telah dikumpulkan dan dihitung.

Best practices dalam pembuatan laporan laba rugi perusahaan manufaktur

Simpan data keuangan dengan rapi dan terstruktur

Menjaga data keuangan perusahaan tetap terstruktur sangat penting untuk menghindari kesalahan perhitungan dan keterlambatan laporan. Dengan sistem pencatatan yang jelas, Anda bisa dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan untuk membuat laporan laba rugi perusahaan manufaktur yang tepat.

Memisahkan kategori biaya dan pendapatan dalam sistem yang terorganisir juga memudahkan proses audit dan mengurangi risiko kesalahan yang bisa merugikan perusahaan. Ini akan memastikan keputusan keuangan yang lebih tepat dan efisien.

Lakukan analisis varians secara rutin

Melakukan analisis varians secara rutin membantu perusahaan manufaktur membandingkan hasil aktual dengan anggaran produksi yang telah ditetapkan. Dengan ini, Anda bisa mengidentifikasi area yang perlu perhatian lebih, seperti biaya produksi yang lebih tinggi atau hasil produksi yang lebih rendah dari yang direncanakan.

Analisis ini memberi gambaran jelas tentang bagaimana perusahaan manufaktur dapat mengelola biaya dan meningkatkan efisiensi operasional. Selain itu, hal ini membuka kesempatan untuk perbaikan dan langkah-langkah proaktif dalam mencapai tujuan keuangan perusahaan.

Perhatikan kebutuhan pengguna laporan

Laporan laba rugi perusahaan manufaktur harus disesuaikan dengan siapa yang akan menggunakannya. Untuk manajemen internal, informasi mendalam tentang biaya dan keuntungan per divisi atau produk lebih dibutuhkan, sementara investor lebih fokus pada laba bersih dan kinerja perusahaan.

Menyesuaikan format dan konten laporan dengan kebutuhan pengguna akan membuat laporan lebih relevan. Hal ini memastikan laporan laba rugi perusahaan manufaktur memberikan nilai tambah dan memudahkan pengambilan keputusan yang tepat.

Jaga konsistensi dalam metodologi penyusunan laporan

Konsistensi dalam penyusunan laporan laba rugi perusahaan manufaktur sangat penting untuk perbandingan antar periode yang valid. Pastikan metodologi yang digunakan tetap sama setiap tahun atau periode agar analisis tren lebih mudah dan data yang disajikan tidak membingungkan.

Dengan menjaga konsistensi, perusahaan juga membangun reputasi untuk transparansi dan akurasi laporan keuangan. Hal ini akan memberi kepercayaan lebih kepada pemangku kepentingan dalam menilai kinerja perusahaan.

Software meningkatkan efektivitas pelaporan laba rugi Anda

Input data, perhitungan, dan penyesuaian angka secara manual rentan menimbulkan kesalahan yang dapat merusak gambaran keuangan perusahaan. Dengan software akuntansi, proses ini dapat diotomatisasi untuk meningkatkan keakuratan dan menghasilkan laporan yang minim human error.

Jika Anda membutuhkan solusi lebih komprehensif, software ERP manufaktur bisa jadi pilihan. Solusi ini menghubungkan seluruh aspek operasional perusahaan, dari produksi hingga penjualan, dan memungkinkan integrasi data yang lebih lancar antar departemen.

Meningkatkan kualitas laporan laba rugi sangat penting bagi perusahaan manufaktur. Walau menantang, hal ini membantu pengambilan keputusan lebih tepat, meningkatkan transparansi, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi serta pajak, yang mendukung pertumbuhan perusahaan.

Apa itu laporan neraca perusahaan manufaktur?

Laporan neraca perusahaan manufaktur adalah dokumen penting yang menggambarkan kondisi keuangan perusahaan pada satu titik waktu tertentu. Laporan ini mencakup informasi tentang aset, kewajiban, dan ekuitas, sehingga memberi gambaran lengkap tentang kesehatan finansial perusahaan.

Tujuan utama laporan neraca perusahaan manufaktur adalah membantu perusahaan memahami posisi keuangannya dengan jelas. Selain itu, laporan ini juga menjadi alat penting untuk analisis keuangan dan pengambilan keputusan, baik oleh manajemen internal maupun pihak eksternal seperti investor.

Manfaat dari laporan neraca perusahaan manufaktur

• Mengelola Persediaan dengan Lebih Efisien: Laporan neraca mencatat nilai bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi khusus untuk proses manufaktur. Data ini membantu perusahaan memastikan persediaan cukup untuk produksi tanpa risiko overstock atau stockout.

• Memudahkan Pemantauan Kesehatan Finansial Perusahaan: Dengan melihat total aktiva dan pasiva, perusahaan dapat mengevaluasi kemampuan melunasi utang dan menjaga stabilitas keuangan. Ini penting untuk menghadapi perubahan biaya bahan baku atau permintaan pasar.

• Membantu Negosiasi dengan Pihak Eksternal: Data laporan neraca perusahaan manufaktur yang akurat dapat meningkatkan kepercayaan bank, investor, atau mitra bisnis. Hal ini mempermudah akses pendanaan atau peluang kerja sama strategis.

• Menyediakan Dasar untuk Pengendalian Biaya Produksi: Laporan neraca perusahaan manufaktur menunjukkan aset produksi seperti mesin dan peralatan, membantu perusahaan mengevaluasi efisiensi biaya. Dengan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi peluang untuk mengurangi atau mengoptimalkan biaya.

Komponen dalam laporan neraca perusahaan manufaktur

1. Aktiva (Aset)

Aktiva dalam bisnis manufaktur mencakup semua sumber daya yang mendukung kelancaran operasional dan pertumbuhan jangka panjang. Ini terbagi menjadi dua kategori utama:

Aset Lancar:

• Kas: Uang tunai yang digunakan untuk membeli bahan baku atau membayar operasional harian.
• Piutang Usaha: Tagihan dari pelanggan yang belum dibayar, seringkali dari hasil penjualan produk jadi.
• Persediaan: Bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi yang siap diproduksi atau dijual.
• Biaya Dibayar di Muka: Pembayaran awal untuk bahan baku atau layanan yang digunakan dalam proses produksi.

Aset Tidak Lancar:

• Tanah dan Bangunan: Fasilitas pabrik dan gudang tempat produksi dan penyimpanan barang.
• Mesin dan Peralatan: Peralatan yang digunakan dalam lini produksi untuk membuat barang jadi.
• Investasi Jangka Panjang: Investasi yang bertujuan mendukung pertumbuhan jangka panjang, seperti saham di perusahaan pemasok.
• Aset Tak Berwujud: Hak paten atau merek dagang yang melindungi produk atau teknologi manufaktur perusahaan.

2. Pasiva (Kewajiban)

Pasiva dalam bisnis manufaktur mencerminkan semua kewajiban yang harus dipenuhi untuk menjaga kelancaran produksi dan operasi. Ini terbagi menjadi dua kategori utama:

Kewajiban Jangka Pendek:

• Utang Usaha: Utang kepada pemasok bahan baku atau komponen yang digunakan dalam proses produksi.
• Utang Pajak: Kewajiban pajak yang harus dibayar kepada pemerintah terkait dengan pendapatan dan penjualan produk.
• Biaya yang Masih Harus Dibayar: Biaya operasional yang sudah terjadi, seperti gaji karyawan produksi atau biaya utilitas pabrik.

Kewajiban Jangka Panjang:

• Utang Bank: Pinjaman yang digunakan untuk membeli mesin atau memperluas kapasitas produksi pabrik.
• Obligasi: Surat utang yang diterbitkan untuk membiayai proyek besar seperti pembangunan fasilitas produksi baru.
• Kewajiban Pensiun: Dana pensiun yang disiapkan untuk karyawan yang telah bekerja lama di perusahaan manufaktur.

3. Ekuitas

Ekuitas adalah nilai kekayaan bersih perusahaan setelah dikurangi semua kewajiban. Ini mencerminkan sejauh mana perusahaan dibiayai oleh pemiliknya.

Komponen utama ekuitas meliputi:

• Modal Pemilik: Investasi awal atau tambahan dari pemilik perusahaan.
• Laba Ditahan: Keuntungan yang tidak dibagikan sebagai dividen dan digunakan untuk pengembangan perusahaan.

Cara membuat laporan neraca perusahaan manufaktur

1. Kumpulkan Data Keuangan

Mulailah dengan mengumpulkan semua data keuangan yang relevan, termasuk informasi tentang aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan. Pastikan untuk menyertakan dokumen yang akurat seperti buku besar, laporan bank, serta daftar piutang dan utang yang masih ada, dengan periode waktu yang jelas.

Data yang lengkap dan tepat waktu sangat penting untuk memastikan laporan neraca yang akurat, yang mencerminkan kondisi keuangan perusahaan secara nyata. Dengan memastikan semua informasi terkumpul dengan baik, laporan neraca bisa memberikan gambaran yang jelas dan jujur tentang kesehatan keuangan perusahaan.

2. Klasifikasi aset dan kewajiban

Setelah mengumpulkan data keuangan, langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan aset dan kewajiban ke dalam kategori yang tepat. Aset dibagi menjadi lancar (seperti kas, piutang, dan persediaan) yang mudah dikonversi menjadi kas dalam waktu satu tahun, serta tidak lancar (seperti mesin, tanah, dan gedung) yang memiliki umur lebih dari satu tahun.

Begitu juga kewajiban, yang terdiri dari jangka pendek (utang usaha, pajak, dan biaya yang harus dibayar dalam waktu kurang dari satu tahun) dan jangka panjang (seperti pinjaman bank dan obligasi dengan jatuh tempo lebih dari satu tahun).

3. Hitung nilai aset dan kewajiban

Langkah berikutnya adalah menghitung nilai setiap komponen. Untuk aset lancar, tentukan nilai kas, piutang, dan persediaan yang siap dijual, sedangkan untuk aset tidak lancar, hitung nilai mesin, bangunan, dan aset tetap lainnya.

Untuk kewajiban, hitung jumlah utang usaha, pajak yang harus dibayar, dan kewajiban jangka panjang lainnya. Pastikan perhitungan yang dilakukan akurat agar laporan neraca mencerminkan posisi keuangan perusahaan dengan tepat.

4. Buat struktur laporan neraca

Untuk menyusun laporan neraca perusahaan manufaktur, pastikan formatnya sesuai dengan standar yang berlaku. Laporan ini memiliki dua kolom utama: Aktiva di sisi kiri dan Pasiva di sisi kanan.

• Di sisi aktiva, urutkan mulai dari aset lancar, kemudian aset tidak lancar.
• Di sisi pasiva, mulai dengan kewajiban jangka pendek, dilanjutkan kewajiban jangka panjang, dan terakhir ekuitas pemilik perusahaan.
  Periksa kembali agar total aktiva selalu seimbang dengan total pasiva dan ekuitas, sesuai dengan prinsip dasar akuntansi: Aktiva = Pasiva + Ekuitas.

5. Review dan penyesuaian

Setelah laporan neraca selesai, langkah terakhir adalah melakukan review untuk memastikan semua data tercatat dengan benar dan saldo aktiva serta pasiva seimbang. Periksa ulang perhitungan dan pastikan semua item yang relevan sudah dimasukkan, serta lakukan penyesuaian jika diperlukan.

Selain itu, pastikan laporan neraca sudah memenuhi standar akuntansi yang berlaku dan siap digunakan oleh manajemen, investor, atau pihak terkait lainnya.

Contoh laporan neraca perusahaan manufaktur

Berikut adalah contoh sederhana laporan neraca perusahaan manufaktur yang beroperasi pada akhir tahun 2024. Laporan ini mencakup aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan.

Best practices dalam membuat laporan neraca perusahaan manufaktur

Gunakan sistem akuntansi yang terorganisir

Pastikan semua data keuangan perusahaan tercatat rapi, mulai dari transaksi harian hingga laporan bulanan. Dengan sistem pencatatan yang teratur, proses penyusunan laporan neraca jadi lebih mudah dan data yang dihasilkan pun lebih akurat.

Catatan yang baik membantu menghindari kesalahan dan mempermudah Anda melacak informasi keuangan kapan pun dibutuhkan. Ini juga memberi fondasi kuat untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih tepat.

Perhatikan valuasi persediaan

Persediaan sering kali menjadi salah satu aset terbesar dalam perusahaan manufaktur, sehingga perlu dikelola dengan cermat. Pastikan Anda menggunakan metode valuasi yang tepat, seperti FIFO atau average cost, dan mencatat nilainya secara konsisten.

Lakukan pemeriksaan fisik secara rutin untuk memastikan kesesuaian antara stok sebenarnya dan catatan akuntansi. Dengan langkah ini, laporan neraca perusahaan manufaktur akan mencerminkan nilai persediaan secara akurat dan mendukung keputusan manajemen stok yang lebih efektif.

Pisahkan biaya produksi dengan aset tetap

Jangan campurkan biaya produksi dengan aset tetap. Mesin, peralatan, dan fasilitas harus dicatat sebagai aset tetap, sementara bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi masuk sebagai persediaan di laporan neraca.

Pemisahan ini penting agar alokasi sumber daya perusahaan lebih jelas, serta menghindari kebingungan dalam analisis keuangan. Dengan begitu, laporan keuangan Anda akan lebih mudah dipahami dan lebih akurat.

Libatkan tim keuangan dan manajemen

Penyusunan laporan neraca bukan hanya tanggung jawab tim akuntansi, tetapi juga melibatkan tim keuangan, manajer produksi, dan manajer gudang. Kerja sama ini memastikan data yang digunakan valid dan mencakup seluruh aspek operasional perusahaan, menghasilkan laporan yang lebih akurat dan terpercaya.

Software meningkatkan efektivitas pembuatan laporan neraca Anda

Membuat laporan secara manual seringkali tidak efektif karena rentan kesalahan manusia dan memakan waktu lama dalam pengumpulan data. Di industri manufaktur, ketidakakuratan dalam laporan neraca bisa berdampak besar pada efisiensi operasional dan kredibilitas perusahaan di mata pemangku kepentingan.

Software akuntansi membantu mengotomatiskan proses dan meningkatkan keakuratan data. Namun, jika Anda memerlukan solusi yang lebih komprehensif, pertimbangkan software ERP. Solusi ini dapat mengintegrasikan semua data bisnis, mulai dari keuangan hingga produksi, untuk menghasilkan laporan neraca perusahaan manufaktur yang lebih cepat dan akurat. 

Memperbaiki laporan neraca sangat penting bagi perusahaan manufaktur. Meskipun menantang, hal ini memungkinkan perusahaan untuk lebih memahami posisi keuangan, membuat keputusan yang lebih tepat, dan memperkuat kepercayaan pemangku kepentingan.

Apa itu Kanban

Kanban adalah metode manajemen alur kerja visual yang berasal dari sektor manufaktur dan telah diadaptasi untuk berbagai industri. Sebagai salah satu tools lean manufacturing, metode ini berfokus pada memvisualisasikan pekerjaan, membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung, dan memaksimalkan efisiensi aliran.

Istilah “Kanban” berasal dari kata Jepang yang berarti “papan nama” atau “papan reklame”. Metode ini dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur Toyota, pada akhir tahun 1940-an sebagai sistem untuk meningkatkan efisiensi produksi.

Manfaat penggunaan Kanban

Menghemat waktu 

Kanban Board menyederhanakan visualisasi alur kerja, memungkinkan tim dengan cepat mengidentifikasi status tugas dan hambatan. Alas visual ini terdiri dari kolom yang mewakili berbagai tahapan pekerjaan (misalnya, To Do, In Progress, Done). 

Dengan membatasi work in progress (WIP), tim bisa fokus untuk menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru, sehingga mengurangi peralihan konteks dan mempercepat penyelesaian. Pendekatan sistematis ini memastikan waktu dikelola secara efisien dan efektif.

Menghemat pengeluaran dan sumber daya

Kanban memastikan bahwa pekerjaan hanya dilakukan ketika ada kapasitas untuk menanganinya, mencegah komitmen berlebihan terhadap sumber daya. 

Hal ini menghasilkan pemanfaatan yang lebih baik dan mengurangi pemborosan, memungkinkan bisnis untuk mengidentifikasi inefisiensi dan meningkatkan proses guna menghemat biaya operasional serta memanfaatkan sumber daya dengan lebih efisien.

Mengurangi downtime

Dengan manajemen visual dan optimalisasi alur kerja, tim dapat bergerak secara lancar antar tugas. Visualisasi yang jelas dan status tugas membantu mengidentifikasi dan mengatasi hambatan dengan cepat, meminimalkan downtime. 

Dengan menjaga alur kerja stabil dan memastikan keterlibatan setiap anggota tim dalam tugas-tugas yang bermakna, Kanban secara signifikan mengurangi waktu menganggur.

Siapa yang dapat memanfaatkan Kanban

Kanban adalah alat yang serbaguna dan relevan untuk berbagai industri dan struktur tim:

• Business Owner/Manager: Mendapatkan gambaran umum aktivitas tim untuk pengambilan keputusan strategis.
• Marketing: Mengelola kampanye, membuat konten, dan merencanakan media sosial.
• Sales: Melacak prospek, mengelola jalur penjualan, dan menindaklanjuti klien.
• Gudang: Mengawasi manajemen inventaris, pemrosesan pesanan, dan logistik.
• Production: Menangani proses manufaktur, jadwal produksi, dan quality control.
• Software Development: Mengatur sprint pengembangan, lacak bug, dan mengeelola permintaan fitur.
• Human Resources: Menyeederhanakan rekrutmen, onboarding, tinjauan kinerja, dan pelatihan.

Kanban vs. Scrum

Meskipun Kanban dan Scrum keduanya termasuk dalam metodologi Agile, mereka memiliki perbedaan yang signifikan, sebagaimana ditunjukkan dalam tabel berikut:

Agile Kanban

Agile Kanban adalah pendekatan hybrid yang menggabungkan fleksibilitas Kanban dengan prinsip Agile. Pendekatan ini menekankan:

• Pengiriman Berulang: Mengutamakan pengiriman pekerjaan kecil dan bernilai secara teratur.
• Kolaborasi dengan Pelanggan: Memperoleh umpan balik rutin dari pelanggan untuk memastikan produk sesuai dengan kebutuhan mereka.
• Adaptasi yang Cepat: Fleksibilitas untuk mengubah prioritas berdasarkan umpan balik dan persyaratan yang terus berkembang.

Metode Kanban dalam project management

Prinsip dasar

• Visualisasikan Pekerjaan: Gunakan Kanban board untuk memvisualisasikan tugas dan langkah-langkah kerja. Setiap kolom mewakili tahapan, sedangkan setiap kartu mewakili tugas. Hal ini membantu pelacakan tugas, mengidentifikasi bottleneck, dan memprioritaskan pekerjaan.

• Batasi Work in Progress (WIP): Tetapkan batas WIP untuk mendorong fokus pada menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru. Langkah ini menghindari kelebihan beban dan multitasking, memastikan aliran pekerjaan stabil, dan mencegah penundaan.

• Kelola Flow: Pantau dan optimalkan pergerakan tugas melalui alur kerja. Identifikasi dan atasi hambatan untuk menjaga aliran kerja yang lancar. Dengan menganalisis metrik seperti cycle time dan lead time, tim dapat mengoptimalkan proses mereka.

• Buat Prosedur Tertulis: Komunikasikan aturan dan pedoman secara jelas, menetapkan tanggung jawab untuk setiap tugas. Langkah ini memastikan konsistensi, kejelasan, dan keselarasan dalam praktik kerja.

• Kumpulkan Feedback: Dalam Kanban, mendapatkan feedback itu penting untuk perbaikan berkelanjutan. Kumpulkan masukan pelanggan dan tim Anda untuk mengevaluasi kinerja solusi Anda, dan terus komunikasikan dengan tim Anda untuk membuat keputusan berdasarkan data dan meningkatkan proses.

• Tingkatkan Secara Kolaboratif, Kembangkan Secara Eksperimental: Dalam metode kanban, tugas dibagi dalam kartu sehingga individu dari berbagai tim sering harus bekerja sama untuk menyelesaikan masalah dan mengatur transisi pekerjaan. Perubahan proses harus dikomunikasikan secara luas karena bisa memengaruhi area lain.

Tools yang digunakan

• Kanban Digital Board: Tools seperti Trello, Jira, dan Asana untuk mengelola tugas dan alur kerja.
• Alat Kolaborasi: Slack atau Microsoft Teams untuk komunikasi dan koordinasi. 
• Alat Analisis: Tools seperti Tableau atau Power BI untuk pelacakan dan analisis kinerja.

Metode Kanban dalam manufaktur

Prinsip dasar

• Produksi Just-In-Time (JIT): JIT adalah prinsip utama sistem Kanban dalam manufaktur. Fokus utamanya adalah memproduksi barang hanya saat diperlukan, dalam jumlah yang sesuai dengan permintaan, dan tepat waktu. Dengan cara ini, produksi disesuaikan dengan permintaan pelanggan, yang mengarah pada pengurangan stok barang, penurunan waktu tunggu, serta eliminasi pemborosan yang disebabkan oleh produksi berlebihan dan penimbunan inventaris.

• Sinyal Visual: Sinyal visual, seperti Kanban Card, digunakan untuk menandai kapan perlu tambahan bahan atau komponen dalam proses produksi. Sinyal ini menggerakkan tindakan pengisian ulang, seperti pemesanan bahan mentah atau memulai produksi tambahan, sehingga inventaris terisi kembali dengan cepat dan efisien.

• Manajemen Aliran: Prinsip ini bertujuan untuk memaksimalkan pergerakan material dan komponen dalam proses produksi untuk mencapai aliran yang lancar dan berkelanjutan. Sistem ini membantu mengatur produksi di berbagai tahap alur kerja, mengurangi waktu tunggu dan antrian, serta mengidentifikasi serta mengatasi kemacetan yang mengganggu aliran.

• Perbaikan Berkelanjutan: Pendekatan ini fokus pada upaya berkelanjutan dalam mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, serta meningkatkan efisiensi dan kualitas secara menyeluruh. Dengan mendorong partisipasi karyawan dalam inisiatif perbaikan, seperti acara Kaizen, dan menerapkan umpan balik, organisasi dapat mengembangkan budaya pembelajaran dan inovasi yang terus-menerus.

Tools yang digunakan

• Kanban Card: Kartu fisik atau elektronik untuk menandakan kebutuhan produksi.
• Inventory Management System: Software seperti ERP software atau MRP software untuk melacak inventaris dan jadwal produksi.
• Lean Manufacturing Tools: Alat dan teknik seperti 5S, Kaizen, dan Value Stream Mapping untuk peningkatan proses.

Best practice untuk Kanban

Project management

• Mulai dari Proses yang Sudah Ada: Saat menerapkan Kanban, disarankan untuk membangun atas dasar yang ada daripada menciptakan sistem baru, untuk kemudian melakukan peningkatan bertahap. Identifikasi tahapan pekerjaan, pemangku kepentingan utama, serta hambatan yang ada, untuk memperkenalkan praktik Kanban secara bertahap dan melakukan perbaikan tanpa mengganggu alur kerja yang ada.

• Hargai Hierarki Pekerjaan: Mulailah dengan memperkuat peran dan hierarki pekerjaan yang sudah ada, dan doronglah tim untuk bekerja sama lebih efisien dalam peran mereka saat ini. Dengan menghormati tanggung jawab yang ada, Anda dapat membangun budaya kerja yang penuh kepercayaan dan akuntabilitas, yang akan membantu memperlancar implementasi Kanban.

• Dorong Aksi Kepemimpinan di Semua Tingkat: Kanban memperkuat pemberdayaan individu dengan mendorong partisipasi dalam perbaikan proses di seluruh organisasi, tidak hanya terpusat pada manajemen puncak. Hal ini mendorong keterlibatan semua anggota dan menghargai kontribusi dari berbagai lapisan organisasi, menciptakan budaya yang dinamis dan adaptif.

Manufaktur

• Terapkan Manajemen Visual: Gunakan kartu berkode warna untuk menunjukkan tingkat inventaris, status produksi, dan tahapan alur kerja. Hal ni mempermudah pekerja dalam memahami kondisi produksi dan mengidentifikasi masalah dengan cepat.

• Implementasi Standardized Work: Standardized work adalah penerapan prosedur yang jelas dalam melaksanakan tugas dan proses. Ini melibatkan penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk setiap langkah produksi guna menjaga konsistensi, kualitas, dan efisiensi serta memudahkan cross-training bagi pekerja.

• Libatkan Karyawan: Dorong partisipasi karyawan dalam inisiatif perbaikan operasional manufaktur dengan memberdayakan mereka untuk mengidentifikasi masalah, mengusulkan solusi, dan menerapkan perbaikan. Berikan pelatihan dan apresiasi atas kontribusi mereka untuk memanfaatkan keahlian dan kreativitas mereka dalam meningkatkan kinerja operasional.

• Manfaatkan Teknologi: Sistem ERP dan MRP, berperan vital dalam mengintegrasikan Kanban dengan proses manufaktur, mengotomatisasi tugas-tugas rutin, dan memberikan wawasan real-time terhadap kinerja produksi. Dengan memanfaatkan software ini secara efektif, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi upaya manual, dan mengambil keputusan yang didasarkan pada data dalam operasi manufaktur.

Apa itu laporan biaya produksi perusahaan manufaktur?

Laporan biaya produksi perusahaan manufaktur adalah dokumen yang mencatat semua biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menghasilkan produk dalam periode tertentu. Dokumen tersebut membantu perusahaan membuat laporan keuangan yang lebih akurat dan transparan.

Manfaat dari laporan biaya produksi perusahaan manufaktur

• Memantau Pengeluaran Operasional: Laporan biaya produksi membantu perusahaan manufaktur mengendalikan pengeluaran dengan memisahkan biaya seperti bahan baku, tenaga kerja, dan overhead. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area penghematan dan menjaga anggaran produksi agar tetap terjaga.

• Mengukur Profitabilitas Produk: Laporan biaya produksi memungkinkan perusahaan manufaktur untuk membandingkan biaya produksi dengan harga jual produk. Dengan demikian, perusahaan dapat menilai profitabilitas dan mengambil keputusan apakah harga perlu disesuaikan atau biaya dipangkas untuk menjaga margin keuntungan.

• Membantu Perencanaan Anggaran: Dengan data dari periode sebelumnya, laporan biaya produksi mendukung perusahaan manufaktur dalam merencanakan anggaran yang lebih efisien dan realistis. Ini memastikan alokasi dana yang tepat dan mendukung kelancaran operasional serta investasi di masa depan.

• Menyediakan Data untuk Pengambilan Keputusan: Laporan biaya produksi memberikan data yang sangat penting bagi manajemen perusahaan manufaktur dalam membuat keputusan strategis. Informasi ini membantu dalam menentukan perubahan proses produksi, pemilihan pemasok, atau keputusan otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi.

Komponen dari laporan biaya produksi perusahaan manufaktur

• Biaya Bahan Baku: Semua biaya yang dikeluarkan untuk membeli atau memproduksi bahan baku yang langsung digunakan dalam pembuatan produk, seperti bahan mentah dan komponen yang menjadi bagian dari produk akhir.

• Biaya Tenaga Kerja Langsung: Biaya terkait tenaga kerja yang terlibat langsung dalam produksi, termasuk upah, gaji, lembur, dan tunjangan yang bisa diatribusikan pada produk tertentu atau lot produksi.

• Biaya Overhead Pabrik: Biaya operasional pabrik yang tidak bisa langsung dikaitkan dengan satu produk, meliputi biaya listrik, pemeliharaan mesin, depresiasi peralatan, biaya administrasi produksi, serta biaya penyimpanan dan transportasi internal.

Cara membuat laporan biaya produksi perusahaan manufaktur

Metode yang dapat digunakan

Dalam menyusun laporan biaya produksi perusahaan manufaktur, dapat dipilih antara dua metode utama: Full Costing dan Variable Costing. Masing-masing metode memiliki kelebihan yang bisa disesuaikan dengan tujuan analisis biaya perusahaan.

1. Full Costing

Full costing, atau absorption costing, adalah metode yang menghitung semua biaya produksi, baik biaya tetap (seperti sewa dan gaji) maupun biaya variabel (seperti bahan baku). Metode ini memasukkan seluruh biaya yang dikeluarkan dalam pembuatan produk, termasuk biaya yang tidak langsung, ke dalam harga pokok produksi.

Keunggulan:

• Memberikan gambaran lengkap tentang semua biaya produksi, termasuk biaya tetap.
• Mempermudah penentuan harga jual produk dengan menghitung semua jenis biaya.
• Cocok untuk perusahaan dengan biaya tetap besar dan perencanaan jangka panjang.

Contoh penggunaan: Perusahaan manufaktur besar, seperti yang memproduksi kendaraan atau elektronik, sering menggunakan full costing untuk menganalisis dampak biaya tetap pada biaya produksi mereka.

2. Variable Costing

Variable costing hanya mencakup biaya variabel yang langsung terkait dengan produksi, seperti bahan baku, tenaga kerja langsung, dan biaya lainnya yang berubah seiring volume produksi. Biaya tetap, seperti sewa pabrik dan gaji manajer, tidak dihitung dalam harga pokok produksi.

Keunggulannya:

• Menyediakan analisis yang lebih jelas tentang dampak perubahan volume produksi terhadap biaya dan keuntungan.
• Memudahkan analisis break-even point dan pengambilan keputusan jangka pendek, fokus pada biaya yang berubah.
• Membantu perusahaan memahami kontribusi setiap unit produk terhadap margin laba.

Contoh penggunaan: Perusahaan yang memproduksi barang custom atau produk musiman dengan volume kecil atau menengah sering menggunakan variable costing untuk menghitung laba per unit setelah biaya variabel dihitung.

Langkah-langkah dalam membuat laporan biaya produksi

1. Kumpulkan Semua Data

Mulailah dengan mencatat semua biaya yang terlibat dalam proses produksi perusahaan Anda, baik biaya langsung seperti bahan baku dan tenaga kerja, maupun biaya tidak langsung seperti overhead pabrik, termasuk listrik dan penyusutan mesin. Pastikan setiap biaya tercatat dengan jelas agar laporan biaya produksi perusahaan manufaktur yang dihasilkan akurat dan lengkap.

2. Klasifikasikan Biaya

Setelah biaya terkumpul, langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan biaya ke dalam kategori yang relevan:

• Biaya Variabel: Biaya yang berubah sesuai dengan volume produksi, seperti bahan baku dan tenaga kerja langsung.
• Biaya Tetap: Biaya yang tetap, terlepas dari volume produksi, seperti sewa pabrik dan gaji manajer produksi.
• Biaya Tidak Langsung (Overhead): Biaya pendukung produksi yang tidak dapat dialokasikan langsung ke produk, seperti administrasi pabrik dan utilitas.

3. Hitung Total Biaya Produksi

Anda kemudian dapat menjumlahkan semua kategori biaya untuk mengetahui total biaya produksi. Rumusnya adalah:

Dengan angka ini, Anda bisa lebih jelas melihat berapa total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memproduksi barang. Ini sangat berguna untuk evaluasi dan menentukan langkah berikutnya dalam bisnis Anda.

4. Menyusun Laporan Akhir

Langkah ini bertujuan menyusun data biaya dalam laporan yang rapi, mudah dipahami, dan terstruktur. Biasanya, laporan ini mencakup ringkasan biaya, analisis distribusi, serta rekomendasi praktis.

Ringkasan biaya sering ditampilkan dalam tabel atau grafik untuk memberikan gambaran cepat tentang total biaya dan rincian per kategori. Selain itu, analisis distribusi membantu memahami perbandingan biaya tetap dan variabel, dilengkapi saran untuk meningkatkan efisiensi atau mengurangi pemborosan.

5. Analisis Biaya dan Bandingkan dengan Periode Sebelumnya

Untuk menganalisis total biaya produksi, bandingkan dengan anggaran atau laporan periode sebelumnya. Jika biaya lebih tinggi dari anggaran, perusahaan harus mencari tahu apakah ada pemborosan atau inefisiensi dalam proses produksi.

Begitu juga jika biaya lebih tinggi dibandingkan periode sebelumnya, cari tahu apakah ada faktor eksternal seperti kenaikan harga bahan baku atau biaya tenaga kerja yang memengaruhi. Analisis ini penting agar perusahaan dapat mengoptimalkan biaya produksi dengan lebih baik.

Contoh laporan biaya produksi perusahaan manufaktur

Analisis Laporan

1. Total biaya produksi: Rp 147.000.000
2. Produksi bulan Januari: 500 unit meja kayu
3. Biaya produksi per unit: Rp 147.000.000 ÷ 500 unit = Rp 294.000/unit

Best practices dalam membuat laporan biaya produksi

• Pastikan Data yang Terkumpul Akurat: Akurasi data adalah fondasi utama dalam laporan biaya produksi perusahaan manufaktur yang tepat. Kesalahan kecil pada tahap pengumpulan data bisa berakibat pada kesalahan besar di laporan akhir.

• Gunakan Standar Akuntansi yang Konsisten: Menjaga konsistensi dalam metode dan standar akuntansi sangat penting untuk laporan yang dapat dipercaya. Pemilihan metode penyerapan biaya dan alokasi overhead harus konsisten agar hasil laporan mudah dibandingkan dari waktu ke waktu. Hal ini mempermudah analisis tren dan evaluasi kinerja perusahaan.

• Lakukan Review dan Validasi Secara Berkala: Proses review atau audit secara berkala penting untuk memastikan bahwa laporan biaya akurat dan sesuai standar. Audit internal yang dilakukan tiap bulan atau audit eksternal tahunan bisa mengidentifikasi adanya kesalahan atau penyimpangan. Validasi ini memastikan bahwa laporan mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya dan dapat diandalkan.

• Otomatiskan Proses Kerja: Penggunaan software akuntansi untuk otomatisasi pengumpulan data dan penyusunan laporan membantu mengurangi kesalahan manusia. Otomatisasi membuat proses lebih efisien dan lebih cepat, serta meningkatkan akurasi laporan biaya produksi perusahaan manufaktur. Dengan otomatisasi, Anda juga bisa memperoleh analisis secara real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Software meningkatkan efektivitas pembuatan laporan Anda

Proses pelaporan manual dalam bisnis seringkali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, yang dapat mempengaruhi kualitas data dan keputusan yang diambil. Menggunakan software akuntansi yang tepat dapat mengotomatisasi proses ini, mempercepat pengumpulan data, dan mengurangi potensi kesalahan.

Jika Anda membutuhkan sistem yang lebih terintegrasi, software ERP bisa menjadi solusi yang ideal. ERP tidak hanya mengotomatisasi proses akuntansi dan manufaktur, tetapi juga menyatukan berbagai fungsi bisnis lainnya, sehingga data yang dihasilkan lebih cepat dan akurat untuk keputusan yang lebih baik.

Meskipun beralih ke sistem otomatis membutuhkan investasi awal, penerapan ERP dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan pengambilan keputusan strategis, yang pada akhirnya mendukung pertumbuhan perusahaan Anda.

Delivery order (DO) adalah dokumen penting dalam dunia logistik dan manajemen rantai pasok. Dokumen ini berfungsi sebagai instruksi resmi untuk mengatur pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain, menjamin kelancaran proses distribusi.

Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, cara kerja, hingga perbedaan delivery order dengan dokumen serupa, serta langkah-langkah pembuatan DO yang efisien. Memahami delivery order dengan baik akan membantu bisnis menjaga akurasi pengiriman, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Apa itu delivery order?

Delivery Order (DO) adalah dokumen resmi dalam proses logistik dan pengiriman barang yang berfungsi sebagai surat perintah tertulis dari penjual (supplier/distributor) kepada pihak pengangkut atau gudang untuk mengeluarkan dan menyerahkan barang kepada pembeli atau pihak yang ditunjuk.

DO biasanya mencakup informasi detail mengenai barang yang akan dikirim, seperti jenis, jumlah, alamat tujuan, dan tanggal pengiriman. Selain menjadi dasar hukum untuk pengeluaran barang, DO juga berfungsi sebagai panduan bagi pengirim (kurir/ekspedisi yang biasanya menerbitkan resi gudang atau bill of lading) dalam memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan pembeli.

Fungsi delivery order

• Memastikan Pesanan Pelanggan Dikirimkan dengan Benar: Delivery order memastikan barang dikirim sesuai spesifikasi dan jumlah yang tepat. Ini meminimalkan risiko kesalahan dalam pengiriman.

• Sebagai Bukti Pengiriman Barang: Delivery order berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dari gudang dan sedang dalam perjalanan. Dokumen ini penting jika terjadi sengketa atau masalah terkait pengiriman.

• Mengurangi Risiko Kesalahan Pengiriman: Dengan mencantumkan informasi lengkap tentang pengirim, penerima, dan barang, DO mengurangi risiko kesalahan pengiriman. Ini membantu menghindari pengiriman ke alamat salah atau barang yang tidak sesuai pesanan.

• Pencatatan dan Pelacakan Pengiriman: Delivery order memudahkan pencatatan dan pelacakan status pengiriman. Informasi dalam dokumen ini membantu memantau proses dan memastikan barang sampai tepat waktu.

• Mempermudah Proses Administrasi dan Audit: Dokumen ini digunakan dalam administrasi dan audit oleh penjual dan pembeli. Ini menjaga transparansi dan akurasi catatan pengiriman untuk laporan keuangan dan audit internal.

Siapa yang menerbitkan delivery order?

• Pihak Penjual atau Pengirim: Delivery order biasanya diterbitkan oleh penjual atau pengirim barang. Penjual membuat dokumen yang mencantumkan detail pesanan dan instruksi pengiriman. Dokumen ini kemudian diserahkan kepada kurir atau jasa pengiriman untuk melanjutkan proses pengiriman ke pelanggan.

• Bagian Logistik atau Gudang: Di perusahaan besar, bagian logistik atau gudang bisa menerbitkan DO. Mereka memastikan barang yang akan dikirim sesuai dengan permintaan dan mengatur pengiriman dari gudang ke alamat tujuan.

• Jasa Pengiriman atau Kurir: Kadang-kadang, jasa pengiriman atau kurir juga menerbitkan delivery order. Mereka mencatat informasi pengiriman dan menyerahkan delivery order kepada penerima saat barang tiba di tujuan.

• Pihak Ketiga: Jika perusahaan menggunakan penyedia logistik pihak ketiga, mereka mungkin juga menerbitkan delivery order. Penyedia logistik mengelola proses pengiriman dan memastikan informasi terkait pengiriman dicatat dengan benar.

Perbedaan delivery order dan surat jalan

Delivery order dan surat jalan adalah dua dokumen penting dalam proses pengiriman barang. Meski keduanya berfungsi dalam proses yang sama, mereka memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda.

1. Tujuan & Fungsi
   • DO: Berfungsi sebagai instruksi formal dari penjual (supplier/distributor) kepada pihak gudang atau ekspedisi untuk mengeluarkan dan mengirimkan barang kepada pembeli.
   • Surat Jalan: Berfungsi sebagai dokumen pendamping dalam proses pengiriman barang sekaligus bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima.
2. Penggunaan
   • DO: Umumnya digunakan dalam manajemen logistik dan rantai pasokan, sebagai dasar hukum dan panduan pengiriman.
   • Surat Jalan: Umum digunakan dalam transaksi antara bisnis dan pelanggan, terutama untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan.
3. Isi Dokumen
   • DO: Memuat informasi penerima, pengirim, status pembayaran, deskripsi barang, serta instruksi khusus pengiriman.
   • Surat Jalan: Memuat tanggal pengiriman, deskripsi barang, kuantitas yang dikirim, serta kondisi barang.
4. Peran & Penerbit
   • DO: Dikeluarkan oleh penjual/supplier sebagai surat perintah pengiriman.
   • Surat Jalan: Dikeluarkan oleh ekspedisi/kurir sebagai dokumen pengantar barang.

Singkatnya, DO adalah perintah untuk mengirimkan barang, sedangkan Surat Jalan adalah bukti fisik bahwa barang benar-benar dikirim dan diterima.

Tahapan cara kerja delivery order

1. Pembuatan delivery order

Pembuatan delivery order (DO) adalah langkah awal dalam proses pengiriman barang. Delivery order adalah dokumen yang digunakan untuk meminta pengiriman barang dari gudang atau pemasok ke alamat tujuan.

Proses:

1. Penerimaan Pesanan: Pesanan dari pelanggan diterima oleh tim penjualan atau sistem manajemen pesanan.
2. Pengolahan Pesanan: Data pesanan dimasukkan ke dalam sistem ERP atau perangkat lunak manajemen pesanan.
3. Pembuatan DO: Dokumen delivery order dibuat secara otomatis atau manual berdasarkan detail pesanan, termasuk item, kuantitas, dan alamat pengiriman.

2. Verifikasi dan persetujuan

Proses ini memastikan semua detail pada DO benar dan memerlukan persetujuan sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya.

Proses:

1. Verifikasi Internal: Dokumen DO diperiksa oleh tim terkait untuk memastikan ketersediaan barang dan akurasi informasi.
2. Persetujuan: Setelah diverifikasi, DO disetujui oleh manajer atau pihak berwenang. Persetujuan ini dapat dilakukan secara manual atau digital.

3. Picking dan packing barang

Tahap ini melibatkan pengambilan barang dari gudang (picking) dan pengepakan untuk pengiriman (packing).

Proses:

1. Picking: Staf gudang menggunakan DO untuk mengambil barang sesuai dengan item dan kuantitas yang tertera. Barang dipilih dari rak atau lokasi penyimpanan.
2. Packing: Barang yang telah di-pick dipindahkan ke area pengepakan. Setiap item dikemas sesuai standar yang ditetapkan untuk melindungi barang selama pengiriman.
3. Pengecekan: Barang yang sudah dikemas diperiksa kembali untuk memastikan jumlah dan jenis barang sesuai dengan DO.

4. Pengiriman barang

Barang yang telah dikemas siap untuk dikirim ke alamat pelanggan.

Proses:

1. Persiapan Pengiriman: Barang yang sudah dipacking dan siap dikirim dipesan untuk diambil oleh kurir atau layanan pengiriman.
2. Pengiriman: Barang diangkut oleh kurir atau armada pengiriman menuju alamat tujuan yang tertera di DO.
3. Pelacakan: Beberapa sistem memungkinkan pelacakan status pengiriman secara real-time untuk memantau kemajuan pengiriman.

5. Penerimaan dan konfirmasi

Setelah barang sampai, langkah selanjutnya adalah penerimaan dan konfirmasi oleh pelanggan.

Proses:

1. Penerimaan Barang: Penerima memeriksa paket untuk memastikan semua item yang dipesan diterima dengan baik dan sesuai dengan delivery order.
2. Konfirmasi Penerimaan: Penerima menandatangani bukti penerimaan atau melakukan konfirmasi digital sebagai tanda bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik.
3. Pengembalian atau Klaim: Jika ada kerusakan atau barang hilang, penerima mengajukan klaim kepada pihak pengirim.

6. Pencatatan dan arsip

Tahap akhir mencakup pencatatan dan penyimpanan dokumen terkait pengiriman untuk referensi dan pelacakan di masa mendatang.

Proses:

1. Pencatatan Transaksi: Informasi terkait pengiriman seperti status, tanggal, dan detail penerimaan dicatat dalam sistem atau basis data perusahaan.
2. Pengarsipan: Dokumen delivery order dan bukti penerimaan diarsipkan untuk referensi di masa mendatang. Ini bisa dilakukan secara fisik atau digital, tergantung kebijakan perusahaan.
3. Analisis dan Evaluasi: Data dari delivery order digunakan untuk menganalisis efisiensi proses pengiriman dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.

Cara membuat delivery order

1. Kumpulkan detail pesanan

Langkah pertama adalah mengumpulkan semua informasi terkait pesanan dari pelanggan. Ini termasuk produk yang dipesan, kuantitas, alamat pengiriman, dan detail kontak pelanggan.

Proses:

1. Pengumpulan Data: Gunakan sistem manajemen pesanan atau formulir untuk mendapatkan informasi lengkap.
2. Pencatatan: Masukkan data pesanan ke dalam sistem untuk memudahkan pelacakan dan pemrosesan. 

2. Verifikasi pengiriman dan pembayaran

Pastikan informasi pengiriman dan pembayaran sudah benar sebelum melanjutkan. Ini penting untuk menghindari kesalahan di kemudian hari.

Proses:

1. Cek Alamat Pengiriman: Pastikan alamat pengiriman akurat dan lengkap.
2. Verifikasi Pembayaran: Periksa status pembayaran apakah sudah diterima atau masih pending. Jika menggunakan metode otomatis, pastikan statusnya terverifikasi.

3. Lengkapi detail yang relevan

Masukkan semua detail yang diperlukan ke dalam dokumen delivery order, termasuk informasi tambahan yang relevan.

Proses:

1. Format DO: Gunakan format atau template delivery order yang telah ditetapkan perusahaan.
2. Isi Komponen Delivery Note:
   • Nomor DO: Berikan nomor unik untuk identifikasi.
   • Tanggal DO: Cantumkan tanggal pembuatan DO.
   • Detail Barang: Masukkan nama barang, jumlah, dan deskripsi.
   • Alamat Pengiriman: Tulis alamat pengiriman dengan jelas.
   • Informasi Pembayaran: Sertakan detail pembayaran jika diperlukan.
   • Instruksi Khusus: Tambahkan instruksi khusus jika ada, seperti cara penanganan atau pengiriman.

4. Persetujuan akhir

Langkah akhir adalah mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang sebelum pesanan dikirimkan.

Proses:

1. Persetujuan Internal: Kirim delivery order untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan dari manajer atau supervisor yang berwenang.
2. Verifikasi Dokumen: Pastikan semua dokumen terkait, seperti faktur atau bukti pembayaran, telah disertakan dan valid.
3. Distribusi: Setelah mendapatkan persetujuan, kirimkan delivery order kepada pihak pengiriman dan simpan salinan untuk arsip.

Contoh surat delivery order

Baca juga: Panduan Odoo Inventory untuk pengiriman barang

Software untuk membuat delivery order

Ketika membuat delivery order, ada tiga opsi berdasarkan jenis software yang digunakan. Masing-masing menawarkan fitur berbeda untuk kebutuhan bisnis yang bervariasi.

• Order Management Software dirancang khusus untuk mengelola pesanan dari awal hingga akhir. Software ini melacak pesanan, mengatur pengiriman, dan memastikan pengiriman tepat waktu. Dengan menggunakan order management software, proses pemenuhan pesanan dapat dioptimalkan dan kepuasan pelanggan meningkat.

• Inventory Management Software fokus pada pengelolaan stok barang. Software ini memantau persediaan secara real-time, memberi tahu kapan stok perlu diisi ulang. Selain itu, inventory management software dapat diintegrasikan dengan sistem pengiriman untuk memastikan stok memenuhi permintaan.

• ERP (Enterprise Resource Planning) adalah solusi menyeluruh yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, termasuk manajemen pesanan dan persediaan. ERP membantu pembuatan delivery order dan memberikan visibilitas menyeluruh terhadap operasi bisnis, dari akuntansi hingga manajemen rantai pasok.

ERP meningkatkan efisiensi bisnis secara menyeluruh, bukan hanya untuk pengiriman. Pilih software delivery order dengan mempertimbangkan ukuran bisnis, industri, integrasi, skalabilitas, anggaran, serta fitur dan dukungan pelanggan.